¿Qué es la Gestión de Proyectos de Marketing? Una Guía Útil

Primero tenemos que comenzar explicando qué es la gestión de proyectos. Un gestor de proyectos es aquella persona que se especializa en lograr que los trabajos se lleven a cabo dentro de un tiempo y con un presupuesto específico. Como mencionamos previamente, esta es una posición en el mundo laboral de gran importancia y responsabilidad. Aunque el mundo ha visto un gran recorte de profesionales en las empresas desde la llegada del confinamiento, para muchos este puesto no puede ser recortado de los diferentes negocios.

Objetivos de la Gestión de Proyectos de Marketing

Existen diversos objetivos que tienen las compañías a la hora de contratar a una persona que se encargue de la gestión de proyectos. Cada negocio o agencia tiene sus propios objetivos internos. Algunos de los elementos que encierra lo que sería una cuota de mercado son las ganancias. El aumento de esta cifra es una meta para cada una de las empresas en el mundo porque tiende a hablar sobre tu marca y lo que está haciendo. Otro punto de suma importancia y que también se relaciona con el aumento de la cuota de mercado es que muchas compañías buscan tener una persona que se encargue de la gestión de proyectos con el fin de aumentar la satisfacción del cliente. Tener clientes satisfechos es crucial para cualquier negocio. En la industria del marketing esto es muy importante puesto que un cliente satisfecho significa alguien que va a volver a requerir tus servicios.

Además, la gestión de proyectos busca:

• Ingresos consistentes: el marketing produce ingresos que ayudan a financiar el resto del negocio.
• Reputación mejorada: esto es más sencillo de lo que parece. Si tu negocio tiene una buena reputación porque se cumplieron los trabajos en las horas estipuladas y sin sobrepasar los presupuestos, más clientes hablarán mejor de ti.
• Mejor conocimiento del producto: con la ayuda de un equipo especializado en cada uno de los ámbitos necesarios para lograr el éxito de una marca y productos, es mucho más factible que se investigue y analise el producto mejor.

Fases Clave en la Gestión de Proyectos

Hay ciertas fases o pasos que son fundamentales para lograr una buena gestión de proyectos:

1. Análisis Inicial: Como todo, uno de los primeros pasos que tenemos que realizar es un análisis de la marca, el proyecto, los productos o las tareas que iremos a ejecutar. Es importante que también tengamos un plan sobre cada una de las herramientas que utilizaremos para realizar el seguimiento del proyecto, el balance que ha tenido y si realmente es factible cumplir las tareas dentro de los plazos estipulados. Una etapa o fase como esta es de suma importante puesto que ella sentará las bases de los trabajos y cada uno de los pasos que se realizarán para llevar a cabo el proyecto.
2. Planificación del Proyecto: Si el proyecto es realmente viable luego de hacer cada uno de los análisis, podemos comenzar a hacer una planificación del proyecto. Es muy importante que dentro de la planificación del proyecto hagas una descripción muy detallada de cada uno de los recursos financieros que intervendrán en el proyecto.
3. Ejecución: Aquí es donde comienza la parte divertida de proceso. De aquí en adelante comenzamos a llevar a cabo cada uno de los trabajos de planificación. Además, le damos un seguimiento a las tareas a la vez que se van realizando y, finalmente, realizamos un registro de obstáculos encontrados en el camino. Mientras estamos concretando cada una de las tareas que tengamos para lograr nuestros objetivos, es necesario que tengamos el entorno y las herramientas necesarias para concretar nuestras metas.
4. Seguimiento del Rendimiento: Al trabajar en cada uno de los poros de la ejecución es importante que, como mencionamos, llevemos un registro del rendimiento del proyecto.
5. Análisis de Resultados: El título lo explica muy bien. Es importante que tengas un ojo crítico para poder realizar un análisis de resultados que realmente sea objetivo y sencillo de entender.

Tipos de Gestores de Proyectos

Cada gestor de proyectos es diferente y cada uno tiene una personalidad única que logra destacarse frente a los demás. De la misma forma que somos las personas, los gestores varían, tanto por el lugar de trabajo como por la industria en la que se encuentre.

