El mundo del trabajo está cambiando, y las nuevas tecnologías han revolucionado por completo nuestros espacios de trabajo. Los espacios de coworking son lugares de trabajo compartidos utilizados por diferentes tipos de profesionales del conocimiento, en su mayoría autónomos, que trabajan en diversos grados de especialización en el vasto dominio de la industria del conocimiento.
Para entender el fenómeno del coworking, es fundamental conocer las múltiples ventajas que ofrece esta forma de trabajo colaborativo que ha ganado popularidad en los últimos años, sobre todo entre profesionales independientes, emprendedores y pequeñas empresas.
¿Qué es el Coworking?
Los coworkers pueden asociarse, trabajar en común, o mantener su autonomía. De ese modo pueden acceder a un local compartido en que coincidan varios de ellos. Y además de compartir espacio físico también comparten servicios comunes, conexión a internet, etc.
Básicamente, se trata de locales en los que se puede alquilar de forma rápida y sencilla y por tiempo variable unos metros cuadrados, los justos que necesites para una necesidad puntual (como una reforma en casa ) o de manera continua (los archivos de tu empresa). El almacenamiento es seguro y fiable porque estos centros disponen de unas medidas de seguridad muy altas y también porque nadie conoce cual es tu trastero ni lo que en el guardas. Podrás entrar a tu box fácilmente todas las veces que necesites en un amplio horario sin tener que dar explicaciones accediendo a través de un código personal.
Ventajas del Coworking
- Ambiente productivo: el diseño de las instalaciones de coworking ofrecen un entorno favorable a cualquier profesional, con áreas especializadas y salas de reuniones pensadas para lograr una mayor productividad en el trabajo.
- Flexibilidad: otras de las ventajas que ofrecen los espacios de coworking son las opciones flexibles para acudir al local, permitiendo a los usuarios elegir entre distintos planes o horarios según sus necesidades.
- Escalabilidad: este concepto se refiere a la capacidad que tienen los centros de coworking de adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas a medida que ellas crecen o reducen su tamaño.
El Coworking como Comunidad
Quizás la definición más clara de coworking como comunidad se puede encontrar en una de las plataformas web impulsadas por la comunidad, donde el coworking se define como “comunidad global de personas dedicadas a los valores de colaboración, apertura, comunidad, accesibilidad y sostenibilidad en sus lugares de trabajo”.
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Los términos más utilizados para describir el coworking por parte de los profesionales son: amigable, divertido, creativo, inspirador, productivo, abierto, gratuito, comunitario, etc.
Coworking con Almacén: Un Concepto Innovador
El self storage o auto almacenaje nació hace varias décadas en Estados Unidos donde esta ampliamente implantado en la vida de las ciudades con inmensos centros con cientos de pequeños almacenes sobre todo al aire libre. También es conocido como almacenamiento «mini» o «almacén de mini» y habitualmente las empresas dedicadas a este negocio también ofrecen servicios de guardamuebles y otros relacionados con el almacenaje.
Son instalaciones de almacenamiento autónomo para el alquiler de espacio para los individuos (almacenamiento de productos para el hogar) o para PYME, que lo usan por lo general para el exceso de inventario o el almacenamiento de los registros archivados. Los espacios alquilados, conocidos como «unidades», «habitaciones» o «lockers» son generalmente garantizados por la propia cerradura del inquilino y clave.
El acceso a las instalaciones es completo, 24 horas al día durante todos los días del año. Los operadores de instalaciones de almacenamiento proporcionan acceso controlado a las zonas de espacio de alquiler, alarmas en las puertas individuales, unidades de luces interiores, y cámaras de seguridad.
El autoalmacenaje como el negocio que ahora conocemos nace en Estados Unidos, donde es un servicio plenamente asentado. Hay más de 2.35 millones de pies cuadrados de almacenamiento libre en los EE.UU., o una superficie equivalente a tres veces La isla de Manhattan bajo techo.
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La creciente necesidad de una mayor flexibilidad y agilidad en el lugar de trabajo está llevando a más corporaciones a utilizar espacios de coworking para algunas de sus necesidades de espacio. Se espera que este “fenómeno global” crezca a una tasa del 16,1% con más de 30.000 espacios para el 2022, conectando a las personas pero también, con suerte, ayudando con la creación de algo nuevo y más grande a un nivel más global.
