Muchas empresas, especialmente las pequeñas o medianas, comienzan a elaborar sus facturas con Excel, creyendo que así pueden ahorrar en los gastos derivados de un programa de facturación y gestión. Es verdad que existen muchas plantillas de facturas en Excel en Internet, además de que podemos personalizarlas prácticamente a medida. Pero, ¿es realmente la mejor opción a largo plazo?
Ventajas de la Facturación con Excel
Empezamos por los beneficios que tiene el programa de Excel para hacer facturas:
- Permite reunir todas las facturas en un mismo libro: Puedes aglutinar las facturas por trimestres, años, clientes en un único libro. Eso sí no debemos olvidar numerar cada hoja de Excel con el número de cada factura.
- No hace falta programar nada: Al ser un programa tan utilizado por la mayoría de las empresas, existen plantillas de facturas que pueden ayudarte en esta tarea.
- Convertir la factura en un PDF de forma sencilla: No hace falta que abras otro programa para guardar la factura en formato PDF. Tan solo deberemos marcar guardar como y en caso de no tener esta opción, es recomendable instalar el complemento para formato de archivo correspondiente.
- Facilidad de cálculo: Sólo tendremos que introducir las fórmulas una única vez. El resto será rellenar con los datos de los clientes y el tipo de servicio prestado o artículos comprados. Los totales, junto con IVA y IRPF de la factura se calcularán automáticamente. Asimismo, también podremos aplicar descuentos de forma general, sin tener que ir artículo por artículo. Como consecuencia directa de esto evitaremos errores de cálculo y ahorraremos tiempo.
- Protección de hojas y celdas: Con Excel podrás evitar que alguien cambie algún valor de la plantilla, ya que permite bloquear una hoja o determinadas celdas. Esto es muy útil si son varias las personas que maneja este libro de Excel.
- Numeración automática: El programa hace que introduzcamos las facturas siguiendo una numeración correlativa. De este modo, evitaremos asignar un mismo número a diferentes facturas.
- Es un programa versátil: No solo nos va a ayudar con la facturación de la empresa, también tiene otras funcionalidades: gestión de inventario, costes de producción, etc.
- Disponibilidad del “Paquete Office”: No tiene por qué suponer un desembolso añadido y, dedicando un tiempo inicial, puede ser suficiente para lo que necesitamos.
- Fórmulas y plantillas ya establecidas: Las fórmulas nos permiten realizar operaciones aritméticas de manera inmediata.
- Posibilidad de utilizar funciones gráficas: Es fácil destacar datos fundamentales con colores, negritas para organizar mejor los datos.
Inconvenientes de la Facturación con Excel
Pero no todo son beneficios, encontramos los siguientes inconvenientes de usar Excel:
- La complejidad del programa: Muchas empresas opinan que es complicado utilizar este software aunque esté instalado en casi todos los ordenadores del mundo. Pero este inconveniente se puede salvar mediante plantillas realizadas por expertos en este programa y/o con tutoriales de este programa.
- Posibilidad de cometer errores: Existe el riesgo de copiar mal los datos a la plantilla o escribir mal dichos datos. Pero esto nos va a pasar con cualquier tipo de programa de facturación.
- Es más difícil realizar un análisis del negocio: Algunos empresarios se suelen quejar que es difícil hacer un análisis mediante la utilización de Excel.
- Requiere conocimiento: Hay algunos que apuntan que es necesario tener un conocimiento exhaustivo para poder manejar este programa y sacarle partido. Con nociones básicas puedes utilizar este programa, sin ninguna dificultad. Eso sí, no está demás adquirir alguna formación.
- Dificultad de trabajar varias personas sobre un mismo archivo Excel: Al igual que ocurre con cualquier programa de Windows, este genera una copia de lectura del archivo si este está abierto ya por otro usuario.
- Lentitud: Si la hoja de Excel es muy pesada es difícil que cargue con agilidad y su uso en dispositivos como Tablet o móvil es complejo.
- Falta de actualización.
- Dificultad para compartir: El uso suele ser individual y no permite hacerlo en equipo.
- Crear facturas en Excel es un proceso manual: A veces hacemos una factura a partir de una copia de otra. ¿Te ha pasado alguna vez que le has enviado la factura a un cliente con datos erróneos?
- Es muy poco práctico hacer facturas con Excel si no disponemos de un servidor, un sistema de almacenamiento en la nube o un escritorio virtual.
- Facturar con Excel no es una opción flexible ni escalable.
- Los archivos de Excel se pueden copiar, compartir y distribuir con facilidad, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados o filtraciones de datos si no tomas medidas de seguridad.
- Las hojas de cálculo suelen crear silos de información ya que generalmente las generan y utilizan los mismos equipos de ventas.
