¿Qué es un Plan Estratégico para una PYME? Definición y Desarrollo

En un mercado lleno de incertidumbres, el éxito no se trata solo de suerte, sino de tener un plan claro y efectivo. Un plan estratégico no es solo un documento; es el mapa que guía a tus equipos, alinea objetivos y convierte metas en resultados tangibles. Un plan estratégico es la brújula que marca el rumbo de tu negocio. Esta herramienta no es exclusiva de grandes corporaciones. Después de años trabajando con todo tipo de PYMES, he podido ver la diferencia que supone tener o no tener un plan estratégico en el logro de los objetivos. Una estrategia bien definida impulsa el desarrollo, disminuye los problemas y asienta las bases para afrontar mejor los riesgos e imprevistos.

Definición de Plan Estratégico

El plan estratégico de una empresa es un documento que detalla la manera en que tu negocio se va a desarrollar a corto, mediano y largo plazo. La creación de un plan estratégico es un ejercicio que forma parte de la planeación estratégica, el cual le permite a una organización saber qué quiere conseguir en el futuro y cómo lo va a lograr por medio de recursos, procedimientos y acciones. Un plan estratégico es el documento que define la ruta a seguir para alcanzar los objetivos previamente consensuados. Permite que todos los recursos, esfuerzos y tiempo apunten en una misma dirección. El gran valor de este documento reside en que traduce las metas en estrategias y estas en acciones.

Confusión entre Plan Estratégico y Estrategia

Existe una gran confusión y variedad de interpretaciones porque el término se sustenta sobre dos grandes abstracciones: “plan” y “estrategia”. Sería lógico encajar en esa preposición el concepto, de no ser porque no es lo mismo plan estratégico que estrategia. Como bien señala Gartner, “la estrategia define la dirección a largo plazo de la empresa, articulando lo que hará para competir y tener éxito en los mercados elegidos”. El plan, por su parte, “define cómo la empresa hará realidad esas ambiciones a largo plazo”.

Plan Estratégico vs. Plan de Negocios

Si te preguntas si necesitas un plan estratégico o un plan de negocios, la clave está en sus propósitos. El plan estratégico define la dirección a largo plazo de una empresa, alineando a todo el equipo hacia metas claras como el crecimiento o la expansión. En cambio, el plan de negocios es un documento más detallado, diseñado para mostrar cómo funcionará un modelo de negocio específico. Mientras el plan estratégico guía a empresas ya operativas hacia el futuro, el plan de negocios estructura y da viabilidad a ideas concretas.

Importancia de un Plan Estratégico

Contar con un plan estratégico bien definido es como tener un mapa en una travesía: te ahorra tiempo, evita desvíos innecesarios y te acerca a tu destino con más seguridad. Y si aún lo estás dudando, te dejamos esta frase de Peter Drucker, gurú de la gestión: “Lo que no se mide, no se puede mejorar”; un clásico. Además de indicar la dirección de una empresa, un plan estratégico sirve para detectar las oportunidades de negocio y aminorar considerablemente los factores negativos externos que puedan contrarrestar sus beneficios. En definitiva, un buen plan estratégico ayuda a mejorar los procesos de toma de decisiones en una empresa, debido a que disminuye los tiempos y los recursos que se destinan en las decisiones y permite anticiparse a riesgos futuros.

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Es verdad que el plan estratégico de empresa no es una herramienta mágica capaz de solucionar todos los problemas, ni se presenta con una fórmula universal a aplicar. Asumiendo que en la práctica cada plan tomará una u otra forma, para resumir el proceso punto por punto tenemos que quedarnos con un solo enfoque. Suena a Perogrullo pero es así.

Beneficios Clave

• Gestionar el negocio de forma más eficiente y profesional, menos basada en improvisaciones, estableciendo objetivos, prioridades y asignando recursos, funciones y responsabilidades clave.
• Facilitar el seguimiento y revisión continua de las acciones realizadas desde un planteamiento de mejora continua.
• Permite involucrar y motivar a todos los grupos de interés en el negocio, particularmente a socios y trabajadores, a través de la participación en el proceso y/o de la sensación de ir en un “barco con capitán y buen rumbo”.

¿Cómo Desarrollar un Plan Estratégico Efectivo?

Crear un plan estratégico no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Si sigues un proceso claro, paso a paso, es mucho más sencillo de lo que parece. Con lo que hemos visto, queda claro que no es un trabajo que se pueda hacer en unos pocos días. Elaborar un plan estratégico necesita tiempo, capacidad, experiencia y un amplio conocimiento del negocio.

