Descubre Qué es un Programa ERP para Pymes y Sus Características Clave que Transforman tu Negocio

En la encrucijada de la eficiencia empresarial y la innovación tecnológica, las pequeñas y medianas empresas se encuentran a menudo ante una pregunta fundamental pero compleja: ¿Cuál es el mejor software ERP para pymes? En un panorama empresarial cada vez más diversificado y competitivo, la elección de un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) no es una decisión que se pueda tomar a la ligera. Con una multitud de opciones disponibles en el mercado, cada una con sus propias fortalezas y particularidades, la búsqueda del ERP perfecto puede parecer una odisea interminable.

Sin embargo, no todo es tan abrumador como parece. En este artículo, nos adentraremos en el corazón de esta cuestión, explorando no solo los sistemas ERP más destacados para pymes, sino también delineando un camino claro para identificar y adoptar la solución más conveniente para tu negocio. Desde analizar las necesidades específicas de tu empresa hasta comprender las sutilezas de cada software, te guiaremos en cada paso de este viaje hacia la transformación digital.

¿Qué es un ERP para Pymes?

Un ERP para pymes es un programa automatizado de gestión de procesos organizado por módulos y que ayuda a llevar la operativa diaria de una empresa. Un ERP para pymes es una solución de software integrada, diseñada para unificar y automatizar áreas críticas de una pequeña o mediana empresa como finanzas, compras, ventas, producción y recursos humanos. Este tipo de software actúa como columna vertebral de la organización, interconectando todas las áreas funcionales, desde finanzas y contabilidad hasta recursos humanos, producción, y gestión de la cadena de suministro.

Al centralizar la información en una sola plataforma, un ERP para pymes ofrece una visión clara y unificada del negocio, facilitando la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados. La principal utilidad de los sistemas ERP para pequeñas empresas consiste en dar soporte a los procesos administrativos y económico-financieros del negocio. Una de las principales características de un ERP y que lo distingue de otros sistemas es que está diseñado como software integrado. La integración facilita el acceso a la información por parte de todos los usuarios autorizados, independientemente de la plataforma o el sistema operativo empleado.

Muchas pequeñas y medianas empresas siguen gestionando su contabilidad y procesos operativos con hojas de cálculo, herramientas basadas en Microsoft Access u otros sistemas obsoletos. Una historia habitual es la de la empresa que, tras perder un archivo Excel con información crítica por una mala sincronización en la nube, decide finalmente implantar un programa ERP para pymes. O aquella otra que se dio cuenta tarde de que tenía tres versiones distintas del mismo presupuesto, cada una enviada a un mismo cliente por diferentes departamentos.

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Adoptar un ERP puede parecer un reto, pero con una buena planificación y el socio tecnológico adecuado, la transición es más sencilla de lo que imaginas. Antes de elegir un ERP, es vital entender cómo está operando tu empresa actualmente. ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Qué procesos se duplican? ¿Qué información se pierde? No todos los ERP son iguales. Asegúrate de buscar una solución que se adapte al tamaño, sector y complejidad de tu negocio.

Características Clave de un ERP para Pymes

Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares. Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.

Los beneficios que suponen disponer de un software ERP para pymes permite obtener ventajas tangibles que transforman la operativa diaria. Un ERP centraliza toda la información relevante de la empresa en un único sistema. Integra las áreas claves de la compañía como son las áreas financieras, logísticas, de ventas, compras, recursos humanos y producción. Desde la facturación hasta la gestión de inventarios o la generación de informes, los ERP automatizan tareas repetitivas, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades de mayor valor. La reducción de tareas manuales y la mejora en la trazabilidad de la información se traduce en más tiempo para la estrategia y menos para la operativa, siendo mucho más productivos a nivel compañía. A medida que la empresa crece, el ERP crece con ella.

Una de las grandes ventajas de un programa ERP para pymes es su capacidad para transformar datos en información útil. Esto permite tomar decisiones rápidas y acertadas. Ya no se trata de intuiciones, sino de una gestión empresarial basada en hechos, en realidades.

Tipos de ERP para Pymes

Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.

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De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.

