Los asistentes personales (AP) son profesionales de confianza que proporcionan apoyo administrativo y personal a los altos directivos. La función principal de un asistente personal es ayudar a un gerente o director, o a veces a un equipo de gestión, a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas.
Funciones esenciales de un asistente personal
Dentro de una empresa, los asistentes personales desempeñan una variedad de tareas cruciales:
- Gestión de agenda: Se ocupan de programar las reuniones y priorizan y conciertan citas en nombre del directivo o directiva.
- Comunicación: Atención telefónica y vía correo electrónico. El asistente personal es la persona encargada de filtrar la comunicación para que sólo le llegue al directivo las llamadas que considera importantes.
- Organización de eventos: Algunos asistentes personales se encargan de la organización de conferencias y eventos para la empresa o el directivo, realizando funciones de relaciones públicas o de comunicación corporativa (redactando comunicados de prensa).
- Documentación e información: El asistente personal se asegura de que su jefe está bien preparado para las reuniones.
- Tareas administrativas: Realizar tareas de secretaría administrativa y de alto nivel, incluyendo las actas de las reuniones, el envío de correos electrónicos, la elaboración de informes y la preparación de las presentaciones.
- Apoyo en la gestión de personal: Apoyo en la contratación, formación y supervisión de los auxiliares administrativos.
El perfil del asistente personal ideal
A la hora de contratar, el empresario busca una serie de actitudes, conocimientos y aptitudes, en definitiva, de competencias profesionales que son necesarias para el desempeño adecuado de las funciones que van a desarrollar en el puesto de trabajo.
La búsqueda de empleo: Pasos y consideraciones
La búsqueda activa de empleo es la que se emprende para conseguir un puesto de trabajo y hace referencia a una serie de pasos, actitudes y recursos que los demandantes de empleo deben saber manejar. El proceso de la búsqueda de empleo se desarrolla desde la mentalización necesaria en el enfoque de la actividad que se va a llevar a cabo, hasta la elección, aceptación o rechazo del puesto ofertado.
Factores personales
Antes de iniciar la búsqueda de empleo debes preguntarte: ¿Cuáles son mis cualidades personales? ¿Qué soy capaz de hacer? ¿Qué conocimientos profesionales poseo? ¿Qué trabajos me interesan? ¿Qué debo hacer?
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Una vez elaborado tu perfil personal debes pensar en qué quieres y puedes trabajar. El objetivo profesional vendrá determinado, entre otros elementos, por la formación, la experiencia profesional, las habilidades sociales y el entorno socioeconómico. Para marcar dichos objetivos debemos preguntarnos ¿Qué es lo que quiero? y ¿a qué puedo aspirar?
Una vez que has formulado tu propio proyecto profesional debes plantearte el tiempo que vas a invertir para conseguir un empleo. La formación es una herramienta fundamental para optar al empleo que actualmente ofrece el mercado laboral.
Factores externos
Procura analizar los factores externos que tú no puedes controlar tales como, limitaciones en la oferta de trabajo, situación del mercado laboral de tu zona, sectores con más demanda de empleo, condiciones de trabajo, oportunidades de desarrollo, requisitos de acceso, etc. Aunque son datos que no podemos controlar, sí interesa conocerlos para afrontar de la mejor manera posible la búsqueda de empleo.
Herramientas para la búsqueda de empleo
Es un documento donde se recopila todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida profesional. Es una herramienta imprescindible para la búsqueda de empleo, es flexible y reciclable.
Tipos de currículum
- Cronológico: En él se redactan los datos desde los más antiguos hasta acabar con los más recientes. Permite ir viendo la evolución del demandante.
- Inverso: Empieza por lo último que has hecho y te vas remontando hasta el comienzo.
- Funcional: Se agrupan los diferentes tipos de experiencias en bloques temáticos. Con ello se resalta la experiencia en un área concreta.
- Electrónico: Es el realizado a través de páginas web, portales de empleo, etc.
- Modelo de currículo europeo: El modelo común de CV europeo se ha diseñado previa consulta a los Estados miembros, a expertos, organizaciones y agentes sociales tanto a escala nacional como europea, a través del Foro Europeo de Transparencia de las Cualificaciones.
