Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el corazón del ecosistema empresarial, contribuyendo significativamente al surgimiento de nuevas empresas.
Para impulsar un negocio o mantenerse como líder frente a la competencia es necesario no descuidarse ni un momento de su gestión. Ante su constante expansión, surge la necesidad de herramientas que agilicen sus procesos esenciales, siendo la contabilidad uno de los pilares fundamentales.
Si pensabas que los software de gestión eran complicados sistemas diseñados para ayudar a las grandes compañías, nada más lejos de la realidad. Las pequeñas y medianas empresas son grandes beneficiarias de estos programas.
En general, es la herramienta de gestión fundamental dentro del ámbito profesional, ya que su diseño como sistema integral y modular permite realizar un control global de la actividad empresarial en una misma base de datos, optimizando recursos y obteniendo informes en tiempo real de todos los departamentos para mejorar la toma de decisiones.
Mejorar la competitividad, aumentar la productividad y mejorar la eficacia son los grandes objetivos de cualquier empresa, desde la más pequeña hasta las grandes firmas. Para poder alcanzar estos objetivos, tenemos a nuestra disposición una enorme variedad de soluciones informáticas que nos ayudan en la gestión de nuestros procesos administrativos, comerciales o de fabricación.
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¿Por qué usar un software de finanzas?
Es de vital importancia que un software esté homologado por la Agencia Tributaria. Además de la obligatoriedad de llevar todos los libros que deben presentar las cuentas anuales en el registro mercantil, un programa de contabilidad cumple también con las exigencias de la Agencia tributaria, facilitando el cálculo y presentación de los modelos tributarios.
Un programa de contabilidad debe contar con un proceso de medición, tanto la realización de cálculos como llevar un registro de los datos y transacciones de la empresa.
Apostar por la calidad y la implantación de programas informáticos contables puede ser muy beneficioso, tanto para aumentar la productividad como para minimizar los gastos. Un software de contabilidad alivia la carga de trabajo del área financiera y "suaviza" los picos en los períodos fiscales más "ajetreados".
Además, proporciona la transparencia y fiabilidad que necesitan las pymes al presentar sus cuentas, utilizando cuadros de mando intuitivos. En definitiva, un ERP de contabilidad no solo impacta sobre las tareas básicas, automatizando funciones del día a día. Permite tener toda tu contabilidad organizada y centralizada, algunas tareas y, a su vez, tener un mejor control de tus ingresos y gastos de cada mes.
Algunos propietarios de pequeñas y medianas empresas no conocen en profundidad muchos de los conceptos contables y financieros que tienen un impacto en la gestión diaria de sus organizaciones. Si anteriormente esto suponía un problema, hoy tiene una fácil solución. Gracias a la digitalización y al desarrollo tecnológico, existe una gran variedad de herramientas que permiten una gestión financiera más eficiente sin necesidad de contar con conocimientos especializados de contabilidad y finanzas.
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Tener un sólido manejo de las finanzas corporativas es clave para el éxito de una empresa. Incluso, en aquellas organizaciones más pequeñas o en las que no se producen grandes movimientos financieros, practicar una buena gestión contable ayuda a:
- Garantizar que no se gasta más de lo necesario y que lo que se gasta se hace de manera coherente.
- Comprender mejor la previsión de los ingresos y gestionar, así mejor, las inversiones potenciales.
- Mantener a los proveedores satisfechos cumpliendo con puntualidad y precisión con las obligaciones de pago.
- Evitar costosas sanciones económicas por incumplimiento, errores o demoras.
- Identificar los ingresos pendientes, por ejemplo, las facturas no cobradas.
Características Esenciales de un Programa de Contabilidad para PYMES
Entre las características más importantes que debe tener un software contable actual, destacan:
- Multiejercicio: Permite trabajar con múltiples ejercicios contables sin procesos de cierre y apertura.
- Múltiples Diarios Contables: Facilita la introducción y agrupación de asientos por tipología (bancos, gastos, ingresos, etc.).
- Asientos Predefinidos: Disponer de plantillas de asientos para ahorrar tiempo y reducir errores.
- SII (Suministro Inmediato de Información): Permite comunicar facturas emitidas y recibidas a la AEAT.
- Gestión de Impuestos: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales mediante modelos oficiales.
