En algún momento, una entidad privada o pública te habrá pedido o bien te pedirá en un futuro la acreditación o informe de que no estás inscrito como empresario. Hoy quiero hablarte sobre cómo obtener el informe negativo de inscripción de empresario.
¿Qué es el Informe Negativo de Inscripción de Empresario?
Se trata de un informe que certifica que la persona titular no está inscrita como empresario dentro del sistema de la Seguridad Social. Este certificado te lo pueden pedir tanto entidades públicas como privadas con el objetivo de comprobar que no estás inscrito como empresario para así poder acceder a sus servicios.
Requisitos para Descargar el Informe Negativo de Empresario
Para poder acceder y descargar dicho informe, será necesario entrar como persona física, aunque se entre en la opción de empresas, lo que se pide es el acceso de una persona física para saber si es empresario.
Ruta de Descarga
Para poder descargar este certificado deberás ir a la:
- Sede Electrónica de la Seguridad Social >> Empresas >> Informes y certificados >> Informe negativo de inscripción de empresario
Puedes ir directamente siguiendo este enlace.
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Pasos para Descargar el Informe Negativo de Inscripción del Empresario
Si accedes desde la ruta indicada anteriormente, la primera página que verás será un menú superior con las opciones de Ciudadanos, Empresas y Administraciones y Mutuas.
Desmitificando el Certificado de Seguridad Social
El Certificado de Seguridad Social (CSS) es un documento que, a simple vista, puede parecer meramente administrativo. Sin embargo, su alcance va mucho más allá de una simple confirmación de afiliación. En el contexto específico de la diferenciación entre trabajador por cuenta ajena y empresario, el CSS adquiere una relevancia crucial, actuando como un potente indicador - aunque no definitivo - de la condición laboral del individuo.
Este documento, lejos de ser una mera formalidad, se convierte en una pieza clave para desentrañar la compleja realidad de las relaciones laborales, especialmente en situaciones donde la línea divisoria entre empleado y empresario se vuelve difusa.
El CSS como Indicador, No como Prueba Definitiva
Es fundamental comprender que el CSS, por sí mismo, no es una prueba definitiva para determinar si una persona es o no empresaria. Su función principal es registrar las cotizaciones a la Seguridad Social, reflejando la forma en que el individuo se relaciona con el sistema. Sin embargo, esta información debe ser analizada en conjunto con otros factores para obtener una imagen completa de la situación laboral.
La existencia de un contrato laboral, la dependencia económica respecto a un empleador, el control sobre las condiciones de trabajo, y la existencia de una relación jerárquica son elementos cruciales que, junto con el CSS, permiten determinar la verdadera condición del trabajador.
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Factores Adicionales a Considerar: Más Allá del Certificado
- Contrato laboral: La existencia de un contrato escrito que define las condiciones de trabajo es una prueba fundamental.
- Dependencia económica: ¿Recibe el individuo un salario fijo o sus ingresos dependen directamente de sus propios esfuerzos comerciales?
- Control sobre las condiciones de trabajo: ¿Tiene el individuo autonomía en la organización de su trabajo o está sujeto a las instrucciones de un empleador?
- Relación jerárquica: ¿Existe una relación de subordinación con un superior o el individuo gestiona su propia actividad de manera independiente?
- Declaración de la renta: El tipo de rendimientos declarados en la renta también puede ser un indicador relevante.
- Régimen de Seguridad Social: El régimen de Seguridad Social al que cotiza el individuo (régimen general, autónomos, etc.) proporciona información adicional.
Complejidad y Matices: Situaciones Ambiguas
La realidad laboral es compleja y presenta situaciones ambiguas, donde la línea divisoria entre trabajador por cuenta ajena y empresario se difumina. Los falsos autónomos, por ejemplo, son un caso paradigmático. Aunque puedan tener un CSS que refleje cotizaciones como autónomos, su realidad laboral puede ser la de un empleado disfrazado, sujeto a la dependencia y control de un empleador que evita las responsabilidades laborales propias de una relación contractual formal.
Certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social
"Tiene usted que presentar un certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad social". Es posible que a lo largo de su vida le hayan planteado -o le planteen en el futuro- esta obligación para realizar algún trámite.
¿Para qué sirve?
Es una documentación indispensable cuando se realizan determinados trámites con las administraciones públicas (concursos y contratos públicos, acceso a subvenciones y bonificaciones, etc.). En determinadas ocasiones se puede requerir para asuntos entre particulares.