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• El Oportunista: Este tipo de gestor es el que busca las oportunidades en los sectores más intrincados, fuera de los límites existentes y que realmente busca alcanzar el éxito en lugar recónditos. Dentro de los equipos de trabajo tiende a ser la persona en la que todos confían aunque no tenga las bases estadísticas ni la forma de comprobar que realmente el precio será un éxito. Es todo un encantador y carismático porque, aunque sus estrategias sean riesgosas, sabe cautivar a los demás y ayudarlos a descubrir los errores en el proceso.
• El Estratega: Este no apuesta mucho fuera de los límites estratégicos establecidos ya que prefiere estar seguro de que va a ganar y que no tendrá muchas dificultades en el camino.
• El Experimentado: El conocedor y el que tiene más experiencia. No busca perder nada en el camino y quiere estar seguro de los pasos a dar. En los equipos es indispensable que este sea escuchado y tomado en cuenta como el que tiene más conocimientos.
• El Ejecutor: Este es uno de los más sencillo, el ejecutor no busca ser innovador solo quiere cumplir con el objetivo. No se saldrá de los parámetros y los límites estratégicos para arriesgarse a que el proyecto se vea mal logrado.

Roles y Tareas del Gestor de Proyectos

La persona encargada de dirigir o guiar a un equipo de trabajo para lograr las metas debe estar muy clara en cada uno de sus roles. No todos tendrán roles similares ni tareas iguales. Cada gestor de proyecto tendrá, según la organización y el tipo de trabajo, una tareas muy particulares y únicas.

Cómo Crear un Plan de Marketing Eficaz

Para crear un plan de marketing digital, tendrías que seguir los mismos pasos que al elaborar un plan tradicional, aunque debes tomar en consideración la presencia digital de tu empresa y de la competencia. Por otra parte, las tácticas y las estrategias se asocian directamente al mundo online. Planificar es el pilar fundamental del éxito. Aunque no lo creas, la improvisación, lejos de ser creativa, puede conducir al derroche de recursos y, también, evitar que se alcancen los objetivos. Por este motivo, cada año deberías sentarte con tu equipo de marketing para determinar los objetivos principales y secundarios. Asimismo, sería importante decidir de qué manera se buscará alcanzar dichas metas. Desarrollar un plan de marketing es, sin lugar a dudas, la mejor manera de centralizar todos estos datos. Crear un plan de marketing es generar una verdadera guía tanto para el departamento de marketing, como para el de ventas. Ten en mente que, idealmente, ambos deberían trabajar en conjunto para captar un mayor número de clientes y retenerlos a lo largo del tiempo. Por otra parte, su desarrollo permite conocer el negocio y el mercado con mayor profundidad, a la vez que se alinean totalmente los objetivos de mercadotecnia con los empresariales.

¿Quieres descubrir cómo crear un plan de marketing eficaz que recoja toda la información necesaria para llevar tu empresa a la cima?

