No subestimes el poder de los eventos. Son momentos perfectos para fomentar la conexión entre los asistentes y, sobre todo, de trabajar la imagen de marca y comunicarla de la manera más cercana, como si establecieses una conversación con ella a través de la experiencia. Aunque los eventos no siempre se han trabajado estratégicamente, parece que las marcas cada vez están más concienciadas de todas las oportunidades que pueden ofrecer para dejar su huella sobre los asistentes.
Los Eventos como Motor de Relaciones Emocionales
Uno de los valores clave de los eventos es su capacidad para crear conexiones emocionales profundas mediante la experiencia. Los eventos permiten una «relación directa con el público objetivo» y con todas las personas involucradas en la gestión del evento, lo que favorece una construcción de marca desde un plano más humano. Esta conexión directa permite impactar las emociones del público, lo que facilita la creación de contenidos y el posicionamiento de marca de una manera más efectiva. Los eventos se han convertido en una plataforma donde las emociones juegan un papel esencial: «a través de las emociones siempre es muchísimo más fácil construir contenidos, posicionamiento, valor».
De Eventos Aislados a Piezas Clave de una Estrategia de Marketing
¡Olvídate de organizar eventos que se limiten al día D! Lo que antes se veía como un evento aislado, un día específico en el que se invitaba a una audiencia limitada, ahora se ha transformado en una parte integral de una estrategia más amplia. Los eventos han dejado de ser solo el momento final de una campaña para convertirse en pequeños planes de marketing, que abarcan desde la planificación hasta la amplificación del contenido generado. Esto supone que ahora el evento comience mucho antes del día en el que se celebra. La planificación previa, la creación de expectativas y la captación de datos para personalizar las experiencias son cruciales para maximizar su impacto. «El evento tiene que ser relevante para que luego, además, pueda ser amplificado».
Además, en este proceso es fundamental la integración de eventos dentro de un enfoque más amplio que involucre múltiples acciones de marketing, no solo centradas en la experiencia directa durante el evento.
La Organización del Evento Debe Implicar a un Equipo Multidisciplinar
Puede que hace años encontrásemos eventos solamente organizados por el departamento de marketing y eventos, pero esto hoy ha cambiado. Ahora la organización del evento requiere de una colaboración más estrecha entre distintas áreas dentro de la empresa. «En la medida en la que somos capaces de integrar el expertise de áreas que aportan y suman valor, el evento se vuelve más poderoso». Actualmente la organización del evento involucra equipos de marketing, ventas, digital y comunicación, quienes deben trabajar de la mano desde el inicio. Este enfoque multidisciplinar y colaborativo no solo mejora la calidad del evento, sino que también permite una mayor creatividad y efectividad en la estrategia global.
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El Uso de los Datos para Potenciar la Experiencia y Medir el Éxito
Recuerda: captar y analizar datos antes, durante y después de los eventos es clave para mejorar las experiencias y medir el impacto. En el contexto de los eventos actuales, los datos no solo se limitan a la recolección de información básica como correos electrónicos o nombres, sino que se extienden a aspectos más profundos. Se destacó la importancia de la captación de datos previa al evento, para «conocer mejor al consumidor» y generar experiencias más personalizadas. Además, las marcas están empezando a usar la tecnología para ajustar su estrategia sobre la marcha, midiendo indicadores como el open rate de los correos electrónicos o el comportamiento de los usuarios durante el evento. ¡Y no te olvides de captar datos con los que alimentar las bases de datos de la compañía, a través de los que crear relaciones a largo plazo!
La Importancia de Consensuar los KPIs: Un Éxito Compartido
Los KPIs son herramientas fundamentales para medir el éxito de un evento, pero no olvides que nunca pueden ser establecidos por un único departamento. Para ello debemos involucrar a todos los miembros clave de la organización, incluida la dirección, en la definición de lo que constituye el éxito.
¿Cuál es la Importancia del Marketing en la Organización de Eventos?
El marketing juega un papel crucial en la organización de eventos, siendo una herramienta fundamental para el éxito de cualquier encuentro empresarial. Su importancia radica en varios aspectos clave:
- Visibilidad y reconocimiento de marca: El marketing para eventos permite dar a conocer la marca de manera masiva al público, incrementando su visibilidad y posicionándola como una referencia en su sector. Además, contribuye a mejorar su percepción en el mercado.
