A la hora de gestionar una empresa, es fundamental controlar su liquidez y hacer una estimación de su estado a medio y largo plazo. Para esto es para lo que se recurre a la previsión de tesorería, un procedimiento que requiere un profundo análisis de la entrada y salida de dinero en una empresa en periodos de tiempo muy concretos.
En Quipu hemos creado una plantilla Excel para la previsión de tesorería con la que podrás analizar la liquidez de tu negocio y llevar a cabo todo este proceso de forma fácil, sólida, rápida y fiable.
¿Qué es la Previsión de Tesorería?
La previsión de tesorería es una herramienta que se utiliza para predecir los ingresos y gastos que tendrá un negocio durante un tiempo determinado. En base al movimiento de efectivo que tiene una empresa, permite ver cómo se comportará en los próximos meses.
Para poder hacerla, es necesario analizar cada movimiento de dinero que se lleve a cabo dentro de una empresa, repasando los ingresos, las ventas, los préstamos a recibir, las inversiones a realizar, el pago de la financiación y todo lo que afecta a la liquidez de un negocio.
¿Cómo Funciona Nuestra Plantilla de Previsión de Tesorería?
El funcionamiento de nuestra plantilla de previsión de tesorería es bastante simple. Recopilando todo un año natural, te facilita el ajuste del saldo inicial del primer mes del año, además de apuntar ingresos y gastos mensualmente. La puedes personalizar como quieras, añadiendo diferentes vías o formas de gasto y de ingresos junto con desgloses por clientes, proyectos o establecimientos en cada apartado. La plantilla se ajusta automáticamente a dichos cambios, aunque tiene un requisito indispensable: los valores numéricos introducidos deben ser positivos.
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A continuación, repasaremos los cuatro apartados de nuestra plantilla de previsión de tesorería y explicaremos cómo rellenar cada uno:
Configuración del Saldo Inicial
Primero hay que indicar el saldo inicial, para lo que tienes que rellenar la casilla del mes de Enero, a ser posible con el saldo final registrado en tu empresa el mes anterior (Flujo de caja financiero). La plantilla ajusta el saldo inicial automáticamente para cada nuevo mes teniendo en cuenta los ingresos, gastos y financiamientos del mes anterior. Al indicar los de enero, el resultado que obtengas será el saldo inicial de febrero. Y así, consecutivamente.
Registro de Todos los Ingresos
En la sección de Ingresos hay que indicar todas las entradas de efectivo, introduciéndolas en sus respectivas casillas en la columna blanca correspondiente al mes que estás registrando. En la imagen hay tres campos que puedes modificar, añadiendo, eliminando o alterando lo que pone en ellos, para ajustar la sección a tu gusto. No necesitas conservar las categorías contables que vienen indicadas por defecto. Si quieres, puedes indicar los ingresos por clientes, proyectos o establecimientos El total de estas cuentas aparece indicado en el campo “Total Ingresos”.
Registro de Todos los Gastos
Ahora hay que registrar los gastos del mes en los campos de su columna blanca correspondiente. Como en el apartado anterior, puedes modificar los apartados para que se ajusten mejor a las necesidades de tu negocio. Una vez introducidos estos datos, verás que el apartado «Total gastos» muestra el resultado final automáticamente.
Tras haber completado ingresos y gastos, la sección Flujo de caja económico mostrará el valor resultante de la siguiente operación: Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos.
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Registro del Financiamiento
El registro del financiamiento de esta plantilla está dividido en estas secciones: Financiamiento Recibido y Pagos de Financiamiento.
En “Financiamiento Recibido” hay que introducir todo el dinero percibido en un mes a través de créditos y/o préstamos, en sus respectivas casillas. Puedes añadir subvenciones o prestaciones recibidas también y, por supuesto, modificar los apartados añadiendo, eliminando o alterando en base a tus necesidades. El resultado de todo este financiamiento aparece automáticamente en “Total Financiamiento”.
La otra parte es “Pagos de financiamiento”, donde introducir los pagos mensuales de cuotas de préstamos o créditos en la empresa. Esta sección también es personalizable, como la anterior, y muestra su resultado final en “Total Financiamiento”.
Completado todo esto, el apartado Flujo de caja financiero mostrará una cifra que que refleja el flujo real de dinero en la empresa. Su valor se obtiene de la siguiente forma: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento.
El valor final puede ser positivo (se gana más de lo que se gasta) o negativo (se gasta más de lo que se gana), y aparece marcado de forma automáticamente en la casilla de Saldo Inicial del mes siguiente.
