Franquiciar una empresa es una técnica que implica una planificación rigurosa y la puesta en marcha de una metodología de trabajo por un equipo de profesionales expertos. Veamos en qué consiste y cómo se articula.
Comprobar que las bases de negocio son sólidas
Necesitamos chequear los elementos fundamentales para poder dar el banderazo de salida al proyecto. Si tenemos en cuenta que una franquicia es la reproducción de un éxito comercial, el primer objetivo es la definición de un negocio que opere en unos niveles de desempeño económico realmente excepcionales. Si no se cumple este primer requisito, es prácticamente inútil continuar puesto que carecemos de la base sobre la que asentar el futuro crecimiento.
Un análisis riguroso nos debe desvelar dónde se encuentran las verdaderas raíces de este éxito para franquiciar una empresa. Esto nos permitirá saber si éstas pueden ser extraídas y reproducidas en un entorno diferente. Un éxito comercial puede responder a unas circunstancias locales o a hechos singulares que con mucha dificultad se van a encontrar en otras partes del mercado.
Debe haber una voluntad inequívoca de hacer una compañía más grande y sobre todo con un mayor reconocimiento en el mercado. Es necesario tener vocación de liderazgo a través de una visión revolucionaria de la actividad en la que se opere. Significa conocer lo que este modelo me puede aportar.
La utilización de la franquicia cómo método de crecimiento va a modificar todos los esquemas operativos y organizativos. Es necesario conocer no sólo el impacto de estos cambios sino también las ventajas y los inconvenientes que se van a derivar de esta decisión.
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¿Existe equilibrio en la relación franquiciador franquiciado, tanto desde el punto de vista económico como legal? ¿es transmisible el modelo de negocio? ¿es reproducible en otros entornos? ¿tiene un mercado potencial suficiente? ¿y masa crítica? ¿responde a una moda pasajera?
La respuesta positiva a todas estas cuestiones, unido a la confirmación del resto de puntos anteriores supondrá validar o no el concepto para empezar a desarrollar la siguiente fase.
El Proyecto de Franquicia
Una vez superada la etapa anterior entramos en el proceso propiamente dicho que consta de 5 pasos perfectamente identificados que siguen una secuencia cronológica muy definida. Para acometer esta fase en las mejores condiciones, y optimizar este proceso, es conveniente contar con el apoyo de profesionales experimentados en esta técnica empresarial.
Partiendo de esta visión práctica, desde T4 Franquicias podemos determinar que la técnica para franquiciar una empresa requiere de cinco apartados sencillos pero que engloban una forma de operar muy concreta:
- Diseñar una estrategia y plasmarla en un contrato.
- Diferenciar el negocio en el mercado (frente a los inversores).
- Transmitir adecuadamente los conocimientos sobre el funcionamiento del negocio para que éste tenga éxito.
- Proporcionar los servicios para que el futuro franquiciado pueda ejercer la actividad en las mejores condiciones.
- Integrar nuevos franquiciados en la red.
Las bases sobre las que se asienta la franquicia son muy antiguas. Se basan en el reparto de funciones entre las dos partes que forman este acuerdo: franquiciado y franquiciador. Una de estas partes aporta los conocimientos para explotar un negocio con éxito. La otra parte aporta el dinero y la gestión para hacerlo posible.
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1. Diseñar la estrategia de franquicia y plasmarla en un contrato
Para franquicia una empresa es preciso poner de acuerdo a las partes. Todo ello bajo un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiadas ambas partes, el franquiciador y el franquiciado. La franquicia exige seguir una metodología concreta.
El inversor, le hace una propuesta al propietario de este negocio. Como hemos dicho ya, hay un acuerdo básico. Éste le solicita al empresario que le permita utilizar esa marca sin interferencias y durante un tiempo determinado. Además se compromete a hacerlo de una manera concreta y bajo las pautas que le impongan. Pagará una cantidad cuando le transmita estos conocimientos y un porcentaje de las ventas.
