Toda empresa, profesional o emprendedor necesita un software de contabilidad para llevar el control de los gastos, generar informes financieros y facilitar el cumplimiento tributario, organizar facturas, optimizar la gestión financiera, etc. Aún así, en las PYMES sigue siendo muy alto el nivel de utilización de hojas de cálculo como Excel para la gestión contabilidad y administración.
Para cualquier empresario o proveedor de servicios, la preparación de presupuestos, facturas y recordatorios de pagos es una tarea ineludible. Sin embargo, cuantas más facturas tengas que preparar cada mes, más tediosa y complicada se vuelve esta tarea, razón por la cual muchos empresarios han estado utilizando programas de procesamiento de texto y hojas de cálculo como Word y Excel durante años para dominar la preparación de cotizaciones y facturas.
Sin embargo, hay muchas empresas que han empezado a utilizar programas de facturación, pues les permiten, por una parte, gestionar de forma eficiente esta actividad si aumenta la clientela y el volumen de trabajo y, por otro, cumplir con las obligaciones legales de facturación electrónica en los casos estipulados.
Sea por el motivo que sea, si estás decidido a optar por un software de facturación, deberás buscar aquellos que sean compatibles con el sistema operativo de tu ordenador. En este artículo nos centraremos específicamente en el software de facturación para Mac que se ejecuta en el sistema operativo de Apple macOS.
La elección de un buen programa de contabilidad es una cuestión importante para emprendedores, pequeñas y medianas empresas que deciden llevar la contabilidad de su propio negocio de forma independiente o, como también es habitual, con la ayuda de una asesoría, pues además de ser necesaria, una gestión contable que resulte ágil y eficaz ahorrará tiempo y también permitirá reducir gastos.
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Todas las pymes tienen ciertas obligaciones comunes, a pesar de que se dediquen a sectores diferentes o su tamaño y estructura no sean iguales. Una de estas obligaciones es la de llevar al día la facturación de su negocio. Acorde a esta normativa, los empresarios están obligados no solo a expedir sus facturas y una copia de las mismas que deberán conservar.
Llevar al día la facturación de un negocio es una tarea compleja, que se va complicando a medida que las empresas tienen un mayor volumen de negocios, e incrementa el número de facturas que hay que emitir y controlar para que cuadre sin problemas la contabilidad anual.
Por fortuna, las nuevas tecnologías se han aliado con el mundo empresarial y han hecho posible que esta ardua tarea sea más fácil, rápida y precisa, gracias a la creación de programas software que se encargan de simplificar este tipo de gestión. En el mercado conviven una gran variedad de herramientas softwares de facturación diferentes, sin embargo, no todas te serán igual de útiles ni te facilitarán la labor del mismo modo.
Ventajas de un Programa de Facturación para Mac
Las plantillas de Word y las hojas de cálculo de Excel son soluciones muy útiles para crear facturas, presupuestos y recordatorios, así como para capturar todos los datos relevantes sobre clientes, proveedores y bienes o servicios. Los documentos de este tipo, sin embargo, ofrecen poca automatización y requieren un alto nivel de mantenimiento.
Con frecuencia, el software de facturación no te ayuda solo a comunicarte con tus clientes y socios, sino que también te permite registrar todos los datos fiscales y elaborar las declaraciones oficiales de impuestos, como la declaración del IVA.
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Al igual que ocurre con cualquier otro tipo de software informático, existen diferencias entre los diversos programas de facturación que se ofrecen en el mercado, lo que hace que una solución a veces sea más o menos adecuada para tus necesidades. Si, por ejemplo, necesitas ciertas características para tus tareas de facturación, y estas no se incluyen en un programa, deberás tenerlo en cuenta antes de elegir el tuyo.
Otro punto que considerar al adquirir el software adecuado es la compatibilidad con otros programas que puedas necesitar. Muchos proveedores confían en una aplicación central basada en la nube que se pueda utilizar con cualquier navegador común. Si este no es el caso o si deseas trabajar con una aplicación instalable, debes asegurarte de antemano de que una versión o aplicación de escritorio esté disponible para tu sistema operativo.
Comprueba la seguridad del programa en cuestión, dónde almacena los datos depositados y cómo los protege. También es importante considerar el sistema de actualizaciones, pues de poco sirve adquirir un software cuyas actualizaciones deban pagarse cada vez.
Por último, y en caso de que estés en la obligación legal de presentar facturas electrónicas, el programa de facturación ha de estar conectado con FACe, esto es, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
Características Clave de un Software de Facturación
- Facilite la emisión de diferentes tipos de facturas.
