Hacer un balance de situación que cuadre es uno de los grandes desafíos para los contables de una empresa. Pero, si conseguir que no baile ningún número no fuera suficiente presión, encima un negocio puede ser sancionado si la presentación del documento se retrasa o si contiene errores. Un balance de situación, también llamado balance general, es un documento contable que recoge los datos económicos de un negocio en un momento concreto. Con esta información podemos saber de qué recursos dispone una empresa y de dónde procede su financiación.
¿Qué es un Balance de Situación?
El balance de situación es un informe en el que se refleja con claridad la situación financiera de una organización en un periodo de tiempo determinado. También conocido como balance general de un negocio, este documento indica el patrimonio neto a partir de los activos y pasivos que haya. Es imprescindible para poder hacer un análisis financiero preciso dentro de una empresa.
Importancia del Balance de Situación
Los datos más importantes que contiene un balance de situación son los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Cada compañía puede hacer un balance de situación en cualquier momento y abarcar distintos periodos (un mes, tres, seis…), según sus intereses. No obstante, la legislación española obliga a las empresas a presentarlo una vez al año.
Elaboración del Balance de Situación en Excel
Aunque muchos programas de contabilidad te ayudarán a hacer un balance de situación sin esfuerzo, lo cierto es que puedes hacer el tuyo en una simple hoja de Excel (e incluso en Google Sheets). Este proceso puede parecer fácil y, de hecho, lo es (al menos una vez que tenemos todos los datos). Sin embargo, hacer un balance de situación es aún más sencillo y rápido con plantillas.
Plantillas Gratuitas para Balance de Situación
A continuación, te ofrecemos dos plantillas que puedes descargar gratis y usar libremente. Vamos a ver para qué sirve cada una y cómo te pueden ayudar a tener bajo control la contabilidad de tu empresa.
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1. Plantilla para Balance General de la Empresa
Esta plantilla te permite obtener el balance de situación de tu negocio, es decir, un retrato panorámico de tu empresa. Para utilizar esta plantilla basta con rellenar los datos de la primera pestaña: activos, patrimonio neto y pasivos. Con esta información, la plantilla calcula automáticamente el total del activo y el total del patrimonio neto y los pasivos.
2. Plantilla de Balance Contable para Pymes
Esta plantilla de balance contable sirve para que cualquier pyme lleve su contabilidad fácilmente. Al igual que en la plantilla anterior, para rellenar la plantilla de balance contable tendrás que poner los datos correspondientes a activos, pasivo y patrimonio neto de un periodo determinado. En el caso de esta plantilla, está preparada para realizar análisis anuales.
Una vez introducidos los datos, la hoja de cálculo hace las cuentas automáticamente.
Cómo Descargar y Usar las Plantillas de Excel
- Haz clic en el link que te hemos proporcionado.
- Se abrirá una página de Google Sheets (hojas de cálculo de Google).
- Estas plantillas están en formato de solo lectura. Para editarlas tienes dos opciones:
- Haz clic en Archivo, baja hasta Descargar y selecciona el formato deseado. Si descargas estas plantillas en formato Microsoft Excel (XLSX), podrás trabajar con ellas directamente en tu programa de escritorio.
- Haz clic en Archivo y luego en Hacer una copia.
Es bastante fácil, pero es todavía más cómodo recurrir directamente al programa de Holded. En la sección de Analítica > Informes > Reporting > Finanzas podrás filtrar los resultados y establecer el nivel de detalle de tu balance de situación.
Plantilla de Balance de Situación en Excel: Paso a Paso
Nuestra plantilla de balance de situación tiene un funcionamiento muy simple: solo tienes que rellenar una serie de campos con los datos financieros del negocio. Ella se encarga de todo lo demás, haciendo los cálculos de forma automática para darte los importes totales al momento.
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Activo No Corriente
El activo no corriente se obtiene de forma automática con nuestra plantilla de balance general. Solo tienes que encargarte de indicar los valores correctos en los campos que indicamos a continuación y obtendrás el resultado:
- Inmovilizado intangible
- Inmovilizado material
- Inmovilizado inmobiliarias
- Inversiones en empresas del grupo y asociadas a largo plazo
- Inversiones financieras a largo plazo
- Activos por impuesto diferido
Activo Corriente
Para ver el activo corriente de tu empresa, lo obtendrás de manera automática una vez hayas completado los campos en blanco de los siguientes apartados y sus subapartados cuando corresponda:
- Existencias
- Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar
- Inversiones en empresas del grupo y asociadas a corto plazo
- Inversiones financieras a corto plazo
- Periodificaciones a corto plazo
- Efectivo y otros activos líquidos equivalentes
Total Activo
El campo de Total Activo se calcula automáticamente una vez has rellenado correctamente los campos anteriores. Lo obtendrás al momento.
