La Gestión del Conocimiento es el proceso mediante el cual ocurre el aprendizaje y se comparte con otros. Es un factor que a menudo se pasa por alto, pero que es fundamental para la madurez de la gestión de proyectos.
¿Qué es la Gestión del Conocimiento?
Un sistema de gestión del conocimiento (SGC) aprovecha el conocimiento colectivo de la organización, lo que se traduce en una mayor eficacia operativa. Estos sistemas se apoyan en el uso de una base de conocimientos. Las empresas con una estrategia de gestión del conocimiento consiguen resultados empresariales más rápido, ya que el aumento del aprendizaje organizativo y la colaboración entre los miembros del equipo facilita una toma de decisiones más rápida en toda la empresa.
Según Davenport (1997), “El Conocimiento” es “información combinada con experiencia, contexto, interpretación y reflexión. Tiene un alto valor porque está preparado para ser aplicado a las decisiones y a las acciones”.
La gestión del conocimiento es crucial para la competitividad empresarial.
Información vs. Conocimiento
Es importante diferenciar en la organización qué es información y qué es conocimiento. La información es algo tangible que se puede capturar en un documento o base de datos. Tener una buena práctica de gestión de la información está vinculado a una buena Gestión del Conocimiento porque necesitamos la información para alimentar nuestro conocimiento y darnos un contexto para utilizar nuestro conocimiento, pero no son lo mismo. La gestión del conocimiento se refiere a todo lo que hacemos para asegurarnos de que nuestra gente pueda hacer algo con esa información para mejorar los resultados. En un mundo cada vez más interconectado y digital, el volumen de información que una empresa genera y utiliza ha crecido exponencialmente.
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Tipos de Conocimiento
La definición de gestión del conocimiento también incluye tres tipos de conocimiento: el conocimiento tácito, el implícito y el explícito.
- Conocimiento tácito: Este tipo de conocimiento suele adquirirse a través de la experiencia y se entiende de forma intuitiva. Como resultado, es difícil articular y codificar, lo que dificulta la transferencia de esta información a otras personas. Los ejemplos de conocimiento tácito pueden incluir el lenguaje, el reconocimiento facial o las habilidades de liderazgo.
- Conocimiento implícito: Mientras que algunas publicaciones confunden el conocimiento implícito con el conocimiento tácito, algunos académicos dividen este tipo por separado, expresando que la definición de conocimiento táctico es más matizada. Aunque el conocimiento tácito es difícil de codificar, el conocimiento implícito no tiene necesariamente este problema. En cambio, la información implícita aún no se ha documentado. Tiende a existir dentro de los procesos, y puede denominarse conocimiento "saber hacer".
- Conocimiento explícito: El conocimiento explícito se captura en varios tipos de documentos, como manuales, informes y guías, lo que permite a las organizaciones compartir conocimientos fácilmente entre los equipos. Este tipo de conocimiento es quizás el más conocido y, como ejemplos, se incluyen activos, como bases de datos, informes técnicos y casos de éxito.
Proceso de Gestión del Conocimiento
Aunque algunos académicos resumen el proceso de gestión del conocimiento diciendo que abarca la adquisición, la creación, el refinamiento, el almacenamiento, la transferencia, el intercambio y la utilización del conocimiento, este proceso se puede sintetizar en:
- Creación de conocimiento: Durante este paso, las organizaciones identifican y documentan cualquier conocimiento nuevo o existente que quieren que circule en la empresa.
- Almacenamiento de conocimiento: Durante esta etapa, normalmente se utiliza un sistema de tecnología de la información para alojar el conocimiento organizacional para su distribución. Es posible que sea necesario formatear la información de una manera particular para cumplir con los requisitos de ese repositorio.
- Compartir conocimientos: En esta fase final, los procesos para compartir conocimientos se difunden ampliamente por toda la organización. El ritmo al que se difunde la información variará según la cultura organizacional.
Herramientas de Gestión del Conocimiento
Hay una serie de herramientas que las organizaciones utilizan para aprovechar los beneficios de la gestión del conocimiento.
- Sistemas de gestión de documentos: Actúan como un sistema de almacenamiento centralizado para documentos digitales, como PDF, imágenes y archivos de procesamiento de textos. Estos sistemas mejoran los flujos de trabajo de los empleados al permitir una fácil recuperación de documentos, como las lecciones aprendidas.
- Sistemas de gestión de contenido (CMS): Son aplicaciones que gestionan contenido web donde los usuarios finales pueden editar y publicar contenido. Suelen confundirse con los sistemas de gestión de documentos, pero los CMS pueden admitir otros tipos de medios, como audio y vídeo.
- Intranets: Son redes privadas que existen únicamente dentro de una organización y que permiten compartir la habilitación, las herramientas y los procesos entre los stakeholders internos. Aunque su mantenimiento puede llevar mucho tiempo y ser caro, proporcionan varios servicios de trabajo en grupo, como directorios internos y búsquedas, que facilitan la colaboración.
- Wikis: Pueden ser una herramienta popular de gestión del conocimiento dada su facilidad de uso.