- Generación de oportunidades: Diseñar un plan de marketing para un evento puede crear oportunidades de crecimiento para la marca. También, incrementar los ingresos de forma directa o indirecta y facilitar el lanzamiento de nuevos productos o servicios.
- Conexión con la audiencia: El marketing digital para eventos permite crear conexiones duraderas entre la marca y la audiencia a través de experiencias memorables, establecer y fortalecer relaciones con clientes, proveedores y socios estratégicos, y generar confianza entre los clientes actuales y potenciales.
- Recopilación de datos y feedback: Los eventos ofrecen la oportunidad de recabar datos de asistentes para generar nuevos leads, obtener feedback directo sobre productos o servicios y recopilar información valiosa de las preferencias y necesidades de la audiencia.
- Contenido y engagement: El marketing de eventos contribuye a generar contenido valioso para la estrategia de marketing de marca, mejorar el engagement con la audiencia a través de experiencias personalizadas y crear un impacto duradero en la mente de los consumidores.
Planificación Estratégica del Marketing para Eventos: Pasos a Seguir
La planificación estratégica del marketing digital para eventos es un proceso crucial que se divide en varias fases clave para asegurar el éxito de un evento.
Fase de Pre-Evento
Esta fase es fundamental para sentar las bases del éxito del evento. Hay que establecer objetivos SMART y definir el presupuesto, crear un tema y un calendario cohesivo que se alinee con los objetivos y las necesidades del público objetivo. También es crucial decidir si el evento será presencial, híbrido o virtual. Otro aspecto importante es desarrollar una estrategia de comunicación clara, que incluya la creación de una página web del evento y la presencia en plataformas de eventos. Además, es básico iniciar la promoción temprana para generar expectativa, utilizando diversos canales de marketing.
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Fase de Lanzamiento y Registro
Durante esta etapa, el enfoque está en aumentar la visibilidad y atraer participantes. Durante este período, se deben ejecutar las principales estrategias de marketing planificadas, mantener una comunicación constante con los registrados y potenciales asistentes, y utilizar una combinación de tácticas basadas en marketing de contenidos, en la publicidad en línea y en las promociones especiales.
Fase Durante el Evento
Durante el evento, el marketing debe enfocarse en la experiencia del asistente, fomentando su participación activa en redes sociales, implementando elementos interactivos como sesiones de preguntas y respuestas en vivo, encuestas y salas de debate, y capturando contenido en tiempo real para su uso posterior en marketing.
Fase Post-Evento
Esta fase es crucial para mantener el impulso y preparar futuros eventos. Se deben recopilar y analizar datos del evento para medir el éxito contra los KPIs establecidos, mantener la comunicación con los asistentes para obtener feedback y potenciar el engagement, y utilizar el contenido generado durante el encuentro para alimentar una estrategia de marketing continuo y la planificación de futuros eventos.
Estrategias Esenciales para la Promoción de Eventos
La promoción efectiva de eventos requiere una combinación de estrategias digitales y tradicionales para maximizar el alcance y el impacto. Utilizar publicidad en redes sociales con segmentación precisa por ubicación, intereses y edad es esencial.
Estrategias Tradicionales
Debemos realizar promoción en el mismo lugar colocando carteles y señalizando en ubicaciones clave de alto tráfico como gimnasios, centros comerciales y áreas públicas. La técnica del merchandising también es bastante efectiva. Esta se basa en ofrecer productos promocionales, como mochilas, camisetas o botellas de agua, para aumentar la visibilidad a largo plazo.
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Contenido y Medios
El contenido y los medios juegan un papel clave en la promoción del evento. Una página web dedicada al evento debe incluir toda la información relevante y opciones de registro. Un video promocional atractivo, utilizando material de eventos anteriores, ayudará a generar interés en la próxima edición. Además, el marketing de contenidos es fundamental, con la creación de artículos, webinars, sesiones de Q&A en vivo o encuestas que aporten valor y refuercen la comunicación del evento. Al integrar estas estrategias adecuadamente, se puede lograr una promoción efectiva que atraiga a más participantes y genere entusiasmo alrededor del evento.
Asociaciones y Colaboraciones Clave a Considerar en la Estrategia de Marketing de un Evento
Las colaboraciones y alianzas estratégicas son fundamentales para potenciar el alcance y el impacto de un evento.
Influencers y Embajadores de Marca
Los influencers y embajadores de marca desempeñan un papel crucial en la promoción de eventos:
- Amplificación del alcance: Los influencers aprovechan su base de seguidores para aumentar la visibilidad del evento, llegando a audiencias específicas interesadas en el tema.
