¿Cómo es posible organizar un proyecto de principio a fin? ¿Cuáles son las claves para gestionar las tareas de cada componente de un equipo? Estas son preguntas a las que cualquier Product Manager se debe enfrentar. Este perfil profesional está a la cabeza en la demanda de las empresas, por ello hoy te damos las claves para crear un Cuadro de Mando Integral.
¿Qué es el Cuadro de Mandos Integral o CMI?
Un cuadro de mandos integral es una herramienta muy utilizada dentro de la gestión empresarial que va más allá de indicadores económicos, por ello es indispensable para un Product Manager. El objetivo del mismo es poder contar con un documento que visualmente y de forma sintética nos indique cuál es el rendimiento de un proyecto y poder tomar decisiones en base a ello. Se trata de una herramienta en forma de panel, donde con un vistazo podemos identificar los principales indicadores de nuestra empresa y por qué los estamos teniendo en cuenta en base a unos objetivos.
Podemos responder a preguntas como: ¿estamos trabajando según lo esperado? ¿es este el resultado a obtener con los recursos invertidos tanto en tiempo como en dinero? De esta forma, un Product Manager quien tiene el control total de un proyecto puede actuar en base a una tendencia de trabajo e incluir cambios si así se debe hacer.
Origen del CMI
Como hemos dicho, su nacimiento surge de la necesidad de controlar factores más allá de los económicos. Esta plantilla y concepto asociado, se creó en 1992 por Robert S. Kaplan y David Norton. La visión del negocio se expandió más allá de los resultados económicos, de modo que también se controla el proyecto desde el inicio de la estrategia hasta el final del desarrollo.
El cuadro de mando y el Product Manager
El Product Manager necesita llevar un control exhaustivo del área de la que se está a cargo. No solo se dedica a la venta de un producto sino a la coordinación y gestión de todos los equipos que hay detrás. Como es lógico, dependiendo de la magnitud de la empresa, podrá existir un Product Manager que coordine todos los departamentos o un Product Manager dentro de cada uno de ellos.
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Características del Cuadro de Mando Integral o CMI
Es una herramienta de seguimiento y prevención, ya que, cuando se agreguen tareas que no se habían previsto de un inicio el Jefe de Producto sabe en qué departamento debe hacerlo, a quién asignarla y cuál es el objetivo cualitativo de llevarla a cabo.
¿Para qué sirve un Cuadro de Mando Integral?
Entonces, ¿para qué sirve un CMI? El objetivo del cuadro de mandos es llevar un control diario del proyecto y esta es la responsabilidad última de un Product Manager. El control de este desarrollo genera un conocimiento constante de los aciertos y errores, por lo que como responsable es capaz de identificar los pasos a seguir para alcanzar el éxito y los errores que no se deben cometer en el camino.
En esta herramienta también se integra la visión de negocio, estableciendo qué es lo más importante y lo que no. Por lo que el Product Manager puede establecer prioridades y asignar las tareas según personas, buscando siempre la eficiencia. En el mismo, también se integra la parte financiera, por lo que objetivo principal de venta siempre se tiene claro y puede conocer en todo momento si se está cumpliendo o no.
La complicación en este caso puede darse a la hora de establecer los indicadores a los que deben responder los objetivos. Esta también es función del Product Manager por lo que el cuadro de mando integral como herramienta de gestión y software le ayuda a organizar de forma automática los datos dependiendo de los factores que hemos visto.
Lo interesante es que es una herramienta versátil que se puede aplicar a cualquier tipo de sector y de departamento. Si se gestionan varios proyectos, es aconsejable combinar los KPI para los procesos internos y de rendimiento para la perspectiva financiera.
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Ventajas del cuadro de mando integral para un Product Manager
El creer que algo va bien o va mal no es suficiente, debemos saber responder por qué va bien o por qué va mal. Igualmente a esta respuesta no solo se debe responder con “hemos pasado de un 50% a un 60% en x tiempo”, se le debe dar una explicación. El Product Manager debe decir qué se ha hecho bien para conseguir un resultado positivo y más dentro de un mercado tan cambiante como el digital. Se trata quizá de encontrar la fórmula secreta para ir alcanzando el éxito en cada acción que llevamos a cabo.
Enfocar el trabajo en lo realmente importante y establecer prioridades. La ventaja de seguir un plan es que podemos hacer un seguimiento exhaustivo, pero también se debe ser perseverante en él, es decir, controlar que se cumple. Si no caeremos en los errores que comtíamos antes cuando no teníamos en cuenta ni el pasado ni el presente del negocio.
Para que esto no suceda debemos hacer seguimiento del mismo no solo de forma individual sino en reuniones, poniéndolo en común con el equipo. Una opción dentro de este seguimiento son las reuniones stand up. El equipo de trabajo se junta 5 minutos todas las mañanas y repasan qué hicieron ayer, si quedó algo por hacer, qué se hace hoy y si un integrante del equipo tiene tiempo puede suplir tareas de otra persona.
