En el mundo empresarial actual, el término ERP es cada vez más común. Pero, ¿qué significa realmente y qué es un software ERP? Se trata de la abreviatura de ‘Enterprise Resource Planning’ (Planificación de Recursos Empresariales). Un ERP (enterprise resource planning) es, simplemente, un sistema de planificación de recursos empresariales. Es decir, funciona como un espacio o como una herramienta en la que se puede reunir toda la información referente a una empresa para acceder a todos esos datos de una forma mucho más directa y eficiente.
Se puede controlar perfectamente todo lo que entra o sale de un negocio y, por lo tanto, las transacciones, intercambios o movimientos que suceden en su seno. Por estos motivos, prácticamente cualquier pyme puede disponer de un ERP para ser más eficiente. Implementar esta solución tecnológica no solo optimiza procesos, sino que también impulsa la eficiencia, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización.
Aunque el término ERP puede resultar complejo -planificación de recursos empresariales-, su definición es sencilla: un ERP es la integración de los distintos procesos del negocio: ventas, finanzas, compras, cadena de suministro, atención al cliente, recursos humanos, marketing, etc. Un sistema de ERP se organiza por módulos, conectados a una base de datos común desde la que comparten información. En función de las necesidades de cada organización se implementan unos módulos u otros: ventas, control de almacén, recursos humanos, distribución, marketing, atención al cliente, etc.
Además centraliza la información en un único sistema, lo que elimina la posibilidad de tener datos duplicados o de tener la información repartida en diferentes sistemas. Cada ERP tiene sus propios módulos, y además las empresas pueden adquirir solo algunos de ellos.
Ventajas de un sistema ERP
Las ventajas de implementar un ERP son aplicables a empresas de todos los tamaños y sectores. Aunque tradicionalmente los ERP se han asociado a grandes corporaciones, hoy en día existen soluciones escalables y adaptables que permiten que pymes, autónomos y despachos profesionales también puedan aprovechas las ventajas que ofrecen los ERP.
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Al recopilar los datos transaccionales compartidos de una organización de múltiples fuentes, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan integridad de los datos con una única fuente de verdad.
Un sistema de gestión ERP evita la duplicación de datos entre diferentes sistemas y funciones de la empresa. Los sistemas ERP aportan mayor visibilidad del negocio a los directivos y trabajadores de la organización. La automatización de los procesos y el acceso a información en tiempo real facilitan una mayor comunicación y colaboración entre las personas y los departamentos de la empresa.
En resumen, al evaluar las ventajas y desventajas de un sistema ERP, se observa claramente que los beneficios superan a los inconvenientes, especialmente a largo plazo.
Beneficios clave de un ERP:
- Mediante la implementación de un ERP, una empresa puede centralizar todos sus procesos y archivos en un único sistema.
- Un ERP de calidad permite la gestión automática de una amplia gama de procesos empresariales. Esto incluye tareas como la reposición automática de inventario cuando las existencias disminuyen y la gestión de envíos de pedidos regulares.
- La toma de decisiones efectiva en cualquier empresa depende de la disponibilidad y actualidad de la información.
- Independientemente de la naturaleza o el tamaño del negocio, un ERP se adapta a sus necesidades específicas y a su evolución.
- La implementación de un ERP conlleva una notable optimización de los tiempos de trabajo, así como la eliminación de numerosas tareas redundantes. Esto se traduce en un ahorro significativo de recursos.
- Gracias a su capacidad de integrar datos, un ERP ofrece una visión detallada y completa de cada aspecto de la empresa.
- Un ERP conecta departamentos y facilita el intercambio de información en tiempo real.
Tipos de ERP
A la hora de elegir el software ERP más idóneo para tu empresa hay que distinguir entre dos tipologías: en función del diseño y su instalación.En cuanto al diseño se puede optar por soluciones estándares, aplicables a cualquier sector, que tienen la ventaja de la rapidez en la instalación y su coste.
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Las soluciones pre parametrizadas son aquellas que se adaptan a las necesidades específicas de la empresa, en función del sector y el tamaño de la organización. Un software de última generación ideal para empresas que se encuentran en un momento de crecimiento. Revoluciona la forma de hacer negocios con una herramienta todo en uno, escalable y personalizable. Dynamics 365 te ofrece mucho más que un ERP.
Clasificación de ERP según el tamaño del negocio:
- Para negocios locales: Este es un ERP que puede variar en complejidad pero siempre cubrirá las necesidades de un negocio local, sobre todo en la planificación de recursos empresariales.
- Para empresas grandes: Estos son los ERP más potentes del mercado y están diseñados para sobrellevar la complejidad de una empresa más grande, ya que tienen la capacidad de embarcar varias industrias y unidades de negocio.
Tipos de ERP según su acceso:
- ERP local: Esta opción permite al usuario tener más control sobre los datos de su empresa. También significa que es él quien está encargado de la seguridad y de la actualización del mismo.
