Oficina Virtual para PYMES: Ventajas y Desventajas

En el camino hacia el crecimiento empresarial, muchas PYMES han encontrado en la oficina virtual un aliado clave para optimizar recursos. A pesar de que los coworking gozan de muchísima popularidad, las oficinas se mantienen. Si no te decides entre estas dos opciones, este artículo es para ti.

¿Qué es una Oficina Virtual?

Una oficina virtual es un espacio de trabajo ideal para pequeñas empresas, startups, emprendimientos, freelancers y profesionales independientes. Para quienes sólo necesitan su portátil y una buena conexión a Internet para trabajar, estos espacios son ideales.

Las Oficinas Virtuales son una fórmula perfecta para aquellas empresas que deciden prescindir de una sede física.

Ventajas de una Oficina Virtual

Una oficina virtual puede ser utilizada como dirección tributaria, una decisión que depende del tipo de actividad que realice la empresa. Según Abraham Lazo, director del centro de negocios Lofwork, «para iniciar actividades, toda empresa debe contar con una dirección tributaria que corresponda al lugar donde se realizan las actividades comerciales». Para negocios basados en servicios o bienes intangibles, la oficina virtual suele ser una solución sencilla y viable. Estas empresas no requieren espacios físicos para almacenamiento o transporte.

Hoy en día, las empresas necesitan más flexibilidad que nunca: tras la pandemia, surgió el auge del home office, y son aún muchas compañías que han decidido mantenerlo. Y es que la realidad es que muchas pymes y autónomos aún prefieren trabajar de manera remota y utilizar espacios corporativos de forma puntual porque les resulta mucho más ventajoso.

Lea también: Funciones clave de la Oficina Nacional de Emprendimiento

Como propietario de una PYME, la oficina virtual es una alternativa que te permite optimizar tus recursos, ya que podrás contratar servicios empresariales cuando los necesites. Solo necesitas contratar un paquete de oficina virtual con una empresa como GSG Business Hub para tener acceso a distintos servicios.

En concreto, GSG Business Hub te ofrece la posibilidad de utilizar sus centros de negocios como dirección física para tu actividad económica.

• Total flexibilidad: te permite trabajar desde cualquier lugar, proyectando una imagen profesional.
• Ahorro de costes: reducción de gastos de alquiler, mobiliario y otros equipamientos.
• Te olvidas de gestionar tus llamadas: todas son atendidas por recepcionistas a nombre de tu empresa.
• Permite utilizar sala de reuniones cuando lo necesites, puedes atender a tus clientes en un espacio profesional perfectamente equipado con todas las comodidades y la última tecnología, proporcionando la mejor atención.

Otras ventajas incluyen:

1. Cuando un cliente o socio comercial busca tu ubicación, tener una dirección comercial de primera puede marcar la diferencia ante sus ojos.
2. Una de las principales ventajas de utilizar una dirección de oficina virtual como domicilio social de tu empresa es la geolocalización SEO.
3. Tu dirección particular ya no tiene que aparecer en ninguna parte de la documentación de tu PYME. No tendrás que indicar tu dirección personal en el sitio web, los socios comerciales no la necesitarán para enviar paquetes o correo.
4. Los costes son siempre un problema para cualquiera que se encuentre en la fase inicial de un negocio. El elevado precio del espacio de oficina y de alquiler puede ser una pesada carga.
5. El espacio físico de oficina suele ir unido a contratos de alquiler de servicios de uno o más años. Esos largos contratos de alquiler pueden ser preocupantes para una pequeña empresa, sobre todo en sus inicios. Si el negocio fracasa, ¿quién pagará esos servicios? Una oficina virtual resuelve este problema.
6. Hay todo tipo de consideraciones a tener en cuenta con las oficinas convencionales, como la limpieza, el mantenimiento y los inevitables problemas del edificio (desagües atascados, tejados con goteras…).

Además, especialistas como GSG Business Hub te ofrecen la posibilidad de beneficiarte de servicios de asesoría y consultoría.

