Son muchas las dudas que hay entre los autónomos sobre la factura electrónica: ¿Qué es la factura electrónica? ¿Es obligatoria ya para autónomos? ¿Cuándo lo será?
¿Qué es la Factura Electrónica?
Una factura electrónica es el equivalente a una factura en papel, pero se diferencia de esta en que ha sido emitida en formato digital. Es decir, se trata de un documento que refleja información sobre una compraventa de bienes o servicios expedido y recibido por medios electrónicos. Se utiliza para dar validez fiscal y legal a la operación.
Visto así, muchos autónomos se preguntarán qué tiene de especial ahora algo que ya llevan tiempo utilizando. Lo que ocurre ahora es que en los últimos años se ha aprobado una serie de normas que afectan a la facturación electrónica de empresas y autónomos con el sector privado. Las más importantes son la ley crea y crece, y la ley antifraude.
En la práctica, estas normas los obligarán a implantar la facturación electrónica en la inmensa mayoría de los casos y también a decir adiós a las facturas en formatos como PDF o Excel.
De hecho, las facturas deberán generarse en un formato estructurado para garantizar su autenticidad e integridad, entre otras cuestiones.
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Obligatoriedad de la Factura Electrónica
Aunque existen leyes que así lo indican, los autónomos no están obligados todavía a emitir facturas electrónicas y comunicarlas en tiempo real a Hacienda. Esto es así porque aún falta normativa por aprobar, como la que establecerá los plazos de la ley crea y crece.
Eso sí, no se debe bajar la guardia. La ley crea y crece obligará a todas las empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. ¿Qué significa esto? Básicamente, que cualquier autónomo o empresa, sin importar su tamaño o su facturación, deberá emitir, enviar y recibir facturas electrónicas conforme a la legislación.
A falta de que se apruebe el nuevo reglamento, una de las posibles excepciones serían los profesionales y pymes que solo trabajen con clientes particulares. Según la ley, no estarían obligados a utilizar la factura electrónica con ellos.
Eso sí, esos mismos profesionales y empresas también tendrán que utilizar un sistema de factura electrónica en sus relaciones con sus proveedores. ¿La razón? Que estos estarán obligados a utilizarla para vender a empresas y autónomos.
Aunque la facturación electrónica es obligatoria desde hace años para las transacciones con el sector público, existen algunas excepciones. Una de ellas es la de los autónomos que son personas físicas, que no están obligados a hacerla.
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A partir de enero de 2026, todos los autónomos y pymes en España deberán emitir, recibir y gestionar sus facturas de manera electrónica, cumpliendo con los requisitos del sistema Verifactu y la Ley Antifraude. Este cambio busca modernizar la gestión empresarial, mejorar el control fiscal y reducir errores y fraudes en la facturación.
¿En qué consiste la facturación electrónica obligatoria?
La facturación electrónica implica que todas las facturas se generen y almacenen en formato digital, cumpliendo con los requisitos legales de la Agencia Tributaria. El sistema Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria, permitirá que cada factura sea remitida automáticamente a Hacienda en tiempo real, garantizando trazabilidad, integridad y cumplimiento fiscal.
Esto no solo reduce riesgos de errores, sino que también agiliza procesos administrativos y facilita la gestión contable y financiera de la empresa.
¿Todas las pymes y autónomos están obligados?
No. La facturación electrónica obligatoria aplica principalmente a las operaciones B2B (Business to Business).
- Sí estarán obligados: autónomos y pymes que facturan a otras empresas o profesionales.
- No estarán obligados: aquellos que facturan a particulares B2C (Business to Consumer), como comercios minoristas, bares, peluquerías o pequeños negocios que emiten tickets o facturas simplificadas a clientes finales.
En estos casos, se podrá seguir utilizando la facturación tradicional (tickets o facturas simplificadas), aunque se recomienda avanzar hacia la digitalización porque ofrece ventajas en organización, control fiscal y eficiencia administrativa.
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Plazos Clave para Adaptarse
El plazo para adaptarse a la factura electrónica empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico de facturación electrónica, que todavía sigue pendiente.
- 1 de enero de 2026: Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: Autónomos y pequeñas empresas.
Es importante planificar con antelación para evitar sanciones y problemas administrativos.
Cómo prepararte para el nuevo sistema de facturación electrónica
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Actualiza tu Software de Facturación
Contar con un software homologado por la AEAT es clave. En Asesoranza, usamos un software de gestión para empresas que centraliza toda la gestión en un único lugar:
- Consulta y descarga de documentación fiscal, contable y jurídica
- Gestión de facturas emitidas y recibidas
- Control de ingresos y gastos de la empresa
- Presentación y seguimiento de impuestos en tiempo real
Con este tipo de herramientas, no solo cumples con la normativa, sino que también optimizas la comunicación entre tu empresa y nuestra asesoría, evitando retrasos o errores en la facturación.
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Capacita a tu Equipo
El personal encargado de emitir facturas debe estar familiarizado con el software y con el sistema Verifactu. La formación interna evita errores y agiliza la transición a la facturación electrónica.
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Revisa tus Procesos Internos
Aprovecha esta transición para digitalizar toda la documentación: contratos, nóminas, informes financieros y trámites con la Seguridad Social. Todo esto centralizado en una plataforma online y en tiempo real, que facilita la toma de decisiones y la planificación estratégica, es una buena forma de poder llevar un control muchísimo, más exhaustivo y sin márgenes de errores.
Consejos prácticos para una transición exitosa
- Anticipa el cambio: adapta tu software y procesos con tiempo suficiente.
- Consulta con expertos: nuestro servicio de asesoramiento de empresas está disponible para resolver cualquier duda sobre facturación electrónica.
- Digitaliza tu empresa: centraliza toda la información fiscal, contable y laboral en una plataforma segura y accesible.
Preguntas Frecuentes sobre las facturas electrónicas
- ¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España?
A partir del 1 de enero de 2026 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para autónomos y pymes.
- ¿Qué es el sistema Verifactu?
Es la plataforma de la Agencia Tributaria que recibirá en tiempo real los registros de facturación de autónomos y empresas, garantizando trazabilidad e integridad.
- ¿Qué necesito para adaptarme a la facturación electrónica?
Un software de facturación homologado por la AEAT, formación interna y revisión de procesos administrativos.
- ¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
Mayor control de ingresos y gastos, reducción de errores y duplicidades, transparencia fiscal, optimización del tiempo administrativo, mejora en la relación con clientes y proveedores.
- ¿Cómo me ayuda el software de Asesoranza?
Centraliza la gestión contable, fiscal y laboral en una única plataforma online. Permite emitir y recibir facturas electrónicas, controlar gastos, gestionar empleados y mantener comunicación directa con la asesoría.
Formatos recomendados para la facturación electrónica
Los formatos recomendados para la facturación electrónica están diseñados para garantizar la validez legal y la compatibilidad con las autoridades fiscales. Los más comunes son:
- Facturae, basado en el lenguaje XML
- PDF con firma electrónica
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos, por sus siglas en inglés)
- UBL (Universal Business Language)
En España Facturae es el formato estandarizado, utilizado tanto por empresas como por autónomos.