Los espacios de coworking se han convertido en una opción popular para muchos profesionales, gracias a la flexibilidad, la oportunidad de pertenecer a una comunidad diversa y una mayor visibilidad para el negocio.
No obstante, elegir un espacio de coworking para trabajar supone adentrarte en unas dinámicas diferentes a las que encuentras en una oficina convencional. La regla de oro es ser atento y respetuoso. Piensa en cómo tus acciones harán que los demás se sientan.
Aquí te presentamos una guía completa de las normas de convivencia que te ayudarán a integrarte y a contribuir a un ambiente de trabajo positivo y productivo.
1. Ambiente Tranquilo y Respetuoso
En un espacio de coworking, la tranquilidad y la concentración son fundamentales. Este tipo de espacio no es adecuado para actividades como call centers o comerciales telefónicos que requieren hablar constantemente. Si tu trabajo implica llamadas frecuentes, un espacio abierto compartido podría no ser ideal para tu actividad.
En Coworking Ensanche de Vallecas, el objetivo es mantener un ambiente tranquilo, respetuoso y profesional. Estas normas ayudan a cuidarlo entre todos.
Lea también: Coworking Bajo el Árbol y la nueva ola del trabajo
- Tranquilidad y concentración como base.
- Respeto y cercanía en el trato.
- Espacios cuidados y limpios.
- Puntualidad y responsabilidad con reservas y usos.
2. Llamadas y Videollamadas
Todos tenemos reuniones, algo habitual hoy en día, simplemente debemos tratar de mantener un tono moderado para evitar molestar a otros compañeros.
- Uso de auriculares para las mismas; además de por tu confidencialidad por respetar molestias a los demás, en cualquier caso se evitará el uso de altavoces.
En Impact Hub cuentan con cabinas y salas Skype para hacer llamadas con privacidad y sin ruidos, espacios para trabajar en silencio y espacios para compartir con tu equipo o con otros coworkers. Se trata de salas totalmente equipadas para acoger reuniones, eventos presenciales o en remoto. Por ello es recomendable utilizarlas -reservándolas con antelación-, para realizar tus llamadas o reuniones a distancia o presenciales.
3. Ruido y Dispositivos
- Volumen bajo para notificaciones.
- Música solo con auriculares.
El medio únicamente aceptado para escuchar música u otro sonido dentro de la sala multiusos será a través de auriculares, con el fin de no molestar a los demás usuarios.
4. Salas de Reuniones
- Uso únicamente con reserva desde la web.
- Se ruega puntualidad tanto en la llegada como a la salida.
- Deja la sala recogida (sillas, pizarra, vasos, cables).
- Cancela con antelación si no la usarás.
Si no quieres retrasar los planes de tus compañeros, acuérdate que la gestión del tiempo es crucial a la hora de reservar una sala de reuniones en un espacio de trabajo compartido.
5. Espacios Comunes y Limpieza
El modelo de coworking está pensado para compartir recursos, por lo que el uso que les demos afectará directamente al resto de coworkers.
Lea también: Tu oficina en el Barrio de Salamanca
- Cocina, baños y zonas de descanso: déjalos como te gustaría encontrarlos.
- Tira la basura en los contenedores correspondientes.
- Si algo se derrama o ensucia, límpialo en el momento.
Se deberá mantener el orden y limpieza de las instalaciones y puesto de trabajo.
6. Cocina y Nevera
- Identifica tus alimentos/bebidas para evitar confusiones (sobre todo por botellas de agua).
- No ocupes más espacio del necesario.
- Evita olores fuertes en horas punta.
- Lo olvidado o en mal estado se retira periódicamente.
Presta atención especial a la cocina, ya que es una de las zonas más populares en cada coworking y fuente de las peores violaciones de las normas de etiqueta. La zona de alimentos será la zona office, no se utilizarán las mesas o salas de trabajo para comer.
7. Visitas
- Las visitas deben avisarse y permanecer en todo momento acompañadas.
- Reuniones con visitas: en salas o zonas comunes, no en puestos compartidos.
- Las visitas no pueden ocupar puestos de trabajo sin reserva.
Los visitantes son siempre bienvenidos en el Espacio Coworking. Si necesitas que un colaborador venga a trabajar contigo, hay tarifas ocasionales que puedes contratar con nosotros, infórmate en la pagina web o pregunta al responsable del Coworking.
Los visitantes no interferirán ni interrumpirán el trabajo del resto de usuarios del Espacio Coworking y únicamente podrán acceder a la zona office en compañía de un cliente del Espacio Coworking.
8. Seguridad y Acceso
- Tu clave de acceso es personal: no la compartas. Se modifica periódicamente y te avisaremos con cada cambio.
- Cierra bien al entrar/salir y no facilites acceso a desconocidos.
- Cada persona es responsable de sus objetos y equipos.
- Notifica cualquier incidencia al equipo.
9. Horarios
- Respeta los horarios de apertura y las condiciones de tu plan.