Pasos Clave en la Planificación Estratégica

1. Análisis de la situación actual: Evalúa dónde estás ahora. ¿Qué está funcionando? ¿Qué necesita mejorar? El primer paso de la planificación estratégica de empresa, dejando de lado todo lo explicado previamente, es el estudio del entorno. “¿Cómo de grande es el sector? ¿A qué velocidad está creciendo? ¿Quién es la competencia? También cabe valorar los precios que se manejan, los productos estrella, las normativas legales y otros muchos asuntos. "No puedes establecer un plan eficaz para su negocio a menos que entiendas realmente a qué te enfrentas desde la perspectiva de la industria y la competencia”, explica.
2. Análisis Interno y Externo: Tras realizar el análisis interno y externo, debemos determinar los objetivos. Conocido el entorno hay que conocerse a sí mismo. El análisis DAFO es una sencilla herramienta que nos permite obtener el diagnóstico de situación del negocio, el cual posteriormente servirá de base para definir la estrategia. Un correcto uso del análisis DAFO implica realizar un ejercicio de observación y prospección tanto de lo que ocurre alrededor del negocio como en su interior.
   • Análisis Externo: El análisis externo (estudio de mercado) te dirá cuáles son las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.
   • Análisis Interno: El análisis interno de tu negocio (marketing, producción, organización, recursos, capacidad financiera) te ayudará a determinar tus fortalezas y debilidades ante los retos que plantea el entorno. En cuanto a las debilidades hablamos igualmente de la plantilla, la posición de mercado, los márgenes de beneficios, las vulnerabilidades ante la competencia, la cartera de productos o la calidad de la atención al cliente.
3. Definición de la Misión, Visión y Valores: Aunque es probable que ya las tengas definidas desde la fundación de tu negocio, es importante que repitas el proceso para la planificación estratégica. Define una misión o proyecto de futuro, que fije una meta y oriente a todo el personal del negocio sobre el camino a seguir.
   • Misión: Define el propósito de la empresa. “Tu misión habla de ‘por qué existimos’”, señala Deeb. “Por ejemplo, algo como ‘nuestra misión es reemplazar la costosa investigación de mercado con conocimientos de igual calidad a partir de la escucha social’”. En primer lugar hay que definir la Misión y la empresa, su razón de ser, su propósito básico, es decir, su objetivo general estratégico. Responde a la pregunta ¿Por qué existimos?
   • Visión: “La visión se refiere a ‘qué ofrecemos y hacia dónde nos dirigimos’.
   • Valores: Para diseñarlos responde a: ¿Qué motiva nuestro actos?, ¿Qué siente y que quiere transmitir la organización con el modelo de negocio?.
4. Establecer Objetivos SMART: Una vez que tenemos claro nuestro punto de partida, definimos los objetivos que queremos alcanzar a largo plazo. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado (SMART).
   • Específicos (Specific): Los objetivos deben ser claros y precisos en cuanto a lo que se quiere lograr.
   • Medibles (Measurable): Los objetivos deben ser cuantificables para poder evaluar su progreso y éxito.
   • Alcanzables (Achievable): Los objetivos deben ser realistas y alcanzables con los recursos y capacidades disponibles.
   • Relevantes (Relevant): Los objetivos deben estar alineados con la visión, misión y estrategia de la empresa, y ser importantes para su éxito a largo plazo.
   • Con tiempo definido (Time-bound): Los objetivos deben tener un plazo definido para su logro, lo que ayuda a crear un sentido de urgencia y establecer expectativas claras.

   “Tus objetivos son los resultados específicos que estás tratando de conseguir”. Es importante aquí el adjetivo “específico” porque resume bien el punto más determinante de la definición de metas: la concreción. Si ya manejabas KPIs con anterioridad, te pueden valer para entender los objetivos que deseas conseguir. Usa una metodología como SMART para cerciorarte de que no te estás yendo por las ramas. La planificación estratégica es como pelar una cebolla; empiezas desde las capas más externas y te vas acercando al núcleo. “Por ejemplo, un objetivo empresarial podría ser ‘mejorar la moral de la empresa' y un objetivo específico del departamento de RRHH para apoyar ese objetivo podría ser ‘lanzar nuevos beneficios para los empleados’, sugiere el consultor de Forbes.

