Todas las empresas en España están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento. Es especialmente relevante tener claras cuáles son dichas obligaciones y cómo debemos atenderlas correctamente.
Obligaciones Laborales Independientemente del Número de Trabajadores en la Empresa
El Estatuto de los Trabajadores (ET) establece una serie de obligaciones que todo empresario debe cumplir, independientemente del tamaño de su empresa. A continuación, se detallan algunas de las más importantes:
Registro Retributivo
El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores. Este registro debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales.
Fue modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres.
Registro de Jornada
Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Decreto-Ley, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, es obligatorio registrar la jornada laboral (fichar) en todas las empresas y por parte de todos/as los/as trabajadores/as.
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El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas.
Protocolo contra el Acoso
Según lo dictado en el articulo 14 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, el acoso sexual como el acoso por razón de sexo son riesgos laborales, de carácter psicosocial, que pueden afectar a la seguridad y salud de quienes los padecen. El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso.
El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo.
Calendario Laboral
Art. 38.3. del Estatuto de los Trabajadores indica que “El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa". Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo
La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro. El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.
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Prevención de Riesgos Laborales
Art. 10. Toda empresa con personal contratado está obligada a cumplir con lo establecido en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Para cumplir con esta exigencia se recomienda la contratación de un servicio de prevención de riesgos y vigilancia de la salud ajeno.
Obligaciones Laborales Adicionales para Empresas de 50 o Más Empleados
A partir del 8 de marzo de 2022, todas las empresas de más de 50 personas en plantilla deberán contar con un Plan de Igualdad implantado en la organización. Para el cumplimiento de dicha obligación, es recomendable contratar los servicios de una entidad homologada para hacer diagnósticos y planes de igualdad en empresas.
Art. 42.1: «Las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores vendrán obligadas a que de entre ellos, al menos, el 2 por 100 sean trabajadores con discapacidad. El cómputo mencionado anteriormente se realizará sobre la plantilla total de la empresa correspondiente, cualquiera que sea el número de centros de trabajo de aquélla y cualquiera que sea la forma de contratación laboral que vincule a los trabajadores de la empresa.
Comité de Empresa: Información y Consulta
El comité de empresa tendrá derecho a ser informado y consultado por el empresario sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a los trabajadores, así como sobre la situación de la empresa y la evolución del empleo en la misma, en los términos previstos en este artículo.
Se entiende por información la transmisión de datos por el empresario al comité de empresa, a fin de que este tenga conocimiento de una cuestión determinada y pueda proceder a su examen. Por consulta se entiende el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, incluyendo, en su caso, la emisión de informe previo por parte del mismo.
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En la definición o aplicación de los procedimientos de información y consulta, el empresario y el comité de empresa actuarán con espíritu de cooperación, en cumplimiento de sus derechos y obligaciones recíprocas, teniendo en cuenta tanto los intereses de la empresa como los de los trabajadores.
El comité de empresa tendrá derecho a ser informado trimestralmente sobre:
- La evolución general del sector económico a que pertenece la empresa.
- La situación económica de la empresa y la evolución reciente y probable de sus actividades, incluidas las actuaciones medioambientales que tengan repercusión directa en el empleo, así como sobre la producción y ventas, incluido el programa de producción.
- Las previsiones del empresario de celebración de nuevos contratos, con indicación del número de estos y de las modalidades y tipos que serán utilizados, incluidos los contratos a tiempo parcial, la realización de horas complementarias por los trabajadores contratados a tiempo parcial y de los supuestos de subcontratación.
- Las estadísticas sobre el índice de absentismo y las causas, los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y sus consecuencias, los índices de siniestralidad, los estudios periódicos o especiales del medio ambiente laboral y los mecanismos de prevención que se utilicen.
También tendrá derecho a recibir información, al menos anualmente, relativa a la aplicación en la empresa del derecho de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, en la que deberá incluirse el registro previsto en el artículo 28.2 y los datos sobre la proporción de mujeres y hombres en los diferentes niveles profesionales, así como, en su caso, sobre las medidas que se hubieran adoptado para fomentar la igualdad entre mujeres y hombres en la empresa y, de haberse establecido un plan de igualdad, sobre la aplicación del mismo.
El comité de empresa, con la periodicidad que proceda en cada caso, tendrá derecho a:
- Conocer el balance, la cuenta de resultados, la memoria y, en el caso de que la empresa revista la forma de sociedad por acciones o participaciones, los demás documentos que se den a conocer a los socios, y en las mismas condiciones que a estos.
- Conocer los modelos de contrato de trabajo escrito que se utilicen en la empresa así como los documentos relativos a la terminación de la relación laboral.
- Ser informado de todas las sanciones impuestas por faltas muy graves.
- Ser informado por la empresa de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a la toma de decisiones que pueden incidir en las condiciones de trabajo, el acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.
- Ser informado por la empresa de las medidas de actuación previstas con motivo de la activación de alertas por catástrofes y otros fenómenos meteorológicos adversos, sin perjuicio de los derechos de información, consulta y participación previstos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Asimismo, el comité de empresa tendrá derecho a recibir la copia básica de los contratos así como la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar.
El comité de empresa tendrá derecho a ser informado y consultado sobre la situación y estructura del empleo en la empresa o en el centro de trabajo, así como a ser informado trimestralmente sobre la evolución probable del mismo, incluyendo la consulta cuando se prevean cambios al respecto.
Asimismo, tendrá derecho a ser informado y consultado sobre todas las decisiones de la empresa que pudieran provocar cambios relevantes en cuanto a la organización del trabajo y a los contratos de trabajo en la empresa. Igualmente tendrá derecho a ser informado y consultado sobre la adopción de eventuales medidas preventivas, especialmente en caso de riesgo para el empleo.
