La auditoría interna es un proceso fundamental para asegurar la calidad en la operatividad de cualquier empresa, siendo ejecutada por un equipo de auditores internos.
¿Qué es la Auditoría Interna?
Una auditoría interna se refiere a un sistema de controles y exámenes adoptados por una empresa con la finalidad de supervisar el correcto funcionamiento de sus procesos internos, así como promover su mejora. Su puesta en marcha supone la aplicación de los procedimientos establecidos por la organización que ayudan a establecer la calidad como método habitual de trabajo dentro de la organización.
¿Qué hace un Auditor Interno?
El auditor interno se encarga de adaptar los procesos de las compañías y sus actividades internas a los niveles de calidad y normativas exigidos. La empresa en proceso de certificación debe nombrar al menos a un auditor interno. A nivel general, las funciones de un auditor interno de calidad se relacionan con sectores primordiales de las compañías, como la financiera, administrativa, legal, contable y fiscal.
Objetivo de una Auditoría Interna
El objetivo final de cualquier tipo de auditoría interna es obtener la información necesaria de nuestra compañía para así poder optimizar el funcionamiento interno de la organización, haciendo más seguros y productivos los procesos mediante la vigilancia y el establecimiento de protocolos de actuación claros y bien definidos. Todo esto se traduce en un menor número de incidencias de calidad, así como en una mejor gestión de los recursos, seguridad laboral y, en general, en un mejor balance de rentabilidad para cualquier negocio.
Diferencias entre Auditoría Interna y Auditoría Externa
Es habitual pensar que una auditoría interna ha de ser realizada por los propios empleados de la organización, pero esto no tiene por qué ser así necesariamente. La auditoría interna también puede ser llevada a cabo por compañías consultoras o profesionales especializados en este tipo de servicios ajenos a la propia empresa. A decir verdad, lo recomendable es que la auditoría interna que se lleve a cabo en los diferentes departamentos de la organización sea realizada por personal que no trabaje habitualmente en estos, ya que los propios trabajadores tienen más posibilidades de pasar por alto determinados errores relacionados con su actividad habitual. Esto es reflejado en las normas internacionales ISO como principio de independencia.
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La principal diferencia entre ambas es que una auditoría interna es puesta en marcha por la propia empresa para controlar sus procesos internos sin requerir la emisión de un certificado a la finalización de la misma. Por el contrario, la auditoría externa se realiza por entidades ajenas a la empresa y con la acreditación correspondiente para verificar el cumplimiento de las normas relacionadas con su actividad. Es el caso de las distintas entidades de certificación, como pueden ser AENOR, DNV-GL, APPLUS, etc. Estas entidades de certificación deben estar acreditadas por un organismo independiente, en España, la Entidad Nacional de Acreditación es ENAC, la cual habilita a las Entidades de Certificación a realizar auditorías externas y a emitir los correspondientes certificados acreditados internacionalmente y reconocidos por otras empresas así como por las administraciones públicas.
Además, los propios clientes de una organización pueden solicitar el llevar a cabo una auditoría externa a su proveedor siempre que deseen comprobar que este cumple con los requisitos de calidad o viabilidad exigidos para trabajar conjuntamente.
¿Cómo se hace una Auditoría Interna?
Una vez tomada la decisión de realizar una auditoría interna en la organización, es importante definir de forma clara cómo se va a realizar. En general, podemos identificar las siguientes etapas:
- Planificación: Es la fase inicial de la auditoría interna. En ella se establece el calendario de fechas y horarios en las que tendrá lugar, en función de las normas que haya que auditar. Asimismo, se informa a los responsables de cada departamento sobre la documentación necesaria que deberán aportar para llevar a cabo el proceso de forma correcta.
- Evaluación: Es el proceso en el que se revisan todos los elementos que forman parte de la auditoría interna. Se hace junto a los responsables de cada departamento, mientras se van apuntando todos los hallazgos encontrados, es decir, todos aquellos parámetros que cumplen o no con los requisitos de calidad indicados, para, en una fase posterior, categorizarlos como «no conformidades», «observaciones», «oportunidades de mejora» o «puntos fuertes».
- Informe: Una vez finalizada la etapa de evaluación, se procede a elaborar el informe con todas las conclusiones. Este debe ponerse en conocimiento de todos los miembros del departamento en cuestión, para que puedan tomar las medidas oportunas para su cumplimiento.
- Seguimiento: De nada sirve realizar una auditoría interna si no se cumplen las medidas propuestas. Por este motivo es tan importante la fase de seguimiento, en la que se controlará de forma periódica el cumplimiento de los cambios y las medidas de mejora sugeridas.
Tipos de Auditoría Interna
En función del ámbito de la empresa que se analice, podemos encontrar distintas modalidades de auditoría interna. A continuación, vemos algunas de ellas, así como las normativas que deben tenerse en cuenta para su correcta planificación y ejecución:
- Auditoría Interna de Calidad (Norma ISO 9001): ISO 9001 es el estándar internacional sobre Sistemas de Gestión de Calidad. Es la base sobre la que deben planificarse los procesos de auditoría interna de calidad para verificar el cumplimiento de los requisitos de funcionamiento más idóneos.