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Alternativa a la Plantilla de Excel
Esta plantilla de previsión de tesorería en Excel es una solución práctica y fácil, pero rellenarla mensualmente requiere dedicación y tiempo, además de especial atención para evitar posibles errores al introducir datos. Si quieres que tu negocio tenga unas cuentas impecables, debes evitar los errores humanos, y para eso lo mejor es usa un programa que calcule la previsión de tesorería de forma automática, añadiendo además gráficos que muestren la progresión de la empresa.
Un software como el que podemos ofrecerte en Quipu.
¿Qué es el Plan de Tesorería?
El plan de tesorería es un recurso que permite a la empresa registrar todas las entradas y salidas de efectivo durante un periodo de tiempo concreto y proyectar la liquidez de cara al futuro. Es indispensable para asegurar la cobertura de las obligaciones financieras de un negocio y tener una visión clara sobre su evolución.
Esta herramienta permite detectar posibles problemas relacionados con el flujo de efectivo y resulta vital para la toma de decisiones en una empresa. Por eso, es muy importante contar con ella.
¿Cómo Funciona Nuestra Plantilla de Plan de Tesorería?
Facilidad es la palabra que mejor define el funcionamiento de nuestra plantilla de plan de tesorería. Está diseñada para abarcar un año natural mes a mes, como también para personalizarla a tu medida y automatizar todos los cálculos de entradas y salidas de capital. Puedes añadir o eliminar casillas relacionadas con gastos o con ingresos, ya que se ajusta automáticamente a todo lo que hagas. ¿Su único requisito? Introducir únicamente valores numéricos positivos.
Nuestra plantilla los interpretará como corresponda en cada caso. Dicho esto, vamos a explicar cada apartado y cómo usar nuestra plantilla de plan de tesorería a continuación:
Configuración del Saldo Inicial
El primer dato a introducir es el Saldo Inicial en el mes de Enero. Lo ideal es introducir en este campo el saldo final del mes anterior en tu empresa. Debes tener en cuenta que nuestra plantilla ajusta automáticamente el saldo inicial de cada nuevo mes.
Para ello, tiene en cuenta todos los gastos, los ingresos y el financiamiento del mes previo. Si los rellenas correctamente, verás el dato reflejado sin que tengas que cambiar nada.
Registro de Todos los Ingresos
En Ingresos tienes que registrar las entradas de efectivo del mes correspondiente. Puedes modificar cada apartado en la sección de la izquierda, modificando su contenido, eliminando o añadiendo los apartados que necesites.
Por otra parte, a la hora de introducir los datos, debes hacerlo en las casillas de la columna blanca del mes que estás trabajando. No hay por qué conservar las categorías contables guardadas originalmente en la plantilla. Puedes reorganizarlas y alterarlas como desees. Al final, cuando hayas introducido todos los datos, verás el montante total correspondiente en el campo “Total Ingresos”.
Registro de Todos los Gastos
Tras ver las entradas hay que ver las salidas de dinero, y para ello tienes que introducir los gastos del mes en los campos de su columna blanca. Al igual que en el anterior apartado, aquí tienes libertad para modificar las secciones en base a las necesidades de tu empresa.
Registrada la información, verás que el apartado «Total gastos» refleja automáticamente el resultado final.
Completados los dos pasos anteriores, la plantilla mostrará el resultado final (Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos) en el apartado Flujo de caja económico.
Registro del Financiamiento
Toda empresa recibe préstamos o ayudas, y tiene que pagar cuotas por préstamos o créditos. En nuestra plantilla, todo esto se refleja en la sección Registro del financiamiento. La primera parte de esta sección es “Financiamiento Recibido”, y en ella debes indicar todo efectivo ingresado mediante créditos, préstamos, ayudas o subvenciones.
Puedes modificar los apartados, añadir o quitar según convenga. Al final, el resultado mensual aparecerá en “Total Financiamiento”. La segunda parte es “Pagos de financiamiento”, y en ella hay que indicar todos los pagos correspondientes a cuotas de préstamos, créditos y demás productos similares en tu negocio.
Puedes personalizar esta sección como la anterior, y el resultado final, al igual que esta, aparecerá en “Total Financiamiento”.
Una vez hayas rellenado todos estos apartados, la sección Flujo de caja financiero indicará el resultado final fruto de todos los gastos e ingresos del mes haciendo este cálculo: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento.
Este resultado puede ser positivo (se ha ingresado más que lo gastado) o negativo (se ha gastado más que lo ingresado), y aparecerá automáticamente en el apartado Saldo Inicial del mes siguiente.
Como has visto, en realidad el proceso es sencillo, pero lo sería más para tu empresa si contaras con una representación gráfica de toda esta información. Así, es posible ver la curva de progresión de liquidez de la empresa y ver si, realmente, hay rentabilidad o no, o posibilidad de cumplir las obligaciones financieras.
