¿Cuánto cuesta crear una PYME? Gastos iniciales en España

Cualquier proyecto de emprendimiento parte de una idea de negocio inicial. En ocasiones la oportunidad de mercado es muy evidente y, otras veces, es necesario reorientar la propuesta de valor hasta dar con la clave. Si estás leyendo este artículo es porque te has decidido a montar tu propia pyme; en España se crearon 109.000 empresas nuevas durante el año 2023.

Un buen emprendedor debe ser plenamente consciente de todos los gastos a tener en cuenta al abrir un negocio. Al pensar cómo abrir un negocio y los gastos que supone hay que tener en cuenta también las etapas previas:

• La idea de negocio: Es la semilla de todo. El germen que constituye el elemento innovador o diferenciador que debe construir todo lo demás.
• Estudio de viabilidad: El plan de empresa es un informe completo de todo el proyecto.
• Constitución y alta en Hacienda y la seguridad social.

Además de la inversión inicial para constituirla, debes elegir la forma jurídica apropiada según los tipos de empresas en España, así como los costes fijos. En España existen varias formas jurídicas para llevar a término una empresa legalmente.

Una de las más habituales para aquellos emprendedores que están empezando es el formato de empresario individual (popularmente conocido como autónomo). Sin embargo, tu sector podría requerir de una estructura empresarial más compleja:

• Sociedad Limitada (SL): Es la más habitual en nuestro país.
• Sociedad Anónima (SA).
• Sociedad Cooperativa: Se caracteriza porque sus socios son al mismo tiempo propietarios y trabajadores.
• Sociedad Civil.

A continuación, exploraremos los costes asociados a la creación de una PYME, ofreciendo una guía detallada para navegar este proceso.

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Costes Iniciales Comunes

Los costes iniciales (también llamados costes de lanzamiento o costes de puesta en marcha) son las inversiones y gastos iniciales que debe realizar una nueva empresa antes de que pueda comenzar a operar. Estos costes tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup.

Los costes de las startups se ven afectados por el tipo de negocio, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costes de cada startup serán diferentes. Aquí tienes un resumen de los tipos de costes de puesta en marcha a los que se enfrentan las empresas.

Costes Puntuales

• Constitución y registro de empresas: Comisiones asociadas a la elección de una estructura empresarial (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima), la presentación de documentación y la obtención de las licencias y permisos necesarios.
• Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contables o asesores de empresas.
• Materiales de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.
• Equipos y suministros: Ordenadores, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.
• Tecnología: Suscripciones de software, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.
• Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.

Costes Recurrentes

• Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.
• Sueldos y salarios: Salarios, prestaciones e impuestos sobre la nómina de los empleados.
• Marketing y publicidad: Publicidad en Internet, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.
• Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamaciones de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.
• Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.
• Pagos de préstamos: Liquidar los préstamos utilizados para poner en marcha el negocio.

Costes Específicos para la Creación de una Sociedad Limitada (SL)

Para crear una Sociedad Limitada la legislación obliga a depositar un capital mínimo de 3.000 euros en la cuenta bancaria asociada. La Ley “Crea y Crece” (BOE-A-2022-15818) reduce el capital social para la creación de una Sociedad Limitada a 1 euro para facilitar el proceso a los emprendedores.

El desembolso total para crear una SL no es fijo. Puede oscilar normalmente entre 1.500 y 3.000 euros, sin contar con la aportación al capital social.

• Certificado negativo de denominación: Se trata de un documento que acredita que no existe ninguna otra empresa inscrita bajo el mismo nombre. Para ello, se solicita al Registro Mercantil Central un certificado negativo que tiene un coste aproximado de 17 euros.
• Notaría: Una vez redactados los estatutos de la sociedad, estos deben elevarse a escritura pública ante notario.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Deberás pagar una tasa para inscribir tu nueva empresa. Las tasas varían ligeramente según la comunidad autónoma, pero suelen oscilar entre 150 y 300 euros.
• Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA).
• Certificado Digital: Para llevar a cabo operaciones de forma más rápida actualmente, contar con un certificado electrónico se vuelve indispensable.

Costes Fiscales y de Seguridad Social

Los tributos locales suelen ser la primera carga fiscal de una empresa. El impuesto de sociedades, en general, no requiere realizar pagos a cuenta durante el primer ejercicio, pero sí la liquidación anual.

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De los socios, al menos uno debe ser autónomo societario. Esto le obliga a darse de alta como autónomo en la seguridad social. Si se empieza este año y se puede optar a la tarifa plana serán 60 euros al mes.

Aunque el primer año el IVA o el IRPF puedan ser negativos las retenciones siempre hay que pagarlas.

Otros Costes Operativos

Aunque cada negocio es distinto, ciertos costes son inevitables.

