Cuando montas una pyme, contar con una herramienta que gestione las relaciones con el cliente es fundamental. Una de las soluciones estrella para conseguir esta relación fluida con el cliente es el software CRM, pero no deja de ser una inversión y es bueno conocer a fondo qué hay en el mercado y si existe el CRM gratuito ideal.
Por eso, en este artículo explicamos qué debe tener un buen CRM, una lista con los diez más interesantes, sus pros y sus contras, resolvemos las dudas más frecuentes y comparamos todos los seleccionados entre sí para ayudarte a tomar una decisión.
¿Qué es un CRM?
CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de relaciones con el cliente). Por tanto, en sentido estricto, CRM es un modelo de gestión: son todas aquellas estrategias destinadas a establecer una interacción fluida con nuestros clientes (tanto los actuales como los potenciales). Sin embargo, aquí hablamos del software CRM, es decir, del programa informático que permite organizar y gestionar dichas interacciones para que el servicio de preventa, venta y posventa sea impecable.
Hay, en esencia, tres tipos de CRM:
- CRM operativo: Su principal función es la de simplificar y automatizar los procesos comerciales. Centraliza la información que se obtiene de los clientes y los distintos departamentos de la empresa podrán utilizar dichos datos para actuar con otros clientes futuros. Recopila y analiza datos para mejorar el servicio al cliente. Con esos datos se pueden crear campañas de marketing más eficaces y dirigidas al segmento potencialmente comprador en lugar de dispersar las energías en franjas de público que nunca van a estar interesadas en un producto como el nuestro.
- CRM analítico: El CRM analítico se basa en la minería de datos y en el procesamiento de estos. Son ideales para aquellas empresas que necesitan saber cómo se comporta su cliente, pero en su contra tiene que es el más técnico y el menos intuitivo de todos, por lo que necesita cierto grado de aprendizaje.
- CRM colaborativo: Este tipo de software sirve para compartir datos entre los distintos departamentos de marketing, ventas y servicios. De este modo, los distintos empleados pueden construir determinadas estrategias de venta y posventa al mantener en circulación continua la información compartida. Es el CRM perfecto para generar flujos de trabajo y dinamizar ciertos procesos, aunque si no quieres que alguno de esos departamentos tenga acceso a la información es mejor pensar en alguno de los otros dos.
¿Qué debe contener un CRM gratuito para ser excelente?
Pero aquí tratamos de buscar el CRM gratuito perfecto, ese que mejor se adapte a nuestras necesidades. Eso sí, hay una serie de requisitos básicos que necesitamos que contenga para que tenga la máxima funcionalidad:
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- Análisis de datos: Bien, aunque no busquemos un perfil analítico, sí es preciso que un CRM gratuito nos ofrezca ciertas herramientas de análisis de datos para obtener información de nuestros clientes, como por ejemplo el porcentaje de conversión de ventas (lo que se llama embudo de ventas).
- Seguimiento de nuestros clientes: Como hemos dicho al principio, la esencia de cualquier CRM, tanto en su sentido más amplio como en un software, es que el cliente esté no solo satisfecho con la venta, sino también con el servicio preventa y, sobre todo, posventa. Si vendemos y no le hacemos un seguimiento o cubrimos sus demandas posteriores podemos generar una pésima imagen de nuestra marca y en vez de tener un cliente que nos recomienda tendremos un excliente que hablará mal de nosotros. Concentrar toda esa información del cliente para darle un buen servicio es imprescindible.
- Buena gestión de todos los procesos: Para que podamos optimizar el flujo de trabajo y facilitarle la labor al equipo, es imprescindible que tu CRM gratuito gestione a la perfección esa información y la destine al sector de ventas para que sepan qué puntos fuertes y débiles señala el cliente de nuestros servicios.
- Automatizar cuantos más procesos, mejor: De hecho, es el corazón de cualquier CRM. Necesitamos una herramienta que contenga su base de datos de clientes, potenciales clientes, ventas hechas, pendientes, cobros, correos y un largo etcétera, es decir, todo aquello que nos ocupa tiempo si lo hacemos «manualmente» y nos impide avanzar en otras tareas que sí requieren de nuestra concentración.
- Que sea intuitivo: Pensemos que cada uno de los miembros de una empresa tiene una capacidad distinta para adaptarse a las tecnologías, por lo que a un CRM gratuito le debemos pedir que sea altamente intuitivo. O dicho de otra manera, que el periodo de aprendizaje sea cortísimo y nos pueda ser útil lo antes posible.