Sistemas ERP para Pymes

Existen diversos sistemas ERP diseñados para pymes, cada uno con sus propias características y funcionalidades. A continuación, se presentan algunos de los más destacados:

A3 ERP: Este programa de gestión de recursos empresariales de Wolters Kluwer ofrece muy buenas prestaciones, aunque se dirige a medianas y pequeñas empresas con un volumen de facturación considerable y sobre todo aquellas que se dedican a la logística. Si se requiere un CRM se debería optar por la opción Premium. Este programa, que está adaptado a la actual normativa vigente, ofrece una visión global del negocio en tiempo real, y permite tener toda la información en una misma base de datos: contabilidad, facturación, almacén, CRM y nóminas. Además, incluye funcionalidades que agilizan la gestión: generación automática de pedidos, albaranes y facturas, cuotas y generación de informes y documentos predefinidos, entre otros.
Adiss: Esta compañía española ofrece a través de Suiteloop un completo programa de gestión para pymes y despachos profesionales que les ayuda a promover la completa transformación digital del negocio. La opción Premium ya incluye a dos usuarios y todas las funciones mencionadas además de gestión de stock, tesorería y contabilidad general, además de módulos opcionales de gestión de TPV, integración de Prestashop y trazabilidad, entre otras.
Ekon: Ekon se presenta como un ERP que quiere proporcionar a las pymes una solución de planificación y gestión de recursos empresariales con todas las ventajas de las soluciones estándar.
Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dentro de la completa suite de productos que tiene Microsoft, el ERP para Pymes Business Central abarca el ciclo financiero, ventas, cadena de suministro y gestión de proyectos. Como una de las plataformas ERP más reconocidas del mercado, Dynamics es una de las elecciones favoritas de muchos clientes de la mediana empresa, aunque debido a su mayor coste todavía no goza de gran reconocimiento entre la pyme. Gracias a su canal de distribución Microsoft está ganando penetración entre este núcleo de empresas aunque tiene mucho terreno por ganar.
Odoo: El reclamo de Odoo es que es gratuito, sin embargo eso también significa que tiene algunas restricciones como son la limitación de acceso desde la nube y la imposibilidad de acceder desde diferentes dispositivos. Eso sí, esta solución cubre perfectamente las necesidades básicas de un negocio porque incorpora facturación, CRM, gestión de proyectos e inventario. La versión Enterprise, de pago, permite añadir módulos más avanzados y ofrece acceso web. El precio de la edición Empresarial de Odoo se determina por cinco factores: el número de usuarios, el número de aplicaciones utilizadas, el tipo de hospedaje, los servicios de implementación y la integración con sistemas de terceros.
Sage: Sage orienta esta solución a pequeñas empresas con un nivel de facturación modesto. El programa Sage 50 está muy bien dotado porque incluye características que no vienen de serie en los planes de otros fabricantes: un completo sistema de contabilidad, conciliación bancaria o la gestión de almacén compatible con el sector del retail. Con más de 400.000 usuarios activos y 38 años de experiencia de software, Sage 50 es una buena opción de migración para los usuarios de FacturaPlus, ContaPlus o Eurowin, los programas previamente adquiridos por Sage y de los que hay una amplia base instalada en España.
SAP Business One: El plan Starter de SAP, orientado a pequeñas empresas con entre 1 y 5 usuarios, incluye módulos de finanzas, compras, ventas, CRM, almacén, distribución e informes. Aunque es un poco más caro que el resto, también ofrece una gran fiabilidad porque sigue siendo el principal ERP para las grandes empresas y hay numerosos casos de éxito en múltiples sectores verticales. SAP Business One es un ERP con una amplia base contrastada gracias a los numerosos case study reconocidos y al amplio bagaje de la compañía alemana en múltiples sectores de actividad. No en vano en España hay más de 10.000 empresas que trabajan con SAP, 13.500 consultores y 850 empleados.
Teamsystem: Tras la compra de Software del Sol, TeamSystem se ha posicionado como uno de los programas de referencia para el entorno de la pyme combinando la producción de software de gestión con el desarrollo de plataformas y servicios digitales en la nube. Delsol es un programa de gestión para empresas que unifica en un solo espacio las principales herramientas que requieren las pymes españolas para gestionar su facturación, contabilidad, fiscalidad o gestión laboral. Además de su enfoque en software empresarial, TeamSystem España también ofrece una plataforma de servicios para las asesorías y despachos profesionales que incluye formación, una asociación de asesores, emisión de certificados digitales, consultas a expertos y bases de datos jurídica.
Zucchetti: Solmicro, la división de ERP de la compañía italiana Zucchetti, ofrece un software para todo tipo de empresas con 8 desarrollos horizontales diseñados para satisfacer las necesidades más complejas relacionadas con cada área de la empresa. Con más de de 2.300 instalaciones, este programa está desarrollado en .NET y con arquitectura de 3 capas que permite crear cuadros de mando personalizados. Zucchetti, otra de las compañías italianas que desembarcó con fuerza en España hace unos años, cuenta con una amplia base instalada en el norte gracias a la adquisición de Solmicro, la firma vasca especializada en software de gestión.