- Adaptado a la Ley: Comprueba que tu software de facturación cumple con los requisitos mínimos establecidos por la normativa vigente.
- Manejo sencillo: Selecciona una herramienta que sea intuitiva, con una interfaz de diseño sencillo, agradable y fácil de manejar. Muchas veces se cree que cuanto más compleja es una herramienta, más eficaz será, sin embargo, la realidad confirma que esto no siempre es así. Si seleccionas un software complejo tendrás que dedicarle un tiempo extra para aprender a dominar la herramienta.
- Ajustado a tus necesidades: Tu programa de facturación debe ajustarse a tus necesidades reales. Identifica estas necesidades y busca un software que posea las funciones que necesitas.
- Diseño personalizado: Asegúrate de que tu nuevo programa te permite personalizar el formato de tus facturas, para que puedas crear un diseño acorde a la imagen de tu empresa.
- Que crezca contigo: Tu empresa, al igual que tus necesidades, pueden cambiar y crecer.
- Servicio: Aprovecha los últimos avances y elige un programa de facturación en la nube, que te permita emitir, rectificar y enviar tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo. Estos programas de facturación online, además de ser más flexibles, también son más económicos y fáciles de implementar en tu empresa.
- El precio: El valor del software también debe ser un criterio de decisión. Puedes elegir entre programas gratuitos o de pago.
Programas de Facturación para Mac
A continuación, exploraremos algunos programas de facturación diseñados para Mac, destacando sus ventajas y desventajas para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio.
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Debitoor
En 2012 se creó la empresa de origen escandinavo Debitoor, ahora parte de SumUp, que desarrolla la herramienta de facturación en la nube Debitoor, ideal para pymes y autónomos. Con este programa de facturación para Mac, iPhone y iPad, el usuario puede gestionar sus facturas desde cualquier lugar y no necesariamente con conexión a Internet.
Algunas de las características más interesantes de Debitoor:
- Permite personalizar facturas (multidivisas) y presupuestos. También emite albaranes y recordatorios de pago.
- Las Facturas, los presupuestos y los albaranes se pueden subir a la herramienta en el ordenador o cargarla en forma de foto desde un dispositivo móvil.
- Permite la conciliación de las cuentas bancarias con facturas y gastos.
- Tecnología OCR.
- Control de la contabilidad.
- Acceso independiente para el asesor.
- Permite conectar con aplicaciones de pago para facilita a los clientes los desembolsos.
Debitoor es un programa de facturación para Mac de pago. Aunque dispone de un periodo de prueba, el usuario finalmente ha de optar por uno de los planes disponibles, cada uno con un precio diferente dependiendo de las funciones disponibles.
Ventajas
- Versión disponible para dispositivos móviles
- Fácil de usar
- Es apto para su uso en ordenadores Mac y Windows
- Completa gama de funciones
Inconvenientes
- No está conectado con FACe
Gestión de Facturación Electrónica (MINETUR)
Así denomina el ministerio de Industria, Energía y Turismo a su programa de facturación, disponible en su versión 3.4 como aplicación de escritorio. Este es un software de facturación apto para Mac OS X (además de para otros sistemas operativos) destinado a pymes y autónomos que permite crear, entre otras funciones, documentos digitales en el formato Facturae.
Entre las funciones más importantes de este programa se encuentran:
- Generar, recibir, rectificar y anular facturas
- Importar y exportar facturas y bases de datos
- Realizar búsquedas utilizando (la combinación de) diferentes parámetros: fecha, concepto, emisor y receptor.
- Conexión con FACe
Si bien se trata de un programa gratuito, es el propio usuario el que ha descargar la licencia de la página del Ministerio y proceder a su instalación. Para ello cuenta con una guía detallada con instrucciones de instalación y uso.
Ventajas
- Es gratuito
- Permite realizar actualizaciones sin perder los datos
- Disponible en castellano, catalán, gallego, vasco e inglés
- Permite generar facturas con formato Facturae
Inconvenientes
- Reducida gama de funciones
- El usuario tiene que proceder a su instalación
sevDesk
Con el programa de facturación en Mac sevDesk, SEVENIT GmbH, con sede en Alemania, ha lanzado un programa de facturación basado en la web para Mac, Windows y Linux que ya está siendo utilizado por más de 65 000 clientes en más de 15 países.
Las características principales y los puntos fuertes del programa de facturación para macOS se pueden resumir de la siguiente manera:
- Amplia selección de plantillas (también es posible personalizar el diseño de las facturas)
- Conciliación bancaria automática
- Función integrada para recordar pagos
- Envío de facturas por correo electrónico o por correo postal a través de la interfaz
- Clara gestión de clientes
Para utilizar sevDesk, debes tener una suscripción mensual de pago. Si no necesitas amplias funciones para la contabilidad y la gestión de mercancías, puedes adquirir un paquete económico (a partir de 7,50 euros al mes).
