El Registro Mercantil es aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos.
Organización del Registro Mercantil
Los Registros Mercantiles dependen del Ministerio de Justicia. Todos los asuntos a ellos referentes están encomendados a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
Cada Registro Mercantil está a cargo de uno o varios Registradores. Los Registradores son funcionarios públicos a todos los efectos legales.
El Registro Mercantil está integrado por los Registros Mercantiles territoriales y por el Registro Mercantil Central.
Los Registros Mercantiles territoriales están establecidos en todas las capitales de provincia, extendiéndose su competencia al territorio de la provincia, y, además, a algunas otras ciudades como Ceuta, Melilla, Eivissa, Mahón (Maó), Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde, y Santiago de Compostela.
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El Registro Mercantil Central tiene su sede en Madrid.
Inscripciones en el Registro Mercantil
En el Registro Mercantil se inscriben los empresarios individuales y las sociedades en general, así como los actos y contratos relativos a los mismos. En el caso del empresario individual, se inscribe la identificación del empresario y su empresa.
En las sociedades, se inscriben en el Registro Mercantil, entre otros, los siguientes actos:
- La constitución.
- Los aumentos y reducciones de capital.
- Las modificaciones estructurales, como fusiones, escisiones y absorciones.
- Las disoluciones y liquidaciones.
- Los nombramientos y ceses de cargos.
- Los poderes.
- Los concursos de acreedores.
Asimismo, corresponde al Registro Mercantil:
- La legalización de los libros de los empresarios, que se realiza mediante la remisión de los libros en soporte informático a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto, siempre que se reúnan los requisitos en materia de firma electrónica avanzada, debiendo contar la firma electrónica con la preceptiva intervención de una entidad prestadora de servicios de certificación.
- El nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
- El depósito y publicidad de los documentos contables.
- La centralización y publicación de la información registral, que será llevada a cabo por el Registro Mercantil Central en los términos prevenidos por este Reglamento.
- La centralización y la publicación de la información de resoluciones concursales en la forma prevista en el Real Decreto 685/2005, de 10 de junio.
Registro Público Concursal
El Registro Público Concursal se configura como una herramienta a disposición de los diversos acreedores del concursado y también de la Administración de Justicia, que facilita la comunicación de las resoluciones que adopten los Juzgados de lo Mercantil a los distintos registros públicos, el conocimiento de otras situaciones concursales con las que pueda guardar conexión y de los expedientes de negociación de los acuerdos extrajudiciales de pago.
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El Registro Público Concursal depende del Ministerio de Justicia, que encomienda su gestión al Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España a través de un portal de internet.
Asientos en el Registro Mercantil
En el Registro Mercantil se practican diferentes tipos de asientos:
- Asientos de presentación: al ingresar cualquier documento que pueda provocar alguna operación registral, se extiende el oportuno asiento de presentación. La presentación de documentos en el Registro Mercantil puede hacerse por vía telemática.
- Inscripciones, que dejan constancia de los hechos inscribibles antes citados.
- Anotaciones preventivas, que se usan para proteger un derecho que aún no es firme o determinadas decisiones de origen judicial o administrativo. Por ejemplo, la anotación preventiva de la demanda de impugnación de los acuerdos sociales.
- Notas marginales, que sirven para dar noticia de algún hecho secundario y que se practican al margen de las inscripciones, anotaciones o asientos de presentación.
- Cancelaciones de los asientos anteriores, por virtud de las cuales los mismos quedan sin efecto.
Principios Registrales
La inscripción en el Registro Mercantil se rige por varios principios:
- Obligatoriedad: la inscripción en el Registro Mercantil tiene carácter obligatorio, salvo en los casos en que expresamente se disponga lo contrario. Los actos inscribibles no inscritos no pueden perjudicar a las personas que confíen en el contenido del Registro. La no inscripción de actos de inscripción obligatoria puede dar lugar a que las personas que estaban obligados a solicitar la inscripción incurran en responsabilidad. Los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil.
- Prioridad: inscrito o anotado preventivamente en el Registro Mercantil cualquier título, no podrá inscribirse o anotarse ningún otro de igual o anterior fecha que resulte opuesto o incompatible con él. Esto supone que el documento que acceda antes al Registro será preferente sobre los que accedan con posterioridad.