Tras analizar brevemente estas situaciones, estamos en condiciones de afirmar que el contrato de franquicia es un documento específico de cada negocio. Estandarizarlo y usarlo de manera indiscriminada no responde al espíritu de formalizar un verdadero acuerdo entre las partes, sino más bien trasladar las condiciones de un negocio a otro, con lo que pierden su sentido.
2. Diferenciar el negocio en el mercado frente a los inversores
Cualquier empresario que quiere franquiciar una empresa o crecer, siempre tiene que plantearse la misma pregunta antes de empezar y debe reunir los argumentos para responderla con solidez y garantías: ¿Por qué un inversor va a elegir mi marca como opción de inversión, existiendo más de 1.000 alternativas para hacerlo?
3. Transmitir los “secretos” del negocio (saber - hacer) para hacer posible el éxito
Fruto de este acuerdo, acaban de surgir una serie de necesidades a las que habrá que dar una solución lo más rápida posible, ¿cómo hacer para que todo vaya bien? El inversor va a necesitar formación, va a necesitar. Que alguien le diga qué ubicación es la mejor, cómo se decora el establecimiento y qué proveedores lo van a hacer posible, cómo se trabaja día a día, qué hay que hacer para ganar clientes, qué productos se deben vender y cómo debe hacerse, etc. En otras palabras, va a necesitar una serie de respuestas, antes incluso de poner en marcha el negocio.
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Para conseguir este objetivo de franquiciar una empresa, es necesario extraer las bases del éxito de ese negocio y poder disponer de las herramientas con las que transmitírselo a terceros. Es la elaboración del package de franquicia que posibilita la reproducción del negocio en otros entornos, a través de la estandarización de la totalidad de su funcionamiento.
Todos estos conocimientos se ordenan por materias para hacerlos más comprensible al franquiciado (producto, decoración, comercialización, imagen corporativa, administración, etc.). Lógicamente varían sustancialmente de unas marcas a otras y de unos sectores a otros. No en vano recopilan sus experiencias exclusivas.
No hay que perder de vista el hecho de que esta documentación únicamente constituye una herramienta y no el objetivo. El éxito no va a estar en disponer de unos manuales excelentes (que deben tenerse). Éstos no constituyen la clave, sino el medio. La clave es tener detrás un negocio y una estructura perfectamente preparados y es aquí hacia dónde nos dirigimos ahora.
4. Proporcionar servicios a los franquiciados: La central de franquicias
Una vez que la central está en disposición de reproducir el negocio hay que pensar en llevar a la práctica todas las necesidades. Para hacerlo se necesitan recursos humanos. Antes hay que definir exactamente cuáles son esas necesidades y a partir de ellas, depositar la responsabilidad de satisfacerlas en personas concretas.
Para conseguir nuestro reto de franquiciar una empresa, precisamos una organización, lo que se denomina central de franquicia. No es ni más ni menos que la estructura a través de la cual el franquiciador va a posibilitar que los franquiciados ganen dinero. Por medio de ella, les va a proporcionar todo lo que necesitan para conseguirlo: Producto, proveedores, publicidad, merchandising, escaparatismo, formación, renovaciones, etc.
El saber estructurar y dimensionar adecuadamente esta central, forma parte de la técnica específica necesaria. En cualquier caso el termómetro para determinar la estructura más adecuada es conocer las necesidades que va teniendo la red.
Del potencial de crecimiento y del tamaño de la futura red va a depender, tanto la estructuración futura de la central como el nivel de inversiones que es necesario para conseguir estos objetivos de crecimiento.
Pero paralelamente es también necesario diseñar una estrategia empresarial que comprenda todos los aspectos indispensables para obtener los resultados. La estrategia empresarial debe hacer referencia no ya a aspectos generales sino a aspectos específicos de los acuerdos como son: la preparación de una estrategia de búsqueda de franquiciados y la valoración económica de todas las fases del proyecto, etc.
5. La comercialización de la franquicia, buscar nuevos franquiciados
El negocio tiene éxito y éste se ha probado. Nuestro empresario dispone de un contrato y de un proyecto sólido. Se sabe cómo reproducir este negocio en otros entornos y como transmitir el saber hacer adecuadamente y además existe una central (aunque sea pequeña) para proporcionar todo lo que el franquiciado va a necesitar. Lo único que falta para franquiciar una empresa, es conseguir integrar más franquiciados para que los resultados sean mejores.