- Una visualización rápida del embudo de ventas: El embudo de ventas es, por resumir, el proceso estratégico de un vendedor para convertir a un cliente potencial en real. Ese recorrido de compra del potencial cliente desde que se fija en nuestro producto hasta que decide comprarlo debe monitorizarse para saber qué hacemos bien dentro de esas estrategias de venta y qué mal.
- Informes detallados: Nos encontramos fuera de la oficina porque estamos reunidos con un cliente y queremos acceder a nuestro CRM para conocer una determinada información: si no contamos con un software que elabore esa información a pocos clics de distancia, tenemos un problema. Es vital que ese programa nos facilite informes al detalle y en tiempo récord.
- Categorización de la información: Los datos que almacena un CRM gratuito se pueden manejar de maneras casi infinitas, por lo que todos ellos deben estar exquisitamente organizados.
Análisis de CRM Gratuitos
A continuación, analizamos algunos CRM gratuitos, destacando sus ventajas y desventajas:
Holded
Lo primero que debemos decir de Holded es que no es exactamente un CRM, sino un ERP que incluye una herramienta CRM. Un ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales) es un software de gestión inteligente que permite tener agrupadas e integradas todas las funciones de facturación, marketing, contabilidad y flujo de trabajo que necesita tu empresa.
Es decir, Holded incluye todo lo necesario para automatizar las facturas, cuenta con un portal del cliente para que tenga acceso a la información que compartas con cada uno de ellos, elabora informes de gastos e ingresos y automatiza toda tu contabilidad, controla cada detalle de tu stock, crea catálogos para los clientes, coordina el flujo de trabajo (incluyendo el control horario de los empleados y facilitando el teletrabajo) y un largo etcétera. Pero centrándonos en su herramienta CRM, las ventajas de Holded sobre sus competidores son las siguientes:
- Está específicamente diseñado para pymes y autónomos.
- Es sencillísimo de manejar (de hecho, Holded pone a tu disposición webinars para facilitar la inmersión, y en menos de una hora podrás usarlo sin problemas).
- Cuenta con embudos personalizados que detectan a tus clientes potenciales y facilitan la posibilidad de hacer negocio con ellos.
- Agiliza el contacto con la cartera de clientes, detecta necesidades y propone soluciones rápidamente.
- Aumenta no solo la tasa de conversión y la base de datos, sino también las ventas.
- Genera informes detallados de ingresos, automatiza los procesos (con todo el ahorro en tiempo y dinero que eso implica) y los pone a disposición del resto del equipo, que cuenta con una base de datos actualizada en tiempo real gracias a su sistema en la nube.
- Sincroniza actividades y procesos de ventas con un calendario personalizado, asigna tareas a cada miembro del equipo y crea actividades para organizar todos los procesos de la empresa.
- Cuenta con un soporte técnico muy eficaz, de manera que nunca te quedarás parado si surge algún problema con el software.
Aunque no sea exactamente una desventaja, Holded no es el software que una gran multinacional eligiría, porque está pensado para pequeños y medianos empresarios y autónomos. Se trata de facilitar la labor a quienes cuentan con un equipo reducido de empleados y a menudo no cuentan con un departamento dedicado en exclusiva a estas funciones, por lo que está hecho para que todo el mundo aprenda rápidamente a utilizarlo.
Para comprobarlo no tienes más que darte de alta en la prueba gratuita de 14 días: no necesitas una tarjeta de crédito, es decir, que no se te cobrará nada al finalizar la prueba y puedes darte de baja sin haber adquirido ningún compromiso.
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HubSpot
Como la mayoría de las herramientas orientadas a la gestión de relación con los clientes, este CRM gratuito permite crear una base de datos completamente personalizada y centralizada. Tiene su propia nube (al igual que Holded, por ejemplo) y añade numerosas aplicaciones que hacen crecer su funcionalidad.
Ventajas:
- Cuenta con un plan gratuito bastante generoso, con 5 GB de almacenamiento y hasta 1.000 leads (clientes potenciales).
- Está en español.
- Tiene numerosas prestaciones, incluyendo un asistente Copilot potenciado con IA
Desventajas:
- Puede que muchas de esas prestaciones y funciones te sobren, por lo que el software no suele ser el más indicado para empresas pequeñas y/o que no cuenten con alguien experto en el manejo de estos programas.
