En un entorno empresarial cada vez más competitivo, resulta fundamental apoyarse en el uso de herramientas digitales para adaptarse rápidamente a los cambios, mejorar la experiencia del cliente y mantener la competitividad frente al resto de soluciones existentes en el mercado. Las pymes o pequeños negocios, que dominan el tejido empresarial español, no son ajenos a esta situación, hasta el punto de que aprovechar al máximo la tecnología más innovadora resulta ser un factor decisivo para poder impulsar el crecimiento y garantizar la supervivencia del negocio.
En este artículo abordaremos todas aquellas herramientas digitales para pymes que resultan fundamentales para el funcionamiento del día a día, desde sistemas de gestión empresarial, hasta soluciones de marketing digital, sin olvidarnos de las herramientas necesarias para el trabajador, aquellas que mejoran la comunicación interna, automatizan tareas y proporcionan una visión general de los recursos de la organización, algo muy a tener en cuenta en los tiempos que corren.
¿Qué áreas deben abarcar las herramientas digitales para pymes?
Hace años, una pyme podía llegar a arreglárselas y salir del paso con herramientas un tanto básicas del tipo de hojas de cálculo, editor de textos y manejo de presentaciones con PowerPoint. En la actualidad, el panorama ha cambiado y resulta crucial implementar una estrategia empresarial avanzada basada en el uso de herramientas digitales, independientemente del tamaño de la compañía. Solo de esta manera es posible facilitar la gestión de la información, automatizar tareas repetitivas y dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades de valor añadido.
Así, toda pyme debe contar con herramientas digitales que permitan al empleado y sus distintos departamentos desarrollar su trabajo, ya se trate del área de dirección, finanzas y marketing, ventas, o bien el de operaciones y producción. Aunque estas empresas suelen tener estructuras menos jerárquicas que el de las grandes corporaciones, la flexibilidad por sí sola no basta para garantizar el éxito. De hecho, las pymes más exitosas construyen estructuras organizativas básicas pero estratégicamente alineadas con sus objetivos. Esto implica definir funciones claras, equipar a los equipos con herramientas eficaces y aprovechar las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y el análisis de datos para incrementar la eficiencia.
El uso de aplicaciones de gestión empresarial ha permitido, entre otras cosas, reducir el consumo de recursos y disminuir el tiempo de realización de actividades. Ahora bien, ¿cuál es la mejor herramienta de comunicación entre empleados? ¿Qué plataforma me conviene para las campañas de marketing? ¿Qué suite de ofimática me ofrece las mejores herramientas para mi negocio? ¿Cómo puedo sacar el máximo partido a la gestión de redes sociales? A continuación, te mostramos la lista de herramientas para pymes que consideramos imprescindibles para hacer que tu negocio sea mucho más competitivo.
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Las Mejores Herramientas Digitales para Pymes
Sistemas de Gestión Empresarial ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial integral que agrupa en una única plataforma los procesos clave de una empresa, como finanzas, compras, ventas, producción, logística, recursos humanos, inventario, entre otros. Esto permite simplificar la toma de decisiones y optimizar la eficiencia operativa. A la hora de decidirse por un programa de estas características es conveniente tener en cuenta el tamaño de la empresa y el sector de actividad.
- A3 ERP de Wolters Kluwer
- Adisso
- Cegid Ekono
- Clickgest
- Microsoft Dynamics 365
- Oddo
- Sage 50
- SAP Business One
- Teamsystem
- Zucchetti
Software de Gestión CRM
Por su parte, un CRM centraliza la información de los clientes y de los proyectos, permitiendo segmentar los clientes, hacer un seguimiento personalizado de las interacciones, automatizar procesos de ventas, o analizar los datos para mejorar las estrategias de marketing. Existen en el mercado tanto soluciones gratuitas como de pago, escalables y con posibilidad de actualizar a planes más completos.
- Zoho CRM
- HubSpot CRM
- Monday Sales CRM
- Salesforce Essentials
- Pipedrive
- Odoo
Microsoft 365 para Pymes
Entre las múltiples herramientas ofimáticas que es posible encontrar en el mercado, el paquete de Microsoft 365, también conocido como Office 365, pone en manos de los empleados las principales herramientas ofimáticas tan necesarias para realizar su trabajo. Además de manejar el procesador de textos, las horas de cálculo o las presentaciones en PowerPoint, también incluye gestor de correo Outlook, Access para bases de datos y multitud de soluciones enfocadas para trabajar de forma colaborativa entre empleados, así como apoyarse en la inteligencia artificial para obtener sugerencias avanzadas.
Otra de las grandes ventajas que ofrece Microsoft 365 es que ofrece la posibilidad de realizar copias de seguridad para poder recuperar la información ante desastres o el hecho de sufrir brechas de seguridad.