Hemos visto que el principal medio para atraer franquiciados es el propio negocio. Pero, en la actualidad y dada la competitividad que existe, cada vez son más las actuaciones a través de los múltiples medios que ya ha desarrollado el mercado para conseguir atraer a los inversores: prensa, relaciones públicas, guías, portales, ferias, acciones sobre bases de datos, etc.
Son muchas las posibilidades pero hay que tener en cuenta el presupuesto disponible. Inicialmente las necesidades son amplias y los medios suelen ser escasos. Por este motivo hay que ajustarlo perfectamente. Evaluar cuáles pueden ser las que mayor número de contactos cualificados nos pueden proporcionar.
Diseñemos un plan de desarrollo que contemple no sólo estos, sino también las personas que se van a encargar de coordinarlo y de conseguir los objetivos que necesita la cadena, de esta manera estaremos en el buen camino.
Pasos Clave para Convertir tu Negocio en Franquicia
Para ser empresario, se encuentra la creación de una franquicia. Para ello, eso sí, hay que cumplir una serie de requisitos y seguir unos pasos que, en este artículo, repasaremos en detalle.
- Estar dado de alta como autónomo o empresa: el primer requisito para crear una franquicia es estar dado de alta como autónomo o empresa.
- Pagar un “canon” de entrada: hay ocasiones en las que, para unirse a una franquicia, el franquiciado tiene que pagar una “tarifa de entrada” al franquiciador.
- Pagar royalties: otro requisito a cumplir, al crear la franquicia, es el abono de una parte de los beneficios o de las ventas que se obtienen, de forma periódica, al franquiciador.
- Entender el contrato: el contrato de franquicia es un documento legalmente vinculante que otorga el permiso para el uso de la marca y establece los derechos y obligaciones de ambas partes.
- Registrar la franquicia: tras abrir la franquicia, y en los 3 meses posteriores, se procede a su registro (en la oficina de la Comunidad Autónoma que le corresponda).
Requisitos Legales y Administrativos
Es absolutamente imprescindible inscribir de manera oficial tu compañía en el registro de franquiciadores a través de la Dirección General de Comercio Interior, un servicio accesible a través de la página web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. El sistema de franquicias está regulado por el Real Decreto 429/2006 del 7 de abril, existiendo una revisión reciente contenida en el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero. La obtención de los permisos necesarios para operar de manera legal es un requisito ineludible para cualquier empresa franquiciadora.
El Contrato de Franquicia: Un Documento Esencial
Si decides franquiciar tu negocio habrás de firmar un contrato de franquicia con cada uno de los franquiciados que se unan a tu proyecto. Por consiguiente, elaborar de manera profesional, detallada y concisa un contrato que contenga los diferentes aspectos de la relación contractual entre franquiciador y socio es un requisito obligatorio.
Este documento delimitará tanto los derechos como las obligaciones de cada una de las partes, siendo necesario abordar temas como las diferentes cuotas a pagar en materia de royalties y/o publicidad, la vigencia del contrato, la existencia o no de cláusulas de renovación, la exclusividad territorial, diferentes aspectos en materia de propiedad intelectual, las posibles sanciones aplicables y las cláusulas por término, cesión o transferencia del negocio, entre otras cuestiones.
Algunos de los elementos clave que debe contener son:
- Duración del contrato
- Territorio
- Cuotas
- Derechos y obligaciones
- Propiedad intelectual
- Procedimiento de resolución de disputas
Por último, tienes que tener en cuenta que el contrato de franquicia es específico para cada marca y debe estar totalmente personalizado para adaptarlo a las circunstancias de cada caso concreto.
Manual de Funcionamiento o Know-How
El manual de funcionamiento o de “saber hacer” es el documento en el que el franquiciador materializa su saber hacer por escrito. Gracias a este documento, el franquiciado puede implementar los métodos del negocio del franquiciador y replicar su modelo de negocio.
