Las ferias empresariales son una oportunidad única para dar a conocer el catálogo comercial correspondiente, ampliar la clientela y conocer a otros negocios del mismo sector. Al comenzar el siglo XXI se pensaba que lo virtual le iba a ganar la partida a lo físico. Poco a poco, esta tendencia ha ido moderándose para confirmar que ferias empresariales y eventos siguen siendo tan eficaces como en el siglo pasado.
Es la manera en que el sector presenta y vende sus productos y da a conocer la marca, su equipo y sus valores. Las ferias comerciales son una gran oportunidad de negocio y de expandir y dar a conocer nuevos productos y pequeñas empresas que están empezando. Son uno de los eventos más valorados por empresas y empresarios. Otro de los puntos fuertes de estos eventos corporativos es el fuerte networking que puedes hacer con otros profesionales del sector, la red de contactos es muy importante en estos aspectos. Se trata de una especie de mercados donde se desarrolla la vida profesional y comercial concentrada en un recinto.
Fases de una feria
Es muy importante tener en cuenta las tres fases profesionales de trabajo que vas a tener que analizar, planificar y realizar que son:
- Pre feria.
- En feria.
- Post feria.
Parece de lógica, ¿verdad? Pues en muchas ocasiones se nos olvidan la 1ª y 3ª fase, y son fundamentales para poder conseguir los objetivos marcados para la feria (recuerda que los objetivos tienen que ser claros, alcanzables, realistas y medibles 😉 ) para que así te resulte exitosa tu inversión de trabajo, tiempo y dinero en ella.
Pasos para organizar una feria comercial
Para empezar a organizar la feria comercial es necesario establecer unos objetivos principales. Es primordial plantear la estrategia que se llevará a cabo durante la feria. Cuanto más claros y definidos sean los objetivos, la planificación será mucho más productiva. Dentro de este punto, es de especial importancia planificar el presupuesto de la feria.
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Crea una lista con todo lo que necesites, desde material, personal, localización hasta los patrocinadores y, así, calcular y presentar lo que se requiera. La fecha y lugar donde se va a celebrar el evento son dos aspectos que no pueden pasar desapercibidos a la hora de organizar una feria comercial. Pueden parecer insignificante, pero son esenciales para garantizar el éxito.
Hay que tener en cuenta que la fecha no caiga con alguna festividad importante nacional o en la comunidad o ciudad en la que hagas tu evento, o evitando que coincida con otros eventos que puedan disminuir tu público. Y, otro de los aspectos que hay que tener especialmente en cuenta es la localización.
Busca un lugar o un espacio que sepas que tiene todas las características que busques para tu evento: buena iluminación, una estética que concuerde, adaptado, que acepte el aforo que consideres… El público y los asistentes son los principales objetivos de la feria comercial, sin ellos no se podría hacer.
Garantizar una buena experiencia
Uno de los puntos esenciales a la hora de organizar un evento de esta escala es garantizar una buena experiencia. No hay evento posible sin que la gente vaya a disfrutarlo. La tecnología te puede ayudar en gran medida a que la estancia de tu público sea lo más cómoda y satisfactoria posible, desde participación mediante encuestas, mesas redondas con debates y rondas de discusión hasta gamificación.
También, para priorizar la experiencia del usuario, se puede utilizar la tecnología de organización de eventos como las pulseras inteligentes, para compras fáciles sin necesidad de efectivo, control de aforo, para ofrecer un evento seguro, y el control de accesos, para acceder al recinto de una manera rápida y sin esperas.
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La Publicidad
El tema de la publicidad es muy importante porque hay que pensar y preparar los archivos gráficos de lo que vamos a hacer y que pasaremos a la imprenta seleccionada. Y las imprentas, vienen a pedir de media de una a tres semanas de tiempo para realizarlo y enviarlo. Por lo tanto, la publicidad es un tema que hay que planificar con cierto tiempo para no quedarnos sin el material gráfico de calidad que necesitamos.
Materiales publicitarios a llevar:
- Tarjetas de visita (generales, del equipo,…).
- Flyers; con tus datos de empresa, datos de contacto, tus productos, con códigos de descuento en compras, para que participen en algún sorteo,…
- Catálogos.
- Carteles.
- Roll Apps.
Incluso algún detalle de cortesía útil a ser posible con el logo/imagen de empresa para regalar a tus visitantes (bolsas de tela para que lleven tu publicidad, bolígrafo, cuaderno de notas, caramelos,…).
Otros materiales de los que no debes olvidarte, porque los vas a necesitar y transmiten profesionalidad, son:
- Fichas/Cuadernos de Pedidos teniendo en cuenta los Códigos/Referencias de tus productos y servicios.