- Generación de contenido auténtico: Crean contenido atractivo a través de publicaciones en redes sociales, transmisiones en vivo o interacciones directas con sus seguidores.
- Mejora de la experiencia del evento: Su presencia agrega autenticidad y conexión emocional, interactuando con los asistentes y creando momentos memorables.
- Credibilidad y confianza: El respaldo de influencers puede aumentar la confianza del público en la calidad y relevancia del evento.
Patrocinios y Alianzas con Otras Empresas
Las colaboraciones con patrocinadores y otras empresas ofrecen beneficios significativos:
- Recursos financieros: Los patrocinadores pueden ayudar a cubrir costos operativos como publicidad, logística o premios.
- Promoción conjunta: Las marcas asociadas pueden realizar promociones cruzadas, distribuyendo material publicitario y utilizando sus canales de comunicación para aumentar la visibilidad del evento.
- Acceso a nuevas audiencias: Las alianzas permiten llegar a las bases de clientes de las empresas colaboradoras, ampliando el alcance del evento.
- Sinergias y crecimiento conjunto: Al combinar recursos y habilidades, ambas partes pueden beneficiarse mutuamente y lograr un crecimiento conjunto.
Co-marketing con Marcas Afines
El co-marketing implica la colaboración entre dos o más empresas para promocionar productos o servicios compartidos:
- Contenido colaborativo: Creación y compartición de contenido conjunto como blogs, videos o ebooks.
- Programas de lealtad conjuntos: Implementación de programas que beneficien a los clientes de ambas marcas.
- Eventos conjuntos: Organización de eventos, webinars o conferencias que destaquen la colaboración y permitan la participación de las dos audiencias.
- Promociones cruzadas: Ofertas de descuentos o promociones especiales que involucren productos o servicios de ambas empresas.
- Campañas conjuntas en redes sociales: Aprovechamiento de las audiencias de las marcas para aumentar la visibilidad.
Tabla Resumen de Estrategias de Marketing para Eventos
| Estrategia | Descripción | Beneficios |
|---|---|---|
| Marketing de Contenidos | Creación de artículos, webinars, videos promocionales. | Atrae tráfico, mejora SEO, genera interés. |
| Redes Sociales | Publicidad segmentada, hashtags, interacción con la audiencia. | Amplio alcance, feedback en tiempo real, promoción económica. |
| Email Marketing | Segmentación de listas, correos personalizados. | Comunicación directa, mensajes relevantes. |
| Influencer Marketing | Colaboración con influencers y embajadores de marca. | Aumenta la visibilidad, genera confianza. |
| Patrocinios y Alianzas | Colaboración con patrocinadores y otras empresas. | Recursos financieros, promoción conjunta. |
Importancia de la Formación en la Gestión de Eventos
La gestión de eventos es un sector en constante crecimiento y de gran relevancia en ámbitos como el turismo, la hostelería y el ocio. Organizar un evento con éxito requiere habilidades especializadas para la planificación, coordinación y ejecución, así como un conocimiento profundo de las últimas tendencias y aspectos logísticos, ambientales y legales. Por ello, una formación adecuada es clave para destacar en este campo y garantizar experiencias memorables para los asistentes.
¿Qué es el Marketing de Eventos?
Si bien es cierto, el marketing es un concepto amplio dada las diferentes utilidades que se le puede dar. Consiste en la promoción directa de una marca a través de una reunión entre aliados comerciales o clientes. La interacción es uno de los elementos protagonistas, porque se realizan con la intención estratégica de impulsar algo. Por ejemplo, existen marcas como Apple que crean conferencias privadas para presentar sus innovaciones del año o grandes en el marketing que aperturan eventos tipo feria para ganar aliados nuevos.
Dado los nuevos condicionantes que ahora vemos tras la pandemia, los eventos online también forman parte del marketing gracias a las masterclasses o seminarios digitales. El objetivo es que se preste la comunicación invitado-empresa para traer resultados positivos.
¿Por qué Tengo que Aplicar Marketing de Eventos?
Sea que estés comenzando en tu negocio o no, los festivales o conferencias son alternativas positivas a las que se puede sacar provecho como:
- Te permite transmitir tu mensaje con claridad a través de actividades y charlas.
- Oportunidad de conexión con socios, proveedores y clientes potenciales de tu rubro.
- Identificar nuevas tendencias mientras se interactúa.
- Encontrar nuevos patrones de comportamiento en el consumidor.
