En la era digital actual, las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) tienen la oportunidad de aprovechar una amplia gama de herramientas y recursos para aumentar su productividad, eficiencia y presencia en línea. Google ha creado un conjunto de herramientas para la productividad y la colaboración, conocidas anteriormente como G Suite. Desde su lanzamiento en 2006 como Google Apps for Your Domain, ha experimentado cambios significativos. En 2016 se convirtió en G Suite y en 2020 se convirtió en Google Workspace, que integra más aplicaciones. Google Workspace es una solución integral para Pymes que buscan optimizar sus operaciones y colaborar online. Google Workspace puede ser el aliado perfecto para tu negocio.
Herramientas Clave de Google para Pymes
Google ofrece una variedad de herramientas, tanto gratuitas como de pago, que pueden ayudar a las Pymes a mejorar su gestión y presencia online:
Google Workspace
Google Workspace es una solución integral para Pymes que buscan optimizar sus operaciones y colaborar online.
- Colaboración en vivo: Múltiples usuarios pueden trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones al mismo tiempo con Google Workspace.
- Almacenamiento en la nube: Las capacidades de almacenamiento de Google Drive son amplias y facilitan la compartición de archivos entre los usuarios.
- Seguridad y administración: Las compañías pueden administrar de manera efectiva su infraestructura y proteger sus datos gracias a las características de seguridad sólidas de Google Workspace, que incluyen controles de acceso minuciosos, contraseñas de aplicación, administración avanzada de dispositivos y autenticación de dos factores.
- Educación: Google Workspace es una herramienta común en los entornos educativos que permite a estudiantes y docentes comunicarse de manera efectiva, gestionar tareas y colaborar en proyectos.
Herramientas Gratuitas de Google
Google ofrece una variedad de soluciones digitales gratuitas al alcance de cualquiera:
- Google Calendar: Mantener un calendario organizado es clave para la gestión del tiempo y las tareas. Cuenta con un calendario inteligente que nos permite consultar la disponibilidad de nuestros compañeros y, además, también podemos compartir el calendario con los demás. Se pueden programar reuniones y eventos de forma muy sencilla. Además, puedes compartir tu calendario con tu equipo de trabajo. De este modo, si alguien necesita reunirse contigo, puede proponerte directamente un momento del día o de la semana en el que sepa que no tienes nada agendado.
- URL Shortener: Básicamente, URL Shortener, como su propio nombre indica, se trata de un acortador de URLs (direcciones web o enlaces) muy sencillo. Los acortadores de URLs, además de mostrar la URL más corta, se utilizan para “traquear” esa dirección web.
- Google My Business: Una presencia online sólida es crucial para cualquier Pyme. Google My Business ofrece una plataforma gratuita para que las empresas administren su presencia en Google, incluidas sus ubicaciones en Maps y la información de contacto. Las empresas pueden interactuar con los clientes respondiendo a reseñas, publicando actualizaciones y mostrando horarios de apertura, lo que ayuda a mejorar su visibilidad y reputación online. Asimismo, la herramienta Google My Business facilita la presencia de la empresa en los resultados de Google, tanto en Google Maps, como en Google+. Además, también facilita la creación de la página web de tu negocio si aún no la tienes.
- Think with Google: Si no sabías que existía Google My Business, entonces seguramente tampoco sabrás que existe Think with Google. Se trata de una herramienta llena de recursos para que los profesionales del marketing pueden para estar al día en cuanto a tendencias y campañas de marketing. En Think with Google puedes encontrar desde estudios de mercado, hasta infografías, tendencias publicitarias y cantidad de artículos y casos de éxito que te ayudarán a hacer crecer tu negocio.
- Google Forms: Para recopilar información y opiniones, Google Forms ofrece la creación de encuestas y cuestionarios personalizables. Asimismo, a través de Google Forms nos resultará fácil y muy sencillo crear formularios.
- Google Hangouts: Para facilitar la comunicación de equipos que trabajan a distancia, la herramienta diseñada por Google es Google Hangouts. Además de la posibilidad de chatear, este recurso incluye las funcionalidades de vídeo chat, SMS y llamadas de voz vía IP (en inglés, VOIP de Voice Over IP). Dado que cada vez más empresas tienen profesionales o equipos trabajando en remoto, disponer de una herramienta que permita comunicarse a distancia es esencial. Y mucho mejor si es gratuita. Y por supuesto, su uso no se limita a conversaciones o reuniones a distancia con empleados, sino que también sirve para celebrar reuniones con clientes de otros países, presentarles un nuevo producto o servicio mediante videoconferencia, entrevistar a candidatos o participar en una charla a distancia.