- Evita quedarte fuera de horario salvo aviso y autorización previa.
No se permitirá la entrada a ningún usuario fuera del horario establecido.
Lea también: Coworking en Atocha: Opiniones
10. Material y Equipos
- Cuida el mobiliario y los recursos comunes (impresora, pantallas, cables).
- Si algo se daña o no funciona, por favor avisa enseguida.
- Utiliza tu material, no utilices sin permiso previo nada que no sea tuyo.
Será responsabilidad de los clientes los daños causados, por ellos mismos o por sus visitantes, al mobiliario o instalaciones del Espacio Coworking, provocado por un mal uso o un uso irresponsable de los mismos.
11. Respeto y Convivencia
Ser amable es fundamental, así podrás ampliar tu red de contactos y encontrar oportunidades para nuevas colaboraciones. Debes estar abierto a nuevos proyectos y participar en los eventos, charlas y talleres organizados en tu espacio.
- Trato amable y profesional en todo momento.
- Cero tolerancia a faltas de respeto, discriminación o conductas invasivas.
- Si surge un malentendido, habla con el equipo para mediar.
No toleramos comportamientos poco profesionales o maliciosos. Respeta el espacio y déjalo tal y como lo encuentras. En el Espacio Coworking apelamos al sentido común: se amable y respetuoso con tus compañeros.
12. Privacidad
- No grabes ni hagas fotos a personas/pantallas sin permiso.
- Mantén la confidencialidad de lo que escuches o veas en el espacio.
13. Comida y Bebida en Puestos
- Puedes beber/comer alimentos o bebidas con cuidado; evita derrames y olores fuertes. Prioriza comer en la zona destinada a ello.
- Mantén tu puesto ordenado y limpio al finalizar tu jornada.
14. Mascotas
No se admiten animales de compañía (excepto perros-guía).
- No está permitido el acceso de animales al local, salvo en caso de animales de asistencia (perros guía) y en cualquier caso solo con autorización previa.
15. Cumplimiento de Normas
- En caso de ser necesario, te pediremos ajustar conductas que no se adapten a las normas o que afecten al ambiente.
- Reiterar incumplimientos puede suponer cancelación del alquiler.
La dirección se reserva el derecho de admisión. El Espacio Coworking se reserva el derecho de admisión y el derecho de expulsión a cualquier usuario en cualquier momento si incumple estas normas de conducta.
Otras Consideraciones Importantes
- El Espacio Coworking no se hace responsable de las pertenencias personales de los usuarios. No dejes objetos personales desatendidos.
- Todos los usuarios harán un uso responsable y respetuoso de las instalaciones.
- Igualmente se realizará un uso respetuoso de los WC con el fin de mantenerlos en condiciones higiénicas óptimas.
- Del mismo modo, con el propósito de respetar el trabajo de los demás usuarios queda prohibido gritar o hablar en tono fuerte.
- En la sala multiusos únicamente podrás utilizar tu teléfono móvil en modo vibración, y en caso de recibir algún tipo de llamada dentro de dicha sala deberás salir para atenderla.
- Si llevas algún tipo de bebida al Espacio Coworking deberás utilizar siempre un posavasos. En caso de que el contenido se vierta deberá limpiarse inmediatamente.
- En el caso de averías de alguna instalación o incidencia, los usuarios deberán ponerlo inmediatamente en conocimiento de los responsables del Espacio Coworking.
- Haz un uso racional de la red WIFI que compartimos. Puedes descargarte (legalmente) aplicaciones y contenidos, pero no la colapses ni envíes spam desde aquí.
- En el Espacio Coworking no se puede fumar; si sales, no tires las colillas al suelo.
- El cliente que no acepte la decisión tomada podrá verse expulsado del Espacio Coworking sin derecho de apelar la decisión y sin compensación alguna de ningún tipo.
Ahorro y Sostenibilidad
- Intenta ahorrar (luz, agua, papel…): uno de los valores fundamentales del movimiento coworking es la sostenibilidad.
- Apaga las luces de las salas o aparatos que no están siendo utilizados (incluso si tú no los has encendido).
- Apaga o al menos “suspende” la actividad de tus equipos, pantallas y dispositivos cuando no los estés utilizando.
- Cierra las puertas al entrar o salir para mantener la temperatura en los diversos espacios.
- Reduce tu consumo de papel (no imprimas materiales que pueden archivarse o difundirse digitalmente).
- Recicla: utiliza el papel mal impreso como “borrador”. Disponemos de contenedores para residuos orgánicos, y diferentes contenedores en la zona office para envases y plásticos, papel y cartón.
- La gestión de residuos peligrosos generados por tu actividad es tu responsabilidad, el Espacio Coworking no se hace responsable de ella.
Aceptación de las Normas
Al usar el coworking confirmas que conoces y aceptas estas Normas de Convivencia. Al acceder a trabajar en nuestro espacio aceptas estas Normas de Conducta. Nuestro objetivo es que trabajes a gusto, en calma y con confianza.