Partes del Cuadro de Mando Integral
Los CMI ofrecen información sobre la situación de la empresa y sus objetivos, teniendo en cuenta 4 perspectivas interrelacionadas:
- financiera -¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?
- clientes -¿Cómo nos ven los clientes?
- procesos internos -¿En qué debemos sobresalir?
- formación y desarrollo -¿Debemos continuar mejorando y creando valor?
1. Procesos internos del negocio
En esta perspectiva se resalta la importancia del aprendizaje y la formación de los empleados dentro de una empresa. Esta parte es tan importante porque una empresa no podría seguir adelante sin su activo más importante: el capital humano. En este sentido, una buena estrategia de indicadores también puede servir para identificar los procesos que están alineados con los objetivos empresariales.
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2. Perspectiva del Cliente
Este es un indicador que evalúa los factores de la experiencia del cliente para conocer el grado de satisfacción.
3. Indicadores de finanzas
Este es uno de los indicadores que más se usan para medir el rendimiento de los negocios.
4. Lo primero para empezar a usar un cuadro de mando integral (CMI) o balance score card (BSC) es saber en qué consiste y, sobre todo, entender por qué lo estamos utilizando y para qué fin.
Dentro del Marketing Digital, el Product Manager cuando se centra en el producto también entra en contacto con la parte de promoción, de forma más lejana lo debe hacer con la parte financiera y de distribución para tener una visión global del negocio. Lo importante es primero saber nuestros objetivos y adjudicarles indicadores o KPIs ambiciosos a la vez que realistas. Esta es informacion muy util ya que el cuadro de mandos va de lo genérico a los particular para poder controlarlo todo y hacerle un seguimiento.
Por último, debemos trasladar estos una tabla numérica donde poder ver representados estos factores en forma de datos. Es una ayuda a la hora de diseñar gráficos mucho más visuales para el resto del equipo y de la dirección, ya que el Product Manager debe trabajar en conexión con ambos.
La segunda acción, sería la planificación y establecimiento de objetivos seguida de la recogida de información a través de un conjunto coherente de indicadores , por ejemplo, referentes al beneficio, valor añadido, clientes, datos operativos de los procesos de producción y servicio, capacidades del personal y gestión del conocimiento.
El siguiente paso sería establecer un diagrama causa-efecto entre los factores clave de éxito de la organización. La relevancia de encontrar estas relaciones tiene mucho que ver con la viabilidad de la estrategia de la empresa.
Una vez hecho esto, realizaríamos la selección de indicadores, agrupados en diferentes perspectivas de gestión, que como habíamos mencionado anteriormente eran finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Es aconsejable no superar los siete indicadores por cada una de las perspectivas y a la vez se considera correcto un número total aproximado de 25 indicadores.
Si observamos que hay principios corporativos que están vinculados a varios indicadores, significará que este objetivo o punto de la estrategia está suficientemente incluido en el CMI.
Otra de las fases en el desarrollo del CMI, es la de comunicación de los indicadores, para que todos los componentes de la empresa dispongan de una guía completa de actuación con directrices claras para el futuro. Es conveniente incluir un enfoque formativo sobre el CMI para transmitir conocimientos y establecer conductas.
Es conveniente presentar los indicadores con un enfoque visual y complementarse con un plan de acción para poder alcanzarlo.
Hay tres piezas clave para automatizar el CMI y son la existencia de un patrocinador, la elección de la tecnología adecuada y la selección de un equipo altamente cualificado que aporten un valor añadido a los resultados y sirvan como apoyo en el proceso de implantación del CMI.
Desde el inicio debemos conseguir la involucración o respaldo de la alta dirección de la empresa. Si el equipo directivo no tiene claras las posibilidades de éxito de esta iniciativa, no merecerá la pena invertir tiempo y dinero en ella. En el modelo de CMI diseñado por Kaplan y Norton (balanced scorecard), además de la perspectiva financiera, se tienen en cuenta otras áreas a nivel estratégico dentro de la empresa, como los clientes, los procesos internos y los recursos humanos.
- Indicadores financieros. Deben medir la creación de valor de la empresa para los accionistas.
- Indicadores de control de los clientes. Se utilizan para medir el posicionamiento de la empresa en el mercado en el que compite.
- Indicadores de procesos internos.
Los indicadores no deben ser ni muchos ni pocos, ya que si se crean demasiados, los esfuerzos se pueden dispersar, al intentar cumplir demasiados objetivos al mismo tiempo, pero si se quedan cortos el CMI no cumplirá su función de control de gestión.
Además del CMI, las empresas pueden definir un cuadro de mando operativo (CMO), siendo esta una herramienta de control de gestión, más enfocada al seguimiento de las variables pertenecientes a las diferentes áreas o departamentos de la empresa. El CMO puede reportar información para el seguimiento de las variables definidas de manera diaria, semanal o mensual.
