Dentro del entramado empresarial español, compuesto por cerca de tres millones de pymes, encontramos una diversidad de perfiles. El Director General (DG) es el eje central en el cual giran el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. No solo debe poseer una visión estratégica aguda, sino también la habilidad para implementar esta visión a través de la gestión efectiva de recursos humanos, financieros y tecnológicos.
Características de las PYMES
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se caracterizan por:
- Dimensión reducida: Tienen un tamaño menor en comparación con las grandes corporaciones.
- Recursos y fuentes de financiación limitadas: A menudo, enfrentan mayores dificultades para acceder a financiación en comparación con las grandes empresas.
- Creatividad: La menor cantidad de recursos hace que las pymes suelan tener un alto grado de creatividad para lograr su supervivencia.
- Optimización: Debido a la menor cantidad de recursos económicos disponibles, las pymes suelen llevar la optimización al siguiente nivel.
- Innovación: La mayor dificultad para acceder a fuentes de financiación es el catalizador que lleva a las pymes a ser más creativas e innovadoras que las empresas de gran tamaño.
Tipos de PYMES
Las pymes se pueden clasificar en:
- Pymes industriales: Estas empresas están involucradas en la producción o manufactura de bienes.
- Pymes comerciales: Se dedican a la compra y venta de productos. Esto incluye minoristas, mayoristas y comerciantes en general.
- Pymes de servicios: Ofrecen servicios en lugar de bienes.
- Pymes agrícolas: Se dedican a la producción, procesamiento o venta de productos agrícolas. Pertenecen a este grupo las granjas familiares, las cooperativas agrícolas y las pequeñas empresas agroindustriales.
Funciones Clave de un Director en una PYME
En sus manos reposa la responsabilidad de tomar decisiones que no solo afectarán el presente de la empresa, sino también su futuro. El director es el encargado de tomar decisiones estratégicas, liderar equipos, establecer objetivos y metas, así como representar a la empresa ante terceros.
- Establecer la visión y la estrategia empresarial: Como director, tu función principal es establecer la visión y la estrategia a largo plazo de la empresa. Esto implica definir los objetivos y metas comerciales, identificar oportunidades de crecimiento y desarrollo, y establecer planes para alcanzar el éxito.
- Toma de decisiones clave: Otra función crucial del director es tomar decisiones estratégicas y operativas clave para el negocio. Esto puede incluir decisiones sobre inversiones, adquisiciones, fusiones, lanzamiento de nuevos productos o servicios, expansión a nuevos mercados, entre otros.
- Liderar y motivar al equipo: Como director, eres responsable de liderar y motivar al equipo directivo y a todos los empleados de la empresa. Esto implica establecer una cultura empresarial sólida, fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados con la visión y los objetivos de la empresa.
- Supervisar las operaciones comerciales: Otra función clave del director es supervisar todas las operaciones comerciales de la empresa para garantizar que se ejecuten de manera eficiente y efectiva. Esto implica monitorear el desempeño financiero, revisar los informes operativos, identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
- Representar a la empresa: Como director, eres el rostro público de la empresa y representas sus intereses ante clientes, inversores, socios comerciales, medios de comunicación y otras partes interesadas.
La Importancia del Liderazgo y la Colaboración
La promoción del compañerismo y la colaboración por parte del Director General es vital para construir un entorno de trabajo productivo, innovador y positivo. Al liderar con el ejemplo, fomentar la comunicación y la inclusión, y reconocer el trabajo en equipo, el DG puede cultivar una cultura organizacional donde la colaboración florezca naturalmente. Un entorno de trabajo colaborativo fomenta la innovación, mejora la resolución de problemas y contribuye a una cultura organizacional fuerte y positiva.
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Una comunicación abierta y efectiva es la columna vertebral del compañerismo y la colaboración. La transparencia en la toma de decisiones y la comunicación de los objetivos y desafíos de la empresa también son esenciales para asegurar que todos los miembros del equipo se sientan incluidos y valorados.
Organización y Gestión de Prioridades
La organización y gestión de prioridades por parte del Director General es un proceso complejo que requiere visión estratégica, discernimiento, comunicación efectiva y flexibilidad. Es una habilidad esencial que impacta directamente en la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos y adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. Un DG eficaz lleva a cabo una organización meticulosa que especifica las actividades de los empleados y supervisa su progreso, asegurando que la empresa se mueva hacia sus objetivos estratégicos.
Supervisión y Evaluación del Desempeño
La supervisión y evaluación del desempeño son fundamentales para asegurar que una empresa no solo alcance sus objetivos actuales sino que también se posicione estratégicamente para el éxito futuro. El primer paso en la supervisión y evaluación efectiva del desempeño es el establecimiento de estándares claros y alcanzables, los cuales deben ser SMART: Específicos Medibles Acordados Realistas Temporales.