El comité de empresa tendrá derecho a emitir informe, con carácter previo a la ejecución por parte del empresario de las decisiones adoptadas por este, sobre las siguientes cuestiones:
- Las reestructuraciones de plantilla y ceses totales o parciales, definitivos o temporales, de aquella.
- Las reducciones de jornada.
- El traslado total o parcial de las instalaciones.
- Los procesos de fusión, absorción o modificación del estatus jurídico de la empresa que impliquen cualquier incidencia que pueda afectar al volumen de empleo.
- Los planes de formación profesional en la empresa.
- La implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo, estudios de tiempos, establecimiento de sistemas de primas e incentivos y valoración de puestos de trabajo.
El comité de empresa tendrá también las siguientes competencias:
- Ejercer una labor de vigilancia en el cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral, de seguridad social y de empleo, así como del resto de los pactos, condiciones y usos de empresa en vigor, formulando, en su caso, las acciones legales oportunas ante el empresario y los organismos o tribunales competentes.
- Ejercer una labor de vigilancia y control de las condiciones de seguridad y salud en el desarrollo del trabajo en la empresa, con las particularidades previstas en este orden por el artículo 19.
- Ejercer una labor de vigilancia del respeto y aplicación del principio de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, especialmente en materia salarial.
- Participar, como se determine por convenio colectivo, en la gestión de obras sociales establecidas en la empresa en beneficio de los trabajadores o de sus familiares.
- Colaborar con la dirección de la empresa para conseguir el establecimiento de cuantas medidas procuren el mantenimiento y el incremento de la productividad, así como la sostenibilidad ambiental de la empresa, si así está pactado en los convenios colectivos.
- Colaborar con la dirección de la empresa en el establecimiento y puesta en marcha de medidas de conciliación.
- Informar a sus representados en todos los temas y cuestiones señalados en este artículo en cuanto directa o indirectamente tengan o puedan tener repercusión en las relaciones laborales.
Obligación de Favorecer la Promoción y Formación Profesional
De acuerdo con lo dispuesto en el art. 23 del ET, el empresario tiene la obligación de favorecer la promoción y formación profesional en el trabajo.
Obligación de No Discriminar
El empresario tiene la obligación de no discriminar para el empleo o una vez empleado a ningún trabajador por razones de sexo, estado civil, por edad dentro de los límites marcados legalmente, raza, condición social, ideas religiosas o políticas, afiliación o no a un sindicato o por razón de lengua.
Pago de Salarios
En este contexto, una de las bases más importante que establece el mencionado artículo es que los servicios prestados en este caso a un empleador o empresario deberán ser retribuidos. Dicha retribución en la práctica toma la forma de la llamada “Nómina” o “recibo individual justificativo del pago de salarios”, que no es otra cosa que los justificantes de dichas retribuciones.
Se puede desprender de ello que una correcta gestión de las nóminas es fundamental para cualquier empresa en España. No solo es crucial para garantizar que los empleados reciban su salario de manera adecuada y puntual, sino que también es esencial para cumplir con las obligaciones legales que establece la legislación laboral española.
El empresario al estar obligado a expedir un justificante de percepción de los salarios en base al modelo oficial que aprueba el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, si este proporciona la nómina sin utilizar el modelo reglamentario incurrirá en una infracción leve sancionada con multa - art. 5 y 40 del R.D.
No obstante, esta no es la única sanción en la que puede incurrir el empresario por no seguir las obligaciones legales relacionadas con la nómina de los trabajadores, ya que en la práctica una de las acciones más frecuentes realizadas por el empresario es la no entrega de la nómina a sus trabajadores ya sea por negligencia o por desconocimiento de su obligación legal.
En este caso el trabajador podrá reclamarle todas sus nóminas al empleador siendo posible que este incurra en una infracción leve sancionada con multa - art. 5 y 40 del R.D.
Por otro lado, en casos más graves como el de elaborar una nómina sin indicar todos los salarios que percibe el trabajador, comúnmente conocido como “Pago en B”, el empresario incurre en una falta grave - art. 7 y 40 del R.D. 5/2000, además de los posibles recargos de hasta el 35 % que impondrá la Tesorería General de la Seguridad Social por las cantidades no cotizadas ya que al no percibir en la nómina el salario real se le ingresa por cotización menos de lo debido.
En conclusión, la gestión precisa y conforme a la legalidad de las nóminas es esencial para cualquier empresa en España. No solo garantiza el correcto pago a los empleados, sino que también evita sanciones legales y conflictos laborales. La observancia de las obligaciones legales relativas a las nóminas no solo es un deber ético y legal, sino también una medida sensata para asegurar la integridad y estabilidad de la relación laboral y la empresa en su conjunto.
Subcontratación de Obras y Servicios
De acuerdo con el art. 42 del ET, los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllos deberán comprobar que dichos contratistas estén al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social.
Al efecto, deberán recabar por escrito, con identificación de la empresa afectada, certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social, que deberá librar inexcusablemente dicha certificación en el término de treinta días improrrogables, transcurridos los cuales, quedará exonerado de responsabilidad el empresario solicitante, si finalmente no se obtiene en plazo dicha certificación.
De las obligaciones de naturaleza... 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
De acuerdo con el art. 42.4 del ET para casos de contratas y subcontratas en el caso de empresas que de forma continuada compartan centro de trabajo se establece que la empresa principal deberá disponer de un libro registro en el que se refleje la información exigible al respecto quedando a disposición de los representantes de los trabajadores.
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