Seguramente en algún momento has pensado en hacer un cambio con respecto a la manera de trabajar de tu empresa, probablemente habrá cosas que no funcionan de manera correcta y has llegado a pensar en reorganizar el funcionamiento de varias áreas. ¡Claro que siempre es buena idea!, pero siempre es recomendable que, antes de iniciar la planificación de un proyecto, tenemos que tener un plan elaborado para de esta manera poder asegurarte de alcanzar los objetivos, por eso, en este articulo te hablaremos de una herramienta muy útil para lograr la transformación: la gestión de proyectos.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Para poder entender qué es la gestión de proyectos, primero tienes que saber lo que se entiende como proyecto en un entorno empresarial, que se define como un cúmulo de labores con visión a corto, medio o largo plazo, que se deben ejecutar para desarrollar una idea u objetivo de negocio. Por lo tanto, la gestión de proyectos engloba las metodologías que se necesitan para poder alcanzar los objetivos de un proyecto, así como la planificación y las directrices necesarias para lograrlo.
Por lo tanto, definido de esta manera, prácticamente cualquier paso que decida llevar a cabo la empresa, se puede considerar como un proyecto, ya que son fundamental en la actividad cotidiana de la compañía y el éxito de que las cosas vayan bien depende del éxito en la gestión de proyectos.
Características de un Proyecto
Los proyectos se llevan de manera diferenciada a la actividad empresarial, ya que se requiere establecer unos objetivos específicos para llevar a cabo dicho proyecto. La manera de llevar a cabo el proyecto se ve condicionada por lo complicado de los objetivos, la importancia y la escalabilidad, es decir, la probabilidad de que el proyecto pueda lograr llevarse a cabo.
La gestión de proyectos se caracteriza por vigilar, establecer y ejecutar el cumplimiento de logros realistas, específicos, alcanzables y medibles que puedan cumplir con las tareas de organización, guiándose siempre por tres objetivos principales:
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- Dirigir hacia la aprobación definitiva y la finalización del proyecto.
- Seguimiento del inicio y evolución de un proyecto.
- Detectar los problemas que puedan surgir y buscar diversas formas de solucionarlos.
¿Cómo se lleva a cabo la Gestión de Proyectos?
A continuación tendrás una breve descripción de los pasos a seguir para llevar a cabo una óptima gestión de tus proyectos.
Plan de Gestión
- Realizar una visión general.
- Definir el alcance: concretar qué acciones se necesitan y hasta dónde se quiere llegar.
- Desarrollar los objetivos: los cuales deben estar enumerados y explicados de forma específica.
- Identificar roles y responsabilidades.
- Determinar los resultados a alcanzar o ser proporcionados.
- Generar un calendario: creando un calendario tendremos la posibilidad de controlar los tiempos, para así poder dividir el proyecto en fases definiendo cada una de las tareas, los objetivos que se quieren encontrar y, las fechas de inicio y fin de cada una de estas fases.
- Asignar el presupuesto.
- Aprobación: todos los involucrados en el proyecto, deben revisar este plan para aprobarlo.
Fases de un Proyecto
Los proyectos se dividen en 5 fases que detallaremos a continuación:
- Análisis de viabilidad del proyecto: Se basa en comprobar si el proyecto es viable, la primera pregunta que nos tenemos que hacer es ¿el beneficio que se obtendrá al finalizar, compensará la inversión que se necesita?, para poder responder a esta pregunta tendremos que analizar elementos como el tiempo, los recursos que se necesitan y el valor económico que se pretende.
- Planificación minuciosa del trabajo: Antes de iniciar el proyecto se debe crear un calendario estableciendo las fechas en las que se inicia y finaliza cada parte del proyecto, así como todas sus tareas y sus recursos necesarios. Es importante tener en cuenta que, si no se define minuciosamente, esto puede repercutir negativamente en la empresa.
- Realización del proyecto: Durante esta fase se pone en práctica el conjunto de técnicas, las maneras de administrar los recursos y la forma de gestionar los procesos.
- Seguimiento y control del proyecto: Es la fase más importante, ya que se basa en seguir de cerca y controlar el desarrollo del proyecto, para así comprobar si se está cumpliendo con las expectativas de planificación y calidad establecidas desde un inicio, de un seguimiento adecuado depende que el proyecto finalmente tenga éxito o no.
- Cierre del proyecto: Se evalúan las diferencias entre lo que se ha previsto durante la planificación y lo que realmente ha sucedido, llevando a cabo una evaluación mediante un checklist o lista de control.
Metodologías de Gestión de Proyectos
Dentro de las metodologías de gestión de proyectos, existen 6 categorías distintas que, a continuación, resumiremos el funcionamiento de éstas:
- La metodología secuencial tradicional: Es una metodología basada en fases secuenciales, es decir, que hasta termina una fase, no se podrá pasar a la siguiente, por lo tanto, en todo momento es posible controlar el desarrollo y finalización de cada fase. A pesar de que permite tener un buen seguimiento del procedimiento, tiene una desventaja, que si fuese necesario modificar alguna fase, hay que volver al inicio y comenzar casi desde cero.