¿Quién puede estar (o no) al corriente de pago?
Sólo pueden contraer deudas con la Seguridad social aquellos obligados a pagar cotizaciones u otros pagos a este organismo. Es decir: empresas, que pagan sus cuotas mensuales y las de sus trabajadores, autónomos y pequeños colectivos como las antiguas empleadas de hogar por cuenta propia o los trabajadores agrarios por cuenta propia.
¿Qué sucede con los demás?
Si usted sólo ha trabajado como asalariado o no ha trabajado, no puede tener deudas con la Seguridad Social. Aún así debe acreditar ante quien se lo solicite que no las tiene. Para ello existe el llamado Informe de Situación de Cotización, un formato muy similar al certificado anterior. Lo puede pedir cualquier persona física que tenga asignado un número de afiliación a la Seguridad Social (NAF) cualquiera que sea el régimen al que estén adscritos.
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También existe el caso de personas jurídicas, como comunidades de propietarios, asociaciones o entidades sin ánimo de lucro, que nunca han dado de alta a trabajadores en la Seguridad Social. En este caso se emite un Certificado de inexistencia de inscripción como empresario en la TGSS.
¿Qué dice el certificado o informe?
Es un documento oficial con los sellos del Gobierno de España, del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y de la TGSS. Primero identifica a la persona o empresa que lo solicita y a continuación certifica que "NO tiene pendiente de ingreso ninguna reclamación por deudas ya vencidas con la Seguridad Social".
¿Tiene plazo de validez?
En términos generales seis meses. Ahora bien, depende del caso concreto.
Sistema RED: Comunicación con la Seguridad Social
Si eres autónomo, debes saber que, según la Orden ESS/214/2018, que modifica la anterior Orden ESS/484/2013, estás obligado a utilizar el Sistema RED de la Seguridad Social. El Sistema RED es un servicio gratuito que ofrece la Seguridad Social para facilitar la comunicación directa y el intercambio online de información y documentación de empresas y autónomos con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Para poder utilizarlo se debe cumplir con lo siguiente:
- Tener un certificado digital.
- Estar autorizado por la TGSS.
- Tener asignados los CCCs y NAFs.
Este sistema está regulado por la Orden ESS/214/2018 que recoge tanto las características y funcionamiento del sistema, como los requisitos, obligaciones y responsabilidades de los usuarios.
Los objetivos principales son:
- Facilitar el envío y recepción electrónica de los trámites administrativos.
- Asegurar una comunicación directa, continua y sin limitaciones horarias.
- Mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de las obligaciones, simplificando los procedimientos para los errores repetitivos, con lo que se aumenta la fiabilidad de los datos.
- Reducir el uso de papel y reinventar los procesos en formato digital seguro.
Funciones del Sistema RED
El Sistema RED permite estar en contacto con la TGSS de manera instantánea y segura, gracias a los medios tecnológicos y de seguridad que se están implementando, como el certificado digital. El Sistema RED, además de permitir el acceso a los datos de la empresa y trabajadores, también facilita el envío de documentos de cotización, afiliación y partes médicos.
Con respecto a las gestiones que puedes realizar a través del Sistema RED, estas son las siguientes:
- Cotización a la Seguridad Social:
- Presentar documentos relativos a los trabajadores (TC2 y TC1), de los diferentes sistemas de cotización (Régimen General, Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar).
- Tramitación de saldos acreedores.
- Ingresos de las cuotas mediante la domiciliación en cuenta o pago electrónico.
- Afiliación de los trabajadores: pudiendo realizar y actualizar:
- Las altas y bajas.
- La variación de sus datos.
- La emisión de informes tanto del trabajador como del empresario.
- Instituto Nacional de la Seguridad Social: para poder hacerles llegar documentación como:
- La tramitación de los partes de alta y baja médica, y partes de confirmación, tanto de contingencias comunes como profesionales.
- La tramitación de los certificados de maternidad y paternidad.
- La remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos.
- Gestión de autorizaciones: que implica entre otras cosas:
- Asignar y confirmar los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) y el Número de Afiliación (NAF).
- Consultar el historial de autorizaciones emitidas.
Gracias a esto, consigues gestionar y recibir notificaciones por parte de la TGSS sin moverte de tu despacho, evitando:
- Los desplazamientos al centro colaborador.
- Los tiempos de espera.
- El consumo de papel.
¿Quiénes están obligados a usar el Sistema RED?