Módulos Básicos de los ERPs para Pymes

Son los imprescindibles para que el software resulte útil:

CRM (Gestión de relaciones con los clientes): Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.

¿Cómo Elegir el Mejor ERP para Pymes?

Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:

Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.
Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
Comparar casos de éxito: Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos
Buscar un socio de negocios: Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo
Prueba antes de comprar: Las soluciones ERP para pymes están formadas por módulos que permiten integrar y gestionar las operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa.

Cuando se adquiere un software ERP para pymes, la empresa decide qué versión del producto desea, con sus módulos y sus configuraciones. Los ERP incluyen funcionalidades que ayudan a gestionar diversas áreas de la empresa de manera eficiente.

Estandarización. Una de las grandes ventajas de los sistemas ERP para pequeñas empresas es la estandarización. Modularidad. Personalización. Módulos básicos. Módulos opcionales. Módulos a medida. En ciertos casos, se pueden diseñar módulos de manera específica para cubrir las necesidades de una empresa o un sector concretos. La mayoría de los ERP para pymes se configuran con módulos opcionales que conectan con una base de datos común para garantizar la coherencia en los procesos. La mayor diferencia entre los distintos sistemas ERP para pequeñas y medianas empresas radica en su especialización. Las soluciones ERP para pymes de SAP se adaptan a las necesidades de pequeñas y medianas empresas de cualquier sector de actividad y de muy distintos tamaños.

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Contar con un socio experimentado en la implantación de ERP para pymes reduce riesgos y acelera el proceso. Una buena estrategia es no hacerlo todo de golpe. Sino comenzar por los módulos más críticos (finanzas, compras y ventas) y, posteriormente, avanzar progresivamente según necesidades. El éxito del ERP dependerá en gran parte de la adopción por parte del equipo.

Una vez en marcha, evalúa periódicamente los resultados: reducción de errores, ahorro de tiempos, mejora en la gestión empresarial,…Usa esos datos para seguir optimizando. Recuerda que elegir uno de los mejores ERP puede marcar la diferencia en los resultados de tu transformación digital.

No es necesario tener cientos de empleados para aprovechar un ERP. Dependerá de tu sector, del tamaño de tu empresa y del nivel de personalización que necesites. El coste varía según el fabricante, los módulos configurados y el modelo (en local o en la nube). Adoptar un ERP para pyme no es sólo una mejora tecnológica, es una apuesta por el futuro de tu negocio.

El Mejor ERP para Pymes: Comparativa de Sistemas de Gestión

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, contar con herramientas que optimicen la gestión y mejoren la eficiencia operativa es fundamental.

Para elaborar esta lista, se han tenido en cuenta únicamente aquellas soluciones enfocadas a pequeñas y medianas empresas. Tras hacer un recorrido integral por el mercado, se han seleccionado estos 5 softwares por sus valoraciones, funcionalidades y reputación en el sector.

Sage 200 por ser un ERP integral para las pymes
ev4 por su conectividad con tiendas online
Cloud Gestion para sectores con requisitos especiales
Stel Order para Pymes de asistencia técnica
Business Central para Microsoft

Sage 200

Sage 200 representa una herramienta integral de gestión empresarial, ideal para pequeñas y medianas empresas que requieren un software ERP multifacético. Este programa incluye módulos adaptativos para áreas comerciales, financieras y operativas, aptos para una variedad de sectores industriales. Entre sus características destacadas se encuentra la gestión eficaz de almacenes, incluso aquellos con múltiples localizaciones, beneficiando especialmente a empresas de distribución, manufactura y servicios.

Su funcionamiento se centra en una operativa basada en la nube, permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, un smartphone o una tablet, compatibles con sistemas operativos Android o iOS. La plataforma destaca por su sencillez de uso y su rápida configuración inicial.

Un aspecto clave de Sage 200 es su capacidad de integración, especialmente con las aplicaciones de Office 365. Esto facilita el trabajo directo con herramientas como Word, Excel y Outlook, y la posibilidad de compartir documentos fácilmente con el equipo de trabajo.

