En el dinámico entorno empresarial actual, gestionar recursos humanos implica no solo reclutar talento y maximizar la productividad, sino también cumplir con una serie de obligaciones legales y éticas. Desde novaK, consideramos especialmente relevante tener claras cuáles son dichas obligaciones y cómo debemos atenderlas correctamente. Todas las empresas, están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento. Saber que la legislación vigente establece un conjunto de responsabilidades que lo que buscan es garantizar un entorno laboral seguro y saludable para los trabajadores.
Obligaciones Laborales Independientemente del Número de Trabajadores en la Empresa
1. Seguro de Accidentes Convenio
Es esencial contar con un seguro de accidentes conforme al convenio colectivo aplicable en tu sector. Es obligatorio contratar el seguro, según lo que establezca el convenio colectivo del sector. La suscripción de este seguro también debe reflejarse en las nóminas de los trabajadores.
2. Control Horario y Registro de Jornada
Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Decreto-Ley, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, es obligatorio registrar la jornada laboral (fichar) en todas las empresas y por parte de todos/as los/as trabajadores/as. El empresario debe tomar las medidas legalmente establecidas para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores.
La empresa tiene el deber de garantizar el registro diario de la jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente. El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas.
Todos los empresarios están obligados a llevar un registro horario de la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe ser rellenado diariamente por el trabajador, indicando la hora de inicio y fin de su jornada laboral, y firmado por él. Desde que entrara en vigor el registro horario en España en 2019, todos los trabajadores deben cumplir con esta obligación, independientemente de su puesto o actividad. Aunque el método de registro variará en función de cada empresa, el registro debe ser diario.
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3. Prevención de Riesgos Laborales y Reconocimiento Médico
Art. 10. Toda empresa con personal contratado está obligada a cumplir con lo establecido en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Para cumplir con esta exigencia se recomienda la contratación de un servicio de prevención de riesgos y vigilancia de la salud ajeno. Es fundamental que tu empresa cuente con un contrato de prevención de riesgos laborales para garantizar la seguridad y salud de tus empleados en el lugar de trabajo.
La función inspectora en materia de prevención de riesgos laborales corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y a los técnicos habilitados en materia de prevención de riesgos laborales de la Generalitat de Catalunya. El empresario debe tomar las medidas legalmente establecidas para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. Además de las multas, las empresas pueden enfrentarse a elevadas indemnizaciones por daños y perjuicios si un trabajador sufre un accidente laboral debido a la falta de medidas preventivas adecuadas.
Dentro de los tipos de responsabilidades del empresario en materia de riesgos laborales, está la evaluación de esos riesgos. Es decir, el empresario (delegará este cometido en una o varias personas, o una empresa externa) ha de realizar una evaluación exhaustiva de todos los riesgos presentes en el entorno laboral. Una vez se tengan identificados los riesgos, también es cometido del empresario establecer las pertinentes medidas preventivas que mitiguen tales amenazas.
Como no podía ser de otra forma, el empresario tiene la responsabilidad de mantener a los trabajadores informados sobre los riesgos asociados con sus funciones. Al inicio de su empleo, todos los trabajadores deben recibir formación que abarque los riesgos específicos de su puesto, así como las medidas preventivas a seguir.
4. Registro Salarial/Retributivo
El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Este registro incluirá la media aritmética y la media de lo realmente percibido por categoría o puestos de igual valor, diferenciando el salario, de los complementos y las percepciones extrasalariales.
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El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales. La transparencia salarial implica la información retributiva de cada puesto de trabajo. Los salarios estarán segregados por sexo.
La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral. Todos los empresarios están obligados a «pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, sin que pueda producirse discriminación alguna».
5. Calendario Laboral
Art. 38.3.: “El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores. La duración de las vacaciones se pacta con la empresa, pero puede ser de manera individual o colectiva. En cuanto a la fecha de disfrute de las mismas, se fijan por acuerdo y según lo establecido por convenio.
Ten en cuenta que las vacaciones no pueden sustituirse por compensación económica alguna (salvo en excepciones como el fin de contrato, que imposibilita que puedas disfrutarlas).
6. Protocolo de Acoso
Según lo dictado en el articulo 14 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, el acoso sexual como el acoso por razón de sexo son riesgos laborales, de carácter psicosocial, que pueden afectar a la seguridad y salud de quienes los padecen. Todas las empresas y organizaciones están obligadas a promover un sistema interno de prevención, detección y corrección de situaciones de acoso sexual y acoso.