1. Resumen Ejecutivo: Al desarrollar un plan de marketing, deberías comenzar por la redacción de un resumen ejecutivo. El mismo es una descripción generalizada de la empresa y del plan de marketing. El resumen ejecutivo debe ser directo, claro y conciso. No debe contar la historia de la empresa, sus objetivos ni sus logros detalladamente. Es, simplemente, una manera breve de indicar cuál es la finalidad del proyecto que se pondrá en práctica. Una página debería alcanzar para incluir los datos más destacados. Los mismos deben ser relevantes para el plan de marketing y ayudar a que sus objetivos se alineen con la empresa.
2. Misión, Visión y Valores: ¿Cómo crear un plan de marketing eficaz sin tomar en cuenta la esencia de la empresa? Lo cierto es que sería imposible. Revisar la misión, la visión y los valores corporativos te ayudará a poner todo el plan de marketing en perspectiva. Saber por qué se llevan a cabo determinadas actividades puede ser motivacional para los empleados. Asimismo, se trata de un excelente ejercicio para verificar que cada estrategia y cada táctica contribuyen de alguna manera a alcanzar la visión soñada de la empresa.
3. Análisis de Situación y Mercado: El mercado fluctúa constantemente. Por este motivo, sería recomendable llevar a cabo análisis periódicos del mismo. Así, tu compañía estaría al tanto de las nuevas tendencias, los avances tecnológicos y las oportunidades de negocios. Un análisis de situación puede complementar la investigación referida al mercado. El mismo permitirá que seas consciente del espacio que tu compañía ocupa en la industria y en la mente de los consumidores.
4. Análisis de la Competencia: Una vez conozcas cuál es la posición de tu empresa dentro de la industria, llega el momento de determinar su ubicación con respecto a la competencia. Esto resulta totalmente esencial para la creación de un plan de marketing. El mismo se elabora con la meta principal de aumentar la base de clientes, fidelizarlos y retenerlos en el tiempo. Analiza los datos de tus principales competidores. ¿Cuál es su cuota de mercado? ¿A qué público objetivo apuntan? ¿Qué acciones de marketing llevan a cabo regularmente? ¿De qué manera fidelizan a sus clientes? ¿Qué estrategias de ventas utilizan de forma habitual? ¿Cómo es su presencia en línea y en redes sociales? ¿Cuál es su propuesta única?
5. Definición del Público Objetivo: Al reflexionar sobre cómo crear un plan de marketing, deberías evaluar a tu público objetivo. En definitiva, si no colocas a tu target audience en el centro de la estrategia, la misma no estará 100 % direccionada. Esto significa que estaría abocada al fracaso. No te conformes con conocer la edad, el género y el nivel socioeconómico de tus potenciales clientes. Busca dar un paso más allá y descubrir sus intereses y sus necesidades. Entender qué les motiva, qué les emociona y qué les satisface es el primer paso para distinguirte de la competencia. Con este fin, es aconsejable que delinees una buyer persona; es decir, un modelo de comprador totalmente detallado. Este personaje ficticio debe construirse sobre la base de datos reales. Puedes ponerle un nombre para hacerlo más cercano. Estipula este retrato de la manera más detallada posible, indicando su edad, sexo, creencias y costumbres. Pero no olvides, tampoco, su perfil psicológico, sus puntos de dolor, sus pasatiempos, sus comportamientos habituales y todo rasgo que podría colaborar en el diseño de tu plan de marketing. Por supuesto, puedes crear tantos perfiles de buyer persona como consideres. Esto puede ser necesario en el caso de diferentes productos o servicios. Por último, asegúrate de incluir de qué manera tu producto o servicio puede aliviar sus puntos de dolor.
6. Establecimiento de Objetivos: Finalizado el proceso de investigación, contarás con todos los datos necesarios para poner manos a la obra en el diseño, propiamente dicho, del plan de marketing. Para iniciarlo, no hay mejor manera que elaborar los objetivos. Estos deben relacionarse intrínsecamente con las metas comerciales del próximo año o, incluso, de los próximos dos a tres años. En este punto, debes asegurarte de describir las metas de marketing de la manera más tangible posible. Redacta objetivos SMART; es decir, objetivos específicos, medibles, relevantes y alcanzables en un tiempo determinado. Evita las finalidades vagas y recurre, mejor, a las especificaciones. Si el objetivo de marketing es aumentar el tráfico en el blog, difícil resultará determinar si se ha cumplido con el objetivo o no. Por el contrario, busca formas más eficaces de plantear la misma meta.
7. Desarrollo de la Estrategia Central: El siguiente de los pasos sobre cómo crear un plan de marketing es escribir la estrategia central de marketing. Cabe destacar que, en algunos casos, es necesario generar varias estrategias para hacer frente a objetivos diferentes. La estrategia de marketing debe plasmarse por escrito, al igual que todos los demás pasos del plan del marketing. Al fin y al cabo, funcionará como una guía de acciones que debe ser fácilmente consultable por cualquier interesado. Así, redacta qué se hará, cómo y a través de qué canales. ¿Piensas centrar la estrategia en la publicidad, en el marketing directo, en el marketing tradicional o en el digital?
8. Selección de Tácticas: Ya has desarrollado tus objetivos, has definido tu buyer persona y tienes una estrategia para aunar todos los esfuerzos de marketing. Ahora, llega el momento de seleccionar aquellas tácticas que te ayudarán a alcanzar las metas de la manera más eficiente. ¡Ha llegado el momento de iniciar una verdadera lluvia de ideas! Invita a todos los miembros del equipo de trabajo a sugerir acciones y toma nota de todas ellas. Las acciones son actividades prácticas; es decir, la manera en la que la estrategia se baja a la realidad.
9. Elaboración del Presupuesto: Antes de comenzar a implementar las ideas recogidas en el punto anterior, debes preparar un presupuesto. El mismo debe incluir todas las acciones que deseas llevar a cabo con sus respectivos costes. Estos deben contemplar no solo la inversión directa, sino también la indirecta. Una vez finalizado el presupuesto y aprobado por el consejo directivo, debes tenerlo presente, ya que debe ser siempre respetado. La elaboración de un presupuesto para el plan de marketing te ayudará a controlar la cuestión financiera antes de y durante la implementación de las acciones.
10. Calendarización y KPI: Tras la aprobación del presupuesto, llega el momento de estipular las acciones a realizar de manera escalonada. Para ello, puedes utilizar un software colaborativo que facilite la inclusión de acciones, tareas y subtareas con responsables y fechas de entrega. En el mercado, hay muchas herramientas que pueden serte de utilidad. Tras calendarizar las acciones y dividirlas en tareas y subtareas, deberías determinar las KPI de cada una de estas actividades. Los Indicadores Claves de Actuación determinarán de qué manera se medirá el éxito de cada acción de acuerdo con los objetivos señalados anteriormente, al inicio del plan de marketing.