Servicios que Ofrecen las Oficinas Virtuales:

Lea también: Ventajas y Desventajas: Coworking

• Secretaría virtual: se encargará de la recepción y del desvío de llamadas a un número de teléfono que la propia empresa te proporcionará.
• Reenvío de correspondencia: recibirás tus cartas y paquetes en la dirección proporcionada, pero estos te serán reenviados a donde tú prefieras.

Desventajas de una Oficina Virtual

Sin embargo, en sectores que dependen de bodegas o transporte de productos, el uso exclusivo de una oficina virtual puede generar inconvenientes.

Consideraciones a tener en cuenta al elegir una oficina virtual:

• La elección de una oficina virtual como dirección tributaria debe estar alineada con las necesidades específicas del negocio y las regulaciones vigentes.
• En una sociedad con una movilidad laboral en crecimiento, los procesos de formación de nuestro equipo son esenciales, y no disponer de un espacio físico para hacerlo es un problema que podrá tener graves consecuencias. A este respecto nuestros espacio por horas, días o semanas son una fantástica solución.

Coworking vs Open Office Working

Tanto el coworking como el #openofficeworking nos ofrecen la posibilidad de ejercer nuestra profesión en entornos alternativos a la oficina tradicional, beneficiándonos de las ventajas de trabajar de forma flexible y personalizada. Los espacios de coworking son oficinas compartidas por individuos que, por norma general, no pertenecen a la misma compañía. Sus usuarios buscan trabajar solos… pero acompañados: normalmente, hablamos de freelancers o autónomos de áreas tecnológicas o digitales que buscan evitar el aislamiento, ampliar su red de contactos y compartir gastos de alquiler/material con terceros.

Por otro lado, el #openofficeworking (oficina virtual) permite a trabajadores independientes o pymes invertir en su imagen con el fin de incrementar su visibilidad/credibilidad al menor coste posible. Son más adecuadas para negocios pequeños, start-ups y pymes que buscan un espacio virtual con las ventajas de una oficina tradicional y ahorros sustanciales de tiempo/dinero (desplazamientos, alquileres).

Oficina Tradicional vs Coworking

En el debate de oficina tradicional o coworking, las oficinas se destacan en ciertas categorías. Una de las principales diferencias entre oficina tradicional o coworking es trabajar por tu cuenta o en un entorno compartido.

Lea también: ¿Por qué elegir un coworking?

Ventajas de la Oficina Tradicional:

1. Entre una oficina tradicional o coworking, la primera es la opción que más privacidad ofrece, ya que se trata de un espacio sólo para ti y tu equipo.
2. Aunque equipar por completo una oficina propia puede ser una desventaja económica, también es una ventaja ya que te permite personalizar el espacio al máximo.
3. Entre oficina tradicional o coworking, una oficina es la mejor alternativa si quieres un espacio adaptado a tu imagen de marca.
4. Y por último, entre las ventajas de una oficina debemos mencionar que te permite recibir clientes y realizar ventas.

Ventajas del Coworking:

1. Entre oficina tradicional o coworking, este último es una alternativa mucho más económica.
2. Un coworking tiene distintos valores de cuota, que corresponden a las zonas de trabajo que se utilizarán, para adaptarse a la economía de cada profesional.
3. Además, entre oficina tradicional o coworking, este último ofrece mayores posibilidades de crecimiento.
4. En estos espacios de trabajo compartido se crea una comunidad profesional, en donde es muy fácil hacer networking para ampliar tu red de contactos, conocer nuevos clientes y colaboradores.
5. Los coworking suelen tener una buena ubicación, lo que te permite trabajar desde un lugar muy céntrico y estar cerca de todo.
6. Entre una oficina tradicional o un coworking hay muchas diferencias. Al contratar un coworking solo debes encargarte de pagar una única cuota sin preocuparte por la luz, el agua, el gas, el Internet, los gastos de comunidad o la limpieza.

