En la era de la información y la digitalización, la información es uno de los principales activos para cualquier PYME. Las empresas intentan, cada vez más, tener diferentes y nuevas vías de comunicación para informar a sus trabajadores a través de los Departamentos de RR. HH. En este contexto, la intranet se presenta como una herramienta de suma importancia para las empresas y organizaciones.
Pero, ¿qué es exactamente una intranet? “Intranet” se compone del vocablo latino “intra” (dentro) y del inglés “net” para red, lo que conjuntamente significa “red interna”. Una intranet conforma la base y la infraestructura de comunicación interna en la empresa y su objetivo principal es el de aportar eficiencia al trabajo diario y contribuir al buen funcionamiento del trabajo en equipo.
La intranet es importante ya que ayuda a recopilar información sobre la empresa y su cultura, facilita el trabajo, ayuda a superar barreras de espacio y tiempo, etc. Pero también, supone ciertas desventajas como la impersonalidad, informalidad, sobrecarga de información, etc.
¿Qué es una Intranet y cómo funciona?
Una intranet conforma la base y la infraestructura de comunicación interna en la empresa y su objetivo principal es el de aportar eficiencia al trabajo diario y contribuir al buen funcionamiento del trabajo en equipo. Su ventaja frente a una red abierta es que aquí la prioridad reside en la seguridad de los datos. Dado que los datos que se comparten en una red interna no se desvían a Internet, una red interna de este tipo constituye una protección suficiente ante incursiones no previstas.
Una Intranet puede ampliarse con una red externa, en caso necesario, para compartir información con personas que se encuentran fuera del círculo de empleados. Tanto una intranet como una extranet están abiertas para un grupo definido de personas, si bien se comparte información también desde Internet. Las extranets se crean normalmente con el objetivo de suministrar información privada a los clientes.
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Internet, Intranet, Extranet: ¿En qué se diferencian?
La extranet es una extensión de la intranet que utiliza la misma tecnología que Internet. Si comparamos los tres conceptos en un marco corporativo, se entienden mejor las diferencias:
- Intranet: La intranet es una red corporativa que conecta a varios participantes entre sí y permite, de esta forma, el intercambio interno. Acostumbra a estar localizada físicamente en la empresa y los permisos de acceso de cada uno de los integrantes de la red se regulan con controles de acceso, grupos y roles de usuario, por lo que todos los usuarios no tienen acceso a todos los sectores.
- Extranet: Una extranet es una red corporativa que comunica a usuarios internos y externos a través de subredes, permitiendo así el intercambio entre empleados de la empresa y personas ajenas a ella. En este caso, el acceso a la extranet no está vinculado a un lugar concreto y los usuarios externos no obtienen acceso a toda la intranet, sino que solo se les permite entrar en ciertas áreas.
- Internet: La Red es un conjunto global y abierto de redes de ordenadores. No es una red homogénea, sino que está compuesta por muchas redes, con frecuencia muy diferentes.
Ventajas de implementar una Intranet en una PYME
Implementar una intranet conlleva muchas ventajas para las empresas, entre ellas facilitar el intercambio de datos entre empleados, tanto si trabajan dentro como fuera de la empresa, y personas ajenas. Además, como una extranet permite intercambiar grandes cantidades de datos a una gran velocidad, pueden optimizarse muchos procesos.
- Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados: La realización de anuncios directamente en la intranet es más rápida que otras vías de comunicación y la información queda archivada para posteriores consultas. Además, permite ofrecer de manera simultánea la misma información a todos los empleados y todo ello a un coste muy bajo.
- Aumenta la colaboración entre los empleados.
- Mejora la imagen de la empresa de cara a sus empleados.
- Se puede conectar con las bases de datos de la empresa y otras aplicaciones usadas.
- Sin limitaciones horarias o de espacio.
- Incrementa la productividad: La búsqueda de información resulta más fácil y rápida por lo que los empleados pierden menos tiempo en este tipo de tareas.
- Ahorro de tiempo y costes: Aunque requiere de una inversión inicial para su puesta en marcha, a medio plazo supone un ahorro de tiempo y costes.