La evaluación del desempeño debe ser objetiva, basada en datos y hechos concretos utilizando herramientas y métodos de evaluación que permitan una evaluación justa.
Innovación y Actualización
Esta función abarca desde la incorporación de nuevas tecnologías hasta la revisión y mejora continua de los procesos internos, políticas y estrategias empresariales. La innovación y la actualización de proyectos y políticas son componentes esenciales de la gestión estratégica de una empresa.
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Un Director General debe liderar estos esfuerzos con visión, creatividad y un compromiso inquebrantable con la mejora continua para asegurar el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo de la organización. Tanto la innovación como la actualización de proyectos y políticas son procesos continuos que permitirán a la empresa mantenerse al día con los cambios en el mercado y la tecnología, así, como alcanzar el liderazgo en su sector de desempeño.
Gestión y Resolución de Conflictos
La habilidad para gestionar y resolver conflictos de manera efectiva es crucial para cualquier Director General (DG), ya que los conflictos, si se dejan sin resolver, pueden socavar la moral del equipo, disminuir la productividad y dañar la cultura organizacional. Una resolución de conflictos competente, no solo aborda las disputas de manera constructiva sino que también puede fortalecer las relaciones dentro del equipo, promover un mayor entendimiento y mejorar la cohesión organizacional.
Gestionar conflictos forma parte del día a día en cualquier negocio. Ya sea con empleados, clientes, socios o proveedores, los desacuerdos surgen cuando se trabaja con personas que piensan distinto y persiguen objetivos ambiciosos. Y si no se abordan, pueden pasar factura: dañan relaciones, bloquean decisiones y generan mal ambiente.
Detectar el origen real del conflicto es clave para poder resolverlo. Entonces, ¿cómo se resuelven (bien) los conflictos?
Cómo Gestionar Conflictos en la Empresa
- Entre empleados: Dos personas del equipo no se ponen de acuerdo en cómo afrontar un proyecto. Solución: El responsable facilita una conversación donde se escuchan, se entienden y acuerdan una solución intermedia. Lección: Mediar pronto evita que la tensión crezca y mejora el resultado.
- Con clientes: Un cliente habitual se queja por un pedido que ha llegado tarde e incompleto. Solución: Escuchar sin ponerse a la defensiva, pedir disculpas, corregir rápido y ofrecer una compensación. Lección: Una buena gestión puede convertir una queja en fidelidad.
- Entre socios: Discrepan sobre si expandirse internacionalmente o no. Solución: Un mentor o consejero externo ayuda a aclarar riesgos y encontrar un plan conjunto. Lección: La ayuda neutral facilita decisiones difíciles.
- Con proveedores: Un proveedor incumple plazos de forma reiterada. Solución: Documentar, reunirse formalmente y renegociar condiciones. Lección: Ser firme sin romper la relación.
La clave está en anticiparse. Cuanto antes se detecta una tensión, más fácil es resolverla. Escuchar con empatía, entender el problema real, buscar soluciones sin culpables y dejar los acuerdos por escrito ayuda a prevenir males mayores.
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Un Buen Enfoque: Las 5 C de la Resolución de Conflictos
Aplicarlas de forma constante genera confianza y un mejor clima de trabajo.
Propuesta Única de Venta (PUV)
En un mercado cada vez más saturado, diferenciarse no es una opción, es una necesidad. Internet y las redes sociales han acelerado este fenómeno: los consumidores están expuestos a cientos de ofertas similares cada día. Por eso, si quieres ser la opción elegida, necesitas destacar.
Aquí es donde entra en juego la Propuesta Única de Venta, o PUV. Es la esencia de lo que te hace especial y relevante. Es la respuesta clara y convincente a la pregunta: ¿Por qué debería un cliente elegirte a ti en lugar de a otro?
Muchos empresarios creen que su PUV es “dar buen servicio al cliente”. Pero esto, lamentablemente, no es diferenciador. Todos tus competidores dirán lo mismo. La buena atención no es una ventaja, es lo mínimo exigible.
Una PUV sólida se basa en elementos únicos que realmente aportan valor al cliente y que no son fácilmente copiables. Puede ser una promesa clara, una garantía, una experiencia, una especialización o, como en la historia, un pequeño detalle que transforma la percepción del cliente.
Condiciones para una PUV Eficaz
Para que tu Propuesta Única de Venta sea eficaz, debe cumplir varias condiciones:
- Ser relevante para tu cliente objetivo. Debe responder a una necesidad real.
- Ser específica y concreta. Nada de frases genéricas. Cuanto más claro, mejor.