Ventajas
- Envío automático de recordatorios de pago
- También se puede utilizar como software de contabilidad o como sistema de gestión de almacén con la suscripción correspondiente
Inconvenientes
- El paquete de facturación ofrece acceso a un único usuario
Gespymes
La empresa Gespymes cuenta con un programa de facturación para Mac que, además de contar con las funciones habituales de un programa de facturación, tiene también las opciones necesarias para el control contable. Así, se trata de un programa apropiado para llevar una gestión efectiva de la empresa, todo ello desde la nube.
Te permitirá, por tanto, acceder a la información siempre que lo necesites y desde donde lo necesites con un simple acceso a la Red.
Entre las funcionalidades más importantes de este software:
- Administración de facturas y albaranes
- Elabora los modelos de Hacienda
- Gestión de stocks, de cliente y proveedores
Aunque cuenta con una demo gratuita, este programa es de pago. Su precio varía dependiendo de las necesidades del cliente, aunque la empresa diferencia entre el plan para pymes y el profesional, con funciones más elaboradas.
Ventajas
- Programa de gestión de facturas y contabilidad
- Modelos de Hacienda
Inconvenientes
- Precio elevado en comparación
Programa de contabilidad para Mac de Sage
La empresa Sage, con más de 35 años de experiencia, presenta en su página web para España un programa de contabilidad pensado específicamente para garantizar su compatibilidad con iOS. No se trata, por lo tanto, de un software de facturación en sí mismo, sino que entre sus características incluye funciones relacionadas con esta actividad.
En cualquier caso, se trata de un programa basado en la nube, que permite por tanto al usuario acceder a la información siempre que lo necesite desde cualquier dispositivo Apple. Sage cuenta con dos planes a diferentes precios según las funciones disponibles. En lo que respecta a la facturación, el plan para autónomos no cuenta con la función de facturación avanzada, que permite, entre otras cosas, realizar facturas proforma o en otras divisas.
En todo caso, será decisión del usuario determinar qué le conviene más a su negocio y si puede prescindir de esta opción extra de facturación.
Ventajas
- Programa de gestión de facturas y contabilidad
- Pertenece a empresa líder en el sector
- Pensada para su aplicación en iOS
Inconvenientes
- Funcionalidades de facturación limitadas según el precio
Comparativa de Programas de Facturación para Mac
| Desarrollador | Publicación | Versión móvil | Coste | Características especiales |
|---|---|---|---|---|
| Debitoor | Debitoor 2012 | sí | A partir de 4 euros al mes (plan anual) | Amplia funcionalidad y fácil uso |
| MINETUR | Gestión de Facturación Electrónica 3.4 | no | gratis | Facturas con formato Facturae |
| SEVENIT GmbH | sevDesk 2014 | sí | A partir de 7,50 euros al mes | Envío de facturas a través de la interfaz postal |
| GESPYMES | - | no | A partir de 29, 95 euros | Es un software de contabilidad y facturación |
| Sage | Programa de contabilidad para Mac de Sage | no | A partir de 7,5 euros al mes | Factura profesional, facturación avanzada y facturas rectificativas |
Además de los programas mencionados, existen otras opciones en el mercado, cada una con sus propias características y precios. La clave está en evaluar tus necesidades específicas y elegir el software que mejor se adapte a tu negocio.
Otros Softwares de Contabilidad y Facturación
- Contasimple: Aplicación web para la facturación, la contabilidad y la presentación de impuestos diseñada para autónomos y empresas.
- Gespymes: Además de las funciones básicas de contabilidad, Gespymes nos permite generar detallados informes económicos y financieros.
- Anfix: Una suite online que permite crear facturas, llevar la contabilidad, conectar con bancos, presentar impuestos o digitalizar tickets con total homologación de la Agencia Tributaria.
- Contabilidad Serrato PyMe: Programa de facturación que facilita la contabilidad de las pymes.
Existen 6 programas de contabilidad gratis para presupuestos limitados y fáciles de usar, que permiten a una PYME dar su primer salto digital en su organización y gestión contable:
- Manager - Software de Contabilidad y Gestión de Inventario Opensource
- Wave - Software Contabilidad Gratis y Fácil de Usar
- GnuCash - Software Opensurce de Contabilidad de Doble entrada
- Akaunting - Software Contable Gratis y Opensource
- FacturaScript - Contabilidad, CRM gratis para PYMEs y autónomos en Español
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