Aunque las soluciones de gestión del conocimiento pueden ser útiles para facilitar la transferencia de conocimientos entre equipos e individuos, también dependen de la adopción por parte de los usuarios para generar resultados positivos.
Factores Clave para el Éxito
- Cultura organizativa: Las prácticas de gestión afectarán al tipo de organización que lideren los ejecutivos. Los gestores pueden construir organizaciones de aprendizaje recompensando y fomentando comportamientos de intercambio de conocimientos en sus equipos. Este tipo de liderazgo sienta las bases para que los equipos confíen entre sí y se comuniquen más abiertamente para lograr resultados empresariales.
- Comunidades de práctica: Los centros de excelencia en disciplinas específicas proporcionan a los empleados un foro para plantear preguntas, facilitando el aprendizaje y la transferencia de conocimientos.
- Incorporación de empleados: Los sistemas de gestión del conocimiento ayudan a abordar la enorme curva de aprendizaje de los nuevos empleados. En lugar de abrumar a los recién contratados con un "bombardeo de datos" en sus primeras semanas, apóyeles continuamente con herramientas de conocimiento que les proporcionen información útil en cualquier momento.
Beneficios de la Gestión del Conocimiento
Las empresas experimentan una serie de beneficios cuando adoptan estrategias de gestión del conocimiento.
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- Identificación de carencias de habilidades: Cuando los equipos crean documentación relevante en torno al conocimiento implícito o tácito o consolidan el conocimiento explícito, pueden resaltar las carencias en las competencias básicas de los equipos. Esto proporciona información valiosa a la dirección para formar nuevas estructuras organizativas o contratar recursos adicionales.
- Toma de decisiones mejor informadas: Los sistemas de gestión del conocimiento equipan a las personas y a los departamentos con conocimientos. Al mejorar la accesibilidad al conocimiento empresarial actual e histórico, sus equipos pueden mejorar sus habilidades y tomar decisiones más basadas en información que respalden los objetivos comerciales.
- Mantenimiento del conocimiento de la empresa: La práctica de la gestión interna del conocimiento permite a las empresas crear una memoria organizacional, haciendo accesibles a su equipo más amplio los conocimientos que poseen sus empleados a largo plazo y otros expertos.
- Eficacia operativa: Los sistemas de gestión del conocimiento crean un lugar de referencia que permite a los trabajadores del conocimiento encontrar información relevante con mayor rapidez. Esto, a su vez, reduce el tiempo dedicado a la investigación, lo que conduce a una toma de decisiones más rápida y a un ahorro de costes gracias a la eficacia operativa. Aumentar la productividad no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce costes.
- Aumento de la colaboración y la comunicación: Los sistemas de gestión del conocimiento y las culturas organizacionales trabajan juntos para generar confianza entre los miembros del equipo. Estos sistemas de información proporcionan mayor transparencia entre los trabajadores, creando mayor comprensión y alineación en torno a objetivos comunes. El liderazgo comprometido y la comunicación abierta crean un entorno para que los equipos adopten la innovación y el feedback.
- Seguridad de datos: Los sistemas de gestión del conocimiento permiten a las organizaciones personalizar el control de permisos, el control de audiencia y el nivel de seguridad de los documentos para garantizar que la información se comparta solo en los canales correctos o con las personas seleccionadas.
El Rol del Gestor del Conocimiento
Un gestor de conocimiento es un profesional dedicado encargado de supervisar la organización, almacenamiento y distribución del conocimiento corporativo dentro de una empresa. Las responsabilidades de un gestor de conocimiento van más allá de la simple gestión de datos: implican desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento que permita el almacenamiento eficiente, la fácil recuperación y la captura efectiva de nuevos conocimientos.
Las empresas que valoran el conocimiento como un activo comprenden el papel fundamental que juega un gestor de conocimiento. Un gestor de conocimiento facilita la optimización de los recursos al mejorar el acceso al conocimiento, lo que aumenta significativamente la productividad en el lugar de trabajo y reduce el tiempo de inactividad.
Habilidades y Cualificaciones de un Gestor del Conocimiento
Un exitoso gestor de conocimiento necesita un conjunto único de habilidades y cualificaciones. Los gestores de conocimiento deben ser capaces de conectar a los expertos en la materia con los gestores de programas y asegurarse de que la comunicación fluya. Por esta razón, las habilidades blandas, como la excelente comunicación y las habilidades de liderazgo, son igualmente importantes, junto con las habilidades de pensamiento crítico y la capacidad para resolver problemas complejos.
Aplicación de la Gestión del Conocimiento en las Empresas
Para aplicar la gestión del conocimiento en las empresas, es crucial identificar de dónde se obtendrá la información a documentar. Lugares típicos son incidentes y problemas, las lecciones aprendidas de proyectos pasados y el conocimiento de referentes expertos dentro de la organización. Para crear conocimiento, la información debe estar contextualizada. Preguntas simples como "¿Quién?" y "¿Cuándo?" ayudarán a identificar audiencia y momento en el que son necesarios, algo clave para poder clasificar adecuadamente.
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