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El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso. El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo. Si necesitas contratar servicios como Seguro de Convenio, Prevención de Riesgos Laborales, Protección de Datos, Registro Retributivo o Protocolo de Acoso Laboral, no dudes en contactarnos.
7. Acuerdo de Teletrabajo
El trabajo a distancia hace referencia a aquella actividad laboral que se realiza de manera regular en el domicilio del trabajador o en el lugar elegido por este, durante toda o parte de la jornada.
8. Protección de Datos
La LOPD afecta a las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones…) a las personas físicas (trabajadores autónomos) y a las administraciones públicas. Cumplir con las regulaciones de protección de datos es crucial.
9. Protocolo de Desconexión Digital
Para garantizar que los empleados puedan desconectar fuera de su horario laboral, protegiendo así su derecho a la intimidad y bienestar. Poder desconectar de nuestras obligaciones del trabajo fuera del horario laboral es fundamental para lograr una buena armonía entre vida personal y laboral.
Obligaciones Laborales Adicionales para Empresas de 50 o Más Empleados
1. Plan de Igualdad
A partir del 8 de marzo de 2022, todas las empresas de más de 50 personas en plantilla deberán contar con un Plan de Igualdad implantado en la organización. De acuerdo con la Ley de Igualdad, todas las empresas deben velar por la igualdad de oportunidades en el ámbito laboral y deben adoptar medidas, previa negociación o consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, con el fin de evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en su organización.
Para el cumplimiento de dicha obligación, es recomendable contratar los servicios de una entidad homologada para hacer diagnósticos y planes de igualdad en empresas.
2. Reserva de Empleo para Trabajadores con Discapacidad
Art. 42.1: «Las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores vendrán obligadas a que de entre ellos, al menos, el 2 por 100 sean trabajadores con discapacidad. El cómputo mencionado anteriormente se realizará sobre la plantilla total de la empresa correspondiente, cualquiera que sea el número de centros de trabajo de aquélla y cualquiera que sea la forma de contratación laboral que vincule a los trabajadores de la empresa.
Este plan, de obligado cumplimiento, detalla un conjunto de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de estas personas, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra ellas.
Tipos de Contrato
El contrato temporal por circunstancias de la producción para situaciones imprevisibles o por desajuste temporal de empleo no podrá durar más de seis meses, ampliables a otros seis meses. El trabajador temporal será fijo si acumula 18 meses de trabajo en dos años. El contrato fijo discontinuo se establece para trabajos de naturaleza estacional o de temporada, con períodos de ejecución ciertos.
Incumplimiento de las Obligaciones Laborales
El incumplimiento de las obligaciones en materia de riesgos laborales seguramente acarree repercusiones diversas para el empresario. Por sanciones administrativas entendemos medidas que las autoridades laborales pueden imponer cuando se detectan infracciones. En el artículo 39 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto es el que define la categoría de sanciones existentes: Leves, graves y muy graves.
- Leves: Infracciones que no causan efectos graves, como no proteger adecuadamente información sobre riesgos.
- Graves: Falta de evaluación de riesgos o incumplimiento de normativas específicas.
- Muy graves: Actos que pongan en riesgo inminente la vida o salud de los trabajadores, como la falta de medidas de seguridad básicas.
El empresario puede enfrentarse a responsabilidades civiles y penales en algunos casos. Responsabilidad civil: Obligación de indemnizar a empleados que hayan sufrido daños por falta de medidas de prevención. El impacto del incumplimiento de obligaciones laborales va más allá de las sanciones económicas y legales. La imagen de la empresa quedará gravemente dañada.
Medidas para Cumplir con las Responsabilidades
Contar con servicios de prevención externos es una opción muy útil para pequeñas y medianas empresas que pueden no tener los recursos internos necesarios. Un equipo externo de esta índole, especializado, entregará a las empresas evaluaciones de riesgo y auditorías de seguridad y una asesoría exhaustiva en la implementación de políticas de salud laboral. En situaciones donde varias empresas operan en un mismo ámbito, la coordinación es imprescindible.
Derechos del Empresario
Dentro del marco normativo de prevención, los empresarios tienen la facultad de exigir el cumplimiento de las normas de seguridad y salud laboral por parte de sus trabajadores. El empresario podrá imponer medidas disciplinarias a aquellos trabajadores que infrinjan las normativas de seguridad. El empresario puede querer establecer una comunicación fluida y una colaboración activa de sus empleados en temas de prevención. En este sentido, podrá convocar reuniones informativas donde se debatan los riesgos y las medidas preventivas a seguir.
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