Este documento abarca temas muy distintos, como recursos humanos, marketing, gestión, producción, técnicas de venta, contabilidad, decoración de los locales, etc.
Documento de Información Precontractual (DIP)
Es el documento que recoge todas las obligaciones de las partes previas a la adquisición de la franquicia. El franquiciador tiene que entregarlo al franquiciado con, al menos, 20 días previos a la firma del contrato.
Este documento contiene la identidad de la empresa, domicilio, naturaleza de las actividades, forma jurídica, identidad del administrador, importe del capital social, cuentas anuales de los dos últimos ejercicios, identidad de la marca con su número de registro, número de franquiciados, un estudio general del mercado, identificación del local que se otorga al candidato especificando el territorio, perspectivas de desarrollo de la franquicia, información relativa al contrato de franquicia: duración, condiciones de renovación, rescisión, cesión y previsión de las inversiones necesarias de la franquicia, especificando su cuantía.
Aspectos Financieros Clave
Cuando un futuro emprendedor comienza a interesarse por invertir en una compañía bajo el modelo de franquicia, uno de los primeros datos que desea conocer es cuánto le va a costar formar parte de una determinada enseña. Por lo tanto, como franquiciador, deberás establecer un modelo financiero bien definido realizando un estudio económico que te permita calcular de antemano cuáles serán los ingresos estimados tanto de tu empresa como de los negocios que franquicies.
Este trabajo será de vital importancia de cara a decidir qué cifra han de realizar tus franquiciados en materia de derecho de entrada, royalties o canon publicitario. Probablemente la gran duda encima de la mesa en toda negociación es el tiempo estimado que se tardará en recuperar la inversión inicial, un dato que debería ser lo más exacto posible con el objetivo de evitar futuras frustraciones al franquiciado y problemas de índole económico que no hagan sino enturbiar las relaciones entre socios y franquiciador.
Construir una Sólida Red de Proveedores
Si deseas operar tu negocio de manera solvente deberás determinar de antemano qué materias primas, productos, servicios o equipos necesitarás para hacer funcionar tu empresa.
Es por ello necesario hacerse con una buena red de proveedores a nivel local o nacional con el objetivo de contar con acuerdos que a la postre te otorguen ventajas competitivas con respecto a tu competencia. Una buena relación comercial con tus proveedores te posibilitará conseguir sus productos o servicios a precios asequibles, algo que puede llegar a definir tu margen de beneficios ayudándote a crecer junto a tus franquiciados.
Soporte y Asistencia Técnica a los Franquiciados
Por otro lado, siempre hay que ofrecer apoyo y asistencia técnica a los franquiciados. Además, la comunicación es otro elemento a tener en cuenta para mantener la confianza entre franquiciador y franquiciado, evitando conflictos indeseados que puedan afectar al buen funcionamiento de la franquicia.
Los franquiciados deben sentir que la empresa central está ahí para ayudarles en todo aquello que puedan necesitar y no sentir miedos e inseguridades e incluso abusos por parte del franquiciador.
Tabla Resumen de Requisitos y Pasos para Franquiciar un Negocio
| Requisito/Paso | Descripción |
|---|---|
| Bases de Negocio Sólidas | Éxito comercial probado, viabilidad y potencial de crecimiento. |
| Estrategia de Franquicia | Desarrollar un plan estratégico detallado y un contrato equilibrado. |
| Diferenciación en el Mercado | Crear una propuesta de valor única para atraer inversores. |
| Transmisión del Know-How | Elaborar manuales de operación y ofrecer formación integral. |
| Central de Franquicias | Establecer una estructura para proporcionar soporte y servicios. |
| Comercialización de la Franquicia | Implementar estrategias efectivas para reclutar franquiciados. |
| Registro Legal | Inscribir la empresa en el registro de franquiciadores. |
| Aspectos Financieros | Definir un modelo financiero claro y justo para ambas partes. |
| Relación con Franquiciados | Fomentar una comunicación abierta y un apoyo continuo. |