Comprender y cumplir con las obligaciones legales es crucial para cualquier empresa, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En el mundo de los autónomos y las PYMES, el número de seguridad social es un elemento fundamental que a menudo se pasa por alto.
Número de Seguridad Social: Un Elemento Clave
Este número no solo es una referencia personal, sino que también juega un papel crucial en la protección social de los trabajadores. El número de la seguridad social permite el acceso a servicios médicos, prestaciones por desempleo y jubilación, entre otros derechos laborales. Para los autónomos, contar con este número es indispensable para realizar sus aportaciones y recibir cobertura en caso de contingencias como enfermedad o accidente laboral.
Para los autónomos, tener un número de seguridad social les permite afiliarse al sistema y cotizar adecuadamente, lo cual es crucial para garantizar su protección social. Los autónomos y las PYMES tienen la responsabilidad de realizar aportes regulares al sistema de seguridad social. Esto incluye tanto las contribuciones por sí mismos, en el caso de los autónomos, como los pagos que deben realizar por cada uno de sus empleados.
La cantidad a cotizar depende de la base de cotización que elija cada autónomo o la base imponible de la empresa. Es vital mantenerse al día con estas obligaciones, ya que los retrasos en los pagos pueden acarrear sanciones económicas y, en última instancia, afectar la situación laboral y económica del trabajador o la empresa.
Afiliación y Cotización
Una de las principales obligaciones que tienen los autónomos es la afiliación al régimen de la Seguridad Social. Este proceso implica que deben solicitar su número de afiliación en la Tesorería General de la Seguridad Social. En cuanto a las PYMES, el Número de Seguridad Social es necesario para cada uno de sus empleados. La empresa debe incluir a cada trabajador en el sistema y cumplir con el pago de las cotizaciones sociales.
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Otro aspecto relevante es que el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Número de Seguridad Social puede llevar a sanciones importantes. Esto incluye recargos en las cotizaciones o multas por falta de afiliación.
En términos de beneficios, contar con un Número de Seguridad Social permite a los autónomos y a los empleados de las PYMES establecer su derecho a recibir atención médica, subsidios por incapacidad temporal, así como participar en programas de formación financiados por el gobierno.
¿Cómo Obtener el Número de Seguridad Social?
Obtener el Número de Seguridad Social es un proceso necesario para cualquier persona que desee operar como autónomo o gestionar una PYME. El primer paso es registrarse en la Seguridad Social, lo cual se puede hacer en las oficinas de atención al público o a través de la sede electrónica de la Seguridad Social. Una vez que se ha obtenido el número, es importante llevar un adecuado seguimiento de las cotizaciones y las obligaciones derivadas de este.
Los autónomos deben estar atentos a los cambios en la normativa que puedan afectar sus cotizaciones y derechos sociales, así como utilizar plataformas y herramientas digitales que faciliten la gestión de sus obligaciones.
Sistema RED: Obligaciones y Funciones
El Sistema Red es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social a empresas y profesionales. Será obligatorio incorporarse al Sistema RED para los que tienen la responsabilidad y la obligación de cotizar.
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Según hemos dicho, los autónomos sí estarían obligados a usar el Sistema RED. El resumen de lo que se puede encontrar en la normativa es que, tanto los autónomos del Régimen General y como los del Mar estarán obligados al uso del Sistema RED, salvo que puedan realizar sus comunicaciones y trámites a través de otros canales telemáticos puestos a disposición de la Seguridad Social.
Las comunicaciones se podrán llevar a cabo por el mismo sujeto obligado o bien mediante la representación de un tercero. No cumplir con la obligación de incorporarse al Sistema RED cuando corresponde puede dar lugar a infracciones y sanciones por la Inspección de Trabajo.
Si tienes dudas sobre si tu empresa tiene la obligación o no de utilizar el Sistema Red o no tienes ni idea de cómo usarlo, te recomendamos contar con el asesoramiento profesional de Ayuda T Pymes. Podrás resolver todas tus dudas con un equipo de profesionales con formación y experiencia y dejarles a ellos todos los trámites y gestiones relacionados con tu empresa.
Otras Obligaciones Laborales para PYMES
Independientemente del tamaño de la empresa, es obligatorio contar con un protocolo contra el acoso sexual y por razón de sexo. Además, las empresas deben promover programas de sensibilización y formación para prevenir la violencia sexual en el entorno laboral. Protege tu empresa y evita sanciones.
- El derecho a la desconexión digital garantiza que los empleados puedan desconectar de sus dispositivos digitales y no ser contactados fuera del horario laboral, asegurando así su descanso y equilibrio entre vida laboral y personal. Esta obligación está regulada por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Implementar correctamente este derecho es crucial para mejorar la calidad de vida de los empleados y fomentar un entorno de trabajo saludable y productivo.