- Ser difícil de imitar. Si cualquiera puede copiarlo mañana, no es diferencial.
- Estar presente en toda tu comunicación. Desde tu web hasta tus presentaciones comerciales, tu PUV debe estar en el centro.
Además, asegúrate de contar con las herramientas de marketing adecuadas para comunicarla: desde tu embalaje hasta tu equipo de ventas, todos deben saber transmitir tu propuesta.
El Rol del Interim Manager
Si dentro de la organización no existe una persona con la experiencia o conocimientos necesarios para reemplazar a un director, el gerente interino es la opción más adecuada para cubrir la vacante por un tiempo determinado. Aunque se suele utilizar mucho para mejorar la gestión empresarial de grandes organizaciones, esto no quiere decir que sea un servicio exclusivo para ellas.
Si comparamos el papel de un Interim Manager en una gran empresa con el que se requiere en una pyme, según nuestra experiencia en Vela Consultors, en este último caso no es necesario el trabajo de un profesional a tiempo completo. Normalmente es suficiente con que acuda una vez a la semana y en ocasiones hasta puede trabajar de forma telemática.
Otra ventaja para las pymes es el coste. El hecho de tener un ejecutivo a tiempo parcial y con una duración determinada hace que la cuantía sea perfectamente asumible para la empresa, sin importar su tamaño.
La Estrategia del CEO Rotatorio
Tener una empresa con personas preparadas y listas para afrontar nuevas situaciones es la clave para evolucionar en el mundo de los negocios hoy en día. Huawei, la empresa de tecnología orientada a las telecomunicaciones, ya tiene tres CEOs o directores ejecutivos. Pero no todos ellos actúan todo el tiempo como tales. Desde hace años practican una interesante estrategia llamada “CEOs rotatorios”, con la que se turnan.
Contar con una elevada rotación en la dirección de una pyme aporta flexibilidad, la suma de más puntos de vista, la posibilidad de ser más innovadores o de evitar el estrés del mando, entre otras ventajas.
Adaptar la estrategia de Huawei a la pyme sin invertir en personal externo podría partir de rotar algunas de las funciones de estos roles de la jerarquía superior. Suponiendo que haya jerarquía, claro, y siempre teniendo en cuenta la complejidad de delegar tareas. Pero los CEOs rotatorios traen ventajas asociadas. Una empresa con dos o tres CEOs no se para cuando el director está enfermo o cuando viaja. Siempre hay un backup al día de todo lo que pasa que puede asumir las funciones en un par de minutos.
El Papel del Director Financiero (CFO) en una PYME
Aquí es donde entra en juego el papel crucial del director financiero (CFO, por sus siglas en inglés). El CFO es el ejecutivo responsable de la planificación, gestión y control de todas las actividades financieras de una empresa. En las pymes, donde los recursos son limitados, el CFO juega un papel vital en la optimización del uso del capital.
Funciones del CFO
- Gestión financiera y presupuestaria: El CFO supervisa la elaboración de presupuestos, pronósticos y planes financieros.
- Contabilidad y reportes financieros: Es responsable de garantizar que los registros contables sean precisos y estén al día.
- Estrategia financiera: Desarrolla y ejecuta estrategias financieras alineadas con los objetivos generales de la empresa.
- Gestión de riesgos: Identifica, evalúa y mitiga los riesgos financieros que puedan afectar a la empresa. Los riesgos financieros pueden amenazar la estabilidad de una pyme.
El CFO aporta una visión estratégica que ayuda a la pyme a tomar decisiones informadas basadas en datos financieros concretos. El CFO no solo se encarga de la gestión diaria de las finanzas, sino que también busca constantemente formas de mejorar la rentabilidad de la empresa.
Tener un CFO competente refuerza la confianza y la credibilidad de la pyme frente a inversores, bancos y otros socios comerciales.
Departamentos Esenciales en una PYME
Cada empresa tiene sus necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:
- Tecnologías de la Información: Uno de los más esenciales, tanto para mantener las redes y programas en funcionamiento como para mantener, desarrollar y proteger los sistemas internos. Algunas pymes necesitarán un equipo dedicado, mientras que otras lo podrán suplir con herramientas.
- Recursos Humanos: La base de cualquier empresa. Se encargan de la selección de personal, nóminas, ventajas y cumplimiento. El departamento genera gran cantidad de documentación e implica tareas repetitivas, por lo que puede beneficiarse mucho de herramientas de automatización y apoyo.
- Ventas: Tanto si ofreces servicios como productos, necesitas un equipo que se dedique únicamente a venderlos. Resulta un departamento indispensable para hacer crecer tu empresa y ampliar tus beneficios. Desde buscar clientes a crear materiales específicos, todo el trabajo de este departamento vale su peso en oro.