- Google Keep: Google Keep es la herramienta perfecta para guardar notas, en formato texto o audio, a las que además se pueden añadir imágenes y establecer recordatorios. Está disponible en formato app para móviles, tanto para Android como para iOS, y también puede utilizarse en aplicación web. Google Keep puede utilizarse desde cualquier dispositivo - ordenador tablet o móvil - y todos están sincronizados. Además, si tu buscador habitual es Google Chrome, también puedes instalar la extensión Google Keep para tenerla siempre a mano esta herramienta. Una de las funcionalidades más interesantes relativas a los recordatorios es que puedes establecer un recordatorio geolocalizado.
- Google Activa tu Negocio: Aunque la hayamos puesto en el número 9 de este listado, Google Activa tu Negocio es quizás una de las herramientas gratuitas más relevantes para pymes. Se trata de una plataforma educativa que ofrece cursos de formación para desarrollar competencias digitales y así poder empezar a digitalizar cualquier negocio con buen pie. Ofrece información a las pymes para que puedan adquirir conocimientos sobre el entorno empresarial digital.
- Google Trends: Google Trends es una herramienta que permite explorar la popularidad a lo largo del tiempo de una palabra clave o expresión, y compararla con otra. Esto nos ayudará a decidir qué palabra clave tenemos que utilizar, así como conocer las tendencias de mercado y mejorar el catálogo de productos de nuestra empresa.
- Google Alerts: ¿Alguna vez han mencionado a tu empresa en alguna publicación online y no te has enterado hasta pasados varios meses? Esta herramienta permite configurar alertas de forma fácil y rápida respecto a la palabra clave que quieras. La frecuencia de esta notificación la puedes escoger, así como también el idioma o la región en la que quieres que Google rastree las menciones. De este modo, siempre te enterarás cada vez que aparezca el nombre de tu empresa en cualquier publicación online y podrás contribuir a difundir esa noticia por tus redes sociales y amplificar así el alcance de la publicación. Contribuir con la difusión es una forma de dar las gracias a quién ha mencionado a tu negocio.
Extensiones de Chrome para Pymes
Las extensiones de Chrome son pequeñas aplicaciones o complementos que se integran en el navegador Google Chrome para ampliar sus funcionalidades y mejorar la experiencia de navegación. En el caso de las pymes, las extensiones de Chrome pueden convertirse en herramientas clave para ahorrar tiempo, mejorar la productividad y facilitar la gestión empresarial.
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- Se trata de una extensión que, instalada en el navegador Google Chrome, ayuda al usuario a gestionar tareas. Ofrece la posibilidad de llevar un seguimiento de tareas por hacer, organizadas en un calendario.
- TickTick es otra de las extensiones de Google Chrome orientadas a la gestión de tareas. Se organiza como una lista de cometidos a realizar, incluyendo la posibilidad de establecer tareas recurrentes o colaborativas.
- También orientada a la mejora en la productividad, en este caso se centra en medir el tiempo que el usuario pasa en determinadas webs.
- Se trata de una extensión para Google Chrome orientada a aquellas personas que trabajan en atención al cliente y ventas.
- Buffer es una de las extensiones de Google Chrome que proporciona ayuda para compartir y publicar contenido en redes sociales de forma sencilla y rápida en todas tus plataformas.
Ventajas de Utilizar Google Workspace
- Optimización y gestión: Optimiza y gestiona tu empresa con la tecnología de Google.
- Flexibilidad: Un almacenamiento óptimo y flexible que crecerá junto a tu empresa.
- Accesibilidad: Una herramienta siempre al alcance de todos. Esto significa que podrás acceder a ellas en todo momento, siempre y cuando cuentes con un dispositivo con navegador. De este modo, las actualizaciones de software o instalaciones en el ordenador dejarán de ser un problema, optimizando al máximo el espacio en el disco duro de tu PC. Por último, Google Workspace también ofrece la posibilidad de sincronizar las aplicaciones principales offline, permitiendo revisar y editar documentos durante cualquier momento de desconexión con la red.
- Seguridad: Una plataforma segura. La tecnología de Google Workspace ha desarrollado protocolos y medidas de seguridad que identifican y logran hacer frente a amenazas de seguridad y privacidad que pueden poner en peligro tu negocio. Desde cifrados con capas de seguridad con tecnología de encriptación SSL, hasta bloqueos de anuncios fraudulentos. Su sofisticado sistema de seguridad en la nube ofrece una ventaja competitiva considerable para todos los usuarios de la herramienta.
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