- PMI/PMBOK: Sigue cinco fases establecidas y definidas en la “Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, sin embargo, una gran parte de las personas se resisten a denominarle como una metodología, ya que lo definen como una serie de arreglos y pautas necesarias para dirigir un proyecto.
- Agile: Se aprecian algunos elementos por encima de otros:
- Los empleados y sus interacciones sobre herramientas y procesos.
- Un software eficiente por encima de la documentación.
- Una colaboración con el cliente sobre una negociación.
- La capacidad de responder sobre la destreza para seguir un plan determinado.
- Change management (Gestión de cambio): Es una metodología que se centra en la gestión del cambio, tomando el control del cambio cuando aparece y proyectando los posibles riesgos.
- Metodologías apoyadas en el proceso: Se trabaja con el Business Process Management, BPM (gestión de procesos de negocio), enfocando el procedimiento para realizar el trabajo como una serie de técnicas.
- Otras metodologías: Su finalidad es gestionar el cambio mientras que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.
Seguir una metodología de gestión de proyectos adecuada y eficaz es fundamental para conseguir el éxito de cualquier tipo de iniciativa empresarial.
Tipos de Metodologías
- Metodología AGILE: Se centra en la optimización de recursos, destacando la gestión del tiempo y la colaboración entre los profesionales.
- Metodología de cascada: Creada en los años 70 destaca por la concatenación de las tareas, las cuales se encuentran ligadas unas a otras, es decir, la tarea B no puede avanzar hasta que no se completa la tarea A.
- Metodología de cadena crítica (CCPM): Se enfoca en identificar en primer momento aquellas tareas críticas o dependientes, esto es, aquellas que necesitan de otra para cumplimentarse.
- Diagrama de Gantt: Es una de las más conocidas y una de las más utilizadas debido a su simplicidad. Se trata de un diagrama de dos ejes, en el que se detallan las tareas y fases del proyecto y el tiempo estimado de ejecución.
Herramientas de Gestión de Proyectos
El uso de herramientas de gestión de proyectos, como software de programación, seguimiento de tareas y colaboración online, facilita la coordinación y el seguimiento del progreso del proyecto.
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Las herramientas informáticas de gestión de proyectos permiten hacer frente a ciertos problemas: estas herramientas permiten definir el proyecto y organizar la estructura del equipo de trabajo, establecer la planificación temporal de sus actividades, costes, recursos, etc. Las herramientas de gestión mejoran el seguimiento del proyecto, permiten obtener información instantánea sobre el grado de cumplimiento de la planificación temporal de actividades, optimizar el empleo de recursos necesarios para su realización, etc.
Existen varias herramientas informáticas comerciales concebidas expresamente para la gestión de proyectos, cada una de ellas con diferentes características, alcance y coste. Asimismo, ciertos ERPs (sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) disponen de módulos específicos para la gestión de proyectos.
Casos de Éxito
- CIRCET: Circet España es una empresa líder a nivel nacional y europeo en el sector de las telecomunicaciones.
- URÍA: URÍA es una empresa familiar, fundada en 1945, que hoy avanza bajo la dirección de su tercera generación.
- ARCE CLIMA: Especializada en el mundo de la electromecánica, Arce Clima nace en 1994 en Galicia y dedica su actividad principalmente a la instalación de climatización y de protección contra incendios. La compañía ha incorporado las soluciones de Microsoft Dynamics 365, Business Central, Field Service y Power BI, además de la solución ARBENTIA Project Management para monitorizar, mejorar la comunicación o analizar los datos obtenidos de su actividad.
- GRUPO RETINEO: En 2009 surge Grupo Retineo con la finalidad de dar un cambio al sector de la construcción, sobre todo a la rehabilitación y restauración de edificios. Gracias a la implantación de ARBENTIA Project Management han mejorado la entrada de datos internos, lo que suponía grandes problemas al hacerlo de manera manual.
- GREENING GROUP: Greening Group, grupo de empresas especializado en energías renovables y medio ambiente, cuenta con sedes propias en Granada, Madrid, Barcelona, Ciudad de México, Senegal y Rabat. Confían en ARBENTIA como partner para su expansión internacional y acercar las energías renovables a la sociedad y a las empresas para conseguir un mundo más sostenible.
Factores Clave para el Éxito en la Gestión de Proyectos
Para lograr el éxito en la gestión de proyectos, es crucial considerar los siguientes aspectos:
- Definición del alcance del proyecto: Antes de embarcarse en cualquier proyecto, es crucial definir claramente los objetivos, los entregables y los límites del proyecto.
- Planificación detallada: La planificación es una etapa crítica en la gestión de proyectos.
- Asignación de recursos: Los recursos adecuados, incluidos el personal, el presupuesto y los materiales, son esenciales para la ejecución exitosa del proyecto.
- Comunicación efectiva: La comunicación clara y constante es fundamental para mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, los problemas identificados y las decisiones tomadas. Para mejorar la comunicación en un proyecto, es importante establecer canales de comunicación claros y efectivos desde el principio.
