Analizar las cuentas para reducir costes sin que disminuyan los ingresos es un ejercicio recomendable para cualquier negocio y en cualquier momento. Sin embargo, en las microempresas, y en algunas pequeñas empresas, el recorte de gastos se suele plantear como respuesta a una amenaza o a unos resultados negativos.
En los últimos años, debido a la inflación provocada por la guerra en Ucrania, personas y negocios han visto cómo sus costes se han incrementado mucho más de lo que cualquier previsión hubiese podido estimar. No es de extrañar, por tanto, que cuatro de cada cinco empresas europeas se hayan visto obligadas a reducir lo que se conoce como gastos de estructura o indirectos en los últimos tres años, según un estudio elaborado por el Instituto Strascheg de Innovación e Iniciativa Empresarial (SIIE) de la EBS Business School.
En la mayoría de los casos analizados, ese proceso de reducción de costes se inició tras valorar unos resultados a corto plazo o como reacción a alguna amenaza. Sin embargo, se trata de un análisis que cualquier compañía debería realizar cada cierto tiempo, ya que el objetivo fundamental de un negocio es “la búsqueda de rentabilidad y de beneficios”, indica Abel Petisco, director general de la división de Empresas y Empresarios de CE Consulting.
Gracias a este ejercicio, se puede conocer “el volumen de ventas que necesito para encontrar el equilibrio y así cuantificar objetivos. El primer paso es establecer una foto de la situación económica de la empresa, para lo cual hay que estudiar bien sus cuentas y ver por dónde se puede recortar sin perjudicar su buen funcionamiento o la calidad del producto o servicio que vende.
Según los datos proporcionados por el informe 'Cifras PYME' de la Dirección General de Industria y de la Pyme, en España existen tres millones de pequeñas y medianas empresas (pymes), de las cuales el 44,06% correspondía a microempresas y pequeñas empresas, es decir, negocios con menos de 50 empleados.
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“Y los indirectos o no correlacionados con los ingresos ocurren con independencia de estos. Son, por ejemplo, el alquiler de una oficina. Además, no hay que perder de vista la importancia relativa de cada cuenta de gastos, lo que ayudará a “poner el foco en aquellas partidas que, de verdad, tienen una incidencia en la cuenta de resultados”, indica.
Tipos de Costes y Gastos
Lejos de pensar en gastos específicos como los impuestos o los sueldos de empleados, es preciso hacer distinción entre cuatro tipos de costes y gastos: directos, indirectos, fijos y variables.
- Costes directos: Están estrechamente ligados a la producción. Se corresponden con recursos y materias primas destinados para elaborar un producto o prestar un servicio.
- Costes indirectos: Igualmente se destinan a la producción, pero no son consecuencia directa de ella. Son, por ejemplo, los relacionados con administración o comercialización.
- Gastos fijos: Entendemos por gastos fijos los que no varían en función del volumen de producción. No tienen que ser recurrentes. Por ejemplo, el alquiler de una oficina, una hipoteca o facturas de servicios.
- Gastos variables: A diferencia de los anteriores, estos sí varían en función de la producción. Son, por ejemplo, las materias primas.
Importancia de Reducir Gastos
Como decíamos al inicio, existen diferentes alternativas a la hora de incrementar el beneficio de una empresa. Una de ellas consiste en reducir gastos. Cuando los beneficios suben y los gastos bajan, rápidamente la empresa se vuelve más rentable. Y eso es lo que nos interesa.
La importancia de reducir gastos está en alcanzar la rentabilidad. En el momento en que una empresa llega a ser rentable, puede comenzar a crecer. Y, como CFOs de muchas startups, es lo que siempre buscamos.
Además de poder disfrutar de una elevada rentabilidad, reducir gastos y tener control sobre ellos, ayudará a tu startup a evitar tensiones financieras importantes. Tu contabilidad estará más saneada y podrás tomar decisiones sin ningún tipo de presión económica.
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Es por ello que deberías evaluar periódicamente todos los gastos que hay en tu startup. Con el paso del tiempo, puede ocurrir que tengas gastos que ya no recuerdas, pero que se están comiendo parte de tus ingresos.
