El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los procesos y subprocesos de la empresa. El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamiento de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios.
¿Qué es un Mapa de Procesos?
Hacer un mapa de procesos de la empresa es una tarea compleja que puede ser clave en la elaboración de un plan estratégico corporativo, pero ¿qué es exactamente un mapa de procesos? Un mapa de procesos es mucho más que un simple diagrama. Cuando está bien hecho, sin errores, aporta mucha información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa.
La definición de los mapas de procesos de una compañía es una tarea que se engloba dentro del proceso de elaboración del plan estratégico corporativo, con el objetivo de conocer, absoluta y profundamente, la operativa de los procesos y actividades que desarrolla la empresa, prestando especial atención a aquellos aspectos clave de cada uno de los mismos.
Todas las organizaciones se componen de múltiples actividades que permiten el correcto funcionamiento de la compañía, tanto a nivel interno como externo. Es común que estas actividades estén agrupadas en bloques según sea el objetivo a alcanzar con su consecución. Una vez clasificados, debemos realizar la representación gráfica del mapa según las categorías que acabamos de definir.
El mapa de procesos de una empresa ofrece al gestor una perspectiva global de lo que ocurre dentro de la corporación, ya que recoge e interrelaciona la información de todos los recursos y actividades. Es importante relacionar cada proceso con un objetivo para que los trabajadores aprendan y los gerentes perciban, de un vistazo, la situación de la compañía. Los responsables podrán tomar mejores decisiones con estos datos y aplicar estrategias eficientes, como seguir una economía circular. Esto significa un mayor aprovechamiento de los materiales y los residuos para disminuir la contaminación y ahorrar tiempo y dinero.
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Tipos de Procesos
Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo. Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos.
Procesos Estratégicos
Su definición corresponde a los cargos de directivos y se refieren, principalmente, a procesos de gran calado estratégico que condicionan la definición e importancia de los demás procesos y actividades.
Procesos Clave (Operativos)
Aportan valor a la relación de la organización con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades. El desarrollo y la definición del mapa de procesos para esta tipología debe realizarse de un modo especialmente meticuloso, identificando cada proceso en el punto final de su recorrido (la prestación del servicio o producto al cliente), y trazando en sentido inverso una línea que nos lleve hasta su punto de inicio indicando tareas, actividades y subprocesos que directa o indirectamente dependan de él.
Procesos Complementarios (de Soporte)
También llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos clave. A pesar de que son procesos menores, desde un punto de vista estratégico, condicionan de una forma importante el desempeño de procesos superiores y pueden llegar a determinar el éxito o fracaso de los mismos.
¿Cómo se Elabora un Mapa de Procesos?
Empezar el mapa de procesos en una empresa genera muchas dudas sobre cómo implementarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Existen múltiples maneras de elaborar un mapa de procesos, pero la más habitual es utilizar un diagrama de flujo de trabajo y una herramienta informática como puede ser Sage 200 a la que se le vayan añadiendo datos.
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- Determinar cuáles son las actividades que componen cada proceso.
- Diseño y grafía del sistema.
- Consenso entre todas las partes que participaron en la elaboración para poner el punto y final al diagrama.
Ejemplo Práctico
Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se dividirá la compañía para una gestión eficiente. Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar el mapa de procesos. Un mapa de procesos no es igual en todos los casos, sino que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan, si los hay.
Beneficios del Mapa de Procesos
Como ves, una gestión empresarial que se basa en un mapa de procesos se sustenta en una base sólida, con una orientación a objetivos y resultados, con una perspectiva global y transversal de toda la empresa. El mapa de procesos es una herramienta poderosa para mejorar la gestión de gastos. Uno de los beneficios más importantes de la automatización de gastos es una mayor visibilidad de las operaciones financieras. Los directores financieros pueden obtener información en tiempo real sobre los patrones de gasto, lo que permite la planificación estratégica.
La implementación de un mapa de procesos en el sector de la fabricación ofrece numerosos beneficios para las empresas. Mediante el mapa de procesos, las empresas pueden identificar de manera más precisa las áreas de mejora y los puntos críticos en la cadena de producción. Además, el mapa de procesos facilita la comunicación y la coordinación entre los diferentes equipos de trabajo, ya que todos tienen una visión clara y compartida de cómo se lleva a cabo el proceso de fabricación. En definitiva, el sector de la fabricación necesita digitalizarse y organizarse con un mapa de procesos que mejore las perspectivas del negocio.
Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes.
El Mapa de Procesos y la Norma ISO 9001
En este mapa de procesos ISO 9001 observamos que los procesos operativos comienzan con un primer proceso de gestión de producto y terminan con el producto en producción y el Soporte. En medio se tienen los procesos necesarios para el desarrollo del producto. En paralelo se desarrollan los procesos estratégicos y los de soporte. En la estrategia se han categorizado los procesos estratégicos de la ISO 9001:2015, como son: planificación, evaluación de riesgos, auditorías, evaluación de satisfacción de clientes y objetivos.
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Desde GlobalSuite Solutions proponen la herramienta GlobalSuite® para implementar la ISO 9001:2015 anteriormente comentada. Con el software GlobalSuite® mantener el Sistema de Gestión de Calidad, que incluye la revisión periódica de los procesos de la empresa con el objetivo de mejorar la gestión empresarial para maximizar los servicios y/o productos proporcionados al cliente. Además, se podrá gestionar aprovechando los recursos invertidos por los distintos departamentos, centralizando así el esfuerzo.