Además, Sage 200 permite conectar las cuentas bancarias del negocio, automatizando las transacciones y conciliaciones contables. Esto es particularmente valioso para empresas sujetas a regulaciones estrictas, ya que la automatización financiera del ERP aporta un nivel adicional de fiabilidad.

Cloud Gestion

La gran mayoría de los sistemas ERP disponibles en el mercado son de carácter genérico, aptos para ser implementados en pequeñas y medianas empresas de diversos sectores. Sin embargo, existen negocios con necesidades específicas que requieren módulos particulares, los cuales se encuentran en soluciones conocidas como verticales.

En lo que respecta a Cloud Gestion, este software no solo ofrece las funcionalidades estándar propias de su categoría, sino que también proporciona versiones especializadas para ciertos sectores, como la construcción, servicio técnico (SAT), distribución, entre otros.

ev4

eV4 ofrece un ERP adaptable para pymes, disponible en dos versiones: una estándar para uso general y otra especializada para sectores específicos como clínicas, inmobiliarias y transportes. Este sistema incluye módulos personalizables y un sistema de gestión documental que facilita la compartición de documentos con usuarios externos. Además, se integra con PrestaShop para la sincronización de tiendas virtuales.

Stel Order

Stel Order proporciona un módulo avanzado especialmente diseñado para negocios centrados en servicios de asistencia técnica (SAT), facilitando de manera eficiente la gestión de instalaciones y mantenimientos. Este módulo forma parte de una solución más amplia que integra las capacidades de un ERP de alto rendimiento, orientado a las necesidades específicas de las pequeñas y medianas empresas.

Business Central

Microsoft Dynamics 365 representa una plataforma integral de aplicaciones empresariales alojada en la nube, que engloba una amplia gama de soluciones destinadas a optimizar y digitalizar los procesos corporativos. Destinada a empresas de un tamaño más grande, esta plataforma se caracteriza por su diversidad de funcionalidades, incluyendo avanzados sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), herramientas analíticas de inteligencia de negocios y aplicaciones para mejorar la productividad empresarial. Una solución destacada de Dynamics 365 es su ERP, conocido como Business Central.

La principal ventaja de esta plataforma radica en la interconexión fluida entre sus diversas aplicaciones, ofreciendo una solución holística para la gestión y el crecimiento de empresas medianas y grandes. Esta interacción sin fisuras entre distintos módulos y herramientas permite a las organizaciones gestionar eficazmente sus operaciones, optimizar la toma de decisiones y potenciar la productividad, todo ello bajo un ecosistema unificado en la nube.

Módulos Imprescindibles en un ERP para Pymes

Contabilidad y finanzas: Este módulo es esencial para la gestión financiera y contable de la empresa, incluyendo la contabilidad general, gestión de tesorería, facturación y pagos. Es crucial para mantener la salud financiera del negocio, facilitar la toma de decisiones de inversión, gestionar eficientemente los cobros y pagos, y cumplir con las obligaciones fiscales.
Recursos Humanos: Fundamental para la administración del personal, este módulo gestiona nóminas, registra horas trabajadas, y administra beneficios. Además, ofrece a los empleados acceso a su información laboral, como contratos y nóminas, optimizando la gestión de los recursos humanos para mejorar la eficiencia y competitividad de la empresa.
Producción: Para pymes con procesos de fabricación, este módulo aporta herramientas para la planificación y seguimiento de la producción, así como para el control de calidad. Automatiza e integra la producción con otras áreas de la empresa, ayudando a reducir costes, acelerar los tiempos de producción y garantizar la calidad de los productos.
Ventas: Incluye la gestión de pedidos, seguimiento de clientes y análisis de ventas, apoyando el trabajo del equipo comercial para aumentar las ventas y, por ende, los ingresos de la empresa.
Compras: Este módulo ayuda a optimizar la gestión de proveedores, órdenes de compra y precios de coste de productos. Facilita la reducción de costes de compra y asegura el suministro constante de los productos necesarios, evitando rupturas de stock.
Gestión de stock: Clave para la gestión eficiente del inventario, con funciones como seguimiento de productos, reordenamiento automático y análisis de inventario. Es vital para el correcto funcionamiento del almacén, asegurando que los clientes reciban sus pedidos en las mejores condiciones y en el menor tiempo posible.

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