- Fichas/Cuadernos para apuntar los datos de las personas interesadas en recibir más información.
- Fichas/Cuadernos de notas para hacernos posibles anotaciones propias o que puedan utilizarlos tus visitantes en un momento dado.
Haz publicidad en medios de comunicación de tu participación en la feria. Incluye publicaciones de tu participación en la feria en tu estrategia de contenidos digitales de tu web, blog y redes sociales. Incluso realiza algún tipo de concurso (por ejemplo entre tus clientes) en el que participen en el sorteo de invitaciones para acceder de manera gratuita a la feria y poder visitarte.
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Comunicación y seguimiento
La comunicación es un aspecto clave en la organización de ferias o eventos comerciales. Si el público objetivo no conoce que el evento existe no asistirá. Por eso, la comunicación vía notas de prensa en medios de comunicación y hacer campañas de publicidad hará que alcances a un sector mucho más grandes y objetivo.
Pero esto no acaba aquí, aunque la feria esté ya en marcha es muy importante que hagas un seguimiento en tiempo real de lo que está ocurriendo. Asegurarse de que todo va como la seda y de que la feria es un éxito es vital para la organización, ya que si ocurre cualquier imprevisto sabrás actuar lo antes posible. Además de la supervisión del evento mientras se celebra, también es necesario hacer una valoración de la feria al final de ella.
¿Se han cumplido los objetivos? ¿qué cosas se podrían mejorar? ¿a la gente le ha gustado? Son algunas de las preguntas que hay que hacerse para valorar el éxito y saber que cambiar o que no. La autovaloración es muy importante para que en próximas ediciones mejore lo que no triunfa o se mantenga lo que sí.
Prepara tu stand
Una vez hayas realizado tu inscripción a la feria y tengas las medidas de tu stand, ubicación y sepas con qué material y mobiliario vas a contar allí, en base a esto, será muy importante la selección de productos a exponer y que vas a llevar para “vestir el stand”. Ten en cuenta que hay que hacer lo más práctica y cómoda posible la visita de tus posibles compradores a tu stand; teniendo por ejemplo alguna mesa, sillas e incluso bebida fresquita y/o algún aperitivo para comer que en las ferias se agradece mucho.
También es importante saber previamente con qué enchufes vas a contar (número y ubicación) y si vas a contar con wifi o internet allí de buena calidad que te permita trabajar y realizar trámites online para sino organizarte de otra manera y que no te encuentres con este problema en la feria.
Y cómo no, prepara previamente cómo vas a disponer del espacio y todos los elementos del stand pensando por ejemplo en:
- Dónde y cómo colocar los carteles.
- Dónde y cómo exponer los productos.
- Dónde ubicar la mesa y sillas.
- Qué poner sobre la mesa; flyers, cuaderno de pedidos y el de solicitud de más información con algún bolígrafo,…
Si el stand tiene estanterías dónde poner algún cartel, flyers,… o algún elemento decorativo como alguna planta. Y siempre teniendo en cuenta hacerlo con una imagen muy cuidada, ordenada y limpia (nada de botellas vacías, papeles tirados, abrigos o chaquetas por cualquier lado, bolsas de publicidad o más existencias por el suelo de cualquier manera,…).
Otro consejo práctico, en el que pocas veces se suele pensar, es en llevarte a la feria, además del material base digamos de “bolígrafos y papel” cosas tipo; unas tijeras (por si tienes que desembalar una caja o cortar algún hilo por ejemplo), una cuerda, grapadora, cello, cinta de doble cara, folios,… O pensar en cómo transportar todo el material hasta el stand, por ejemplo en maletas con ruedas, ya que en los recintos feriales suele haber distancias largas a recorrer y no debemos perder la energía antes de comenzar.
Prepara a tu Equipo
Igual de importante o incluso más, es preparar previamente al equipo que va a cubrirlo (ya sea propio o contratado) para que tengan la formación necesaria para cubrir la feria y que también tengan una imagen y actitud profesional que invite a entrar a las personas que pasen por allí (vestidos de manera correcta y a poder ser con productos de la propia marca, que estén de pie o sentados en las sillas,… pero siempre con una actitud proactiva).
Consejos adicionales para el éxito en una feria
¿Tienes en mente participar en una feria o evento pronto, pero te preguntas cómo exprimir al máximo la experiencia? Ya sea tu primera vez o no, antes de lanzarte a la acción, aquí tienes algunos consejos para asistir como empresa a una feria para asegurar que tu diseño de stand sea un verdadero éxito.