- Los problemas con Excel no solo conducen a errores en la gestión comercial, sino que incluso pueden lastrar las perspectivas de futuro de tu empresa. Por tanto, no es una herramienta que realmente te permita ahorrar tiempo o dinero.
- Al realizar la facturación a través de excel se necesita invertir más tiempo, esta herramienta necesita la introducción de datos de forma manual y esto provoca tener que invertir más esfuerzos para solventar errores.
- La emisión de facturas en Excel no solo ralentiza el trabajo, sino que tiene el riesgo de tener cargos legales y fiscales, se prevé que en poco tiempo habrá comunidades de España en las que no se podrá emitir facturas en Excel. Por eso, trabajar con Excel no es buena estrategia si queremos tener la tranquilidad de cumplir con la ley tanto actual como futura.
Excel vs Software de Facturación: Una Comparativa Detallada
Para tomar una decisión informada, es importante comparar las características específicas de Excel y el software de facturación en varios aspectos clave de la gestión de facturas.
| Característica | Excel | Software de Facturación |
|---|---|---|
| Automatización de Tareas | Principalmente manual, con algunas automatizaciones mediante macros. | Automatiza la emisión de facturas, seguimiento de pagos y recordatorios. |
| Gestión de Errores | Propenso a errores humanos debido a la entrada manual de datos. | Minimiza errores con cálculos automatizados y validaciones integradas. |
| Seguridad de Datos | Seguridad básica con contraseñas, pero carece de protección avanzada. | Seguridad avanzada con encriptación, autenticación de usuarios y permisos de acceso. |
| Escalabilidad | Adecuado para pequeñas empresas con bajo volumen de facturas. | Diseñado para manejar grandes volúmenes de facturas y crecer con la empresa. |
| Integración con Otros Sistemas | Limitada y generalmente requiere procesos manuales para la transferencia de datos. | Se integra fácilmente con ERP, CRM y software contable. |
| Cumplimiento Normativo | No proporciona actualizaciones automáticas de normativas fiscales. | Ayuda a garantizar el cumplimiento mediante actualizaciones automáticas e informes adecuados. |
| Generación de Informes y Análisis | Permite la creación de informes, pero requiere conocimientos avanzados y es propenso a errores manuales. | Ofrece herramientas avanzadas de análisis y generación de informes en tiempo real. |
| Acceso y Movilidad | Acceso a través de servicios en la nube, pero la experiencia no es tan fluida. | Proporciona acceso en tiempo real desde cualquier lugar a través de aplicaciones móviles y plataformas en la nube. |
Software de Gestión: La Mejor Alternativa para Hacer Facturas
Sin duda, la mejor forma de gestionar tu negocio es con un software de gestión y facturación. Durante años, miles de autónomos y pequeñas empresas han utilizado Excel para hacer facturas por su simplicidad y bajo coste. Solo hacía falta una plantilla, unos datos básicos y listo.
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Ventajas clave de usar TeamSystem Facturas Billin para facturación en 2025:
- Cumplimiento automático con la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece: TeamSystem Facturas Billin está actualizado con la normativa vigente, incluyendo los requisitos de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y pronto estará adaptado a la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022).
- Ahorro real de tiempo: Con TeamSystem Facturas Billin, puedes crear facturas en segundos usando plantillas personalizadas, rellenar automáticamente los datos de clientes frecuentes, programar facturas recurrentes y reenviar o duplicar documentos con un clic.
- Control total sobre tus facturas: Recibir notificaciones de vencimientos e impagos, programar recordatorios automáticos de cobro y generar informes de ingresos y facturación en tiempo real.
- Facturación más segura y profesional: Frente al caos de carpetas, versiones y correos de Excel, TeamSystem Facturas Billin ofrece un sistema centralizado, ordenado y siempre accesible.
- Soporte y acompañamiento: TeamSystem Facturas Billin no es solo una herramienta, sino un servicio con soporte especializado.
Consideraciones Finales para la Elección
Al decidir entre Excel y un software de facturación, las empresas deben considerar varios factores clave:
- Tamaño y Complejidad de la Empresa: Las pequeñas empresas con un bajo volumen de facturas pueden encontrar Excel adecuado. Sin embargo, a medida que la empresa crece y el número de facturas aumenta, la implementación de un software de facturación especializado ofrece mayores beneficios y eficiencia.
- Presupuesto: Considerar el coste inicial y los costes continuos de implementación y mantenimiento de un software de facturación frente a las soluciones basadas en Excel.
- Necesidades de Integración: Si la empresa utiliza múltiples sistemas empresariales, la integración puede ser un factor decisivo.
- Cumplimiento y Seguridad: Las empresas deben evaluar sus necesidades de cumplimiento normativo y seguridad de datos.
- Eficiencia y Automatización: El tiempo y los recursos necesarios para gestionar las facturas manualmente en Excel frente a la automatización proporcionada por un software de facturación.
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