Escritorios Virtuales: Una Alternativa Moderna

Un escritorio virtual es, en términos simples, un entorno de trabajo que no está físicamente en tu equipo. Los escritorios virtuales utilizan la tecnología de virtualización para alojar el sistema operativo y las aplicaciones en servidores remotos. Cuando te conectas, el servidor te "transmite" el escritorio a través de internet, permitiéndote trabajar como si estuvieras en tu ordenador habitual.

Aunque suelen confundirse, el escritorio virtual y el escritorio remoto son dos conceptos diferentes.

• Escritorio remoto: Aquí te conectas a un equipo físico específico que está en otra ubicación. Necesitas que ese ordenador esté encendido y configurado para aceptar conexiones remotas.
• Escritorio virtual: No necesitas depender de un equipo físico.

Ventajas de los Escritorios Virtuales:

1. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a internet.
2. Con los escritorios virtuales no necesitas comprar hardware potente para cada empleado, ya que el procesamiento se realiza en la nube.
3. Los datos no se almacenan en dispositivos locales, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o filtraciones.
4. Los escritorios virtuales funcionan en ordenadores, tablets y smartphones, independientemente del sistema operativo.

Los escritorios virtuales son increíblemente versátiles y pueden beneficiar a empresas de todos los tamaños y sectores. Pymes: Reducen los costos iniciales al eliminar la necesidad de comprar servidores físicos.

Cómo Implementar Escritorios Virtuales:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa: ¿Cuántos empleados usarán escritorios virtuales? ¿Qué aplicaciones críticas necesitan? Define tus requisitos de seguridad y rendimiento.
2. Elige un proveedor confiable: Algunas opciones populares incluyen Microsoft Azure, Amazon WorkSpaces y Citrix. Sedicom, además de ofrecer este servicio, te incluye la asistencia en la migración y un soporte técnico 24/7 que no tendrás con otros proveedores. Investiga cuál se adapta mejor a tu presupuesto y necesidades.
3. Planifica la migración: Trabaja con tu proveedor para migrar datos y configurar los escritorios virtuales de forma eficiente. Es importante minimizar el impacto en las operaciones diarias.
4. Capacita a tu equipo: Asegúrate de que los empleados entiendan cómo acceder y usar el escritorio virtual.

Los escritorios virtuales son mucho más que una herramienta tecnológica; son una solución estratégica para empresas que buscan adaptarse al futuro del trabajo. Además, en un mundo donde el trabajo híbrido y remoto se está convirtiendo en la norma, los escritorios virtuales ofrecen una forma flexible y eficiente de mantener a tu equipo conectado, sin importar dónde se encuentren.

Teletrabajo: Pros, Contras y Consejos

En los últimos tiempos se ha visto un crecimiento muy acelerado del teletrabajo como consecuencia los acontecimientos sanitarios vividos en todo el planeta. El teletrabajo es una fórmula flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional del trabajador sin presencia en la sede de su empresa.

Debemos diferenciar el teletrabajo mixto del teletrabajo puro. En el teletrabajo mixto el trabajador desempeña sus funciones alternando entre su domicilio (u otro lugar alternativo) y la sede de la empresa. En el puro el trabajo siempre se realiza fuera de la sede de la empresa

Pros del Teletrabajo:

• Flexibilidad y conciliación laboral: El teletrabajo puede incrementar nuestras posibilidades de flexibilidad, así como mejorar la conciliación laboral. La ventaja de poder trabajar desde cualquier lugar y hora puede volverse no obstante en nuestra contra, pues podemos terminar trabajando más horas de las que se realizarían en la oficina, esto a su vez generará una caída de la productividad. Es esencial la capacidad de la persona para organizarse, optimizando el uso de su tiempo, para lo que evitar al máximo las distracciones es vital.
• Más tiempo: El teletrabajo ha puesto al descubierto la cantidad de tiempo que invertimos en nuestros desplazamientos a nuestros trabajos. En el caso de las grandes ciudades este problema es más serio. El tráfico además tiene un impacto directo en nuestra salud, por el stress que genera, y por la polución que nos vemos forzados a respirar.
• Ahorro: Teletrabajar reduce nuestro consumo y gastos. No tenemos que gastar en transporte, ni en comida. La cara B de este punto es el impacto que tiene esta reducción del consumo en la economía real por la reducción del consumo en comercios.
• Concentración: Muchas oficinas son lugares ruidosos donde cuesta encontrar la concentración, mientras que en nuestras casas suele haber un ambiente más tranquilo. Obviamente esto no siempre es así, pues hay oficinas con zonas habilitadas para la concentración, así como casas donde el ruido y distracciones hacen imposible la concentración. El reto de las oficinas en este sentido es adecuarse para crear espacios libres de ruidos, un modelo mixto de oficina de la que te hablamos en este post.

Contras del Teletrabajo:

• Posible merma de la motivación: Trabajar solo es algo que muchas personas no toleran bien, pues el hecho de no tener compañeros cerca hace que su motivación baje mucho. El contacto con el resto del equipo en muchos casos hace que la motivación se vea reforzada. Es muy importante que te fijes objetivos y tareas para cuidar este riesgo.
• Los compañeros: La falta de contacto humano es algo que puede tener una incidencia negativa a nivel anímico. No olvidemos que somos seres sociales y precisamos del contacto con otras personas. Este contra se ve acrecentado en el caso de personas que viven solas. Cuando uno trabajo en casa se pierde las comidas con los compañeros, el apoyo en momentos difíciles… Uno incluso hace amigos para toda la vida en el trabajo, ¿es posible esto con el teletrabajo? Creo que la respuesta es evidente…
• El balance vida-trabajo: Tradicionalmente el humano ha desarrollado sus 3 facetas vitales en 3 lugares diferenciados: Trabajo, familia y ocio. El teletrabajo es algo que está eliminando uno de estos espacios, con lo que es en nuestro domicilio donde desarrollamos nuestra faceta familiar y profesional. Si a esto le añadimos que el ocio en muchas ocasiones también nos hemos visto forzados a realizarlo en nuestros domicilios, el cóctel es potencialmente peligroso.
• Soledad y caída de la autoestima: Son muchos los clientes que ante la obligación de teletrabajar han experimentado episodios de soledad y caída de autoestima. El hecho de no tener que arreglarte para salir a trabajar hace que en muchos casos no se cuide el aspecto personal, lo que tiene un efecto negativo en nuestra autoestima. La soledad, reduciendo nuestra relación con otras personas, o incluso eliminándola, también puede tener efectos muy negativos en nuestra autoestima.
• Caída de la implicación con la empresa: Sin duda el mejor trabajador es el trabajador motivado, y por tanto feliz. El hecho de trabajar fuera de las oficinas de tu empresa es algo que puede reducir la implicación del trabajador. Las empresas, destinan gran cantidad de esfuerzo a hacer sentir a sus empleados parte del proyecto, parte de la empresa, parte del éxito. Cuando no contamos con los elementos de contacto humano estamos prescindiendo de una valiosa herramienta de fidelización.
• Más complejo controlar la productividad: Mucho se habla del trabajo por objetivos, los defensores, con buen criterio, sostienen que el empleado no debería tener que cumplir un horario, sino alcanzar sus objetivos, desde donde y cuando quiera. Sin embargo, no es tan sencillo. Muchas veces la consecución de objetivos es algo colectivo, lo cual puede entrar en conflicto con el trabajo a distancia.
• Deslocalización: El acceso a la tecnología y el carácter cada día más global de la economía, permite cada vez más que las empresas puedan cubrir sus vacantes con perfiles fuera del país buscando abaratar costes. Si una empresa tiene a su plantilla teletrabajando tendrá incentivos para buscar dichos perfiles en lugares donde la mano de obra es más barata.
• Más difícil organizar el trabajo en equipo y los procesos formativos: La organización del trabajo en equipo es un factor clave en el mundo actual, donde el enfoque multidisciplinar es sumamente importante. Conseguir que los procesos sean desarrollados por perfiles dispares es algo de importante complejidad, si a esto le sumamos la imposibilidad de que los diferentes miembros del equipo puedan reunirse, el asunto puede tornarse más complejo aún. Otro punto para tener en cuenta es la formación de los nuevos miembros del equipo.