• Obligaciones fiscales.
• Página web o e-commerce: Aquí se incluye tanto los servidores como el diseño web. Aun así, existen alternativas para ahorrar dinero en esta partida. Con Ventas en línea Square ahórrate el coste inicial de diseñar una página web o crear una tienda online, tanto si es una tienda online, como si es física. También podrás configurar tu tienda online de forma rápida y fácil, para vender desde múltiples dispositivos y plataformas en un abrir y cerrar de ojos.
• Software.

¿Cómo determinar tus costes iniciales?

A continuación te explicamos cómo empezar a planificar tus gastos.

1. Enumera y clasifica los gastos: Crea una lista completa de los gastos que podrías tener, desde honorarios legales hasta suministros de oficina. Divide tus gastos en categorías amplias, como honorarios legales y profesionales, marketing y publicidad, tecnología, equipos y suministros, inventario y costes operativos. Luego, clasifica tus gastos en costes únicos (aquellos en los que se incurre solo una vez durante la puesta en marcha) y costes recurrentes (gastos continuos como alquiler, servicios públicos y salarios).
2. Investiga los importes estimados: Realiza la siguiente investigación para calcular el coste de cada gasto previsto.
   • Explora recursos en línea como el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos (SBA), sitios web específicos sectoriales y blogs para obtener listas de verificación y guías sobre los costes iniciales.
   • Investiga los costes medios iniciales para empresas similares a la tuya en tu sector y ubicación.
   • Busca asesoramiento de contables, abogados, asesores comerciales o empresarios con experiencia en tu campo.
   • Contacta con vendedores y proveedores para obtener cotizaciones sobre artículos o servicios específicos que necesitas. Esto te dará un panorama más preciso de tus gastos.
3. Crea un presupuesto: Organiza tus gastos en una hoja de cálculo, enumerando cada artículo, su categoría, si es un coste único o recurrente, así como el importe estimado. Ten en cuenta qué gastos son necesarios para poner en marcha tu negocio y cuáles pueden posponerse o reducirse. Asigna un fondo de contingencia (por lo general, entre el 10 % y el 20 % de los costes totales estimados) para cubrir gastos inesperados.
4. Revisa y ajusta: Revisa tu lista periódicamente y actualízala a medida que reúnas más información o a medida que evolucionen tus planes de negocio.

Cómo ahorrar en costes iniciales

Ahorrar en costes iniciales ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu negocio. Estas son algunas estrategias para reducir los gastos.

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• Adopta un enfoque «lean» (ajustado) centrándote en los elementos clave que añaden valor directo a tus clientes. Al principio, evita gastar de más en funciones, productos o servicios no esenciales.
• En lugar de alquilar un espacio de oficina dedicado, plantéate la opción de oficinas virtuales o espacios de coworking. Estas opciones pueden reducir los gastos de alquiler y, a menudo, también conllevan beneficios adicionales, como el acceso a salas de conferencias y equipos comerciales.
• En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada puesto, subcontrata funciones como la contabilidad, los recursos humanos y los servicios informáticos. Esto puede reducir los costes asociados con los salarios, las prestaciones y el espacio de oficina.
• En lugar de comprar mobiliario nuevo, elige muebles y equipos de oficina renovados. Muchas empresas venden sus equipos casi nuevos y de alta calidad a un precio reducido, lo que de entrada puede ahorrarte dinero.
• Trata de negociar términos o descuentos más favorables de los proveedores y vendedores, especialmente si puedes ofrecer algo a cambio, como pagos puntuales o un contrato a largo plazo.
• Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones de oficina, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos. Muchas empresas de software también ofrecen un nivel gratuito, que puede ser suficiente para tus necesidades en las primeras etapas.
• En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo coste, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO). Estos métodos pueden ser muy eficaces y rentables.
• Maneja las tareas a nivel interno si tú o tu equipo tenéis las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tu contabilidad.
• Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales.

Cómo utilizar tus cálculos del coste de puesta en marcha para obtener financiación

Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

• Crea un plan de negocios: Crea un plan de negocios integral, integrando tus cálculos de costes e incluyendo explicaciones y justificaciones claras para cada partida de gastos.
• Utiliza tus cálculos de costes: para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu negocio. Estas proyecciones deben incluir estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances que indiquen cómo tu empresa generará ingresos y será rentable con el tiempo.

Personaliza tu discurso para tu público objetivo

Esto es en lo que deberías centrarte cuando hagas la presentación ante inversores en comparación con las entidades de crédito.

• Inversores: Los inversores están interesados principalmente en el potencial de crecimiento y el retorno de la inversión de su negocio. Concéntrate en tu propuesta de valor única, en tu mercado objetivo, en tu ventaja competitiva y en tu escalabilidad. Utiliza tus cálculos de costes para demostrarles de qué manera su inversión impulsará tu crecimiento y generará buenas rentabilidades.
• Entidades de crédito: Las entidades de crédito están más preocupadas por tu capacidad para devolver el préstamo. Pon énfasis en tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de efectivo constante. Usa tus cálculos de costes para demostrar que tienes un plan sólido para administrar los gastos y pagar el préstamo a tiempo.