Estrategias para Reducir Gastos
Si realmente quieres saber cómo reducir gastos en una empresa, comienza por mejorar el control que haces sobre ellos.
1. Digitaliza tu información
Te proponemos mantener digitalizada la información sobre tus gastos. Esto te ayudará a minimizar errores relacionados con la pérdida de facturas o tickets. Si recopilas la información conforme se genera y la almacenas en un software especializado, podrás hacer un seguimiento más cercano e incluso a tiempo real. Lo ideal no es que solo la almacenes, sino que la clasifiques y mantengas ordenada para poder analizar gastos y tomar decisiones.
2. Revisa tus gastos de forma periódica
Tal y como te adelantamos, revisar los gastos de cada mes, trimestre o año de manera periódica, te ayudará a identificar pequeñas partidas que no son necesarias. Si tienes dudas sobre cualquiera de ellos, pregúntate si realmente necesitas dicho producto o servicio y si podrías encontrar una alternativa más económica que te ofreciera las mismas funcionalidades o resultados.
3. Trabaja con un presupuesto
Si realmente te preguntas cómo reducir gastos en la empresa, traza un presupuesto. Se trata de una herramienta que te ayuda a hacer una previsión de gastos, a la vez que sirve para limitar el dinero a gastar. Te recomendamos que cada año elabores un nuevo presupuesto basado en las experiencias del anterior. Cada vez tendrás cifras más realistas y podrás reducir gastos que te permitan alcanzar la rentabilidad.
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4. Negocia con tus proveedores
Si crees que tus proveedores podrían ayudarte a reducir costes, habla con ellos y llega a un acuerdo que sea beneficioso para ambos. Por ejemplo, existe la posibilidad de adquirir un compromiso de permanencia a cambio de una reducción en la tarifa. También puedes negociar un aumento en el volumen de pedidos a cambio de una bajada del precio por unidad, en caso de tratarse de materias primas.
5. Externaliza servicios
Esta opción es realmente atractiva para reducir gastos y aumentar la productividad en una startup. A veces, el volumen de trabajo que genera una empresa de este tipo en un determinado área no es suficiente como para contratar a una persona. O por el contrario, no existen recursos internos para dar respuesta a una necesidad y otra empresa externa puede cubrirla. En ambos casos la externalización de servicios puede ayudarte a evitar gastos y a obtener grandes beneficios y resultados.
6. Ahorro fiscal
Fórmulas colaborativas de costes y reutilización de medios. Igual que no tiene sentido comprarse un coche, tenerlo en un garaje alquilado y usarlo solo unas pocas veces al año, las pequeñas empresas deberían investigar también si hay algo similar en su negocio (quizá no tan exagerado) que está generando gastos innecesarios o fácilmente prescindibles.
7. Costes financieros
En 2022, casi un 25% de las pymes contrató un préstamo bancario, el producto de financiación más utilizado. También son populares las líneas de crédito (23,2%), créditos de proveedores, leasing, etc. Todos estos productos, que bien utilizados resultan útiles e incluso vitales para una empresa, tienen también un coste que en ocasiones se incrementa “por una falta de planificación y una mala estructura de deudas y productos financieros”, indica Petisco.
Otros Consejos Prácticos
- Hoy en día, existen muchas aplicaciones y páginas web que te permiten trabajar de forma gratuita desde cualquier parte del mundo. Amplia tu conocimiento y hazte con aquellas que te puedan beneficiar en la gestión de tu empresa.
- Si el espacio donde desarrollas tu actividad es demasiado caro en función de los ingresos que tienes, estudia cambiar de lugar. Tienes que tener en cuenta factores como el alquiler que pagas o el tamaño de la oficina para adecuarlo a tus necesidades. Quizás puedas realizar esas mismas funciones en un sitio más económico y ahorrar dinero.
- El trabajo de tu equipo será el que garantice el triunfo de tu negocio. Por eso, aunque el salario sea mayor, rodéate de profesionales con grandes habilidades en el campo. Asumirán una gran carga de trabajo. A la larga, habrás reducido gastos porque verás incrementado el éxito de tu empresa gracias a su trabajo.