Presupuesto de Marketing

Un presupuesto de marketing bien gestionado y organizado es fundamental para conseguir que las empresas maximicen el impacto de sus campañas sin malgastar recursos. Por ello, hemos preparado una guía práctica en la que repasaremos aspectos como qué es y para qué sirve un presupuesto de marketing, cómo definirlo y estructurarlo o cómo planificarlo en el tiempo, entre otros puntos a tratar. Se trata de un plan financiero que detalla cuánto dinero se invertirá (o se prevé invertir) en las distintas actividades de marketing de una empresa durante un período específico. Así pues, este documento funciona como una herramienta de planificación y gestión que ayuda a garantizar que la empresa invierte adecuadamente en sus iniciativas de marketing y obtiene recompensas acordes con esa inversión. Desarrollar un presupuesto de marketing claro y confiable es crucial por varias razones. Permite planificar y gestionar los recursos financieros de forma estructurada.

Estructura del Presupuesto

Una vez definida la cantidad total destinada al departamento de marketing, se debe estructurar el presupuesto a través de diferentes categorías para asignar en qué se gastará el dinero exactamente:

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• Publicidad pagada: Se refiere a la inversión en publicidad digital y publicidad tradicional.
• Marketing de contenidos: Esta categoría engloba los gastos destinados a la creación de contenido como publicaciones de blog, vídeos, infografías, etc.
• Branding: Es el costo de construir y crear una imagen de marca efectiva y reforzar su identidad posteriormente.
• Desarrollo web y optimización digital: Si el sitio web es un elemento central de la estrategia, debe destinarse cierta cantidad de dinero a actualizaciones o mantenimiento del portal.
• Personal y servicios externos: Costes de contratación adicional.
• Eventos y promociones offline: Organización de ferias comerciales, conferencias, workshops o tiendas pop-up temporales.
• Alianzas y patrocinios: Se refiere a las colaboraciones pagadas con terceros. Ejemplo de ello son los acuerdos con otras empresas, los embajadores de marca o influencers y el patrocinio de contenido en medios especializados.

Planificación Temporal del Presupuesto

Más allá del cuánto y en qué se va a gastar el dinero, también hay que saber planificar cuándo se hará. En concreto, existen tres pautas a tener en cuenta para la organización temporal.

1. Dividir el presupuesto por períodos, ya sean meses o trimestres.
2. Crear presupuestos específicos para campañas o proyectos clave.
3. Tener en cuenta el calendario anual, de festivos y el de marketing.

Herramientas para la Gestión de Proyectos

Las herramientas para la gestión de proyectos son elementos vitales para lograr la concreción de las diferentes tareas. Centralizar documentación importante y de fácil acceso. En lo que se refiere al uso de recursos, las plataformas para administrar proyectos deberían además, integrarse con las funcionalidades de control horario y fichaje. Una plataforma para tus proyectos te permitirá detectar en forma visual la existencia de cuellos de botella o nudos en los procesos de tus equipos. De esta forma podrás desarrollar una correcta planificación de acciones orientadas a incluir, reemplazar o modificar los roles asignados o duración de labores según corresponda. En lo que hoy conocemos como recursos humanos 4.0, la inteligencia artificial y automatización están a la orden del día. Una plataforma de gestión que se integre con tu sistema de fichaje y control horario, permite acceder en manera detallada a poder visualizar y generar reportes acerca de cómo los equipos y empleados involucrados utilizan el tiempo asignado.

Algunas herramientas útiles son:

• Slack
• Popplet
• Icon Finder
• Awesome Screenshot
• Feedly
• Mozbar de Moz
• SEO Site Checkup
• PageSpeed Insights
• BuiltWith
• SEMrush
• Audiense

Importancia de la Gestión de Proyectos

La organización y la división de las tareas que conforman un proyecto permiten cumplir exitosamente el objetivo final. En contraste, sin una planeación eficiente podríamos correr el riesgo de fracasar. Esta es la razón por la que cual la gestión de proyectos es importante para cualquier tipo de empresa. Ahorrar tiempo y dinero, optimizando resultados e incrementando el aprovechamiento es vital para alcanzar objetivos de negocio en el mediano y largo plazo. La gestión de proyectos en empresas, es en consecuencia un factor determinante cuando se trata de planificar el crecimiento sostenido y exponencial.

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