Alternativa a la Plantilla de Excel
Nuestra plantilla de plan de tesorería en Excel es una herramienta muy útil gracias a su facilidad de personalización y de uso. No obstante, es posible cometer errores en ella al introducir la información, y exige bastante dedicación para poder registrar todos los datos con precisión. Si quieres evitar estos problemas y tener unas cuentas perfectas, evitando los posibles errores humanos, necesitas usar un programa que automatice el plan de tesorería.
¿Qué es el Presupuesto de Tesorería?
La correcta gestión financiera es vital en una empresa, y para ello hay que saber cuándo hará falta contar con más liquidez y cuándo hace falta menos. Algo que solo se puede saber con un buen presupuesto de tesorería, con una profunda labor de contabilidad y registro de cobros, ingresos y otros aspectos.
El presupuesto de tesorería es un documento financiero que predice las entradas y salidas de efectivo en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Generalmente, se centra en un plazo de un mes a un año y su información se basa en todos los pagos y cobros previstos para el plazo que se haya escogido. Combina pagos, cobros, saldos de las cuentas bancarias y compromisos de pago para dar una mejor idea del flujo de dinero en un negocio.
Es imprescindible para prever las posibles necesidades de efectivo en una empresa y asegurar la liquidez suficiente en todo momento, vaticinando las épocas de excedente o déficit de efectivo.
¿Cómo Funciona Nuestra Plantilla de Presupuesto de Tesorería?
El funcionamiento que tiene nuestra plantilla de presupuesto de tesorería es sencillo. Abarca un plazo máximo de un año y permite, mes a mes, configurar valores relacionados con pagos y cobros para poder hacer las predicciones necesarias para una correcta gestión financiera. Es totalmente personalizable, permitiendo cambiar valores de los campos, añadir secciones para proyectos o clientes, así como fuentes de cobros o de pagos, y solo exige que los valores numéricos introducidos siempre sean positivos.
Ella se encarga de usarlos como corresponda en todo momento. Si quieres saber más, a continuación explicamos cómo funciona nuestra plantilla de presupuesto de tesorería paso a paso:
Configuración del Saldo Inicial
Lo primero que hay que hacer es registrar el saldo inicial. Al comenzar el año se debe hacer en la casilla de Enero, indicando el saldo final de tu negocio en diciembre del año anterior. Nuestra plantilla siempre tiene en cuenta los cobros y depósitos del mes previo para indicar el saldo inicial del mes siguiente automáticamente. Así, al rellenar todo lo correspondiente a enero, verás cómo se actualiza febrero sin hacer nada.
Registro de Todos los Ingresos
Todos los cobros y entradas de efectivo del mes deben indicarse en el apartado Ingresos, a través de las casillas habilitadas en la columna blanca del mes que estés registrando. Aquí puedes modificar las secciones, cambiando su definición o añadiendo o quitando en base a las necesidades de tu negocio. La plantilla se encarga de hacer los cálculos automáticamente, por lo que no es necesario conservar las categorías contables que vienen por defecto.
Puedes comprobar cómo, cambies lo que cambies, al final todo se calcula automáticamente en «Total Ingresos».
Registro de Todos los Gastos
Lo siguiente es registrar gastos mensuales, sean pagos, compromisos de pago u otras opciones. Par ello, sigue el mismo proceso que en el apartado anterior, teniendo la misma libertad para modificar apartados en base a tus necesidades. Cuando hayas introducido toda la información, el apartado de «Total gastos» se actualizará con el resultado final.
Tras haber completado ingresos y gastos, en la sección Flujo de caja económico verás el resultado, que se obtiene automáticamente con la siguiente operación: Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos.
Registro del Financiamiento
La financiación también afecta al presupuesto de tesorería, y en nuestra plantilla esto se refleja en dos apartados: Financiamiento Recibido y Pagos de Financiamiento.
En el apartado de “Financiamiento Recibido” debes introducir todo lo ingresado en el negocio mediante créditos o préstamos, aunque también es válido introducir prestaciones por ayudas o subvenciones, añadiendo o modificando apartados si es necesario. El resultado aparecerá en la casilla correspondiente de «Total Financiamiento».
En «Pagos de financiamiento» debes introducir el pago de las cuotas de dichos préstamos y créditos, teniendo la misma posibilidad de modificar, añadir o eliminar apartados si fuera necesario. El total aparecerá automáticamente en «Total Financiamiento».
Finalmente, el apartado Flujo de caja financiero mostrará una cifra que que refleja el efectivo que hay en la empresa siguiendo esta fórmula: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento.
Dicho resultado puede ser positivo o negativo, y se trasladará al Saldo Inicial del próximo mes.
Por supuesto, aunque el dato sea claro, con una representación gráfica resulta mucho más fácil ver la tendencia y progresión para el negocio, lo que ayuda a su vez a determinar mejor su evolución.