Vamos a intentar dar una respuesta a esto y presentar la problemática de las obligaciones contables y registrales del empresario individual. ¿Está obligado el empresario individual a llevar contabilidad?
Según el art. 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".
Por otro lado, el art. 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.
Legalización de los Libros Oficiales
En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:
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- La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- Los empresarios individuales.
- Las sociedades mercantiles.
- Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
- Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
- Las agrupaciones de interés económico.
- Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
- Los actos y contratos que establezca la Ley.
- Igualmente corresponderá al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables y cualesquiera otras funciones que le atribuyan las Leyes.
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
Por lo tanto, en el punto dos se indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro mercantil.
- La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica:
- La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.
- El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.
También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.
- La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último, es muy importante en mi opinión y hay que saberlo.
Obligaciones Fiscales y Contables
Ahora bien, desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.
Los asientos de cierre debe hacerlos igual que el de las sociedades, las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio.
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Pero, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades, entonces desde el punto de vista contable, no se aplicará el método del efecto impositivo, pues tal y como se indica en la NRV 13ª.5 del PGC y en la NRV 15ª.5 del PGC Pymes, "En el caso de empresarios individuales no deberá lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios. A estos efectos, al final del ejercicio las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa".
En consecuencia, todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entiende realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios.
Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.
En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.
El Empresario Individual: Autónomo
La figura del autónomo está siendo noticia desde inicios de este año por los cambios que se están introduciendo en su régimen, como son el aumento de las cotizaciones para garantizar mayores coberturas, nuevas obligaciones fiscales, nuevas deducciones en la renta o la denominada tarifa plana.
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En ocasiones los términos que se utilizan por las distintas administraciones para definir algo pueden no ser los mismos y generar confusión a los usuarios. Nos ocurre, por ejemplo, cuando hablamos de pequeña y mediana empresa (pyme) en el ámbito contable y sin embargo este término no existe en la legislación fiscal, encontrando una similar (pero no igual) al que denominan empresa de reducida dimensión (ERD).
Cuando hablamos de empresario individual nos estamos refiriendo a una de las formas jurídicas en que nos podemos constituir para realizar la actividad. Cuando una persona física quiere realizar una actividad económica de manera independiente no optará por ser una sociedad anónima, ni una sociedad limitada ni una cooperativa, sino un empresario individual.
Una vez que hemos decidido ser un empresario individual debemos darnos de alta en la Seguridad Social en uno de sus regímenes de afiliación (general, especial agrario, de la minería y del carbón..).
Es cierto que todos los empresarios individuales van a ser autónomos pero no lo es que todos los autónomos sean empresarios individuales. Quitando estas excepciones podemos considerar que el uso que se hace de los dos términos como sinónimos se puede aceptar como correcto. Esta figura se asocia normalmente al auto empleo siendo una de las formas más frecuentes de creación de empresas.
Libros Contables Obligatorios
La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.
En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable).
El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria.
Los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico.
Conservación de los Libros
La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario.
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