Las obligaciones contables de una empresa en España son las relacionadas con el registro de su actividad económica, las operaciones llevadas a cabo, los gastos, etc. Podríamos decir que la contabilidad persigue crear una fotografía del estado económico de una empresa mediante el registro de las operaciones que esta lleva a cabo. La normativa española obliga al empresario a llevar una contabilidad adecuada conforme a determinadas normas con el objetivo de poder controlar la actividad empresarial e informar a las autoridades competentes.
Obligaciones Contables de una Empresa
Todo empresario debe:
- Llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones: hablamos de compras, ventas, gastos…
- Elaborar de forma periódica unos balances e inventarios. Para lograrlo, el empresario debe llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y un Diario.
En cuanto a la persona encargada de llevar la contabilidad, será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de los empresarios. El contable o el profesional encargado de llevar la contabilidad de una empresa es el responsable de seguir y adaptar los requisitos del Plan General Contable (PGC) para dar una imagen real de la situación empresarial. Las PYMES pueden optar por una versión abreviada del PGC mientras que las demás deberán optar por la versión “ordinaria”.
Si eres una empresa y crees que no eres capaz de estar al día con el cumplimiento de tus obligaciones contables, lo recomendable es que te pongas en contacto con expertos asesores contables que te ayuden con el cumplimiento de tus obligaciones. ¿Valoras externalizar la contabilidad? puede ser una opción para tu empresa.
Obligación de Llevar una Serie de Libros Contables
Todas las empresas tienen la obligación de llevar libros contables. Los más importantes son el libro diario y el libro inventario y cuentas anuales.
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Libro Diario
Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Hablamos de libro en el que se anotan diariamente los importes de todas las operaciones que haya realizado una empresa, de tal forma que la actividad empresarial queda registrada cronológicamente a través de asientos contables según se vayan haciendo a lo largo del día.
Para que no pierdas ni un detalle del día a día de tu empresa es muy importante que tu asesor te ofrezca alguna herramienta donde puedas visualizar los estados financieros de tu entidad.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Por otra parte, el Libro inventario y las cuentas anuales es un documento contable formado por los siguientes documentos: Balance inicial detallado de la empresa, balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo, inventario de cierre de ejercicio, y un ejemplar de las cuentas anuales. Se elaboran el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo. El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa.
Las cuentas anuales, compuestas a su vez más documentos contables, están formadas por:
- El Balance de situación: se compone del activo, pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
- La Cuenta de pérdidas y Ganancias: ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto”(ECPN): recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones.
- El “Estado de Flujos de Efectivo” (salvo excepciones): informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios.
- La Memoria: es el documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
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Legalización de los Libros Contables
Además, una empresa debe conocer que estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil de su domicilio. Es una obligación impuesta por la normativa española que, en caso de no cumplir con ella, acarrea sanciones y multas.
El mes de abril, además de las obligaciones fiscales de cada trimestre, incluye del plazo para la legalización de los libros contables en el Registro mercantil (del 1 al 30). Se legalizan los ejercicios que se hayan cerrado a 31 de diciembre. Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. Desde el año 2013 los libros son de presentación obligatoria por medios telemáticos. El plazo de legalización ordinario es dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
La legalización consiste en el sellado de los libros para que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria.
Según establece el artículo 25 del Código de Comercio de 1885: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.
Formulación de las Cuentas e Informe de Gestión
Además, la normativa española impone la obligación de elaborar el llamado “informe de gestión”. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
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Obligación de Consolidar | ¿Tienes un Grupo de Empresas?
Si tienes un grupo de empresas te interesa saber si tienes (o no) obligación de presentar cuentas anuales consolidadas. Estarás obligado si durante 2 ejercicios consecutivos el grupo cumple dos de estos límites:
| Criterio | Límite |
|---|---|
| Total de las partidas del activo del balance | Superior a 11.400.000 euros |
| Importe neto de la cifra anual de negocios | Superior a 22.800.000 euros |
| Número medio de trabajadores | Superior a 250 |
En Adlanter te podemos ayudar con todo el proceso si tu empresa está obligada a confeccionar y presentar las cuentas anuales consolidadas.
Obligaciones Contables y Registrales del Empresario Individual
Según el art. 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".
Por otro lado el art. 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.
En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:
- La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- Los empresarios individuales.
- Las sociedades mercantiles.
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
Por lo tanto, en el punto dos se indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro mercantil.
- La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica:
- La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.
- El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.
También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.
- La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último, es muy importante en mi opinión y hay que saberlo.
Ahora bien, desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.
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