- Legalidad: el Registrador calificará bajo su responsabilidad la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de quienes los otorguen o suscriban y la validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro. Para inscribir actos o contratos relativos a un empresario o una sociedad será precisa la previa inscripción del empresario o sociedad. Para inscribir actos o contratos modificativos o extintivos de otros otorgados con anterioridad será precisa la previa inscripción de éstos. Para inscribir actos o contratos otorgados por apoderados o administradores será precisa la previa inscripción de éstos.
- Publicidad: el Registro Mercantil es público. La publicidad se hará efectiva por certificación del contenido de los asientos expedida por los registradores o por medio de nota informativa. La certificación es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro. La publicidad telemática del contenido de los Registros mercantiles se realizará de acuerdo con lo dispuesto en las leyes y el Registrador deberá asegurarse de la identidad e interés legítimo del solicitante. Registro Virtual del Colegio de Registradores.
- Legitimación: el contenido del Registro se presume exacto y válido. Los asientos del registro están bajo la salvaguarda de los Tribunales y producirán sus efectos mientras no se inscriba la declaración judicial de su inexactitud o nulidad.
- Oponibilidad: los actos sujetos a inscripción serán oponibles a terceros de buena fe desde su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
- Fe pública: en caso de que se declare que el contenido del Registro Mercantil no es exacto o es nulo, esto no puede perjudicar los derechos que adquirieron otros sujetos de buena fe que confiaron en el contenido del Registro.
Procedimiento de Inscripción
Las inscripciones han de practicarse en el Registro correspondiente al domicilio del empresario o sociedad que se inscribe.
El mismo criterio del domicilio del sujeto debe seguirse para determinar el Registro que ha de encargarse de la legalización de los libros de los empresarios, del nombramiento de expertos independientes y auditores, del depósito de los documentos contables y de las demás operaciones que están encomendadas al Registro Mercantil.
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El Registro Mercantil se lleva por el sistema de folio personal, lo que quiere decir que se abre a cada sujeto inscrito una hoja registral en la cual se anotan todos los hechos y actos que configuran su historial jurídico.
La inscripción en el Registro Mercantil ha de practicarse en virtud de documento público, notarial, judicial o administrativo según los casos, salvo en determinados casos previstos en las leyes, como son:
- La inscripción del empresario individual.
- La inscripción y cese de administradores, salvo el nombramiento de Consejero Delegado que requiere escritura pública.
Los documentos extranjeros también pueden inscribirse en el Registro Mercantil siempre que tengan fuerza en España con arreglo a las leyes, así como cuando se trate de ejecutorias pronunciadas por Tribunales extranjeros a las que deba darse cumplimiento en España.
Como norma general, la inscripción en el Registro Mercantil ha de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica de la misma.
El Registrador ha de calificar bajo su responsabilidad la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de quienes los otorguen o suscriban y la validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro.
La calificación e inscripción de los títulos debe realizarse por el Registrador en el plazo de quince días desde la presentación de los títulos o, en su caso, desde la devolución de los mismos al Registro o desde el despacho de otros documentos previos o desde la subsanación de los defectos apreciados en la calificación del Registrador.
Contra la calificación negativa del Registrador suspendiendo o denegando una inscripción puede interponerse recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado o ante el Juzgado de Primera Instancia de la capital de la Provincia en que radique el Registro.
Las resoluciones expresas o presuntas de la Dirección General de los Registros y del Notariado son, a su vez, susceptibles de recurso ante los órganos del orden jurisdiccional civil.
Cuando el conocimiento del recurso contra la calificación del Registrador esté reservado por los Estatutos de Autonomía a determinados órganos de las Comunidades autónomas o a los órganos jurisdiccionales que radiquen en la Comunidad Autónoma en que radique el Registro el recurso se interpondrá ante el órgano competente.
El interesado podrá solicitar que califique el documento presentado otro Registrador de los incluidos en el cuadro de sustituciones aprobado por la Dirección General de los Registros y del Notariado en los siguientes casos:
- Si hubiese transcurrido el plazo máximo para calificar o inscribir y no hubiere tenido lugar la inscripción.
- Si la calificación del Registrador hubiere sido negativa.
La calificación sustitutoria está regulada el el RD 1039/2003 de 1 de Agosto y el Cuadro de sustituciones fue aprobado en resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 30 de junio de 2008.