Pasivo No Corriente
La plantilla te ofrece automáticamente el valor del pasivo no corriente pero, para ello, tienes que rellenar los campos en blanco de los siguientes apartados, con algunos compuestos a su vez por varias subsecciones:
- Provisiones a largo plazo
- Deudas a largo plazo
- Deudas con empresas del grupo y asociadas a largo plazo
- Pasivos por impuesto diferido
- Periodificaciones a largo plazo
Pasivo Corriente
El valor del pasivo corriente se obtiene automáticamente con la suma de los siguientes conceptos que, a su vez se subdividen en varios campos. Debes asegurarte de introducir el importe exacto en cada uno de estos campos y sus respectivos subcampos:
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- Pasivos vinculados con activos no corrientes mantenidos para la venta
- Provisiones a corto plazo
- Deudas a corto plazo
- Deudas con empresas del grupo y asociadas a corto plazo
- Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar
- Periodificaciones a corto plazo
Total Patrimonio Neto y Pasivo
Una vez hayas completado todos los campos anteriores, obtendrás automáticamente el valor del total del patrimonio neto y pasivo en su campo correspondiente.
Más Plantillas de Excel para la Gestión de tu Pyme
Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.
Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo. Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas.
Algunas plantillas útiles incluyen:
- Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas.
- La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa.
- La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación.
- Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria.
- La última de las planillas de Excel gratuitas de contabilidad que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. Para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y, a continuación, personalizar el periodo y la denominación o razón social.
- El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas. Con esta plantilla de Excel de factura empresarial podrás realizar y emitir facturas con agilidad. Todos ellos editables y automatizados.
- Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos.
- En el modelo de presupuesto de ventas podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta.
- Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras.
- Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. En este proceso es importante contar con esta plantilla de control de inventario, que permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear.
- Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto.
- El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones.
- Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea.
- Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral.
- Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Esta información se cruza con la del resto de compañeros para facilitar la organización de equipos.
- Esta plantilla de calendario con agenda es una herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales de manera visual y estructurada. Gracias a su diseño intuitivo, facilita la gestión del tiempo, evitando olvidos y optimizando la planificación.
- Con funciones integradas para priorizar tareas y alertar sobre posibles retrasos, ayuda a mantener el control y la organización en equipos de trabajo.
- Esta plantilla de base de datos de empleados es una solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa. Permite registrar datos como nombres, puestos, contactos, fechas de ingreso, salarios y otros detalles relevantes en un formato ordenado y de fácil acceso. Ideal para departamentos de Recursos Humanos o pequeñas empresas, esta herramienta ayuda a mantener un control eficiente de la nómina, evaluar la estructura organizacional y generar reportes básicos.
- Esta plantilla de calendario de vacaciones es una herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa. Permite registrar las fechas solicitadas y aprobadas de cada colaborador, evitando solapamientos y garantizando una distribución equitativa del tiempo libre. Con funciones para filtrar por departamento, empleado o mes, facilita el control de las vacaciones acumuladas y usadas. Es ideal para equipos de RRHH, gerentes o pequeñas empresas que necesitan un sistema sencillo pero efectivo para administrar este beneficio laboral, cumpliendo con la normativa y manteniendo un ambiente laboral organizado.
Alternativas a Excel: Software de Contabilidad
Como decíamos al comienzo de este artículo, utilizar plantillas de Excel para hacer un balance de situación o contable es buen recurso… pero no el mejor. Y es que, por fácil y accesible que sea este programa, lo cierto es que no se puede comparar a llevar la contabilidad en un software diseñado específicamente a tal efecto.
También si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.
Pero nuestra recomendación para elevar tu gestión es utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.
Gracias a Holded, tendrás toda tu información a un clic de distancia y accesible desde cualquier dispositivo. Tus modelos de impuestos estarán siempre preparados para presentar, tu libro diario se actualizará solo y sabrás dónde va cada céntimo de la contabilidad. Y eso es solo el principio, porque el ERP en la nube de Holded también sirve para llevar la facturación, administrar el inventario, organizar el equipo, conectar con tus clientes a través de la herramienta de CRM… Y, si todavía no te parece suficiente, encima Holded cuenta con numerosas integraciones para que puedas gestionar cualquier detalle de tu negocio en cualquier momento y lugar.
Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar.
Dónde Encontrar y Cómo Utilizar Plantillas de Excel
Puedes descargar plantillas desde sitios web oficiales como Microsoft Office o desde otros sitios especializados. Después, puedes editar la hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades. Puedes guardar las plantillas de Excel en una carpeta en local en tu ordenador, o bien en tu smartphone o tablet.
Consejos Adicionales
- Para eliminar comentarios individuales: haz clic derecho en la celda con el comentario y selecciona “Eliminar comentario”.
- Sí, en general, las plantillas de Excel en formato .xlsx o .xls son compatibles con otros programas como Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. Sin embargo, algunas funciones avanzadas o macros pueden no ser compatibles o requerir ajustes.
- Sube la plantilla de Excel a Google Drive. Después, abre el archivo y haz clic en ‘abrir con Google Sheets’.
- Por supuesto, hay muchos tutoriales en YouTube y también cursos en plataformas como Udemy.
Plantillas Oficiales de Cuentas Anuales
Plantilla oficial de las cuentas anuales según marca la regulación. El archivo definitivo para registrar las cuentas oficiales de la empresa en formato normal y abreviado con hasta 5 años fiscales. Archivo totalmente adaptable por el usuario que contiene todas las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de flujos de efectivo y estado de cambios en el patrimonio neto.
Un archivo Excel con dos pestañas con los formatos oficiales, normal y abreviado de balance y cuenta de pérdidas y ganancias, con hasta 5 años para poder comparar y los códigos de cuenta contable.
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Todos los archivos han sido diseñados por expertos en empresas y programados por profesionales de la programación, a pesar de ello, algún archivo podría contener algún error de programación.
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