Carta de presentación
Sé breve y conciso. Es una herramienta que sirve como tarjeta de presentación al CV. Debes descubrir el motivo por el que escribes. Breve referencia de los aspectos formativos y experiencia que te hacen ser la persona indicada para el puesto. Cuida tu redacción, ortografía y presentación, nunca excedas la página y busca un papel con calidad. Además, es conveniente que una carta se dirija a una persona concreta.
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Sobre qué decir, recuerda que tienes que convencer a quien la lee que eres el candidato adecuado para el puesto, explica brevemente lo que ofreces y quieres.
El proceso de selección
Una vez superada la preselección se le podrá exigir al aspirante que realice una prueba específica donde deberá demostrar sus competencias consustanciales para el puesto de trabajo.
- Test psicotécnicos: Se utilizan para saber las aptitudes y actitudes de los/as aspirantes al puesto.
- Pruebas de personalidad: En ellas se aprecian rasgos de personalidad, intereses y valores profesionales.
- Dinámicas grupales: Se valoran los comportamientos dentro de un grupo expuesto a unas circunstancias determinadas.
- Pruebas de conocimiento: Se va a demostrar si tiene las capacidades y competencias para realizar el puesto de trabajo. Se especificaran los mínimos exigibles y contarán con un baremo de puntuación.
La entrevista de selección
La entrevista de selección de personal tiene como objetivo ampliar la información que previamente se conoce del candidato mediante su currículum. Sirve para conocer el grado de adaptación del candidato al puesto que se ha ofertado. Constituye la última fase para los candidatos a un puesto de trabajo.
Aunque las pruebas anteriores pueden no estar en el proceso de selección, las entrevistas se realizan siempre, pueden ser telefónicas para preguntarte por el interés y disponibilidad, o ser más formales, cara a cara.
Tipos de entrevista
- Individual: Es una entrevista donde el candidato es entrevistado por un solo entrevistador.
- Informal: No existe guion elaborado.
- De choque: Entrevista en la que el/la entrevistador/a nos pone en situaciones límite para estudiar y ver nuestra forma de reaccionar ante situaciones de tensión.
- Colectiva: Se puede dar el caso de: un entrevistador y varios entrevistados o de varios entrevistadores y varios entrevistados.
La entrevista es un momento decisivo. Recaba información sobre la empresa. Al finalizar la entrevista realiza aquellas preguntas sobre temas que no te hayan quedado claro.
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Dónde buscar empleo
- Servicio Público de Empleo Estatal SEPE-INEM: Es un servicio cuya misión es administrar empleo.
- Anuncios en la prensa: La búsqueda de empleo a través de los anuncios aparecidos en la prensa es un método muy extendido.
- Agencias de colocación: Estas agencias son de carácter privado y suelen cobrar una cuota. Su trabajo consiste en poner en contacto a las empresas que ofertan trabajos con los demandantes de empleo.
- Portales de empleo: En la actualidad son indispensables para la búsqueda de empleo.
- Contactos personales: Al comenzar tu búsqueda de empleo, es positivo hacerlo público entre tus allegados.
- Empresas de selección de personal: Empresas contratadas por terceras para la elección del personal idóneo para sus vacantes.
- EURES (European Employment Services): Es una red de cooperación para el empleo y para la libre circulación de trabajadores.
- Cámara de Comercio e Industria.
- C.O.I.E.
- Asociaciones profesionales y de empresarios.
El autoempleo como alternativa
Se entiende por autoempleo toda actividad laboral generada por el propio sujeto que la ejerce de forma directa; esto es, por aquellas personas que trabajan en unidades económicas de su propiedad, que las dirigen y que obtienen ingresos de las mismas.
El autoempleo no es más que una vía de incorporación al mercado laboral, pero con la particularidad de que la creación de una empresa propia no influye únicamente en los propios emprendedores que obtienen un empleo, sino en el tejido empresarial, en la economía y en la creación de nuevos puestos de trabajo.
Ventajas: Estabilidad en el empleo, independencia, posibilidad de mayores ingresos, asumir la toma de decisiones.
Desventajas: Riesgo económico.
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