Llevar una contabilidad ordenada y conforme a la normativa es una obligación legal para cualquier PYME. Pero no se trata solo de cumplir con Hacienda o el Registro Mercantil: los libros contables permiten tener una visión clara del estado financiero de la empresa y tomar decisiones estratégicas con información fiable.
Obligaciones Contables de una PYME
Las obligaciones contables de una PYME están recogidas en el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y otras normativas fiscales. Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.
Libros Contables Obligatorios
Para una PYME en España, la normativa mercantil y fiscal establece varios libros contables obligatorios. A continuación, se describen los más importantes:
- Libro Diario: Recoge, día a día o por periodos no superiores al mes, todas las operaciones económicas que realiza la empresa. En este libro se deben anotar, día a día, todas las operaciones económicas de la empresa. Cada asiento debe incluir la fecha, el concepto de la operación y el importe. Este libro permite llevar un control detallado y cronológico de todas las transacciones, facilitando la revisión y auditoría de la contabilidad.
- Libro Mayor: Complementa al Libro Diario. En este libro, las operaciones registradas en el Libro Diario se agrupan por cuentas contables. Esto permite ver de manera clara y ordenada los movimientos y saldos de cada cuenta a lo largo del tiempo. El Libro Mayor es esencial para la elaboración de los estados financieros, como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales: Contiene el balance inicial, los balances trimestrales y las cuentas anuales completas (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria…). Este libro contiene:
- Balance de situación inicial: Refleja la situación patrimonial de la empresa al inicio del ejercicio.
- Inventarios trimestrales: Detallan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa a lo largo del año.
- Cuentas anuales: Incluyen el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (si aplica) y la memoria. Estos documentos deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
- Libro de Actas: Es obligatorio para todas las sociedades, incluyendo las PYMEs. En este libro se recogen las actas de las juntas generales y de los consejos de administración. Las actas deben incluir los acuerdos adoptados, los asistentes y cualquier otro dato relevante de las reuniones. Este libro es esencial para documentar formalmente las decisiones importantes de la empresa.
- Libro de Registro de Socios y Accionistas: Para las sociedades limitadas (SL) y las sociedades anónimas (SA), es obligatorio llevar un Libro de Registro de Socios o de Accionistas. En este libro se inscriben las transmisiones de participaciones o acciones y se actualiza la titularidad de los socios o accionistas. Este registro es fundamental para mantener actualizada la estructura de propiedad de la empresa.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales son una de las obligaciones contables más importantes para las PYMEs. Las cuentas anuales son un conjunto obligatorio de documentos contables que reflejan la situación financiera y patrimonial de una PYME. Estos informes permiten a empresarios, socios y terceros interesados evaluar el estado y rendimiento de la empresa. Las PYMEs que cumplan con ciertos criterios pueden utilizar un modelo simplificado de cuentas anuales.
Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, incluyen:
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- Balance: En él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: Que tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.
Plan General de Contabilidad para PYMES
Entre los años 2005 y 2007 se estudió, elaboró y, finalmente, se aprobó un nuevo Plan General de Contabilidad (PGC). Perseguía, entre otros objetivos, la armonización de nuestra contabilidad con el contexto internacional. Entonces, también se decidió crear una versión específicamente adaptada para las PYMEs. Y es que la llevanza de la contabilidad es una de las obligaciones más importantes para todo tipo de negocios.
El Plan General de Contabilidad para PYMEs es de aplicación voluntaria. Siempre es posible decidirse por la versión general. Una vez que hemos optado por aplicarlo, deberemos hacerlo íntegramente. No obstante, puede haber realidades cuyo tratamiento no esté recogido en el PGC para PYMEs y sí en el normal.
En primer lugar, en las normas de registro y valoración, no se incluyen determinadas operaciones que se considera que apenas realizan este tipo de empresas. Además, en las cuentas anuales, los estados contables obligatorios son el balance, la memoria y la cuenta de pérdidas y ganancias.
En cuanto al cuadro de cuentas y los movimientos contables, como en la versión ordinaria del PGC, la aplicación de los recogidos en el PGC PYMEs no tiene carácter vinculante. Se ha decidido que la reciente reforma contable apenas afecte a este texto normativo.
Legalización de los Libros Contables
La legalización de los libros contables se hace de forma telemática a través de la sede electrónica del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social. La presentación de los libros contables es una responsabilidad de los administradores de una empresa. El plazo para legalizar los libros es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. Por otra parte, es importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio del año en curso. Una opción más que recomendable es dejar de la mano de una asesoría contable la realización de estos tramites.
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Importancia de una Correcta Contabilidad
Llevar una correcta contabilidad es crucial para una PYME por varias razones:
- Cumplimiento legal: La legislación española exige llevar ciertos libros contables. El incumplimiento de esta obligación puede resultar en sanciones y multas.
- Transparencia: Una contabilidad clara y detallada permite a los empresarios y a los socios conocer la situación financiera de la empresa en todo momento.
- Toma de decisiones: La información contable es fundamental para la toma de decisiones estratégicas. Permite evaluar la rentabilidad de la empresa, planificar inversiones y gestionar los recursos de manera eficiente.
- Acceso a financiación: Las entidades financieras y los inversores requieren estados financieros precisos para evaluar la solvencia y la viabilidad de la empresa.
- Prevención de fraudes y errores: Una contabilidad ordenada y detallada ayuda a detectar y prevenir fraudes y errores contables.
Sanciones por Incumplimiento
No llevar los libros obligatorios, hacerlo de forma incorrecta o no legalizarlos en plazo puede acarrear sanciones económicas y problemas en caso de inspección fiscal. En el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros. Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
Conclusión
Conocer y cumplir con las obligaciones contables es fundamental para evitar sanciones, mejorar la gestión interna y proyectar una imagen profesional ante bancos, inversores o socios.
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