- Control de Bienes de Inmovilizado: Gestiona y amortiza automáticamente los bienes, con fichas detalladas y documentos vinculados.
- Gestión Financiera Avanzada: Permite gestionar vencimientos, generar cheques, pagarés y remesas bancarias.
- Contabilidad Analítica: Define centros de coste y presupuestos para obtener una visión detallada de la empresa.
- Balances y Cuentas de Resultados: Obtiene balances de situación y cuentas de pérdidas y ganancias en diferentes formatos.
- Libros Oficiales: Genera libros obligatorios para presentar en el Registro Mercantil (Diario, Inventario, Cuentas Anuales, etc.).
El estar adaptado a los cambios legislativos es importante a la hora de elegir un programa de contabilidad evolutivo. La presentación de los modelos no supone un problema ya que la generación de éstos se va haciendo.
Beneficios Clave del Software de Contabilidad
Respecto a los beneficios concretos que aporta el software de contabilidad al ecosistema pyme, los expertos de Datisa coinciden al señalar, estos tres:
- Precisión
Las plataformas de contabilidad ayudan a las pymes a mejorar su precisión financiera al automatizar los cálculos. Por ejemplo, la suma de gastos para configurar el informe de pérdidas y ganancias. Si bien el Excel también permite hacer estos cálculos automáticamente, lo cierto es que abren la puerta a que se puedan cometer más errores al picar los datos y las fórmulas a mano.
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El software contable calcula los resultados a partir de los datos que maneja el propio sistema. Eso hace que el margen de error sea mucho menor.
Un software de contabilidad también mejora la precisión ya que identifica automáticamente las discrepancias e inconsistencias. Mirando solo los extractos bancarios es difícil identificar si hay algún descuadre respecto a lo anotado en el libro de gastos. Las funciones de conciliación bancaria de los movimientos reales del banco con la información contable de bancos facilitan la detección de errores de terceros, y la automatización de la contabilización de bancos.
- Eficiencia
El software de contabilidad también puede hacer que los equipos financieros y, las organizaciones, en general, sean mucho más eficientes. Automatizar los cálculos y marcar las inconsistencias y descuadres, no solo mejora la precisión, sino que permite ahorrar tiempo. Y acelerar los flujos de trabajo.
El software de contabilidad también mejora la gestión de los archivos. Es decir que, en lugar de tener que buscar la información entre un montón de recibos en papel, es más fácil localizar el dato si está almacenado digitalmente en el repositorio de datos del software contable.
- Flexibilidad
Un aplicativo contable, especialmente si opera en la nube, brinda a las pymes la oportunidad de ser más flexibles que nunca. Por un lado, las áreas de contabilidad pueden trabajar desde cualquier sitio. No tienen que estar necesariamente en la oficina.
Y, por otro, hablamos de flexibilidad en términos de análisis financieros. Muchas plataformas de contabilidad para pymes ofrecen la posibilidad de realizar informes personalizados, ya sea filtrando por fechas, o mirando ciertas categorías de gastos, evaluando el gasto/inversión por áreao departamento, etc. De este modo se evita tener que dedicar tiempo y recursos a revisar los informes estándar para encontrar la información que se necesita. O para realizar el presupuesto de cada área de trabajo.
¿Qué es un ERP para PYMES?
Los ERP para pymes son herramientas imprescindibles para alcanzar una mayor competitividad y ofrecer un producto y un servicio a la altura del mercado. Los sistemas ERP permiten a las pequeñas y medianas empresas integrar eficientemente todos los departamentos y procesos en un solo programa. El ERP para Pymes ha demostrado ser una solución tecnológica eficaz, capaz de adaptarse a todo tipo de negocio y sector.
Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema para la gestión y administración de todas las áreas de un negocio de una forma centralizada. Un ERP trabaja con una base de datos centralizada donde se recoge toda la información que maneja la empresa.
Con un sistema ERP conseguirás una mayor eficiencia, ya que la solución permite integrar la información de toda tu empresa: compras, ventas, inventarios, finanzas, gestión de la producción y de proyectos en un mismo lugar. Los sistemas ERP permiten automatizar multitud de procesos, por lo que aquellas actividades que antes se realizaban de forma manual por el equipo, pasan a realizarse automáticamente y esto hace que disminuya la posibilidad de realizar errores.
