Cualquier empresario debe contar con los recursos y la capacitación necesaria para hacer frente a una situación que pueda poner en riesgo a sus trabajadores. Un plan de emergencia es un documento en el que se recoge el conjunto de medidas de protección y prevención ya previstas que tienen la finalidad de evitar accidentes en el entorno laboral.
El plan de emergencia deriva del artículo 20 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. En este artículo de Medidas Urgentes se especifica que el empresario responsable “deberá analizar las situaciones de emergencia que puedan presentarse en su entorno laboral y adoptar las medidas necesarias en respecto a la lucha contra incendios, evacuación de los trabajadores y en materia de primeros auxilios”. Para ello, los trabajadores deberán contar con la formación necesaria y disponer del material adecuado para actuar de manera organizada y eficaz ante estas situaciones.
¿Qué es un Plan de Emergencia en una Empresa?
El plan de emergencia de una empresa es un documento formal que detalla los procedimientos a seguir ante un incidente o una situación imprevista que pueda afectar negativamente a la organización. Su finalidad es prevenir situaciones de riesgo y facilitar una respuesta eficaz ante cualquier tipo de emergencia. El objetivo principal de un plan de emergencia es la planificación y organización para la utilización óptima de los recursos técnicos disponibles, con la finalidad de reducir al mínimo las posibles consecuencias negativas sobre las personas, bienes y el medio ambiente. Este plan debe ser documentado y comprendido por todas las personas que puedan verse afectadas, dentro y fuera de la empresa.
El plan de emergencia se encuentra regulado por la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. El artículo 20 denominado Medidas de emergencia de esta ley establece que el plan de emergencia de una empresa debe cumplir con varias funciones para asegurar la seguridad y bienestar de los empleados y la integridad de la empresa. “El empresario, teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa, así como la posible presencia de personas ajenas a la misma, deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores, designando para ello al personal encargado de poner en práctica estas medidas y comprobando periódicamente, en su caso, su correcto funcionamiento. El citado personal deberá poseer la formación necesaria, ser suficiente en número y disponer del material adecuado, en función de las circunstancias antes señaladas.”
Además, el artículo destaca que para implementar las medidas adoptadas, el empresario deberá coordinarse con servicios externos a la empresa, especialmente en áreas como primeros auxilios, asistencia médica de emergencia, rescate y lucha contra incendios.
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Plan de Emergencia vs. Plan de Autoprotección
En toda situación de emergencias se debe prever, a su vez, con un plan de evacuación, que debe pautar el procedimiento a seguir para que las personas protejan su vida ante una emergencia mediante su evacuación. Aunque en muchas ocasiones se empleen ambos términos para referirse a situaciones muy parecidas o, incluso, de manera indistinta, estos conceptos derivan de legislaciones distintas. A diferencia del Plan de autoprotección, el plan de emergencias no necesita ser registrado administrativamente. Tan solo se debe revisar cuando se identifiquen situaciones de emergencia o haya cambios físicos, técnicos y de personal en el espacio de trabajo.
Por su parte, un plan de autoprotección está vinculado al Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, con el que se aprobó la Norma Básica de Autoprotección (NBA) en los establecimientos en los que se realicen actividades que puedan dar lugar a situaciones de emergencia. Es decir, tan solo deben realizarlo las empresas que realicen las actividades que en el RD 393/2007 se especifican. En este caso, para realizar un Plan de Autoprotección todo el personal directivo, mandos intermedios y trabajadores de la organización deben participar en su implantación.
¿Cuál es la Importancia de un Plan de Emergencia?
Las emergencias pueden ocasionar situaciones de gravedad que afecten a las infraestructuras de las empresas, así como a empleados y cualquier otro personal que se encuentra en las instalaciones de la empresa en cuestión, por lo que es muy importante comprender la necesidad de contar con un plan de emergencia de empresas y llevarlo a cabo correctamente.