- El acuerdo de teletrabajo debe formalizarse por escrito, especificando claramente los términos y condiciones bajo los cuales se desarrollará el trabajo remoto. Esta obligación está regulada por el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia. El objetivo de este acuerdo es garantizar que tanto la empresa como los empleados conozcan y cumplan sus responsabilidades y derechos en el ámbito del teletrabajo, promoviendo así un entorno de trabajo eficiente y seguro.
- El Código de Conducta es un conjunto de normas y principios que rigen el comportamiento y las prácticas éticas de los empleados dentro de una empresa. Protege tu empresa y evita sanciones.
- Las empresas están obligadas a mantener un registro diario de jornada, realizado por medios digitales, además se pretende en una futura modificación de la normativa, dar acceso en cualquier momento a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a la base de datos recabados por los aplicativos de control horario, así como a los sindicatos con representación en la empresa.
- Todas las empresas con al menos un empleado deben implementar este plan para asegurar un entorno laboral seguro.
Obligaciones Específicas para Empresas con 50 o Más Empleados
Algunas obligaciones aplican específicamente a empresas con 50 o más empleados:
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- Obligatorio para empresas con 50 o más empleados, el Plan de Igualdad busca garantizar la igualdad de oportunidades y trato entre mujeres y hombres en el ámbito laboral. Está regulado por el Real Decreto 901/2020, que desarrolla los planes de igualdad y su registro.
- Las empresas con 50 o más empleados deben realizar auditorías retributivas para asegurar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Esta obligación se encuentra detallada en el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
- Según la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social (Real Decreto Legislativo 1/2013), las empresas con 50 o más empleados deben tener al menos el 2% de su plantilla compuesta por personas con discapacidad.
- A partir de marzo de 2024, las empresas con más de 50 empleados deben implementar un plan LGTBI y protocolos contra el acoso por razón de orientación sexual o identidad de género, conforme a la Ley 4/2023 de Igualdad de Trato y no Discriminación.
- Las empresas con 50 o más empleados deben disponer de un sistema interno para reportar y gestionar posibles infracciones, conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Obligaciones del Empresario con la Seguridad Social
El empresario está obligado a afiliar al trabajador en el sistema de la Seguridad social, así como a solicitar el alta en el régimen que corresponda, cuando sea el primer trabajo de éste y, debe hacerlo con anterioridad a la prestación de servicios (con una antelación máxima de 60 días). El empresario deberá conservar durante cinco años los justificantes de haber cumplido las obligaciones de alta y baja de sus trabajadores en la empresa.
La cotización a la Seguridad Social, sea cual sea el régimen que corresponda, es obligatoria. La cotización se cubre con las aportaciones de empresarios y trabajadores. Están obligados al pago a la Seguridad social de la parte de la cuota que les corresponde, tanto el empresario como el trabajador. La obligación de cotizar se extingue por el cese en el trabajo, siempre que se comunique la baja. La obligación del pago de las cotizaciones prescribe a los cinco años a contar desde la fecha en que finalice el plazo reglamentario de ingreso.
Tipos de Cotización
Existen diferentes tipos de cotización que cubren diversas contingencias:
- Contingencias Profesionales: cubre los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidas por consecuencia del trabajo por cuenta ajena.
- Contingencias profesionales y otras contingencias (desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial): se aplican las reglas anteriores y se deben tener en cuenta las horas extraordinarias. Se fijan anualmente por el Gobierno, estableciéndose los tipos correspondientes a la aportación de la empresa y trabajador por cada contingencia.
La remuneración de las horas extraordinarias está sujeta a una cotización adicional por parte de empresarios y trabajadores, con arreglo a los tipos que se establezcan en las leyes anuales de Presupuestos.
- Horas extraordinarias en general 28,3% (23,6% a cargo de la empresa y 4,7% a cargo del trabajador. Se cotiza dentro del apartado contingencias profesionales y otras descrito anteriormente.
Gestión Recaudatoria
La gestión recaudatoria de las cuotas y demás recursos de financiación del sistema de Seguridad Social, es competencia exclusiva de la Tesorería General de la Seguridad Social a través de sus direcciones provinciales.
- Período voluntario: cuando se efectúa el ingreso en el plazo establecido. El pago de las cuotas puede efectuarse en cualquier entidad financiera autorizada para actuar como oficina recaudadora, que devolverá los ejemplares sellados como justificante de ingreso.
- Período ejecutivo: cuando no se cumplen las obligaciones en el plazo anterior. El pago se ha de realizar en el plazo, lugar y forma que cada régimen establece. La falta de pago da lugar a la apertura del procedimiento recaudatorio en vía voluntaria y, en su caso, en vía ejecutiva, así como al incremento de los recargos, intereses y costas exigibles.
Se pueden solicitar aplazamientos del pago, tanto en período voluntario como en vía ejecutiva, cuando por circunstancias económicas no se pueda realizar. Las solicitudes se resuelven y tramitan por la Tesorería General de la Seguridad Social.
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