Consideraciones Legales y Fiscales
En nuestro ordenamiento jurídico el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual. Además el coworker puede tener acceso a otros espacios dentro de la organización: servicios, instalaciones comunes para comidas, sala de reuniones, etc, siempre que estos términos se hayan establecido en el contrato.
La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil porque el coworker no trabaja para el propietario, actúa por cuenta propia. Por su parte, el responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta.
Según el art.27 de la LIRPF entiende que el “Coworking” es una actividad económica. El contrato de “Coworking” es un contrato mixto de arrendamiento de inmueble y de servicios que tiene por finalidad dotar al arrendatario de la infraestructura necesaria para que éste pueda desarrollar su actividad yendo más allá del simple arrendamiento. Con lo cual, supondría la ordenación por cuenta propia de medios de producción y recursos humanos.
Obligaciones Fiscales del Arrendador
Como actividad económica que se ejerce, supone la obligación para el arrendador de darse de alta mediante el modelo correspondiente ante la Agencia Tributaria en todos los epígrafes necesarios según lo que esté especificado en el contrato de arrendamiento. Epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres n.c.o.p.
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Deducción de Gastos para el Arrendatario
Una cuestión importante desde el punto de vista del arrendatario, sería la deducción de los gastos que le ocasiona el “Coworking”. Este modelo de negocio libera al empresario de gastos de alquiler, suministros y otros inherentes al desempeño profesional ya que los centros cobran cuotas más baratas que el conjunto de los costes reseñados. Se trataría de una estructura mucho más competitiva que la instalada en cualquier domicilio particular.
En principio, atendiendo al principio de correlación de ingresos y gastos, las cantidades pagadas por este concepto serían deducibles en su totalidad, siempre que exista una vinculación entre dichos gastos e ingresos y se puedan justificar convenientemente. Esta sería otra particularidad de este tipo de arrendamientos.
Consideraciones Adicionales para Ofrecer Servicios de Coworking
Si eres tú el que se está planteando ofrecer un espacio de Coworking a terceras personas, una vez hecho tu plan de negocio y una vez te cuadren todos los cálculos, ha llegado el momento de dar comienzo a tu negocio, para ello debes tener en cuenta lo siguiente.
Localización y Licencias
A la hora de elegir la ubicación, debes tener en cuenta que el local debe contar con la licencia, los certificados energéticos y las instalaciones básicas (agua, luz, aire) según lo que marque la normativa vigente. Evita la realización de las obras que puedan lastrar tu puesta en marcha.
Tal vez el local dispone de una licencia previa, si este fuera el caso deberás comprobar si con esa licencia es suficiente o si tienes que empezar de cero y solicitar una nueva. Si fuera suficiente, simplemente tendrías que hacer un cambio de titularidad. En el caso de que no te valga, tendrás que pedir los servicios de un perito o ingeniero que pueda realizarte el proyecto que tienes que presentar en el ayuntamiento de la localidad donde esté ubicado el local.
No existe como tal una licencia exclusiva para el Coworking, por lo que tendrás que establecer cuál será tu actividad principal y basar en ella la solicitud de la licencia correspondiente.
IAE (Impuesto de Actividades Económicas)
Otra de las cuestiones que más dudas genera en estos primeros pasos es la siguiente: ¿Qué epígrafe del IAE corresponde cuando se ofrecen muchos servicios adicionales como son secretaría, recepción, reprografía, teléfono, conexión a internet, electricidad, agua corriente, así como el uso de mobiliario y herramientas necesarias?
La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:
- Por la explotación del centro de trabajo y sus equipamientos, cesión de espacios a terceros, en el epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres”
- Por la prestación de servicios de secretaria y recepción, en el epígrafe 849.6 “Servicios de colocación y suministros de personal”.