Protección de Empleados y Clientes
La prioridad principal de un plan de emergencia es la protección de la vida y la salud de todas las personas que se encuentran en las instalaciones de la empresa. Esto incluye tanto a los empleados como a los clientes y visitantes. En situaciones peligrosas, como incendios, o cualquier otra situación de riesgo, la rápida y coordinada actuación de todos los presentes puede suponer la diferencia entre mantenerse a salvo o encontrarse en una situación de riesgo. Un plan de emergencia bien elaborado proporciona instrucciones claras y detalladas sobre cómo actuar ante diferentes tipos de emergencias, reduciendo el pánico y asegurando que todos sepan qué hacer.
Las principales acciones para proteger la vida y salud de empleados y clientes incluyen:
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- Evacuación segura: Establecer rutas de escape claras y accesibles para todos, con puntos de encuentro designados donde se pueda realizar un recuento de personas.
- Equipos de protección personal: Disponer de equipos como extintores, mascarillas y botiquines de primeros auxilios en lugares estratégicos y de fácil acceso.
- Sistemas de alerta: Implementar alarmas y sistemas de comunicación que puedan alertar a todos los presentes sobre una emergencia de manera rápida y eficaz.
- Formación: Realizar entrenamientos regulares para que todos los empleados conozcan los procedimientos de emergencia y sepan cómo utilizarlos de manera efectiva.
Reducción de Daños Materiales
La reducción de daños materiales es otro de los aspectos más importantes de un plan de emergencia bien estructurado. En caso de una emergencia, los daños a las instalaciones y equipos pueden ser considerables. Sin embargo, un plan de emergencia puede minimizar estos daños al establecer procedimientos y medidas preventivas adecuadas.
Algunas de las estrategias específicas para proteger los activos de la empresa son:
- Protección de equipos: Identificar y proteger los equipos y sistemas esenciales para las operaciones de la empresa, como servidores, maquinaria especializada y archivos importantes.
- Medidas preventivas: Implementar medidas preventivas como sistemas de detección de incendios, rociadores automáticos, y protección contra sobretensiones eléctricas.
- Procedimientos de respuesta rápida: Establecer procedimientos claros para la respuesta inmediata a emergencias, que incluyan acciones como la desconexión de sistemas eléctricos, el cierre de válvulas de gas y la activación de sistemas de extinción de incendios.
- Plan de recuperación: Desarrollar un plan de recuperación que permita retomar las operaciones normales lo más rápido posible, minimizando el tiempo de inactividad y las pérdidas económicas asociadas.
Cumplimiento Legal
El plan de emergencia en una empresa se encuentra regulado por la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales y es obligatorio para todas las empresas. Dentro de esta normativa, existen diferentes obligaciones legales que las empresas deben cumplir para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. Algunas de las principales incluyen:
- Inspecciones y auditorías: Las autoridades laborales suelen realizar inspecciones y auditorías para verificar que las empresas cumplen con las normativas de seguridad. La falta de un plan de emergencia puede resultar en sanciones, multas y otras penalidades legales.
- Formación y capacitación: Las leyes de seguridad laboral suelen exigir que las empresas proporcionen formación y capacitación regular a sus empleados sobre los procedimientos de emergencia y el uso de equipos de protección.
- Evaluaciones de riesgos: Las normativas requieren que las empresas realicen evaluaciones de riesgos periódicas para identificar posibles amenazas y vulnerabilidades, y ajusten sus planes de emergencia en consecuencia.
Continuidad de la Actividad
La continuidad de la actividad de la empresa es un aspecto que debe ser considerado al elaborar un plan de emergencia. Un plan de emergencia efectivo incluye estrategias para asegurar que la empresa pueda retomar sus actividades lo más rápido posible, minimizando así las pérdidas y el impacto negativo a largo plazo.
Contar con estrategias para la recuperación rápida ayuda a garantizar que una empresa pueda volver a la normalidad después de una emergencia. Algunas de las estrategias que deben incluirse en un plan de emergencia son:
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- Plan de continuidad del negocio (BCP): Un plan de continuidad del negocio (BCP, Business Continuity Plan) es uno de los principales componentes del plan de emergencia. Este documento describe cómo la empresa continuará operando durante y después de una emergencia, detallando procedimientos para la recuperación de datos, la reubicación temporal del personal y la continuidad de los servicios esenciales.