Consejos para el Teletrabajo:

Para evitar que el teletrabajo se vuelva en tu contra debes de ser muy organizado/a, y sobre todo seguir una serie de pautas.

• Trata de levantarte siempre a la misma hora: Es cierto que el ahorro del tiempo de desplazamiento al trabajo nos puede permitir dormir un poco más. Sin embargo, debemos tratar de levantarnos siempre a la misma hora para establecer una rutina. Si eres de los que les cuesta irse a dormir, trata de irte a la misma hora que te iban cuando tenías que ir a la oficina, así ganarás horas de sueño, y por tanto salud y bienestar.
• Vístete y aséate como si fueses a la oficina: Este paso te permitirá cambiar el chip y entrar en modo trabajo, ayudándote a mejorar tu productividad, y trabajando tu autoestima. No hace falta que te vistas con traje, pero trata de evitar andar en chándal o pijama todo el día. Esta rutina también puede ayudarte a establecer mejor tu horario laboral, evitando estar toda tu jornada trabajando. Cuando termines vuelve a cambiarte y así podrás cortar con el trabajo y descansar.
• Haz del sitio donde vas a trabajar un lugar agradable: Una imagen vale más que mil palabras, en el siguiente cuadro elaborado por Vivus Finance, podrás ver algunos útiles consejos para hacer de tu lugar de trabajo dentro de casa un lugar agradable y exento de distracciones:
• Antes de encender tu equipo revisa tus prioridades y organiza tu día: Priorizar tareas es algo esencial para no perder foco, algo especialmente posible cuando uno se encuentra fuera de su puesto de trabajo. En el siguiente post tienes algunas interesantes pautas de como utilizar la matriz Eisenhower.
• Trata de copiar tu rutina de trabajo en la oficina y llévala a tu nuevo lugar de trabajo: Como decíamos tener una rutina es esencial para no perder tiempo de forma improductiva, y por tanto alargar tu jornada laboral innecesariamente. Si en tu oficina tenías una rutina que funcionaba, trata de replicarla en casa. Si no funcionaba es hora de revisarla para hacer mejoras.
• Haz descansos breves: Es evidente que tratar de trabajar de forma productiva durante 8 horas seguidas es imposible, con lo que los descansos serán necesarios para mejorar nuestra productividad. En el siguiente vídeo tienes una explicación de la técnica pomodoro, la que te ayudará a optimizar tu tiempo: Recuerda, los descansos tienen que ser breves, y trata de no permanecer sentado demasiado tiempo.
• Trata de eliminar las distracciones: Las distracciones en casa son innumerables, trata de mantenerlas lo más lejos de ti posible. Si necesitas poner una lavadora o regar las plantas puedes hacerlo como parte del tiempo de descanso que te fijes. El asalto a la nevera puede ser otra peligrosa tentación, para evitarlo establece tiempos para picar algo, evitando ir a la cocina fuera de esos momentos preestablecidos.

Tabla Comparativa: Oficina Virtual vs. Oficina Tradicional

Característica	Oficina Virtual	Oficina Tradicional
Costo	Menor	Mayor
Flexibilidad	Alta	Baja
Ubicación	Virtual, con dirección física	Fija
Servicios	Recepción de llamadas, correo, etc.	Limitados a la infraestructura
Imagen Profesional	Proyecta una imagen profesional	Imagen profesional tradicional

tags: #oficina #virtual #pyme #ventajas #desventajas