- Está pensado para empresas de cierto volumen.
- Es difícil de manejar para quienes no tienen dominio de los programas de gestión de relaciones con el cliente y contabilidad.
Suite CRM
Este CRM está entre los más conocidos del mercado. Su código abierto permite mejorar el software cada vez que dé fallos o no se adapte a los requerimientos de los usuarios. También permite un nivel considerable de innovación, precisamente por funcionar con código abierto.
Ventajas:
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- Se puede usar libremente por un número ilimitado de personas, lo cual está especialmente bien para grandes equipos.
- Es altamente modificable debido a que es un software de código abierto.
- Fácil de usar, robusto e intuitivo.
Desventajas:
- El código abierto tiene un lado negativo, y es que, al no tener detrás un soporte técnico propio, sino que los desarrolladores, al trabajar de manera altruista, lo hacen cuando pueden; de este modo, si tenemos un problema recurrente, no podemos confiar en su rápida resolución.
- Hay que hacer actualizaciones y copias de seguridad constantemente porque su CRM gratuito no está en la nube.
- Los usuarios valoran, unánimemente, su soporte de forma negativa.
- Las versiones premium de este CRM son bastante caras en comparación a otros CRM; de hecho, por comparar, su versión de pago más barata cuesta lo que el ERP de Holded más caro (que, te recordamos, es mucho más que un CRM y, de hecho, incluye uno).
Vtiger
Este CRM, que surgió como una bifurcación de Sugar CRM, ha avanzado notablemente y ha modernizado bastantes de sus funciones. Sus numerosas funcionalidades lo hacen complejo de usar, pero es bueno para automatizar tareas repetitivas, analiza rendimientos de campaña y calidad de oportunidades y se identifican con facilidad los puntos en los que la gestión con el cliente se atasca para corregir las acciones emprendidas.
Ventajas:
- Procesos más eficientes gracias a la automatización de las tareas más repetitivas.
- Es muy flexible y personalizable.
- Se accede fácilmente a la información del cliente.
- La aplicación es de código abierto, por lo que se puede modificar cuanto se quiera.
- También tienen una opción en la nube (vtiger cloud).
Desventajas:
- Es ideal para la gente muy avanzada en configurar servidores, bases de datos o aplicaciones online, lo que quiere decir que, si no es tu caso, deberías descartarlo por su complejidad.
- Es difícil de utilizar al contar con demasiadas variables.
- Al igual que en SuiteCRM, al ser de código abierto en su versión gratuita, estamos a merced del tiempo del que disponga alguien que sepa manejarse con el software.
- Por no ser intuitivo en su uso, implementarlo en la empresa puede resultar bastante frustrante.
Macroges
Macroges es un CRM gratuito que integra facturación y TPV, lo que simplifica algunas acciones frente a otros CRM. Automatiza procesos de gestoría y está plenamente adaptado a la legislación española.
Ventajas:
- Su CRM gratuito, frente al de pago, no tiene muchas menos funcionalidades.
- Su visualización en modo calendario lo hace muy cómodo.
- Es rápido debido a que su diseño es muy básico.
- El módulo de facturación es bastante útil.
Desventajas:
- Su interfaz es muy sencilla, funcional, pero con poco detalle.
- La versión gratuita solo admite 50 facturas por año, lo cual se queda corto para la mayoría de los autónomos y empresarios.
- El CRM gratuito cuenta con 100 MB de almacenamiento, por lo que puede quedarse corto rápidamente.
- Le faltan integraciones importantes, como PayPal, el calendario de Google, etc.
Notion
Aunque técnicamente no es un CRM, cuenta con varias funciones que lo incluyen. En realidad, Notion es una herramienta de productividad que vale tanto para agenda como de to-do list, calendario, etc., es decir, tiene aplicaciones que sirven para el trabajo y para la vida diaria.
Ventajas:
- Su gran capacidad de transformación (se va adaptando con el usuario).
- Cuenta con un interesante conjunto de plantillas (templates).
- Puede usarse en el ámbito laboral o en el privado.
Desventajas:
- Curva de aprendizaje muy larga. Cuesta mucho dominarlo, especialmente si no se tienen conocimientos profundos en herramientas tecnológicas.
- Requiere mucho mantenimiento para optimizarlo (es decir, muchas horas de ponerse delante de esta herramienta y sacarle el partido necesario).
- Es una aplicación propietaria, lo que implica que lo que se haga dentro de Notion se perderá si la empresa desaparece.