- Recuperación de datos: La protección y recuperación de datos son fundamentales para la continuidad operativa. Esto incluye tener sistemas de respaldo regulares y accesibles, así como planes para la restauración rápida de datos críticos. Las copias de seguridad deben almacenarse en ubicaciones seguras y accesibles incluso en caso de desastres.
- Reubicación temporal: En algunos casos, las instalaciones principales pueden no ser utilizables después de una emergencia. Es muy importante contar con planes para la reubicación temporal del personal a otras instalaciones o a un entorno de trabajo remoto.
- Comunicación: Mantener una comunicación clara y constante con empleados, clientes y proveedores durante y después de una emergencia facilita una respuesta coordinada y efectiva.
- Equipos de respuesta rápida: Formar equipos específicos de respuesta rápida que puedan tomar decisiones y actuar inmediatamente durante una emergencia. Estos equipos deben estar bien entrenados y familiarizados con los procedimientos del plan de emergencia.
- Evaluación y mejora continua: Después de cualquier incidente, es muy importante evaluar la eficacia del plan de emergencia y hacer los ajustes necesarios. Esto incluye realizar análisis post-incidentales para identificar áreas de mejora y actualizar el plan con lo aprendido.
Objetivos del Plan de Emergencia
Un plan de emergencia no solo se trata de reaccionar adecuadamente ante una situación de peligrosidad, sino también de establecer una serie de objetivos claros y bien definidos que orienten todas las acciones de prevención y respuesta. Estos objetivos ayudan a garantizar que la empresa esté preparada para cualquier eventualidad y pueda proteger a sus empleados, clientes, instalaciones y operaciones.
Objetivo General
El objetivo general de un plan de emergencia es establecer los procedimientos que permitan a la empresa y a sus empleados responder rápidamente ante cualquier situación de emergencia. Este objetivo se centra en crear un entorno seguro que minimice los riesgos y las consecuencias negativas de cualquier eventualidad.
Esto implica:
- Desarrollar capacidades individuales y colectivas
Todos los empleados deben recibir una formación regular sobre los procedimientos de emergencia. Esta debe incluir simulacros y ejercicios prácticos que permitan a los empleados familiarizarse con las acciones a tomar durante una crisis. Cada empleado debe conocer su rol y responsabilidad en el plan de emergencia. Esto incluye identificar a los líderes de equipo y a los responsables de coordinar la evacuación y otras actividades críticas.
- Implementar procedimientos estandarizados
Establecer protocolos de evacuación que incluyan rutas de evacuación claras y accesibles, así como puntos de encuentro donde se pueda contabilizar a todo el personal. Estos protocolos deben ser visibles y bien comunicados a todos los empleados y visitantes. Desarrollar sistemas de comunicación efectivos que permitan alertar rápidamente a todos los presentes sobre una emergencia. Esto puede incluir alarmas sonoras, sistemas de intercomunicación y mensajes de texto. Definir procedimientos específicos para las primeras acciones a tomar en caso de diferentes tipos de emergencias, como incendios, terremotos o amenazas de seguridad. Estas acciones deben ser claras y fáciles de ejecutar para minimizar el pánico y la confusión.
- Evaluación y mejora continua
Realizar revisiones regulares del plan de emergencia para asegurarse de que sigue siendo efectivo y relevante. Esto incluye la revisión de los procedimientos y la actualización de los mismos según sea necesario. Fomentar la participación de los empleados en dar feedback sobre el plan de emergencia y utilizar esta información para mejorar continuamente los procedimientos y la capacitación.
Objetivos Específicos
Los objetivos específicos detallan las metas concretas que deben alcanzarse para garantizar la seguridad de los empleados y la continuidad operativa de la empresa. Algunos de los principales son:
- Identificación y planificación preventiva
A través de este objetivo se busca anticipar y minimizar los riesgos antes de que ocurran.