- Utiliza las posibilidades de comunicación que te ofrecen las redes sociales para ponerte en contacto con tus clientes o inversores. Deja atrás las cartas y el coste que conllevan.
- Puedes reemplazar tu equipamiento viejo por sistemas que tengan un menor gasto energético. También puedes interesarte por comprar ordenadores de segunda mano. Tienen un precio más bajo en el mercado y pueden cumplir la misma función que uno nuevo.
- Establece un programa de investigación para saber cuál es el presupuesto que destinas para cada parte de tu negocio y evalúa si consigues los resultados necesarios. No tengas miedo en suprimir aquellos departamentos que no aporten un beneficio real a la empresa.
- Aunque estés contento con tus condiciones, no te cierres a obtener otras ofertas competitivas. Es esencial que compares el presupuesto real con el que cuentas, con lo que realmente gastas. Si no coinciden, tendrás que buscar otra posibilidad para reducir presupuesto y no perder dinero.
- Los clientes son los que realmente harán que tu negocio tenga beneficios y los gastos sean inferiores a los ingresos. Una forma de llegar a este punto es hacerlos partícipes de todo lo que tenga que ver con la empresa. Capta su interés y conseguirás hacerte con su bolsillo.
Ejemplos de Reducción de Gastos en Diferentes Áreas
No se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer más cosas gastando menos.
- Gastos de personal
- Incentivos a la contratación
- Prevención de riesgos laborales
- Reparto de la masa salarial
- Costes de seguros
- IBI e IAE
- Inversiones en I+D+i
- Inversiones en medio ambiente
- Busca proveedores internacionales
- Tu propia base de datos
- Plataformas de proveedores
- Subastas por Internet
- Gestiona bien tus pagos y cobros
- Gestión de ‘stocks’
- Relación coste-riesgos
- ‘Software’ de gestión
- Enajenación del inventario
- Evitar el efecto látigo
- Costes de mensajería, transporte y logística
- Papelería y administración
- Reduce activos fijos
- Costes energéticos
- Optimiza tus instalaciones
- Gastos de telefonía y telecomunicaciones
- Costes estratégicos
- Eliminar líneas improductivas
- Ajusta tu cartera de productos y servicios
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Analiza bien los impuestos locales, como el IBI y el IAE. Debes revisar y optimizar el valor catastral, que es la base de cálculo de estos impuestos. Los ahorros pueden ser cuantiosos.
La mayoría de las pymes conoce la existencia de una rebaja fiscal por inversiones en I+D y por proyectos de innovación tecnológica. Mira con lupa, sobre todo, tus inversiones en mejora de procesos y el coste del personal implicado, ya que suelen ser las partidas que más se olvidan y puedes recuperar mucho dinero.
Optimización de la Cadena de Suministro
Hay que tener mucho cuidado con los costes que se generan por el incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores en los pagos. Por eso, es crítico tener una foto detallada de los flujos de caja (importes y fechas sobre los cobros y los pagos, además del saldo de caja y las cuentas bancarias), a lo que se suma una política adecuada de cobros y pagos, revisando bien los procesos de order to cash (cuentas a cobrar) y purchase to pay (cuentas a pagar).
Reducción de Costes Energéticos
En primer lugar, hay que analizar cómo se está comprando la energía, a qué precio y bajo qué condiciones y dentro de las diferentes opciones que ofrece el mercado, cerrar con la compañía comercializadora la opción más interesante. Solamente optimizando el contrato de suministro, es decir, cuánto pagamos por la electricidad que consumimos, ya podemos conseguir un ahorro de un 10% o un 20%.
El siguiente paso para conseguir mayores ahorros está en hacer una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro. Para detectar posibles medidas de ahorro de energía. Por ejemplo, un hotel tiene que conocer cómo funciona la iluminación, el aire acondicionado, el bombeo, la caldera de la calefacción, etc. También hay que analizar si las instalaciones no están bien mantenidas y eso redunda en un mayor consumo energético.
A cualquier empresa con una facturación por encima de 15.000 o 20.000 euros le va a salir rentable contratar un gestor energético para optimizar todos sus recursos. Una clave fundamental para animarse a hacerlo: el gestor cobra por resultados; si no consigue ahorro no pagas nada.