Certificaciones del Registro Mercantil
El Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España desarrolló a través de su registro electrónico un servicio que permite la obtención de certificaciones electrónicas de distintos tipos en el Registro Mercantil, entre las que se encuentran las certificaciones de cargo y vigencia de cargo.
Este servicio permite la obtención de una certificación con un código seguro de verificación con el que poder acceder al documento original desde cualquier lugar, así como realizar el cotejo de las copias electrónicas por los prestadores de servicios de confianza, garantizando la integridad de la información y su autenticidad.
De esta forma el ciudadano evita el desplazamiento físico al registro mercantil para realizar la solicitud y obtener la información, evita igualmente la impresión de papel y por último el acceso al cotejo de los documentos expedidos sin requerir medios presenciales ni desplazamientos de los ciudadanos.
El Colegio de Registradores y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) pusieron en producción un servicio electrónico por el que se accede a la información registral sobre la existencia y vigencia de los cargos de administradores de las sociedades inscritas en los Registros Mercantiles desde la plataforma de la FNMT, sin que sea necesaria mediación del solicitante del certificado (distinta de la propia solicitud de certificado electrónico en los sistemas de la FNMT) ni la aportación de ningún documento en el proceso de solicitud y obtención de certificados electrónicos.
Este servicio permite directamente, desde la página web de la FNMT, la consulta on-line para saber de la existencia de administradores relacionados con la persona jurídica consultada, evitando de esta forma la necesidad de presentar por el ciudadano la certificación de vigencia y cargo necesaria anteriormente.
Este servicio informa al prestador de servicios de certificación de la revocación del cargo en el registro mercantil en el momento en que ésta se produce, permitiendo al prestador la revocación de oficio al no estar respaldado el certificado con la situación actual en el RM.
El actual sistema integrado CORPME-FNMT permite adaptarse a la vigencia de los certificados sean de dos, tres o más años, activando los sistemas de alerta generados desde los registros mercantiles a la FNMT sobre la revocación de los poderes inscritos durante toda la vigencia de los certificados expedidos y respaldados por la información inscrita en los registros.
El Empresario Individual
Empresario es aquella persona física o jurídica que en nombre propio desarrolla profesionalmente, por sí o por medio de delegados, una actividad económica racionalmente organizada.
La condición de empresario conlleva un estatus jurídico privado especial.
El empresario es quien organiza, dirige y gestiona los instrumentos para la producción o intermediación de bienes o servicios para el mercado.
El empresario se dedica de forma profesional a la gestión de esta actividad, y lo hace de forma constante y pública, esto es, de acuerdo con las previsiones del artículo 1.1 del Código de Comercio con dedicación habitual y pública, realizando todo esto además con ánimo de lucro.
La actividad empresarial se ejercitará en nombre propio (los colaboradores del empresario también actuarán en nombre del empresario). Esto permite distinguir la figura jurídica del empresario de aquellas otras personas que en nombre de él dirigen y organizan de hecho la actividad propia de la empresa, pues el empresario no tiene que realizar la actividad de forma directa y personal, basta que se realice en su nombre.
Obligaciones Contables del Empresario Individual
Según el art. 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".
Por otro lado el art. 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.
Legalización de Libros Oficiales
En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:
- La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- Los empresarios individuales.
- Las sociedades mercantiles.
- Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
- Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
- Las agrupaciones de interés económico.
- Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
- Los actos y contratos que establezca la Ley.
- Igualmente corresponderá al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables y cualesquiera otras funciones que le atribuyan las Leyes.
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica: La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero. El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.
También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.
- La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado.
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último, es muy importante en mi opinión y hay que saberlo.
Aspectos Fiscales y Contables Específicos
Desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.
Los asientos de cierre debe hacerlos igual que el de las sociedades, las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio.
Pero, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades, entonces desde el punto de vista contable, no se aplicará el método del efecto impositivo, pues tal y como se indica en la NRV 13ª.5 del PGC y en la NRV 15ª.5 del PGC Pymes, "En el caso de empresarios individuales no deberá lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios. A estos efectos, al final del ejercicio las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa".
En consecuencia, todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entiende realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios.
Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.
En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.
Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL)
Conforme a la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, el Emprendedor de Responsabilidad Limitada debe ser una persona física que ejerza una actividad empresarial o profesional, y que deberá inscribirse como tal empresario en el Registro Mercantil (arts. 7 y ss).
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