Herramientas de Comunicación y Colaboración
Dentro de este apartado, cabe destacar la inclusión de las plataformas de mensajería instantánea, videoconferencia y gestión de documentos en la nube que facilitan la comunicación interna y externa entre empleados, clientes y colaboradores, fomentando la colaboración en tiempo real y la toma de decisiones. A lo largo de los últimos años han proliferado las aplicaciones basadas en la nube que se centran en la coordinación de los equipos y en el cumplimiento de los plazos mediante canales de comunicación dedicados. Es el caso de herramientas como Trello, Asana, Slack o Monday.com, entre otras, que han llegado para quedarse y permitir que los equipos puedan trabajar en remoto de manera mucho más eficiente.
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Herramientas de Conectividad
Las soluciones de conectividad se han vuelto claves para poder proteger la información manejada por parte de cualquier negocio. Existen en el mercado herramientas con control de acceso por VPN que evitan el acceso de cualquier dispositivo ajeno a la empresa gracias a la creación de conexiones privadas. Además, garantizan la conexión segura a la red desde dispositivos móviles previamente autorizados, lo que supone un refuerzo extra a cualquier solución de seguridad que sea desplegada.
Software de Gestión de Proyectos
El software para la administración de proyectos permite a las pymes estar al tanto de todas las tareas diarias y hace que la administración de tareas del proyecto, el rastreo del progreso y la colaboración entre empleados sea muy sencillo. Mediante un práctico tablero, facilita el seguimiento de todas las actividades relacionadas con los proyectos. Entre las más usadas se encuentra Notion, la cual permite a la pyme diseñar una metodología de trabajo propia mediante el uso de plantillas personalizables, bases de conocimiento y colaboración en tiempo real. Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos, centralizar la información y mantener a todos los miembros del equipo alineados con los objetivos.
Software de Contabilidad y Facturación
A la hora de gestionar de manera eficiente aspectos como presupuestos, facturas, impuestos y la conciliación bancaria, conviene tener herramientas que automaticen los procesos contables y de facturación electrónica, reduciendo errores y tiempos de gestión. Además de cumplir con las obligaciones fiscales, el software de contabilidad y facturación electrónica para pymes contribuye con grandes beneficios a reducir el uso de papel y a llevar una gestión documental mucho más eficiente.
- A3innuva (Wolters Kluwer): Plataforma en la nube para llevar la contabilidad, facturación y gestión fiscal de una pyme con actualización normativa automática. Es muy empleada entre asesorías y pymes que requieren cumplimiento legal y seguridad.
- Cegid: Se trata de la solución de gestión contable y fiscal basada en la nube, pensada para pymes que buscan automatizar procesos y cumplir con las normativas de manera sencilla y segura. Dispone de planes básico, estándar y profesional.
- Contasol: Programa gratuito de contabilidad para pymes y autónomos, con módulos de facturación y gestión. Funciona en local con opción de usar licencias de pago cuando se requiere de servicios y funcionalidades más avanzadas.
- Quipu: Es un software online para facturación y gestión de gastos, con automatización de conciliaciones bancarias y digitalización de tickets. Resulta especialmente interesante para autónomos y pequeños negocios que buscan simplificar sus procesos.
- Holded: Se trata de un ERP en la nube con módulos de facturación, CRM, inventario y proyectos. Está muy enfocado en centralizar la gestión de pymes de manera escalable e intuitiva.
- QuickBooks Online: Es una solución de contabilidad en la nube de Intuit, con control financiero, informes y conexión bancaria. Muy extendida a nivel global, especialmente entre pequeñas empresas.
- Sage: El software integral de contabilidad, facturación y gestión elegido por infinidad de pequeñas y medianas empresas de nuestro país que facilita la gestión financiera con herramientas de control en tiempo real.
- Wave: Consiste en una solución software gratuita de contabilidad y facturación online, con funciones básicas de seguimiento financiero. Es muy popular entre freelances y pequeños negocios por su sencillez y por resultar totalmente gratuito.
- Zucchetti: Lleva más de 30 años desarrollando e implantando soluciones de software a través de una plataforma flexible de gestión empresarial que incluye módulos de contabilidad y facturación, adaptada a las necesidades de cada pyme.
Gestión de Recursos Humanos
Un software de gestión de recursos humanos (RRHH) es una herramienta digital que ayuda a las empresas a automatizar, centralizar y optimizar todas las tareas relacionadas con la gestión de sus empleados, desde la contratación hasta la jubilación, incluyendo la gestión de nóminas, la evaluación, el cumplimiento de objetivos, la formación y el desarrollo profesional. Existen soluciones muy variadas que abordan desde lo más básico, como pueda ser el control de horarios y las nóminas, hasta los que incluyen seguimiento de objetivos o planes de capacitación. En esencia, un software de gestión de RRHH es como el ERP del área de personal, permitiendo a las empresas gestionar de forma digital y eficiente todo el ciclo de vida del empleado.
