¿Qué es la Consultoría de Comunicación Interna?

La comunicación interna es una de las piezas elementales para construir una óptima gestión de Personas. Es el eje estratégico que vertebra el flujo de información, ideas y emociones dentro de una organización, con el objetivo de alinear a todas las personas del equipo con la cultura, los valores y los objetivos empresariales. La creación de un buen plan de comunicación interna permite definir la cultura organizacional y favorece los avances de las compañías, así como su adaptación a escenarios cambiantes. De ahí que marcar unos objetivos y estrategias comunicativas en la empresa sea una prioridad.

Una consultoría de Comunicación Interna es una empresa especializada en ayudar a las organizaciones a mejorar su comunicación interna. Un consultor de comunicación es el profesional encargado de la estrategia de Publicidad y Comunicación de una entidad con el objetivo de dar a conocer su marca, servicios y productos, así como de gestionar su reputación corporativa. Para ello, deberá tener en cuenta las particularidades y necesidades de cada proyecto.

Funciones de una Consultoría de Comunicación Interna

Una consultora de Comunicación Interna realiza una serie de actividades para ayudar a las empresas a mejorar su comunicación interna, incluyendo:

• Análisis de la comunicación interna: La agencia de Comunicación Interna evalúa la efectividad de la comunicación interna en la empresa e identifica áreas de mejora.
• Desarrollo de estrategias: La consultora de Comunicación Interna trabaja con la empresa para desarrollar una estrategia de comunicación interna efectiva.
• Implementación de soluciones: La agencia de Comunicación Interna ayuda a la empresa a implementar soluciones para mejorar su comunicación interna.
• Monitoreo y evaluación: Como toda estrategia, las acciones de comunicación interna también deben evaluarse para valorar qué está funcionando y que falta por potenciar. Elaborar el plan de comunicación, incluyendo aspectos como el análisis de la situación actual, los objetivos por cumplir y las estrategias que se van a aplicar para satisfacerlos.

Beneficios de una Estrategia de Comunicación Interna Efectiva

La comunicación interna es importante por varias razones, incluyendo:

1. Mejora la motivación de los empleados: Una buena comunicación interna puede mejorar la motivación de los empleados y aumentar su compromiso con la empresa.
2. Fortalece la cultura empresarial: La comunicación interna es un medio para construir una cultura empresarial fuerte y positiva. Se fomenta un employer branding o marca empleadora atractiva y valiosa.
3. Fomenta la colaboración: La comunicación efectiva entre los departamentos y los empleados puede fomentar la colaboración y mejorar el trabajo en equipo.
4. Reduce el estrés y la confusión: La falta de comunicación clara puede generar estrés y confusión en el lugar de trabajo. Una buena comunicación interna puede ayudar a prevenir estos problemas.
5. Mejora la toma de decisiones: Los equipos bien informados toman decisiones más ágiles y evitan duplicidades.
6. Aumenta la retención de personal: La comunicación interna de una empresa permite detectar las necesidades de los empleados y mejorar aquellos aspectos que sean necesarios. Escuchar a los trabajadores y tener en cuenta sus deseos aumenta la motivación y sentimiento de pertenencia a la compañía. Esto contribuye a reducir la tasa de rotación o turnover.
7. Enriquece el ambiente laboral: Cuando se trabaja en una estrategia de comunicación interna horizontal, se mejoran las relaciones entre los trabajadores al eliminarse los obstáculos entre los diferentes departamentos y favorecer la colaboración entre las partes.
8. Mejora la productividad: Cuando los trabajadores se sienten escuchados y entienden su papel dentro de la compañía, su productividad y su capacidad para resolver los problemas mejora. Por lo tanto, un plan de comunicación interna eficaz influirá de manera positiva en los resultados y objetivos empresariales.
9. Evita los rumores: Permite enviar y recibir los mensajes de una manera clara llegando a todas las esferas y áreas de la empresa. Esto evitará que se generen rumores o que se trasladen mensajes incoherentes y/o erróneos.
10. Se reducen los efectos de una crisis empresarial.
11. Permite conocer mejor a los trabajadores.
12. Se fortalece el compromiso y la confianza de los trabajadores con la empresa y con los directivos.

Tipos de Comunicación Interna

Existen diferentes tipos de comunicación interna en una empresa que pueden diferenciarse en las organizaciones. No obstante, en este post hablaremos de los dos más extendidos y sus subgrupos:

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1. Comunicación Vertical

   La comunicación vertical interna es aquella que surge entre los directivos o altos cargos de la empresa y el resto de trabajadores. Puede ser a su vez descendente o ascendente.

   • Descendente: Permite a los gerentes comunicarse con los empleados para transmitir información sobre los objetivos, novedades en la empresa, asignar tareas, motivar a los trabajadores…
   • Ascendente: Es la que parte de los empleados hasta los directivos. Es muy importante porque permite involucrar a todos los empleados en la toma de decisiones, fomentando así el compromiso y sentimiento de pertenencia a la empresa. Además, este modelo también permite dar retroalimentación a la comunicación descendente, permitiendo a los directivos conocer la opinión de todas las partes.