5. Formulación de Estrategias: Después de establecer los objetivos, llega la hora de realizar un diseño de la estrategia que va a seguir en la empresa. ¿Qué harás para alcanzar esos objetivos?
   • Estrategia ofensiva o de crecimiento.
   • Estrategia de supervivencia o retirada.
   • Estrategia de reorientación o refuerzo.
   • Estrategia defensiva.
6. Desarrollo de Acciones: Para llevar a cabo las estrategias identificadas, es necesario desarrollar un plan de acción detallado. Este plan debe incluir las tareas a realizar, los recursos necesarios y los responsables de su ejecución. Aquí es fundamental crear un programa que contenga la línea de las acciones a seguir para conseguir el éxito de la estrategia empresarial. Asimismo, se requiere una hacer una jerarquía de las actividades que resultan más prioritarias que las demás. En esta etapa te puedes ayudar perfectamente de un diagrama de Gantt o un mapeo de procesos.
7. Implementación: Cuando se defina la estrategia, toca implementarla. Pon en marcha el plan con todo tu equipo alineado. Cubiertos los pasos anteriores, es momento de inaugurar el plan estratégico empresarial para alcanzar los objetivos propuestos. La motivación y la disciplina serán los ingredientes principales para cumplir con cada una de las actividades que planeas. La estrategia afecta a todos los departamentos y a todos los trabajadores de la empresa.
8. Evaluación y Control: Un plan que no se revisa ni se mide, se queda en papel mojado. Durante la implementación del plan estratégico, es fundamental evaluar su impacto y resultados. Esto le permitirá determinar si se están logrando los objetivos establecidos y realizar ajustes si es necesario. Este control ha de centrarse en dos aspectos: la progresión (midiendo el día a día de la ejecución para detectar posibles fallas y corregirlas lo antes posible), y los resultados. Tras meses o años de muchos esfuerzos quizás no hayas conseguido triunfar, pero sí habrás logrado evolucionar. No te quedes al margen de la información vital que hará a tu proyecto avanzar.
9. Revisión y Actualización: Por último, es importante revisar y actualizar periódicamente el plan estratégico, para adaptarse a los cambios en el entorno y asegurarse de que sigue siendo relevante y efectivo. La revisión regular del plan estratégico también le permitirá determinar si debe hacer ajustes para lograr sus objetivos y mantener tu PYME en una posición sólida y competitiva.

Consideraciones Adicionales

• Planificación Económica y Flujo de Caja: Gestiona el flujo de caja para prever entradas y salidas de dinero, identificando posibles déficits y ajustando estrategias según sea necesario. Como en cualquier actividad empresarial, es necesario hacer una estimación de los recursos que se van a destinar para llevar a cabo el plan estratégico. En este documento es necesario registrar cada uno de los costos que conlleva y los posibles ingresos que se generarían.
• Comunicación: Buena comunicación: Implementar un plan estratégico implica hacer partícipe a todo el equipo y remar en una misma dirección, por lo tanto la comunicación desde un inicio es un factor que hay que cuidar.
• Información y Conocimiento de la Organización: La información es la base de un buen plan estratégico.

Errores Comunes al Crear un Plan Estratégico

Y lo peor es que muchos de los errores se repiten en todas las empresas, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones.

• No definir objetivos claros: si no sabes adónde vas, cualquier camino parece el correcto.
• Falta de personalización: copiar y pegar modelos de otros no funciona. Cada empresa tiene su realidad y su estrategia debe ser única.
• Respuestas genéricas: usar frases vacías como “queremos crecer” no sirve. Es mejor hablar de cómo y con qué recursos lo vas a hacer.
• Ignorar el entorno: no analizar el mercado, los competidores o las tendencias puede hacerte perder el foco.
• No realizar pruebas antes del lanzamiento: como en toda estrategia, testear es parte del éxito.
• Falta de seguimiento: crear el plan y olvidarse de él es un error clásico.

Evitar estos errores te permitirá construir una planificación sólida, realista y enfocada en resultados tangibles.

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Ejemplos de Planes Estratégicos

Como he mencionado, un plan estratégico puede variar en cuanto a su diseño y presentación, ya que cada empresa o institución les da un formato distinto, aunque los elementos principales estarán presentes.

1. En este ejemplo puedes ver un plan estratégico muy completo, ya que abarca varios años, de 2017 a 2021. Es un documento esencial para las acciones que ejecutó este organismo. Observarás cómo realiza un resumen ejecutivo y establece un contexto sobre la Comisión y la construcción del plan, lo cual te servirá para reforzar los puntos que hemos visto sobre cómo realizar uno.
2. Refinadora Costarricense de Petróleo S.A. La Refinadora Costarricense de Petróleo es una gran empresa con más de 5 décadas de operación; se especializa en la importación y distribución de hidrocarburos. En su plan estratégico 2016-2021 podrás observar un documento de gran valía para esta compañía, ya que establece las directrices de diferentes aspectos, como el financiero, procesos, viabilidad, clientes, responsabilidad social, entre otros; cada directriz está acompañada de sus respectivos objetivos.
3. En este sentido, aquí tienes un ejemplo de plan estratégico de la Universidad de Cantabria 2019-2023 que utiliza un diseño muy particular.

Conclusión

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