- Estructura organizativa
A través de una estructura organizativa clara con una jerarquía bien definida y roles específicos se busca alcanzar la ejecución correcta del plan de emergencia. Este objetivo incluye:
- Asignación de roles y responsabilidades: Designar a los miembros del personal que serán responsables de coordinar y ejecutar las acciones de emergencia.
- Creación de equipos de emergencia: Establecer equipos de emergencia, como equipos de evacuación, primeros auxilios y combate de incendios.
- Cadena de mando: Establecer una cadena de mando clara para asegurar una toma de decisiones rápida durante una emergencia.
- Inventario de recursos
Contar con un inventario permite a la empresa tener a disposición todos los materiales y equipos necesarios para afrontar una emergencia. Este objetivo comprende:
- Listado de equipos y suministros: Mantener un inventario actualizado de equipos de emergencia, como extintores, botiquines de primeros auxilios y sistemas de comunicación.
- Mantenimiento y reposición: Asegurar el mantenimiento regular y la reposición oportuna de los recursos necesarios para garantizar su operatividad.
- Acceso y disponibilidad: Garantizar que todos los recursos estén fácilmente accesibles y disponibles en las áreas designadas.
- Procedimientos de evacuación
Desarrollar procedimientos de evacuación para asegurar la seguridad de todas las personas que haya en la empresa. Este objetivo incluye:
- Rutas de escape: Establecer y señalizar claramente las rutas de escape y puntos de encuentro.
- Simulacros de evacuación: Realizar simulacros periódicos para familiarizar a los empleados con los procedimientos de evacuación y asegurar su efectividad.
- Control de personal: Implementar métodos para contabilizar a todas las personas después de la evacuación, garantizando que nadie quede atrapado.
- Seguridad y sensibilización
La generación de seguridad y sensibilización entre los empleados ayuda a establecer una cultura de prevención y respuesta efectiva. Este objetivo incluye:
- Formación continua: Ofrecer programas de formación y capacitación regular sobre seguridad y procedimientos de emergencia.
- Campañas de sensibilización: Desarrollar campañas de comunicación interna que promuevan la importancia de la seguridad y la preparación ante emergencias.
- Involucramiento activo: Fomentar la participación activa de todos los empleados en las actividades de prevención y respuesta a emergencias.
- Habilidades de respuesta
El desarrollo de habilidades de respuesta asegura que los empleados estén preparados para actuar de manera rápida ante un caso de una emergencia. Esto comprende:
- Entrenamiento práctico: Proporcionar entrenamientos prácticos en el uso de equipos de emergencia y en la ejecución de procedimientos específicos.
- Evaluaciones y retroalimentación: Realizar evaluaciones periódicas de las habilidades de respuesta y ofrecer retroalimentación para mejorar continuamente.
- Adaptación a nuevas amenazas: Actualizar y adaptar los programas de entrenamiento y las habilidades de respuesta ante nuevas amenazas o cambios en el entorno.
Tipos de Planes de Emergencia
Para que un plan de emergencia sea eficaz, debe ser completo y tratar los múltiples tipos de incidentes que puedan ocurrir en el entorno empresarial. En función de la naturaleza de la empresa y los riesgos a los que esté expuesta, es necesario desarrollar diversos tipos de planes de emergencia que se adapten a diferentes situaciones.
Plan de Evacuación
El plan de evacuación es uno de los principales componentes de cualquier plan de emergencia. Su propósito es garantizar la salida segura y ordenada de todos los ocupantes de las instalaciones en caso de una emergencia. Este plan debe incluir:
- Establecer y señalizar claramente las rutas de escape y salidas de emergencia.
Información Necesaria para la Elaboración del Plan de Emergencia
Para la correcta elaboración de un plan de emergencia, es fundamental recopilar y analizar información clave sobre la empresa y su entorno. Esta información permitirá identificar los riesgos específicos a los que está expuesta la empresa y diseñar medidas de prevención y protección adecuadas.