La clave fundamental para tener éxito en una feria está en la planificación. El primer paso, es escoger correctamente la feria comercial o empresarial que esté alineada con nuestros intereses y objetivos. A pesar de todos nuestros esfuerzos, siempre puede surgir algún imprevisto, por lo que es mejor contemplar todos los detalles y calcularlo con el tiempo necesario. En algunos eventos, existe la posibilidad de elegir la ubicación de tu stand para exposición.
Como dice el famoso dicho, la primera impresión es la que cuenta. En esta clase de acontecimientos, diferenciarse de la competencia es algo esencial. De hecho, según un estudio publicado en Social Cognition por dos psicólogos de la Universidad de Chicago, cambiar una primera impresión negativa resulta muy difícil, incluso si las experiencias posteriores son positivas. En la práctica, esto significa que el diseño de tu stand debe ser visualmente bonito pero también, coherente con la identidad corporativa de tu marca.
Preparar material promocional, ya sea para ferias comerciales, de negocios o para congresos, es imprescindible. Según la Asociación Internacional de Productos Promocionales (PPAI), el 85% de las personas que reciben un artículo promocional recuerdan a la compañía que se lo entregó. Así que, si vas a acudir a un evento como empresa, prepara muestras de productos y artículos publicitarios, todos ellos con el logo de tu marca. Recuerda ser creativo.
Entrena a tu personal para que estén bien informados sobre los productos o servicios que están promocionando. Es esencial que los asistentes puedan acceder tanto al expositor como al equipo. Por esta razón, se aconseja contar con personal asignado para permanecer en el stand y ocuparse de los visitantes, así como con personas que se muevan por el recinto encargadas de captar al público y guiarlos hacia la marca.
Organiza actividades interactivas o demostraciones en tu stand para atraer la atención de los visitantes. Esto puede incluir demostraciones de productos, sorteos o concursos. Si vas a hacer la demostración de un producto, publica un horario para que las personas que pasen por tu stand sepan cuándo pueden volver.
También, puedes aprovechar la oportunidad para establecer relaciones con otros expositores y hacer networking. Esto puede llevar a colaboraciones futuras o a la creación de una red empresarial valiosa. Si se trata de un evento con presentaciones y charlas, asiste al menos a una. Aprovecha al máximo las redes sociales para llegar a más personas y darle más visibilidad a tu participación en el evento.
Comparte actualizaciones sobre lo que está sucediendo en tu stand, como las actividades que estás realizando y dónde te encuentras exactamente. Anima a la interacción invitando a los asistentes a compartir sus experiencias con tu marca o a unirse a desafíos y sorteos. Responde a los comentarios y mensajes directos, tanto de los asistentes como de otros expositores, para crear una conexión más personal.
Si decides ofrecer descuentos durante el evento, introduce códigos promocionales diseñados específicamente para esa ocasión. Para entender mejor lo que funcionó y lo que no, usa herramientas analíticas y encuestas. Participar en ferias comerciales como empresa puede ser una gran oportunidad para aumentar la visibilidad y generar nuevas oportunidades de negocio.
Pasos para crear un evento dedicado a emprendedoras
Las mujeres emprendedoras están revolucionando el mundo de los negocios, sus ideas están sobrevolando el éxito empresarial. Hoy, no hay excusas, hoy es el momento de dejar a un lado los obstáculos y zambullirse en una nueva aventura. Una aventura que necesitará de alianzas y muchos eventos en vivo.
Es el momento para que cargues la maleta de tus excusas y que solo quede inspiración en tu cerebro. Es el momento para coger las riendas de tu marca personal y que crees un evento donde el networking, la inspiración y el aprendizaje estén presentes. Las mujeres van a ser las protagonistas de esta nueva forma de emprender.
¿Te gustaría montar un evento para estas mujeres y que también puedan hacer networking entre ellas? En el blog de hoy vamos a hablar de todos los pasos que se deben de tener en cuenta para crear un evento dedicado a mujeres emprendedoras, bajo el sello de su marca personal.
Lo primero que debes de tener en cuenta, es que tienes que poner sobre la mesa los conceptos que giran en torno a la marca personal o el personal branding. Sabemos que los conceptos te suenan, pero tienes que controlarlos a la perfección. Para crear una marca personal, debes atender a diferentes puntos.
Conocer a la audiencia, es algo muy importante si quieres emprender con la marca personal, ya que te vas a dirigir a ella en todos los canales de difusión que elijas para mantenerte en contacto. Tus valores deben de ser claros y reflejar de manera exacta y clara lo que tu marca personal representa. Tu discurso tiene que forjarse gracias a estos valores, respetando sus limitaciones, ya que tu mensaje debe de ser real y auténtico.