- ERP en la nube: El ERP en la nube es al que se accede a través de internet. Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nível de control que con el programa ‘en local’ pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización.
El módulo de marketing y ventas en un ERP
Actualmente, los sistemas ERP son una de las fuente de datos principales para diseñar las estrategias y acciones. Éstas se llevan a cabo por parte de Marketing y Ventas (principalmente en lo que respecta a precios y servicio al cliente). El éxito de la planificación se basa en sacar partido a los módulos del software. Si aún no tienes clara la definición de ERP te recomendamos que leas nuestro artículo: Qué es un ERP.Importancia de los módulos de Marketing y Ventas en los sistema ERPA cualquier empresa le gustaría tener el mejor equipo de ventas y marketing para ser competitiva en el mercado.
Un módulo ERP de marketing y ventas ayudará a cualquier negocio a mantener la competitividad y a agilizar las actividades relacionadas con marketing y ventas.El módulo de marketing y ventas de un ERP desarrolla las acciones más importantes para la existencia de una organización. Entre sus funciones se incluyen:
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- Segmentación de clientes potenciales
- Elaboración de campañas
- Interacción en las consultas
- Tramitación de pedidos
- Envío y facturación para cerrar el ciclo de la venta.
Además de todas estas funcionalidades, el módulo de ventas también es responsable de proporcionar informes de análisis. Estas acciones son conocidas como actividades de preventa.La automatización de las funciones de la fuerza de ventas de la empresa, como las visitas a los clientes, gastos, la evaluación de la competencia, es posible con el módulo de ventas y marketing ERP.
Otro aspecto importante del módulo de marketing y ventas es que permite a la gerencia monitorizar los objetivos alcanzados por sus empleados basándose en la planificación que se haya establecido.Un buen módulo de marketing y ventas también incluye funciones para rastrear los pedidos perdidos e identificar las razones de esa pérdida.
Implementación de un ERP
El proceso de implementar un ERP puede ser más o menos complejo. Hay que tener en cuenta que toda nueva implementación supone un periodo de adaptación. La implementación de un nuevo software no solo afectará a tu empresa sino a las que trabajan contigo también.
En este paso, los equipos deberán recolectar datos e identificar los problemas actuales que se esperan solucionar con el ERP. Por ejemplo, poca productividad en un área específica.
En esta etapa se analizan las necesidades técnicas y de recursos humanos que tiene la empresa que va a instalar el software ERP. Llega el momento de adaptar el software ERP a las necesidades de la empresa. Es el momento en que se comienza a utilizar el software ERP por parte de la empresa.
Desafíos en la implementación:
- La implementación de un ERP, dada su eficiencia y alcance, requiere una inversión inicial significativa.
- El éxito de un ERP depende en gran medida de su correcta utilización por parte de los empleados. Por lo tanto, es crucial invertir en una formación adecuada para todo el personal que utilice el sistema.
- El desafío más persistente y notable es el período de adaptación al nuevo sistema. Aunque los empleados reciban formación sobre cómo utilizar el ERP, deben habituarse a integrar el sistema en sus tareas cotidianas, como el ingreso regular de datos y la verificación de su precisión.
ERP vs. CRM
Tanto el software ERP como el software CRM son dos plataformas esenciales para las empresas que quieren mejorar la eficiencia y rentabilidad de sus negocios. Ambas soluciones abarcan aspectos esenciales en el funcionamiento de cualquier empresa. Ambas destacan por contar con un sistema modular y muy personalizable, que permite que adaptarse a cualquier tipo de negocio, sin importar el sector, la actividad o su tamaño.
El término de ERP se refiere al Enterprise Resource Planning y signidica “sistema de planificación de recursos empresariales”. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes.
CRM significa Customer Relationship Management, o gestión de relación con el cliente. Gestiona todos los procesos relacionados con la interacción de nuestros clientes. Centraliza la información del cliente para mejorar la interacción y la experiencia del cliente, y maximizar las oportunidades de ventas y retención de clientes.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) optimiza procesos internos como contabilidad e inventarios, mientras que un CRM (Customer Relationship Management) se enfoca en gestionar y mejorar las relaciones con los clientes.
Ejemplos de ERP en el mercado
Hay una serie de ERPs ampliamente conocidos, entre ellos destaca sobre todo SAP. Este software de gestión empresarial es muy popular, completo y personalizable. También encontramos otros ERP de gran éxito, como Oracle o Microsoft Dynamics 365. Estas plataformas son muy completas y avanzadas. Entre los mejores sistemas ERP para pymes y autónomos, destaca Holded.
Hoy en día hay soluciones en la nube y muy modulares que se adaptan a todos los tamaños y son más asequibles. Holded es un ERP en la nube que ofrece precios adaptados a cada necesidad. El plan más básico comienza por solo 14,50 €/mes para pequeñas empresas, o 49,50 €/mes para medianas empresas.