Se puede utilizar como una herramienta de comunicación para trasladar los planes de la empresa a las diferentes áreas. Permite aunar los esfuerzos en una sola dirección y evitar la dispersión.
Asimismo, muchas optan por utilizar un cuadro de mando integral (CMI) para poder ver de forma muy visual todo lo que está ocurriendo dentro y fuera de la empresa. De esta forma, esta puede identificar cuáles son sus necesidades y, en consecuencia, tomar decisiones más óptimas.
Un Cuadro de Mando Integral es exactamente una herramienta de gestión empresarial. A través de esta, las empresas pueden medir la evolución de la actividad, los objetivos estratégicos, así como los resultados. Esta herramienta de gestión ofrece una serie de indicadores y gráficos, permitiendo a la empresa acceder a una visión global, general, objetiva y en tiempo real de lo que se está haciendo. De esta forma, a través del CMI se puede implantar una estrategia común en toda la empresa.
Para que la empresa pueda acceder a información de valor sobre ellas, debe elegir con especial cuidado las métricas o KPIs (indicadores que miden el rendimiento) que integra el cuadro de mando, ya que a través de dichos indicadores, la empresa obtendrá información sobre si su proceso se está realizando de forma óptima o si está sufriendo algún tipo de desviación.
Scrumtegy es un software de cuadro de mando integral que permite desplegar de forma sencilla su estrategia transformándola en un conjunto equilibrado de: objetivos, procesos, indicadores y planes de acción. Su nombre proviene de ‘Scrum’, una metodología ágil que inicialmente se utilizaba para gestionar el desarrollo de software pero que, actualmente, se ha empezado a utilizar en el ámbito empresarial, ya que es aplicable en cualquier tipo de proyecto en el que intervienen actores de diferentes equipos que trabajan conjuntamente.
La metodología Scrum se basa en definir determinados ciclos temporales cortos y de duración fija, también llamados ‘sprint’. Cuenta con las siguientes fases: planificación, ejecución y desarrollo y revisión del sprint. Se considera una metodología ágil que se puede aplicar a diferentes modelos organizativos, tanto en empresas grandes, como en pequeñas.
Asimismo la herramienta digital Scrumtegy, basada en este tipo de metodología, implementa una política de permisos de acceso y actualización de datos basada en perfiles de usuarios, permitiendo personalizar completamente la información del CMI que cada usuario puede visualizar y/o actualizar. Además, permite gestionar múltiples cuadros de mando, facilitando un despliegue eficaz de la estrategia de la propia empresa de manera fácil y sencilla.
Un cuadro de mando integral es una herramienta de gestión empresarial que permite, en tiempo real, tener una perspectiva global de todos los procesos que afectan a una empresa. Desde Nunsys, creemos que un cuadro de mando integral debe cumplir 3 objetivos: medir, predecir, decidir.
El cuadro de mando integral se ha convertido en una herramienta empresarial imprescindible.
Una ventaja competitiva es cualquier característica de una empresa que la diferencia de otras, colocándole en una posición relativa superior para competir.
- 1.Defensiva: estrategias que permitan hacer frente a situaciones en las que existe gran cantidad de competidores en un mercado muy saturado. Potenciar sus fortalezas y minimizar aquellas debilidades que la impidan competir con las demás empresas del mercado.
- 2.Ofensiva: adopción de estrategias de crecimiento ante la oportunidad que ofrece el mercado (crecimiento o expansión) y ante la situación de ventaja competitiva frente a la competencia.
- 3.Supervivencia: estrategia conservadora ante la incapacidad de la empresa de hacer frente a las duras amenazas externas y ante la excesiva presencia de empresas competidoras.
- 4.Reorientación: estrategias de reformulación de productos o servicios con los que la empresa no está obteniendo los resultados esperados, a pesar de darse unas condiciones externas favorables.
La Evolución Competitiva: CMI = CRM analítico. Las nuevas tecnologías nos ofrecen la opción de conocer mejor a nuestro cliente, por lo que la evolución del CMI es a convertirse en el CRM analítico de la empresa en le que se analiza toda la información interna, la externa y el cliente de una forma que hasta el momento no se había podido realizar.
CRM Operacional: CONVERSACIÓN con el cliente. Integra los diferentes canales de comunicación con los clientes, más allá de los contactos personales con los representantes de ventas o servicios.
CRM Colaborativo: DATOS de todas las fuentes.
CRM analítico = CMI: CONOCIMIENTO para la toma de decisiones. Para decirlo de modo sencillo, es la parte de la tecnología que nos ayuda a transformar los datos en conocimiento. Concretamente es el análisis de los datos de un cliente con múltiples propósitos, especialmente el análisis predictivo.
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