Con la entrada en vigor, a partir de su publicación en BOE, de la Orden ESS/214/2018, el Sistema RED es obligatorio para los siguientes colectivos:
- Las empresas, asociaciones y otros sujetos responsables de cotizar en el Régimen General de la Seguridad Social, Regímenes Especiales de la Seguridad Social del Mar y Minería del Carbón, sin importar el número de trabajadores.
- Trabajadores autónomos (por cuenta propia), aunque no tengan empleados, y los Trabajadores del Mar del Grupo 1.
Quedan exentos de la obligación de utilizar el Sistema RED:
- Los trabajadores taurinos.
- El sistema especial de empleadas de hogar.
- Los autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, de los grupos segundo y tercero.
Si eres autónomo con empleados, estás obligado a utilizar el Sistema RED para transmitir tus datos y los de tus trabajadores. Si eres autónomo sin empleados, puedes elegir entre utilizar el Sistema RED o la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
En cualquier caso, todos los autónomos necesitarán el certificado digital, para llevar a cabo todas estas tramitaciones obligatorias y recibir las notificaciones, las cuales podrán ser:
- Reclamaciones de deuda.
- Providencias de apremio.
- Comunicación del inicio de un procedimiento de deducción.
- Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
- Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.
Por último, recuerda que las notificaciones telemáticas debes consultarlas con frecuencia, ya que, aunque no hayas accedido a ellas, se considerarán notificadas por el sistema una vez transcurrido el plazo legal.
Ventajas del Sistema RED
Ya hemos comentado que el Sistema RED permite realizar telemáticamente gestiones administrativas con la Seguridad Social y que supone un ahorro de costes y tiempo para las empresas y autónomos. Pero, también tiene otra serie de ventajas o beneficios que es conveniente recordar, por ejemplo:
- Adiós al papel y a las colas.
- Disponibilidad las 24 horas, los 365 días al año.
- Inmediatez en las comunicaciones, pudiendo obtener respuestas o notificaciones casi al instante, sin tener que entregar documentos en otras gestoras.
- Uso intuitivo y sin altos requisitos técnicos, pues solo necesitas conocimientos y equipos informáticos.
- Seguridad, privacidad y eficiencia.
- Validez legal de las gestiones que realices y documentación que presentes.
- También, la posibilidad de impresión de documentos, con la huella que da validez legal ante terceros, cuántas veces necesites.
- Acceso directo a información actualizada a datos sobre cotizaciones, afiliaciones y más sin intermediarios, con acceso inmediato al fichero de los trabajadores.
- Acceso a boletines de noticias y alertas específicos RED, en el apartado “Noticias RED”, de la Seguridad Social, manteniéndote siempre al día.
Con todas estas ventajas, queda claro que el Sistema RED, además de facilitar la gestión, también es una herramienta indispensable para empresas y autónomos.
¿Cómo darse de alta en el Sistema RED?
La TGSS tiene 3 vías o modalidades de uso de operar con ella, según el perfil del usuario y el tipo de trámites:
- RED Internet: Es la plataforma clásica del Sistema RED. La utilizan las grandes y medianas empresas, o las asesorías laborales.
- RED Directo: Es una versión simplificada de la anterior, pensada para pymes pequeñas y autónomos. Se accede directamente por la SEDESS y se trabaja bajo un entorno web, con lo que no necesitas programas especiales. Además, todos los procesos van a estar guiados y serán más sencillos.
- Sistema de Liquidación Directa (SLD): Se trata de un método de liquidación de cuotas que se aplica tanto en el RED Internet como en el RED Directo. Es decir, que el SLD lo utilizan tanto un autónomo como una asesoría laboral. Este sistema lo que hace es que ya no se envían los boletines de cotización (TC1/TC2) completos, sino que la TGSS calcula directamente la liquidación según los datos que recibe del RED, con lo que se eliminan errores y se simplifica la liquidación de cuotas.
Para darte de alta en el Sistema RED y acceder a estas vías de comunicación con la Seguridad Social, vas a necesitar, principalmente:
- Estar autorizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Disponer de un entorno técnico apropiado.
- Poder gestionar las autorizaciones y usuarios.
Para que te autorice a utilizarlos vas a necesitar tener:
- Tener un certificado electrónico válido que garantice la seguridad y confidencialidad de todos los datos.
- Si actúas en representación de alguien, también vas a necesitar los datos identificativos y justificantes que te acrediten.
La autorización puedes solicitarla online a través de la SEDESS en el servicio “Autorización para el uso del Sistema RED” y completar el formulario, o también hacerlo de forma presencial en una Unidad de Atención al Usuario de la TGSS.