Presenta un caso convincente

• Transmite sinceridad y honestidad cuando hables de los costes iniciales y las proyecciones financieras. Evita inflar números o hacer promesas poco realistas.
• Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu negocio. Demuestra cómo estas inversiones contribuirán a tu crecimiento y tu rentabilidad.
• Reconoce los riesgos y dificultades potenciales a los que podría hacer frente tu empresa. Demuestra que cuentas con planes de contingencia para mitigar estos riesgos.
• Demuestra tu pasión y dedicación a tu negocio. Demuestra que estás totalmente comprometido con su éxito y dispuesto a trabajar con la máxima dedicación.

Busca varias opciones de financiación

Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías plantearte.

• Inversores «ángeles de empresas»: Los «inversores ángeles» son personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital. A menudo están dispuestos a asumir mayores riesgos a cambio de una rentabilidad potencialmente mayor.
• Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo son inversores profesionales que invierten en startups con potencial de alto crecimiento. Por lo general, invierten grandes sumas de dinero y asumen un papel activo en la gestión de la empresa.
• Préstamos para pequeñas empresas: Los préstamos para pequeñas empresas son ofrecidos por bancos y otras entidades financieras. Por lo general, están respaldados por una garantía y requieren un buen historial crediticio.
• Subvenciones: Las subvenciones son fondos que no necesitan ser reembolsados.

Plan de empresa: presupuesto y viabilidad financiera

Para empezar con buen pie, una de las mejores herramientas es elaborar un buen plan de empresa. Este plan incluye:

1. Existe una variedad de estrategias para fijar los precios de tu pyme. Para orientarte, te recomendamos buscar el equilibrio entre cuánto están dispuestos a pagar tus clientes y los ingresos necesarios para que tu pyme tenga un flujo de caja positivo.
2. El presupuesto de una empresa es un plan que recoge los ingresos y los gastos de un negocio. Es una herramienta indispensable para la gestión de pymes. El flujo de caja debe ser saludable, es decir: las cuatro áreas de gasto combinadas deben ser menores (o como mínimo, iguales) a los ingresos mensuales.
3. Probablemente los cálculos iniciales revelen una falta de fondos para cubrir todos los costes. Lo habitual al montar una pyme es apretarse el cinturón y priorizar el mantener el negocio a flote con un flujo de caja positivo. A la hora de reducir gastos, recuerda considerar meticulosamente los pros y los contras de cada opción.
4. Estos documentos son fundamentales para plasmar las cifras de tu negocio y su viabilidad financiera en el papel.
   • Análisis del umbral de rentabilidad: Permite identificar los costes fijos y variables en los que incurrirá tu empresa.
   • Estado de pérdidas y ganancias.
   • Estado de cuentas: Muestra los activos, pasivos y fondos propios de una empresa en un momento dado.
5. Aunque hay quien puede arrancar su negocio con capital propio, en la mayoría de los casos se necesita capital externo.

Ejemplo de Composición de un Plan de Inversiones y Financiación

Se trata de estimar los ingresos y gastos en los primeros años.

• Ingresos: una venta solo culmina cuando se cobra y es fundamental hacerlo en el menor tiempo posible, más aún al principio. Una medida segura es solicitar pagarés a los clientes. Son derechos de cobro fiables y existen alternativas rápidas para descontar pagarés y adelantar el dinero pendiente.
• La tesorería es el dinero en efectivo. Este presupuesto debe tener como objetivo garantizar siempre la liquidez. Si no se pueden afrontar los pagos inmediatos todo se puede venir abajo muy pronto.

Una de las claves es analizar cuánto se tardará en alcanzar el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad (break-even). Hasta ese momento, hay que saber sobrevivir. Mantener efectivo suficiente y financiarse de forma proporcionada, bien con recursos propios o con recursos ajenos.

Alternativas para Emprender con Menor Coste Inicial

Si te preocupa el coste de montar tu propio negocio y darte de alta como autónomo, una excelente alternativa es unirte a una franquicia. Unirte a una franquicia te permite aprovechar el know-how de una empresa consolidada, lo que facilita el proceso de emprender.

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Conclusión

Iniciar una PYME en España implica una serie de costes iniciales que deben ser cuidadosamente planificados y gestionados. Desde los gastos legales y administrativos hasta los costes operativos y de marketing, cada partida requiere una atención detallada para asegurar la viabilidad y el éxito del negocio. Con una planificación adecuada, estrategias de ahorro y la búsqueda de financiación, es posible superar los desafíos iniciales y construir una empresa sólida y rentable.

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