Obligaciones Formales del Empresario Individual

La figura del empresario individual constituye una de las formas más sencillas y directas de ejercer una actividad empresarial, caracterizándose por la ausencia de personalidad jurídica diferenciada entre el empresario y su negocio.

Vamos a intentar dar una respuesta a esto y presentar la problemática de las obligaciones contables y registrales del empresario individual.

¿Qué es un Empresario Individual?

El empresario individual es una persona física que realiza en nombre propio y por medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional.

Es el propietario el que ejerce un control total de la empresa, dirige personalmente su gestión y responde de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes y derechos, sin que exista diferencia entre su patrimonio mercantil y su patrimonio personal.

Condiciones para ser Empresario Individual

El empresario individual debe ser mayor de edad, tener plena capacidad jurídica y, por tanto, la libre disposición de bienes, y ejercer, por cuenta propia y de forma habitual, una actividad empresarial.

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Ventajas y Desventajas Iniciales

La elección de esta forma jurídica puede estar justificada por motivos fiscales y por la simplicidad en su constitución y obligaciones formales. Pero como contrapartida se encuentra el alto riesgo que conlleva para el empresario ya que sus bienes personales responden de las deudas contraídas en el ejercicio de su actividad empresarial.

Simplicidad en la constitución: No necesitas realizar trámites complejos de constitución ni desembolsar capital mínimo.

Responsabilidad ilimitada: Como ya hemos señalado, respondes con todo tu patrimonio personal de las deudas empresariales.

La figura del empresario individual presenta una serie de rasgos distintivos que la diferencian claramente de otras formas jurídicas de ejercer una actividad económica. La responsabilidad ilimitada constituye quizás el elemento más característico y, a la vez, más delicado de esta forma de organización empresarial.

Esto significa que respondes con todo tu patrimonio personal, presente y futuro, de las deudas y obligaciones que contraes en el ejercicio de tu actividad empresarial.

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En cuanto a la responsabilidad por deudas frente a terceros, ésta es personal e ilimitada. El empresario individual responde de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes, presentes y futuros; porque no existe separación alguna entre el patrimonio empresarial y el personal.

Ello quiere decir que sus bienes personales pueden ser embargados para hacer frente a deudas propias de su actividad empresarial, aunque no estén afectos a la actividad.

Asimismo, si el empresario/a individual está casado, si no existe separación de bienes o no existe oposición por parte de su cónyuge formalizada en escritura pública ante Notario e inscrita en el Registro Mercantil, responderán de las deudas de la empresa los bienes comunes de ambos, que podrán enajenarse, hipotecarse o embargarse.

Los bienes privativos del otro cónyuge sólo podrán obligarse con el consentimiento expreso del mismo.

Por ello, debe tenerse en cuenta que la mayor simplicidad en cuanto a constitución y obligaciones formales contrasta con el elevado riesgo patrimonial que genera el ejercicio de una actividad económica como trabajador por cuenta propia o autónomo.

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Otra característica esencial es la titularidad única. Solo puede haber un empresario individual por negocio, no siendo posible la cotitularidad.

Empresario Individual vs. Trabajador Autónomo

Aunque frecuentemente se utilizan como sinónimos, los conceptos de empresario individual y trabajador autónomo no son exactamente equivalentes. Todo empresario individual que desarrolle una actividad de forma habitual deberá darse de alta como trabajador autónomo en el régimen correspondiente de la Seguridad Social, pero no todo autónomo es necesariamente un empresario individual desde el punto de vista mercantil.

Se considera trabajador autónomo a la persona física que realiza de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo. Estos trabajadores autónomos sí serán empresarios individuales.

Sin embargo no tendrán la consideración de empresarios otros trabajadores autónomos, como los familiares de un trabajador autónomo que no cumplan con los requisitos del trabajador por cuenta ajena del E.T y que realizan trabajos con aquel sin tener la condición de cuenta ajena

Edad Mínima

Los menores de dieciséis años no podrán ejecutar trabajo autónomo ni actividad profesional, ni siquiera para sus familiares. No obstante, en el caso de prestaciones de servicios en espectáculos públicos por parte de los menores de dieciséis años, será obligatorio solicitar autorización expresa a la Autoridad laboral, que la concederá siempre que no suponga peligro para su salud física ni para su formación profesional y humana; el permiso deberá constar por escrito y para actos determinados.

Autónomos Vinculados a Otras Entidades

Sí. Se declaran expresamente incluidos en el régimen de autónomo los siguientes, siempre que cumplan los requisitos anteriores:

1. Los socios industriales de sociedades regulares colectivas y de sociedades comanditarias.
2. Los comuneros de las comunidades de bienes y los socios de sociedades civiles irregulares, salvo que su actividad se limite a la mera administración de los bienes puestos en común.
3. Quienes ejerzan las funciones de dirección y gerencia que conlleva el desempeño del cargo de consejero o administrador, o presten otros servicios para una sociedad mercantil capitalista, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean el control efectivo, directo o indirecto, de aquélla. Se entenderá, en todo caso, que se produce tal circunstancia, cuando las acciones o participaciones del trabajador supongan, al menos, la mitad del capital social.

Cómo se presume que un empresario individual controla su sociedad

Se presumirá, salvo prueba en contrario, que el autónomo posee el control efectivo de la sociedad cuando concurran algunas de las siguientes circunstancias:

1. Que, al menos, la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios esté distribuido entre socios, con los que conviva, y a quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.
2. Que su participación en el capital social sea igual o superior a la tercera parte del mismo.
3. Que su participación en el capital social sea igual o superior a la cuarta parte del mismo, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad.

Inscripción en el Registro Mercantil

La regulación del empresario individual se encuentra dispersa en diferentes textos normativos, siendo el Código de Comercio la norma fundamental que establece los principios básicos.