En la actualidad, de acuerdo a Forrester Research, estos acontecimientos representan el 24% de los presupuestos de organizaciones con estructura B2B, donde la mitad de ellos se darán de forma presencial y la otra mitad digital de acuerdo a la cultura de las empresas en cuestión.
¿Qué Tipo de Eventos Puedes Hacer?
El marketing de eventos es multifacético, por lo que se puede casi cualquier cosa. Lo importante es que previo al evento el departamento de comunicación consigne los objetivos principales. Cada modalidad tiene un impacto diferente en las personas.
- Conferencias: Es realizada por empresas muy posicionadas en los mercados, como empresas de tecnología como Apple. Su estructura es de estilo dinámico donde la organización presenta sus mejores oradores para hablar de temas concretos sobre un rubro.
- Ferias comerciales: Es uno de los eventos más comunes, su cobertura es una de las mejores. Consiste en invitar a un gran número de personas para que junto a otras marcas aliadas coloquen sus stand de promoción de productos y servicios.
- Seminarios: Su estructura es similar a las conferencias, su diferencia es que tienen una duración mayor y se enfocan en educar a los presentes.
- Mesas redondas: Ya no son tan utilizados como antes, su dinámica consiste en reunir a varios dueños de negocios o empresas a una mesa privada para discutir de interés para todos los presentes.
- Cumbres: Consiste en reuniones para ejecutivos de alto nivel como políticos y CEO de grandes empresas internacionales. El objetivo es tratar temas de gran impacto para la sociedad.
- Salas virtuales: Sea por Zoom, Google Meets o cualquier de estas plataformas que permiten reuniones online, son eventos más privados y para un número menor de personas.
Estrategias para Crear un Evento Exitoso
La promoción es una de las máximas garantías para que el marketing de evento sea exitoso. Con el avance de las tecnologías, se pueden aplicar ciertas estrategias que ayudan mucho al nivel de proyección y logística.
- Definir el por qué y para qué de tu evento: El primer foco del evento tiene que ser el tipo de experiencia que se quiera impulsar, partiendo desde la premisa ¿Qué queremos comunicar?
- Crea el plan de contenido y estúdialo: No se trata de trabajar más, tener más invitados o hacer más; se trata de crear toda una experiencia desde la invitación hasta el evento como tal.
- Promociona tu evento desde varios canales de comunicación: Durante la elaboración del brief del evento, es importante que establezca el tipo de cliente o persona que quieres en el evento.
- Crea recuerdos memorables y hashtag: Muchas empresas crean experiencias que repiten por años, es decir que anualmente hacen el mismo evento. También puede convertirse en un slogan que te de autoridad en el nicho.
- Usa embajadores: En una era donde los influencers son cada vez más famosos, no suena una idea descabellada tomar uno para que se convierta en el embajador de tu evento.
Herramientas que Facilitan la Organización en el Marketing de Eventos
La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo. La gran mayoría son de membresía gratuita.
- Trello: Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo.
- Bizzabo: Es una herramienta importante para las personas que necesiten ver todo el evento desde un solo lugar.
- Cvent: Su interfaz se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad.
- Regonline: Si estás buscando una alternativa fácil de trabajar y que te permita optimizar todos los procesos, te aseguramos que Regonline es tu opción ideal.
Si no lo Puedes Medir, no lo Puedes Mejorar...
Durante y después de cada evento es importante que puedas medir los resultados obtenidos. Es así como tanto gerentes como el equipo pueden determinar los puntos de mejoras para el siguiente evento corporativo.
Estrategias de Promoción de Eventos
Necesitas una estrategia para promocionar tu evento - una lista de acciones coordinadas que seguirás para llegar a los prospectos y lograr que se inscriban. La mejor forma de promocionar un evento presencial o híbrido es mezclar estrategias de marketing offline y online. La mejor forma de promocionar un evento virtual es enfocarte en la promoción online que incluya un CTA claro para dirigir a los prospectos a la página de registro. Diseña una página de registro personalizada.
La mejor estrategia de marketing para eventos es la que se adapta a los objetivos de tu negocio y hace que los espectadores hablen de tu marca. También debes tratar de minimizar las tareas repetitivas automatizándolas en la medida de lo posible.
La promoción efectiva de eventos requiere una combinación de estrategias digitales y tradicionales para maximizar el alcance y el impacto. Utilizar publicidad en redes sociales con segmentación precisa por ubicación, intereses y edad es esencial.