- En consecuencia, si no estamos contentos con esta herramienta nos será difícil, por no decir imposible, migrar toda esa información a otra plataforma.
- Es gratuito solo para uso unipersonal; si lo queremos para equipos, hay que pagarlo.
La automatización del marketing ahorra tiempo. Automatiza las tareas repetitivas, reduce los errores humanos y te ayuda a lograr mejores resultados. El software de automatización del marketing también permite mejorar los datos y crear mejores perfiles de clientes. El software de automatización del marketing se encarga de la mayoría de las tareas y flujos de trabajo implicados en las campañas de marketing digital. Analiza y hace un seguimiento de los resultados. La automatización del marketing reemplaza las tareas manuales y repetitivas y ahorra tiempo.
La automatización del marketing hace que las campañas sean más eficaces. El contenido personalizado se entrega en el momento adecuado y en el canal adecuado. La automatización del marketing permite introducir campañas más eficaces en el mercado. Sin embargo, también elimina las tareas diarias que se sienten como un deber y se vuelven frustrantes. La automatización del marketing ayuda a empresas de todos los tamaños. La automatización del marketing hace que el marketing sea más eficaz, lo que permite a los equipos del sector hacer más con menos. De hecho, el 63 % de las empresas prevé obtener beneficios de la automatización del marketing tras solo 6 meses desde la puesta en marcha.
Cuando las campañas de marketing se gestionan mediante la automatización del marketing, los datos limpios de los clientes facilitan la identificación y captación de las personas adecuadas. Los datos de oportunidades e ingresos obtenidos del sistema CRM proporcionan una visibilidad completa de lo que funciona y lo que no. Esto significa que los responsables de marketing pueden dejar de planificar según la intuición. La automatización del marketing hace que todo funcione mejor. Con la solución de automatización del marketing adecuada, tus empleados ya no dedican tiempo a tareas manuales y repetitivas. Pueden centrarse en cuestiones más estratégicas.
El marketing no termina cuando se ha adquirido un cliente. La retención de clientes es tan necesaria como la adquisición. La automatización del marketing respalda los programas de fidelidad.
Mejores Prácticas de Automatización del Marketing
- Piensa en la calidad antes que en la cantidad. Céntrate en la calidad en términos de herramientas utilizadas, oportunidades potenciales generadas y mensajes enviados.
- Crea recorridos personalizados de los compradores en todos los canales. Responde a los usuarios rápidamente y en el contexto de sus comportamientos anteriores. Esto demuestra que los conoces y los entiendes.
- Crea contenido que le interese a tu audiencia. Si un activo realmente funciona en una campaña, esto puede informar el contenido futuro en términos de estructura, oferta y tiempo.
- ¿Se han alineado el marketing y las ventas cuando se transfieren las oportunidades potenciales?
La IA permite la automatización de procesos algo que puede ser muy útil para la programación de publicaciones en redes sociales o enviar correos electrónicos segmentados. Es decir, con la IA es posible realizar tareas que pueden resultar repetitivas y que son necesarias para el marketing digital, pero de una forma más eficiente y rápida.
El uso de análisis predictivo en el marketing digital es posible adelantarse a las acciones de los consumidores, es decir, qué productos van a comprar o qué servicios querrán contratar. De esta forma es posible segmentar a la audiencia y ofrecerles a cada uno de ellos campañas más específicas para aumentar su impacto.
La inteligencia artificial también puede ayudarte en cuanto a la generación de contenidos ya que te permitirá escribir para páginas web, publicaciones en redes sociales o correos electrónicos y newsletters en pocos minutos. También puede aplicarse en las descripciones de productos para un ecommerce de manera que te asegures de que están optimizados en todo momento para SEO y te permitan crear descripciones adecuadas para que los clientes encuentren lo que necesitan. De esta forma la producción de contenidos es más rápida y se reducen los costes asociados.
En cualquier campaña de marketing es necesario poder medir los resultados que ha generado, un procedimiento en el que pueden ayudarte las herramientas que usan la inteligencia artificial como base. Estas pueden ofrecerte datos en tiempo real e informes muy detallados del rendimiento que está teniendo cada una de las acciones llevadas a cabo en tu campaña. De este modo podrás adaptar y ajustar tus estrategias de manera rápida para facilitar el retorno de la inversión, es decir, te permite tomar decisiones más adecuadas en tiempo real para que puedas optimizar cada euro invertido en la campaña.