- Auditoría Interna Medioambiental (Norma ISO 14001): La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental establece los requisitos que deben seguir las empresas en materia de seguridad medioambiental, de cara a llevar a cabo su actividad de forma segura y responsable. Toda auditoría interna ambiental debe emplear esta norma internacional como referencia para su ejecución.
- Auditoría Interna de Seguridad Laboral (Norma ISO 45001): ISO 45001 es la normativa internacional que regula los Sistema de Seguridad y Salud Laboral en el Trabajo. Indica los procedimientos a seguir para garantizar un entorno profesional seguro para los miembros de una organización, contribuyendo así al cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Una auditoría interna de seguridad y salud laboral en el trabajo garantiza que la organización conozca cómo gestiona los riesgos laborales intrínseco de su actividad y así pueda tomar medidas para mitigar o minimizar los mismos.
Ventajas de las Auditorías Internas
Tomar la decisión de llevar a acabo una auditoría interna supone los siguientes beneficios para cualquier empresa:
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- Calidad: La evaluación de los procesos internos permite tomar las medidas oportunas para garantizar la calidad en todos los ámbitos de la organización.
- Seguridad: Llevar un control del funcionamiento de la organización implica establecer las medidas de seguridad laboral necesarias para prevenir los accidentes y las bajas laborales.
- Confianza: Las auditorías internas generan confianza en la organización, tanto desde el punto de vista interno, en los propios trabajadores, como desde el punto de vista externo, en los potenciales clientes y en la sociedad en general.
- Eficacia: Establecer unos protocolos de actuación conforme a criterios de calidad y seguridad supone un aumento en la eficacia de cualquier empresa, optimizando los costes y la rentabilidad.
Auditoría de Calidad
La auditoría de calidad o auditoría externa es un proceso que se utiliza para evaluar si una empresa cumple con los estándares de calidad que se han establecido. Esto puede incluir estándares de la industria, estándares internos de la empresa o estándares gubernamentales. La auditoría de calidad se lleva a cabo por un auditor, que es una persona o empresa externa a la empresa que se está auditando.
La auditoría de calidad se utiliza para determinar si la empresa está cumpliendo con los estándares de calidad y para identificar áreas de mejora en la calidad de sus productos o servicios. También puede ser utilizada para verificar que la empresa está cumpliendo con los requisitos legales y reguladores aplicables.
Objetivos de una Auditoría de Calidad
Los principales objetivos de una auditoría de calidad son:
- Determinar si la empresa está cumpliendo con los estándares de calidad aplicables.
- Identificar áreas de mejora en la calidad de los productos o servicios de la empresa.
- Verificar que la empresa está cumpliendo con los requisitos legales y reguladores aplicables.
- Proporcionar información valiosa para la toma de decisiones en la empresa.
- Mejorar la confianza de los clientes y otros interesados en la empresa y en la calidad de sus productos o servicios.
¿Qué se revisa durante una Auditoría de Calidad?
Durante una auditoría, se pueden revisar una variedad de aspectos relacionados con la calidad de la empresa. Algunos ejemplos de cosas que se pueden revisar incluyen:
- Sistemas de gestión de calidad.
- Procesos de producción o servicio de la empresa.
- Control de calidad de la empresa.
- Registros y documentación de la empresa.
- Cumplimiento de requisitos legales y reguladores.
Etapas del Proceso de Auditoría de Calidad
El proceso de realizar una auditoría de calidad suele incluir las siguientes etapas:
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- Planificación de la Auditoría
- Preparación de la Auditoría
- Realización de la Auditoría
- Elaboración de Informes
- Seguimiento
Ventajas y Desventajas de la Auditoría de Calidad
Ventajas
- Identificación de áreas de mejora.
- Mejora de la calidad de los productos o servicios de la empresa.
- Asegurar el cumplimiento de los estándares.
Desventajas
- Costo.
- Tiempo.
- Interrupción de la actividad diaria.
- Puede generar conflictos.
Herramientas y Técnicas Comunes en la Auditoría de Calidad
Algunas de las herramientas y técnicas comunes utilizadas durante una auditoría de calidad incluyen:
- Revisión de documentación de la empresa.
- Entrevistas.
- Observación.
- Muestreo.
- Pruebas.
- Análisis de datos.
Buenas Prácticas de Auditoría
Algunos ejemplos de buenas prácticas en la realización de una auditoría de calidad incluyen:
- Planificación Adecuada
- Preparación Adecuada
- Utilización de una variedad de herramientas y técnicas
- Comunicación efectiva
- Generación de un Informe detallado
- Seguimiento Adecuado
- Confidencialidad
- Imparcialidad
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