   Algunos ejemplos de herramientas para poner en práctica la comunicación vertical serían: reuniones, correos electrónicos, buzón de sugerencias, encuestas, eventos internos, revistas, etc.

2. Comunicación Horizontal

   En segundo lugar, la comunicación horizontal interna sería aquella que permite que fluyan las informaciones entre personas del mismo nivel jerárquico. Es por ello que también es conocida como comunicación lateral.

   El principal beneficio de ponerla en práctica es que permite reducir los tiempos de transmisión de la información, lo cual conlleva una mejora en esfuerzos que se dedican a las tareas y permite conocer en profundidad a qué se dedica cada departamento.

Estrategias para una Comunicación Interna Bidireccional

Para garantizar una comunicación interna bidireccional, en la que las personas empleadas se sientan bien informadas y puedan expresar sus opiniones y sugerencias, es fundamental aplicar ciertas estrategias, especialmente ante la proliferación de entornos de trabajo híbrido y teletrabajo.

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• Conoce a las personas que integran la empresa: Para comunicar necesitas saber a quién diriges el mensaje. Así, podrás identificar grupos de afinidad laboral e intercambiar información específica en función de las áreas implicadas.
• Emplea técnicas de endomarketing: Como especialista de RRHH, puedes aplicar estrategias de marketing diseñadas específicamente para las personas empleadas, como si de tus clientes se tratara.
• Utiliza varios canales de comunicación: Más allá de incorporar un portal de la persona empleada que facilite sus comunicaciones con la empresa, también es fundamental emplear medios que faciliten las conexiones en la rutina diaria de trabajo. Algunos ejemplos son las plataformas como Microsoft Teams, el correo electrónico o las aplicaciones colaborativas, entre otras.
• Practica el reconocimiento: Valorar a las personas empleadas y realzar su trabajo fortalece su motivación y contribuye a fidelizar el talento.
• Aplica dinámicas de trabajo en equipo: Implementar actividades interactivas y que refuerzan la colaboración entre las personas empleadas no solo acerca a alcanzar objetivos empresariales, sino que, además, estas dinámicas permiten que la plantilla se conozca y refuerce su espíritu de equipo.
• Verifica si la comunicación es efectiva: Tan importante es invertir esfuerzos y recursos en promover una buena interacción en la empresa, como valorar si esta da sus frutos.

Herramientas para Facilitar la Comunicación Interna

Para asegurar una correcta comunicación interna, las organizaciones pueden apoyarse en herramientas que faciliten tanto la conexión entre los miembros del equipo, como el conocimiento de los objetivos y principios de la compañía. Además, mediante medios que fomentan la interacción, la plantilla puede compartir sus apreciaciones para que sean consideradas.

• Portal de la persona empleada: Es un canal de comunicación interna esencial para asegurar la interacción entre los mánagers y el personal empleado que integra la organización. Permite a la plantilla consultar documentos (nómina, certificados, datos personales, etc.) y acceder a datos de contacto del resto del equipo.
• Plataformas colaborativas: Son especialmente efectivas para enviar información, compartir recursos y facilitar el trabajo en equipo sobre todo en modelos híbridos y remotos.
• Tablón de mensajes: Puede ser el clásico tablón físico o digital, con la implementación de pantallas, y normalmente se utiliza para difundir anuncios, presentaciones y recursos visuales.
• Buzón de sugerencias: Da pie a que la plantilla comparta ideas, recomendaciones y valoraciones, haciendo que se sientan más valoradas e implicadas. ¿Sabías que las empresas que integran sistemas de escucha activa mejoran en un 35% la fidelización y el compromiso de su plantilla?
• Chats internos: Facilitan la comunicación por departamentos o grupos de trabajo, ya que las personas empleadas pueden hablar entre ellas y estar más y mejor conectadas.
• Intranet: Es el hub digital de una organización, un espacio centralizado donde los empleados acceden a información relevante, documentos compartidos, noticias corporativas y herramientas colaborativas.

Ejemplos de Éxito en Comunicación Interna

• L’Oréal: Esta empresa francesa de cosméticos y belleza fue premiada por su campaña de Responsabilidad Social Corporativa “Citizen Day”, mediante la cual movilizó a sus personas empleadas para unirse a su jornada anual de voluntariado corporativo.

¿Cómo Puede una Consultora de Comunicación Interna Mejorar la Comunicación en tu Empresa?

Hay muchas maneras en las que una agencia de Comunicación Interna puede mejorar la comunicación interna en su empresa, incluyendo:

• Desarrollo de canales de comunicación: La consultora de Comunicación Interna puede ayudar a la empresa a desarrollar canales de comunicación efectivos, como boletines internos, reuniones regulares y sesiones de retroalimentación.
• Mejora de la comunicación entre departamentos: La consultora de Comunicación Interna puede ayudar a los departamentos a comunicarse de manera más efectiva y trabajar juntos de manera más eficiente.
• Capacitación en habilidades de comunicación: La agencia de Comunicación Interna puede brindar capacitación a los gerentes y empleados en habilidades de comunicación efectiva.
• Creación de una cultura de comunicación abierta.

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