- Por la prestación de servicio de reprografía, si el contenido efectivo de esta actividad consiste en la reproducción de textos o imágenes por procedimientos tales como multicopistas, offset, fotocopias por procedimientos fotográficos, electrostáticos u otros, sistemas de reproducción de planos, microfilmación, etc. en cuyo caso estamos en presencia de una actividad industrial que corresponde clasificar en el epígrafe 474.3
- Por uso del mobiliario, así como la cesión de distintos instrumentos de trabajo, rótulos de grabación, caballetes, taquillas etc, en el grupo 859 "Alquiler de otros bienes muebles n.c.o.p., (sin personal permanente)”.
Prevención de Riesgos Laborales
Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos. Por eso a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo, puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie.
Por otro lado se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras.
Comportamiento del Coworker
El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias. También es importante, predeterminar en el contrato las reglas de comportamiento que deben regir en el coworking, por ejemplo a modo de anexo establecido como un reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir.
El Impacto del Coworking en la Igualdad de Género
En primer lugar, las políticas de precios asequibles hacen que estos espacios sean viables para las mujeres que cuentan con pocos recursos de entrada. Además, las oficinas compartidas abordan este problema ofreciendo descuentos en las cuotas de afiliación, con eventos para sus miembros y servicios de valor añadido. El coworking ofrece a las mujeres un ecosistema activo con sesiones formativas, intercambio de conocimientos y colaboración entre profesionales.
Las emprendedoras tienen más posibilidades de encontrar sinergias en una oficina compartida que en un espacio de trabajo tradicional, reduciendo así la brecha de género.
En conclusión, las profesionales quieren trabajar en un entorno en el que se sientan valoradas y tratadas con igualdad. Una plantilla diversa e inclusiva fomenta un mayor compromiso de las personas, lo que a su vez repercutirá positivamente en la productividad.
El Futuro del Trabajo: Coworking y Modelos Híbridos
Cada vez son más las empresas que apuestan por espacios de coworking para poner en práctica modelos de trabajo híbrido. Como consecuencia de la pandemia se está imponiendo una tendencia que ya venía gestándose desde años atrás: los modelos de trabajo híbridos. De hecho este cambio en las formas de trabajar está provocando que muchas empresas que no habían pisado jamás un coworking lo estén haciendo ahora por primera vez.
"Por un lado, la flexibilidad garantiza a la empresa que va a poder controlar en todo momento el ritmo de su crecimiento, pudiendo elegir entre diversas fórmulas para su equipo", explica Laura Alonso, Account & Sales Manager de Impact Hub Madrid. "Y por otro, no solo alquilamos puestos de trabajo.
El nuevo modo de trabajo que se está gestando cambia los horarios impuestos por los horarios personalizados, las oficinas presenciales por el trabajo en remoto y los espacios reducidos por espacios diáfanos. Con un ordenador y conexión a internet parece que podemos hacer magia.
Team Building en Espacios de Coworking
Ante esta situación, el Team Building se revela como un recurso vital para articular una verdadera cultura corporativa. Por lo tanto, el Team Building supone reunir a los empleados para fomentar relaciones sólidas y transformar los equipos de trabajo en bloques cohesionados. La confianza juega un papel esencial en la construcción de equipos humanos. La confianza hace que las personas se sientan seguras.
Hay que reflexionar sobre las fortalezas y debilidades del equipo. Se recomienda establecer objetivos claros, realistas y alcanzables en el tiempo. Incluir personas en su equipo para ayudar con la planificación, la configuración, etc.
Ejemplo de Éxito: Warehouse Coworking Factory
Esto es lo que sucede en la experiencia estudiada en esta guía, Warehouse Coworking Factory, un antiguo almacén de artesanías convertido en espacio de coworking, que reúne y retiene en la pequeña ciudad de Marotta, Región de Marche, una comunidad dinámica de autónomos, profesionales independientes y creativos.
Warehouse es hoy un agradable ambiente de trabajo flexible y funcional de dos pisos: 22 estaciones de trabajo de espacio abierto en el primer piso, 3 oficinas privadas, una sala de reuniones en el segundo piso y en el mismo loft abierto un rincón de café, con una buena máquina de café y un muy buen café y una zona de relax.
En Warehouse, tienen muy claro que Creative Hubs (Warehouse es miembro de la Red Europea de Creative Hubs) pueden ser herramientas innovadoras y los nuevos actores de los líderes de los hubs para la intervención estratégica a través de procesos creativos de regeneración urbana.