¿Es necesario que el empresario individual se inscriba en el Registro Mercantil? No. Los empresarios individuales no están obligados a inscribirse en el Registro Mercantil, aunque pueden hacerlo si lo desean.

Aunque no existe obligación legal expresa, es altamente recomendable que el empresario individual se inscriba en el Registro Mercantil de su provincia.

El empresario individual actúa bajo su nombre y apellidos, aunque puede añadir una denominación o nombre comercial que identifique su actividad. Es importante que tengas presente que no puedes utilizar denominaciones que puedan inducir a error sobre la forma jurídica de tu negocio.

Obligaciones Contables y Registrales

¿Está obligado el empresario individual a llevar contabilidad?

Según el art. 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".

Por otro lado el art. 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".

En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.

En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:

1. La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
   1. El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
      • Los empresarios individuales.
      • Las sociedades mercantiles.
      • Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
      • Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
      • Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
      • Las agrupaciones de interés económico.
      • Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
      • Los actos y contratos que establezca la Ley.
   2. Igualmente corresponderá al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables y cualesquiera otras funciones que le atribuyan las Leyes.

Por lo tanto, en el punto dos se indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro mercantil.

2. La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica:

   La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.

   El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.

También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.

1. La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado

En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último, es muy importante en mi opinión y hay que saberlo.

Ahora bien, desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.

Los asientos de cierre debe hacerlos igual que el de las sociedades, las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio.

Pero, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades, entonces desde el punto de vista contable, no se aplicará el método del efecto impositivo, pues tal y como se indica en la NRV 13ª.5 del PGC y en la NRV 15ª.5 del PGC Pymes, "En el caso de empresarios individuales no deberá lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios. A estos efectos, al final del ejercicio las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa".

En consecuencia, todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entiende realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios.

Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.

En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.

Tratamiento Fiscal del Empresario Individual

El tratamiento fiscal del empresario individual presenta particularidades específicas que debes conocer para cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias.

• Estimación directa normal: Aplicable cuando tu cifra de negocios supere los 600.000 euros anuales.
• Estimación directa simplificada: Para actividades cuya cifra de negocios no supere los 600.000 euros anuales.
• Estimación objetiva (módulos): Sistema forfetario aplicable a determinadas actividades con limitaciones de volumen de operaciones.

Consideración importante: La elección del régimen fiscal tiene implicaciones directas en tus obligaciones contables, frecuencia de presentación de declaraciones y carga administrativa.

Como empresario individual, estarás sujeto al IVA por las operaciones que realices en el desarrollo de tu actividad empresarial.

Derechos del Empresario Individual

Derechos Específicos

Sí. En el ejercicio de su actividad profesional tienen los siguientes derechos:

1. A la igualdad ante la ley y a no ser discriminados.
2. A no ser discriminado por razones de discapacidad o deficiencia física.
3. Respeto a su intimidad, dignidad y protección frente al acoso sexual.
4. A la formación y readaptación profesionales.
5. A su integridad física y a una protección adecuada de su seguridad y salud en el trabajo.
6. A la percepción puntual de la contraprestación económica convenida por el ejercicio profesional de su actividad.
7. A la conciliación de su actividad profesional con la vida personal y familiar, con el derecho a suspender su actividad en las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia y adopción o acogimiento, tanto preadoptivo como permanente o simple.
8. A la asistencia y prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad, de conformidad con la legislación de la Seguridad Social, incluido el derecho a la protección en las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia y adopción o acogimiento, tanto preadoptivo como permanente o simple.
9. Al ejercicio individual de las acciones derivadas de su actividad profesional.
10. A la tutela judicial efectiva, así como al acceso a los medios extrajudiciales de solución de conflictos.

Derechos Colectivos

Sí. Los trabajadores autónomos son titulares de los derechos colectivos a:

1. Afiliarse al sindicato o asociación empresarial de su elección.
2. Afiliarse y fundar asociaciones profesionales.
3. Ejercer la actividad colectiva de defensa de sus intereses profesionales.

Deberes del Empresario Individual

Son deberes profesionales básicos del Empresario individual Autónomo:

1. Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos por ellos celebrados, a tenor de los mismos, y con las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, a los usos y a la ley.
2. Cumplir con las obligaciones en materia de seguridad y salud laborales.
3. Afiliarse, comunicar las altas y bajas en el régimen y cotizar a la seguridad social.
4. Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias establecidas legalmente.
5. Cumplir con las normas deontológicas aplicables a la profesión.

Derechos Asistenciales Públicos

Sí. La acción protectora del Régimen de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, comprenderá, en todo caso:

1. La asistencia sanitaria en los casos de maternidad, enfermedad común o profesional y accidentes, sean o no de trabajo.
2. Las prestaciones económicas en las situaciones de incapacidad temporal, riesgo durante el embarazo, maternidad, paternidad, riesgo durante la lactancia, incapacidad permanente, jubilación, muerte y supervivencia y familiares por hijo a cargo.

Derecho a Prestaciones Públicas por Incapacidad Temporal

Sí. En las cotizaciones sociales de los Autónomos se suscribe la cobertura de incapacidad temporal por contingencias comunes para todos los autónomos, y se prevé la elaboración de un catalogo de actividades con mayor riesgo de siniestralidad, en las que además será obligatoria la suscripción de la contingencia de accidente de trabajo y enfermedades profesionales.

Derechos de Jubilación

Sí.

Consideraciones Finales

La decisión de ejercer tu actividad como empresario individual debe basarse en un análisis cuidadoso de las circunstancias específicas de tu proyecto empresarial. Si estás iniciando una actividad con inversión limitada y riesgo controlado, la simplicidad del empresario individual puede ser la opción más práctica.

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