Esta autorización se concederá a toda empresa y profesional que, en el ejercicio de su actividad, cumplimente y presente los documentos de cotización, que recojan tanto el Régimen General, como el Régimen del Mar y Minería del Carbón.
Si lo haces en papel, tendrás que presentar el formulario FR 101, además de adjuntar los siguientes documentos:
- Fotocopia del DNI del solicitante.
- En caso de persona jurídica, documento que acredite la representación.
- En caso de profesional colegiado, se adjuntará el certificado de profesional colegiado.
Si además quieres solicitar la asignación del CCC/NAF, deberás presentar el modelo FR 104, FR 103 o FR 10, recuerda que este trámite también podrás realizarlo online.
Aquí vas a volver a necesitar de nuevo el certificado digital y también:
- Un programa de nóminas compatible con el Sistema RED.
- La aplicación SILTRA (antes WinSuite32), que proporciona la Seguridad Social, para poder presentar los documentos.
- Tener los requisitos técnicos específicos para la opción que elijas: RED Internet, RED Directo o Liquidación Directa.
Entonces, cuando estés dentro del sistema, podrás solicitar la gestión de CCC o NAF, así como dar altas, bajas y modificar usuarios.
Para comprobar si ya estás autorizado tienes que:
- Entrar en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
- Ir al servicio “Consulta de Autorizaciones RED”.
Si tienes activa una autorización con tu NIF, CCC o NAF asociados, esta aparecerá ahí y te indicará el nivel de acceso que tienes.
Preguntas frecuentes sobre el Sistema RED
El Sistema RED puede generar algunas dudas entre los autónomos y empresas que empiezan a usarlo. Para ayudarte, vamos a resolver las más comunes.
¿Qué necesito para acceder al Sistema RED?
Como ya hemos explicado a lo largo de los puntos anteriores, para poder acceder al Sistema RED basta con cumplir dos requisitos básicos:
- Disponer de un certificado digital válido que acredite tu identidad.
- Contar con una autorización de la TGSS que te habilite para operar en nombre propio o de terceros.
- Conexión a internet y software compatible según la modalidad de comunicación que vayas a utilizar.
¿Qué pasa si no estoy dado de alta en el Sistema RED?
Tras la publicación de la Orden ESS/484/2013, están obligados a estar dados de alta en el Sistema RED todos aquellos (empresa o autónomo con alta en RETA) que tengan la obligación de cotizar, sea el que sea su régimen de cotización, y con independencia al número de trabajadores que tengan, salvo colectivos exentos (trabajadores taurinos, empleados del hogar y autónomos de los grupos 2 y 3 del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar).
Si estás en alguno de estos grupos y no te das de alta en el Sistema RED, la Seguridad Social puede considerar que estás incumpliendo tus obligaciones formales. Por tanto, no podrás realizar trámites obligatorios como altas, bajas o cotizaciones de trabajadores, y puede que te pierdas las notificaciones de la TGSS que solo se comunican de forma telemática.
Otras Obligaciones del Empresario
- Comunicar tu baja como empresario.
- Comunicar cualquier variación de los datos identificativos o de la actividad de la empresa a través del Sistema RED, podrás modificar entre otras cosas, el domicilio de la actividad.
- El pago de las cotizaciones sociales correspondientes.
- Debes comunicar mensualmente a la TGSS los conceptos retributivos que perciben cada uno de tus trabajadores.
La TGSS, previa solicitud de la empresa liquidará y pasará al cobro las cotizaciones sociales, calculadas en función de las bases de cotización de tus empleados y las variaciones comunicadas, de la información de que dispone y de la proporcionada por otras entidades.
Identificación de Empresa
Si eres empresario individual (persona física) tienes que tener un número de Seguridad Social (NUSS) que te identifique en tus relaciones con la Seguridad Social. Puedes realizarlo a través del servicio Solicitar el número de la Seguridad Social existente en Importass, con o sin identificación electrónica. Si no tienes medios de identificación electrónica, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.
Si eres empresario colectivo (sociedades, entidades sin personalidad jurídica, ….), la única opción es la de realizar el alta con tu identificación electrónica a través del servicio de la SEDESS de Empresario Colectivo.
Si vas a contratar a un trabajador/a para tu hogar familiar podrás solicitar tu alta como empleador cuando procedas a dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social a través del servicio Alta en empleo de hogar existente en el Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS. Si no tienes medios de identificación electrónica indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.
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