- Procesos industriales: Los procesos industriales y sus instalaciones auxiliares son la fuente principal de riesgos en la empresa. Resulta por tanto muy importante definir la secuencia operativa que sigue la empresa, descomponiéndola en las diferentes etapas productivas.
- Personal en la empresa: Dado que el objeto principal de un Plan de Emergencia es proteger a las personas ante los daños que pudieran derivarse de una emergencia, resulta imprescindible conocer el número y la distribución espacial (Situación) y temporal (Turnos, calendario laboral) del personal de la empresa.
- Organigrama: Se definirá la estructura organizativa de la empresa, sus departamentos y servicios.
Recursos Propios y Ajenos
Para una respuesta efectiva ante emergencias, es crucial identificar y describir tanto los recursos propios de la empresa como los recursos externos disponibles.
- Recursos propios: Se describirán el tipo, cantidad y ubicación de los recursos de prevención y protección de la empresa:
- Instalaciones y equipos de protección contra incendios (Sistemas de detección y/o extinción automática, BIE, extintores, sistema y red de suministro de agua contra incendios, etc).
- Sistemas de contención de derrames (Cubetos, barreras físicas, etc).
- Sistemas de minimización de emisiones tóxicas (Lavadores, neutralizadores, antorchas).
- Sistemas de suministro eléctrico y alumbrado de emergencia (Grupos electrógenos, SAI, luminarias de emergencia).
- Equipos de protección individual - EPI’s (Trajes y calzado de protección contra riesgo químico, cascos, etc.).
- Sistemas de comunicación (Telefonía fija y móvil, radiocomunicaciones, megafonía, sirenas).
- Servicio de primeros auxilios y/o servicio médico (Personal y equipamiento).
- Recursos ajenos:
- Plano topográfico de situación de la empresa y de su entorno próximo a una escala adecuada (1:1000/1:5000).
- Plano o planos, dependiendo de la complejidad de la instalación industrial, donde se señalicen los accesos, los edificios, la ubicación física del proceso industrial y de las instalaciones auxiliares, con especial relevancia hacia los equipos e instalaciones críticas de seguridad (almacenamientos de productos químicos, de combustibles líquidos o gaseosos, transformadores, calderas y otros aparatos a presión, las redes de alta y baja tensión, conducciones de gas, etc.).
Etapas Clave en la Elaboración del Plan de Emergencia
- Evaluación del riesgo: Se analizan los factores que influyen sobre el riesgo potencial y se evalúa el riesgo de incendio de cada una de las áreas o entornos afectables.
- Plan de emergencia: Se define la secuencia de actuaciones a desarrollar según la gravedad de las emergencias para el control inicial de las que puedan producirse, planificando la organización humana con los medios necesarios que la posibilite.
UNIVERTEC como solución especializada, ofrece su colaboración en la realización e implantación del Plan de Autoprotección, tanto de manera completa como parcial para alguna de las etapas o documentos requeridos.
La seguridad al 100% no existe. Las empresas deben estar preparadas protegerse y reaccionar ante posibles incidentes de seguridad que pudieran dañar la capacidad operativa o hacer peligrar la continuidad del negocio. Tenemos que ser capaces para dar una respuesta rápida y eficaz ante cualquier contingencia grave, de manera que podamos recuperar la actividad normal en un plazo de tiempo tal que no se vea comprometido nuestro negocio.
Para ello diseñaremos un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio, donde regularemos los mecanismos a poner en marcha en caso de un incidente grave de seguridad. Estos mecanismos nos ayudarán a mantener el nivel de servicio en unos límites predefinidos, establecerán un periodo de recuperación mínimo, recuperarán la situación inicial anterior al incidente, analizarán los resultados y los motivos del incidente, y evitarán la interrupción de las actividades corporativas.
En caso de desastre, el hecho de tener definido y poder aplicar un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio repercutirá positivamente en nuestra imagen y reputación, además de mitigar el impacto financiero y de pérdida de información crítica ante estos incidentes.
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