- Gestión de riesgos: Todos los proyectos están expuestos a riesgos que pueden impactar en su éxito. Por ello, la identificación, evaluación y mitigación de riesgos son actividades críticas en la gestión de proyectos. La gestión de riesgos en un proyecto implica identificar, analizar y priorizar los riesgos potenciales que podrían afectar el éxito del proyecto.
- Metodología ágil: La metodología ágil ha ganado popularidad en la gestión de proyectos empresariales debido a su enfoque iterativo e incremental.
- Enfoque en resultados: En lugar de centrarse únicamente en la ejecución de tareas, los gerentes de proyectos deben enfocarse en la entrega de resultados que agreguen valor al negocio.
- Aprendizaje continuo: La gestión de proyectos empresariales es sin duda un sector dinámico que evoluciona constantemente.
- Cultura de colaboración y empoderamiento: Por último, fomentar una cultura de colaboración y empoderamiento dentro del equipo del proyecto puede aumentar la motivación, la creatividad y la productividad.
- Liderazgo: El liderazgo es fundamental en la gestión de proyectos, ya que un líder efectivo puede motivar al equipo, facilitar la resolución de conflictos y asegurar que todos los miembros trabajen hacia un objetivo común.
Importancia de la Gestión de Proyectos
Solo el 58% de las empresas son conscientes de la importancia de la gestión de proyectos y de cómo beneficia la efectividad en la resolución de problemas. Los proyectos suelen involucrar la participación de diferentes equipos y es fundamental que se puedan organizar, entender las prioridades estratégicas y fijar los objetivos de negocio. La gestión de proyectos se trata básicamente, de ayudar a que las personas correctas, hagan las tareas correctas, en el momento correcto. Sin una planificación adecuada, los equipos intentarán atacar los problemas en caliente, esperando que con suerte el proyecto pueda completarse sin mayor afectación. Mientras que con la ayuda de un Project Manager, se podrá dividir el proyecto en tareas, hitos y plazos de tal forma que sea posible reaccionar ante los problemas de forma más ágil.
Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos se compone por cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre.
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- Inicio del proyecto: Esta fase marca el comienzo de un proyecto y es en donde se realiza la preparación del mismo.
- Alcance del proyecto: Se especifican los objetivos y las limitaciones que tendrá.
- Recursos dispuestos: Se hace una descripción general de todo lo que implicará el proyecto, respecto a recursos y tiempo.
- Presupuesto: Detallar el valor que se necesita para lograr el proyecto con éxito.
- Planificación del proyecto: El objetivo de esta fase es crear un plan de proyecto, que especifique cómo se gestionará cada área durante la ejecución del mismo. Se establecerán hitos y fechas clave para cada etapa, junto con la fecha de finalización, así como las metas individuales del proyecto. Esta es una gran forma de que todos los departamentos tengan claro sus responsabilidades y avancen hacia el mismo objetivo. Otro de los aspectos importantes a definir cuál es la metodología de gestión de proyectos que será usada. Puedes elegir entre Agile, Scrum, Lean, Kanban, entre otras.
- Ejecución: En esta fase se cubren la asignación y gestión adecuadas de todas las tareas del proyecto descritas en la fase de planificación. Los Project Manager se encargarán de supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que avance a las siguientes fases.
- Ejecución de tareas: Se deben monitorear las tareas dentro del marco del tiempo en el tiempo especificado.
- Seguimiento y control: Durante la fase de seguimiento, el tiempo, coste y rendimiento, se comparan en cada etapa y se realizan las modificaciones necesarias en cada una de las actividades para mantener el curso del proyecto.
- Cierre del proyecto: En la última fase de la gestión de proyectos se presentan los entregables finales a las partes interesadas. Al igual que en otras etapas, es fundamental que todos los departamentos aprueben cada tarea. Asimismo, es importante que se le dedique un tiempo a la reflexión en donde se planteen mejoras para próximos proyectos y aprendizajes. La evaluación al final de un proyecto es crucial porque permite al equipo analizar el desempeño y los resultados obtenidos. Este proceso ayuda a identificar áreas de mejora, documentar lecciones aprendidas y reconocer logros.
Recomendaciones Clave
- Dedica el tiempo necesario a las fases de iniciación y planificación, ya que de ello depende el éxito. Al establecer los objetivos y acordar las tareas y prioridades, hay menos posibilidades de confusión dentro de los equipos y esto contribuye a la obtención de buenos resultados.
- Elige la metodología que más se adecúe a tu tipo de proyecto, puesto que ayudará a determinar cómo se prioriza y distribuye el trabajo.
- Mantente en constante comunicación con los equipos de trabajo para que estos sepan cuáles son sus responsabilidades y puedan entender el rol de cada uno. De esta forma, será fácil acudir a una persona en concreto en caso de presentarse algún obstáculo que pueda interferir con el proyecto.
- Sé realista con los tiempos y el alcance del proyecto. Si bien es casi imposible desarrollar un cronograma de gestión de proyectos perfecto, equilibrar estos dos factores es una inversión que vale la pena para el éxito del mismo.
- Apóyate en las diferentes herramientas de gestión de proyectos para hacer tu trabajo y el de todo el equipo más fácil y claro.
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