Desventajas de una Intranet
Una intranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de adquisición del software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la instalación de la red se añaden los costes derivados de su mantenimiento (actualizaciones de software, copias de seguridad, resolución de problemas).
Los empleados también tendrán que aprender a usar estos sistemas, que suelen ser complejos, y durante este proceso de aprendizaje pueden generarse elevados costes de oportunidad, lo que quiere decir que mientras se forman no tienen tiempo para dedicarse a sus tareas laborales.
Además del factor costes también deben considerarse los posibles riesgos para la seguridad, pues proteger la información sensible de la red de accesos no deseados, tanto externos como internos, obliga a cumplir con unos elevados estándares de seguridad.
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Ventajas y Desventajas de una Extranet
A continuación, se presenta una tabla resumen con las ventajas y desventajas de implementar una extranet:
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| ✓ Rapidez en el intercambio de datos | ✗ Gastos de adquisición y mantenimiento |
| ✓ Incremento de la productividad | ✗ Requiere formar a la plantilla |
| ✓ Ahorro de tiempo y costes | ✗ Criterios elevados de seguridad |
| ✓ La información es actual porque el mantenimiento de los datos es sencillo | |
| ✓ La comunicación con los socios se optimiza | |
| ✓ El trabajo cooperativo se simplifica | |
| ✓ Mejora la gestión del conocimiento |
Intranet a Medida vs Intranet Comercial
Cuando una PYME se plantea contratar una intranet para sus empleados, le surge la pregunta de ¿qué intranet contratar? ¿por dónde empiezo? En este artículo vamos a intentar explicarlos las ventajas y desventajas de contratar un desarrollo a medida vs una intranet comercial ya realizada.
Ventajas de contratar una intranet a medida para una PYME
- Precio: Una intranet a medida no tiene porqué ser mas cara que un desarrollo ya hecho. Ten en cuenta que con nosotros estás adquiriendo la PROPIEDAD del programa es decir, NO hay costes por empleados, ni licencias de uso, etc.
- Funcionalidad 100% a lo que necesites: Con una empresa como nosotros que desarrollamos intranet a medida para PYMES solo desarrollamos lo que necesites y cómo lo necesites.
- Mayor escalabilidad: Con una intranet a medida puede ir creciendo según vaya creciendo tu empresa.
- Imagen corporativa: Con un desarrollo a medida, esto no pasa ya que no hay ninguna referencia nuestra, todo es con tu imagen corporativa.
- Tus datos son tus datos: Esto con una intranet en propiedad no pasa ya que lo datos son tuyos porque es tu programa.
Contras de tener una intranet en propiedad
- Inversión: Mientras que una intranet ya hecha pagas mensualmente o anualmente, aquí se paga todo de una vez, por lo que tendrás que hacer una inversión al principio.
- Más lento: Tenemos que crearla, por ello, tendrás que esperar en tener lista la intranet mientras la desarrollamos a tu necesidad.
- Más errores: Con una intranet para empleados a medida te vas a encontrar mas errores al principio que con una intranet cerrada, pero es completamente normal.
Portales del Empleado: Una Intranet Específica
Un portal del empleado es un elemento clave que permite establecer un canal de comunicación entre la empresa y sus trabajadores. Por tanto, se puede decir que este tipo de portales facilitan a los empleados obtener información útil, como sus nóminas, y realizar distintos tipos de trámites y actividades. Los portales del empleado son intranets en las que cada trabajador tiene su información específica según sus características.
El portal puede ayudar a cualquier tipo de negocio a realizar sus procesos de forma automatizada. Gran parte de los problemas en el trabajo pasan por la inexistencia de comunicación entre la dirección y sus trabajadores o por una mala gestión de los procesos.
Si la intranet de consulta de la plantilla tiene acceso personalizado a través de contraseñas, esto permite gestionar a cada trabajador por separado. Una vez personalizados los accesos, se pueden generar diferentes KPIs con los diferentes resultados. En conclusión, lo mejor para la relación entre compañía y trabajadores es la centralización de la información, gestión administrativa, etc. en un mismo espacio.
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