Los ERP surgieron ante la necesidad de las grandes corporaciones de disponer de un software capaz de gestionar sus enormes departamentos y la gran cantidad de recursos que poseían. Con la aparición de herramientas ERP para PYMES, estos negocios pueden implementar este sistema de gestión integral en su empresa, con unos costes ajustados que pueden asumir.
Características de un ERP
Un ERP se compone de numerosos módulos que corresponden a funciones y áreas diferentes. Un ERP está dividido en módulos principales como compras, ventas, finanzas o recursos humanos.
Las necesidades de un pequeño negocio difieren de las de una de mayor tamaño, por lo que es importante que elijas un programa que se ajuste a las dimensiones de tu compañía.
Integral: Un programa de planificación de recursos empresariales facilita la comunicación e interacción entre las distintas áreas del negocio. La información fluye en tiempo real entre los distintos departamentos aportando un mayor nivel de agilidad y capacidad de respuesta.
Modular: Un ERP se compone de numerosos módulos que corresponden a funciones y áreas diferentes.
Flexible y escalable: Se trata de una solución que se adapta a las necesidades de gestión específicas de cada empresa.
La mejor forma de solucionar estos problemas es la implementación de un ERP para PYMES. Con un ERP la información está al alcance de toda la empresa por lo que puede consultarse en cualquier momento. Por ejemplo, un vendedor puede cerrar una venta al instante al poder consultar en tiempo real si un determinado artículo se encuentra ya en el almacén.
Todos los beneficios que aporta un ERP convierten a esta solución de gestión en un elemento diferenciador con la competencia.
Beneficios de Implementar un ERP
Uno de los beneficios que aporta un ERP es la reducción de los costes operativos y administrativos. Podemos ver un ejemplo del mejor uso de los recursos empresariales con un ERP para PYMES al considerar el tiempo que ahorraría a un trabajador del departamento financiero de la empresa.
Un ERP incidirá directamente en las ventas de una PYME. Un ERP aporta una mayor fluidez de los procesos que se realizan en la PYME. Muchas de las tareas repetitivas y tediosas se realizan de forma automatizada, consiguiendo ser más eficientes y productivos.
La implementación de un Software de Gestión Empresarial requiere de una planificación y un periodo de análisis interno previo, que será clave para garantizar el éxito de la herramienta. La automatización de procesos ayuda a optimizar la gestión de pedidos, los envíos y la adquisición de mercancía a los proveedores.
Criterios para Elegir un Software de Gestión ERP para PYMES
Lo más importante a la hora de elegir un software de gestión ERP para pymes es que este sea flexible y personalizable según las funciones que queremos potenciar. La sencillez de uso y la movilidad son aspectos a tener en cuenta. La mejor solución no es siempre ni la más cara ni aquella que más funcionalidades contiene.
Si has decido implantar un ERP en tu pyme, ya has visto que elegir un software de gestión empresarial no es una tarea precisamente fácil. La búsqueda y contratación de la solución adecuada requiere de una amplia reflexión y una inversión de tiempo significativa.
Versatilidad y flexibilidad: Una empresa flexible busca soluciones que le permitan actuar con la misma elasticidad con la que fue concebida. Por lo tanto, el ERP para pymes ideal debe ser flexible, versátil y capaz de adaptarse con facilidad y rapidez a los cambios.
Escalabilidad: El software debe facilitar la escalabilidad para crecer o decrecer en la medida en la que sea necesario. Un ERP para pymes escalable pasa por ser un sistema modular que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada momento. Añadiendo simplemente más módulos al programa ya integrado, se pueden adaptar las nuevas necesidades que vayan surgiendo al ir creciendo.
Integración y exportación de datos: Es importante que el ERP para pymes que instales pueda integrarse con otros programas y aplicaciones, como eCommerce, productividad, calendarios... o bien facilitar la exportación/importación de datos que tengas almacenados en hojas de excel u otros sistemas ofimáticos.
Sencillez de uso y diseño personalizado: El software de gestión para pymes que elijas debe permitirte manejarlo sin tener que tener grandes conocimientos. Hay herramientas con interfaces muy intuitivas y fáciles de controlar, que permiten personalizar documentos mediante simples bloques visuales y que automatizan todos los cálculos y datos fiscales.