Una vez que tengas delimitado tus valores, haz de crear una relato que reproduzca la historia de tu marca. Una historia que tenga diferentes partes y que desemboque en el verdadero objetivo de la marca personal. Lo primero de todo, explica cómo empezó todo. ¿Cuál fue el desencadenante de la creación de esta marca personal?
¿Cómo elegir a qué vas a dedicar tu emprendimiento? Este es el punto estrella de este blog. Lo único que tienes que pensar es qué se te da bien, cuál es tu magia, en qué cosas crees que puedes aportar tu granito de arena, en cual de todas las acciones que el ser humano puede llevar a cabo, cuál crees que sería la ideal para ti. Cuando consigues verbalizar tu misión, estás a un paso más de conseguir planificar tu emprendimiento.
Una vez que tengas lista tu misión, planifica de la manera que vas a comunicar tus servicios. Pues empezar por darte a conocer en una web, un sitio donde tengas explicado y ordenado tu contenido. La web tiene que estar bien organizada y que sea intuitiva para su navegación, que no cause estrés en los usuarios que solo busquen una solución. No queremos dar problemas a otros, solo buscar su solución.
Tu web debe de tener varios espacios que son obligatorios: sobre mí, servicios y contacto. Desde aquí puedes empezar a expandir la información que te sea necesaria. Una de las recomendaciones que podríamos hacerte es que crees un blog donde verbalices todas las novedades, conocimientos, tips y actualizaciónes de tu eventos.
Seguro que has pensado muchísimas veces en crear un evento que cubra las necesidades de cualquier mujer emprendedora. No hablamos de una simple cita donde se charlen algunos temas superficiales del emprendimiento, sino de un lugar vibrante donde se compartan ideas, anécdotas, tips, donde las mismas asistentes tengan la oportunidad de compartir dudas e inquietudes con estas compañeras de gremio. Un evento que inspire, pero que sobre todo que sirva de aprendizaje.
¿Te gustaría catapultar tu marca personal y llevarla a otros niveles de autoridad? Los eventos de negocios son siempre el lugar perfecto para poner a prueba la visibilidad de tu negocio. Salir de la pantalla y que los usuarios te aprecien en carne y hueso, es un gran forma de hacerte notar y que ellos vean en ti la humanidad que debe caracterizar tu mensaje. Los eventos son la clave para fidelizar a tu comunidad.
Vamos a hablar de un término que es fundamental en el mundo de los negocios, un término que puede marcar un antes y un después en todo lo que hace referencia. Hablamos de Networking, cuando hacemos mención a aquellas relaciones que nacen con el interés del trabajo como hilo conductor. Son los vínculos que nacen desde el punto de partida empresarial y que en ocasiones puede ser fundamental para que tu negocio despegue correctamente.
Lo primero que tienes que definir es saber cuál va a ser tu postura en cada charla y cuál es el objetivo de cada relación. Lo primero de todo, lo que debes hacer de forma obligatoria es investigar. ¿Con quién compartes sector? ¿Qué es lo que ellas buscan? ¿Cuál es el objetivo de sus negocios?
¿Tienes ya casi armado tu evento? Recuerda la importancia de las alianzas y colaboraciones. Si tu evento invita a la participación, crearás un ambiente ideal para nutrir tus ideas y generar otras sin parar. Cuando das en la tecla y encuentras emprendedores como tú, con las mismas preocupaciones, con las mismas inquietudes y que trabajan en su marca personal como lo haces tú, entenderás que no estás sola en este camino y que puedes aprender muchísimo de cada una de ellas.
Otro de los puntos en los que hay que poner el foco es en la planificación. Hay planificaciones que tardan meses y meses en darle ese broche final. Tienes que tener claro que cada rincón del evento tiene que estar pensado, nada puede ser hecho por azar. Todo debe ser estudiado.
Elige el espacio, no puede ser cualquier sitio, debe tener esa esencia donde los espectadores y ponentes se sientan como en casa. Esa esencia que ayude a que sus mensajes y discursos fluyan de manera relojada y hagan su magia, es decir, inspiren a otros emprendedores.
Una vez que la ubicación esté determinada, hay que ponerse manos a la obra con la decoración. Una decoración atractiva que invite a ser fotografiada y que cada rincón transmita por sí solo. Algunas de las ubicaciones que tienen que aparecer en este espacio, son pequeñas salas de reuniones o lugares para tomar el café donde nazcan los verdaderos lazos de unión.