- Marketing: Se encarga del proceso de generar visibilidad de marca y generar clientes potenciales para la empresa. Sin este departamento, el de Ventas estará en verdaderos apuros. Automatizar las tareas más tediosas permite dirigir el talento al valor añadido.
- Atención al cliente: Los clientes que logres atraer gracias al trabajo de Marketing y Ventas son recursos valiosos y se deben tratar como tal, sea cual sea el canal de contacto. Este equipo se encarga de atender a quienes han confiado en tu empresa como merecen. Sin clientes, tu empresa se hundirá.
- Finanzas: Uno de los motivos más frecuentes por los que las empresas fracasan son las finanzas. Así, tener un departamento que las gestione puede suponer la diferencia entre avanzar o desaparecer. Este departamento se encarga de gestionar las cuentas de cobros y pagos, los presupuestos, la estrategia de negocio financiera, etc.
Estructura Organizativa en Pequeños Negocios
La estructura más habitual es la llamada “estructura organizativa funcional”. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados.
Ventajas y Desventajas de la Estructura Funcional
- Ventaja: Los empleados se dedican a lo que mejor saben hacer.
- Desventaja: Cada departamento se centra en su área de influencia, convirtiéndose fácilmente en silos de información y sin brindar la ayuda que podrían a otros departamentos.
Cargos Comunes en una Empresa
Está claro que no todas las empresas cuentan con los mismos profesionales ni requieren los mismos cargos o puestos de trabajo. Sin embargo, existe una serie de cargos directivos que son muy habituales.
Cargos Directivos Comunes
- Director ejecutivo (CEO): Es el máximo responsable de una empresa y se ocupa de gestionar y coordinar los demás equipos y cargos en la empresa, así como de definir aspectos como la misión o la visión de la empresa y garantizar que se cumplen.
- Director de operaciones: Su función principal es supervisar una serie de tareas y aspectos relacionados con los productos o servicios de la organización, supervisando todo el sistema o proceso de creación y distribución.
- Director comercial: Se ocupa de aquellos aspectos y procesos relacionados con las ventas, como son, por ejemplo, el diseño y la implementación de un plan comercial, la identificación de nuevas oportunidades para el negocio y la gestión de la relación entre la empresa y sus clientes.
- Director de Recursos Humanos: Entre las tareas y funciones principales del director de este departamento se encuentran la gestión de la plantilla de personal, el diseño e implementación de estrategias de gestión del talento, la creación de planes de formación para garantizar el desarrollo profesional de los trabajadores y la descripción de los puestos de trabajo.
- Director de Marketing: Se ocupará de diseñar campañas y estrategias publicitarias; definir objetivos relacionados con la venta de productos o servicios; analizar las tendencias del mercado en cada momento para poder identificar oportunidades de negocio; dar a conocer la empresa a través de redes sociales e intentar que esta llegue a un mayor público, y llevar a cabo tareas de posicionamiento en Internet.
- Director de Comunicaciones: La función principal del director de Comunicaciones es implementar las estrategias adecuadas para gestionar una comunicación interna y externa eficaz.
- Director financiero: Es necesario que las empresas cuenten con una persona especializada en finanzas que, además de estar siempre al día de la situación económica de la empresa y ocuparse de la gestión de los recursos económicos de los que dispone la organización, también realizará, junto a todo el departamento, tareas como el cálculo de los impuestos, el análisis de oportunidades de inversión o la gestión de la contabilidad, entre otros ejemplos.
Estructura de Cargos en una Empresa
En términos generales, las diferentes posiciones que es posible encontrar en una empresa son:
- Director ejecutivo: Es quien ocupa la posición más alta de la organización y quien se ocupa de la administración de la empresa.
- Presidente y vicepresidente: El presidente es la segunda persona con más autoridad en la organización, y sus responsabilidades incluyen establecer estrategias y objetivos y velar por que estos se cumplan. En la siguiente posición se encuentra el vicepresidente, que proporciona apoyo y asesoramiento al presidente y, cuando sea necesario, puede asumir sus responsabilidades y funciones.
- Directores de los diferentes departamentos: Sus responsabilidades principales incluyen coordinar los diferentes equipos y diseñar estrategias para su departamento.
- Gerentes: La responsabilidad principal de los gerentes es dirigir a los trabajadores de un equipo o área concretos, en función de las indicaciones de los directores de departamento, la Presidencia de la empresa y el director general.
- Supervisores: Estos profesionales se ocupan de supervisar y coordinar las tareas realizadas por los trabajadores.
- Operarios: En este grupo se encuentran todos los trabajadores que, en su día a día, llevan a cabo diferentes tareas específicas necesarias para el funcionamiento de la organización y la consecución de objetivos.