Prestaciones: Ya hemos visto que hay diferentes prestaciones según la necesidad de cada negocio. Dedica tiempo a analizar tus necesidades empresariales y los procesos habituales de la empresa para decidir qué funciones y módulos serán necesarias para llevar a cabo su gestión.
Presupuesto: Aunque no es el aspecto más importante a tener en cuenta, es necesario definir un presupuesto a invertir. No es necesario que inviertas una cantidad desorbitada en un software excesivamente completo cuando solo necesitas automatizar tus facturas.
El sector: Conocer bien el sector de tu compañía y el modelo de negocio es un factor determinante para implantar un ERP para pymes con éxito, ya que existen soluciones diseñadas para cubrir los requisitos específicos de las empresas de tu sector en concreto.
Los plazos previstos: Igual que es importante definir un presupuesto, también lo es delimitar un plazo para llevar a cabo la implementación del programa. El plazo del proyecto es mejor que no coincida con periodos de gran carga de trabajo y tener en cuenta que, una vez instalado, se deberá llevar a cabo un proceso de formación para aprender a utilizar la nueva herramienta.
Servicio postventa: Asegúrate de que el proveedor ofrece un buen servicio de asistencia técnica y de mantenimiento a la hora de decantarte por un ERP para tu pyme. También es muy importante que valores aspectos como la capacidad de actualización del programa, para asegurarte de que este es capaz de sincronizarse de forma automática, así como adaptarse a los cambios normativos que puedan producirse.
Cada empresa tiene sus propias necesidades y necesita de un sistema de gestión diferente que se adapte a las mismas. Es importante analizar bien las necesidades de gestión para que la implementación del nuevo sistema no dificulte procesos y tareas que ya eran eficientes.
Ejemplos de software ERP para PYMES
Existe una amplia oferta de sistemas ERP para PYMES.
- Cegid XRP Enterprise es un software ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar sus procesos y mejorar la gestión global de su negocio.
- Aqua eBS es un ERP avanzado para pymes que destaca por su amplia funcionalidad estándar y su gran flexibilidad para adaptarse a los cambios del entorno empresarial.
- SAP Business One, distribuido por Hanami8, es un ERP inteligente diseñado para pymes que buscan integrar todos sus departamentos y procesos en una única plataforma.
- a3ERP pymes, desarrollado por Wolters Kluwer, es una solución integral de gestión empresarial diseñada para ofrecer una visión 360º de la empresa.
- Evolució gsBase es un ERP diseñado específicamente para pymes que buscan una solución parametrizable y flexible, capaz de adaptarse a distintos sectores y formas de trabajo.
- Efficens ERP pymes es un software integral orientado a pequeñas y medianas empresas que buscan centralizar la información de todos sus departamentos en una única plataforma intuitiva y accesible.
- Yunbit Business Cloud es un ERP en la nube orientado a pymes que centraliza todas las áreas del negocio -ventas, compras, finanzas, logística, operaciones y recursos humanos- en una única plataforma web.
- Aliquo ERP es una solución multisectorial, ágil y potente para pymes que buscan una herramienta flexible y de fácil manejo.
- AXGA CoreERP es una solución ERP desarrollada sobre la plataforma Odoo, una de las más modulares y adaptables del mercado.
- Sage 50 es una solución de gestión para pymes que combina contabilidad, gestión comercial, compras, ventas, stock y tesorería en una plataforma unificada.
- Sage X3 es una de las mejores soluciones ERP existentes para gestionar y conocer todo lo que ocurre en una PYME.
- Oracle JD Edwards trabaja en la nube para mejorar la integración de las principales áreas de la empresa y conseguir que tengan un mejor funcionamiento.
Otros tipos de Software para PYMES
En el mundo empresarial actual, el software desempeña un papel crucial en el éxito de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Un software para PYMES es un programa informático diseñado específicamente para cubrir las necesidades y los objetivos de las pequeñas y medianas empresas.
Hay numerosos tipos de herramientas informáticas para PYMES: financieras, gestión de inventarios, recursos humanos, etc. Las tecnologías y herramientas se multiplican y evolucionan constantemente, lo que hace que surjan y se desarrollen estrategias de marketing con numerosos anglicismos.
Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo. Un buen software de gestión para pymes es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo. Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo y la comunicación dentro de la empresa, el control del inventario, etcétera.