Herramientas de Analítica Empresarial (BI)
También conocidas como plataformas de análisis de datos, las herramientas BI proporcionan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, identificando tendencias para el negocio, oportunidades y mejoras en áreas como ventas, marketing, operaciones y finanzas. Generalmente pueden conectar con los sistemas ERP, CRM o de RRHH de la compañía con el propósito de permitir a las pymes transformar sus datos en información útil para generar informes, predicciones y mejorar la toma de decisiones.
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Plataformas de Comercio Electrónico
El ecommerce está impulsando el crecimiento de muchas pymes en España, hasta tal punto que el 90% de las tiendas online han crecido de manera significativa. El uso de estas plataformas de comercio electrónico permite llegar a más clientes, aumentar las ventas y ofrecer una experiencia de compra satisfactoria y segura basada en la omnicanalidad. A continuación, ofrecemos una lista de las consideradas mejores plataformas para pymes:
- WooCommerce
- Prestashop
- Shopify
- Magento
- Squarespace
- Wix
- Ecwid
- LogiCommerce
Herramientas de Firma Digital
No menos importante resulta el poder contar con un programa de firma digital. Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, al no ser necesario imprimir, escanear, enviar por correo o gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota, mejorando la operatividad de cualquier pyme.
Los documentos firmados se almacenan de forma segura en la nube, con cifrado de extremo a extremo y copias de seguridad automáticas. Esto garantiza la integridad y disponibilidad de los documentos firmados, cumpliendo con los requisitos legales de conservación. Actualmente, una solución muy válida es la de Signaturit, la cual cumple con la normativa europea eI DAS, el RGPD y normativas internacionales como UETA Act y E-Sing Act.
Soluciones de Seguridad y Prevención
Partiendo del hecho de que el 60% de las pymes que sufre un ciberataque grave no logra sobrevivir seis meses tras sufrirlo, es especialmente importante adoptar medidas de seguridad por parte de cualquier pyme. Los expertos recomiendan disponer de un plan de continuidad de negocio, adaptado a su tamaño y actividad, en el que es necesario incluir un backup automatizado, cifrado e inmutable, con protocolos de actuación bien documentados y simulaciones de recuperación que incluyan restauraciones completas en entornos aislados.
Entre las soluciones de ciberseguridad más recomendables para pymes se encuentran los sistemas EDR (endpoint detection and response), tan esenciales para reducir los tiempos de recuperación y mitigar el impacto. Estos sistemas de protección para equipos informáticos como ordenadores PC, estaciones de trabajo o servidores, combinan las funcionalidades de un antivirus tradicional con herramientas de monitorización e inteligencia artificial. La suma de estas tecnologías permite a los EDR analizar continuamente lo que pasa en los equipos de la red y detectar en tiempo real riesgos y amenazas.
El PC: La Base del Puesto de Trabajo Informático en las Pymes
El puesto de trabajo informático en cualquier pequeña o mediana empresa tiene como base el ordenador personal. Y para elegir los mejores PC para una pyme hay que ir más allá de factores como la marca o el precio, con el fin de encontrar el equilibrio perfecto entre formato, funcionalidad y rendimiento para las necesidades específicas de cada compañía.
En cuanto a formatos, el más popular hoy por hoy es el portátil, por su versatilidad y porque facilitan el teletrabajo. De todas formas, si lo que se necesita es un equipo fijo de mayor potencia y con mayores posibilidades de expansión, para entornos de diseño gráfico, edición de vídeo o ingeniería, la mejor opción es un ordenador de sobremesa.
Herramientas Gratuitas de Marketing Digital para Pymes
Para muchos emprendedores, el marketing digital parece una montaña imposible de escalar. Los anuncios, los análisis, la automatización… todo suena como algo que requiere grandes presupuestos. Pero hoy, más que nunca, las herramientas gratuitas de marketing digital están nivelando el campo de juego. No importa si eres un emprendedor solitario o tienes un equipo pequeño; con los recursos adecuados puedes crear estrategias que compitan con las de las grandes marcas.
Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)
La gestión de relaciones con clientes no es solo tecnología; es estrategia. Saber qué necesita tu cliente antes de que lo diga puede ser la diferencia entre cerrar una venta o perderla. Aquí es donde los sistemas de CRM gratuitos se convierten en un recurso indispensable.
- HubSpot CRM: Administra contactos, automatiza correos y organiza tu pipeline de ventas sin coste inicial.
- Zoho CRM: Excelente para empresas pequeñas que necesitan simplicidad y potencia.
- Bitrix24: Un CRM gratuito que también incluye funciones de gestión de proyectos y comunicación interna.
Un buen CRM puede ayudarte a entender mejor las necesidades de tus clientes, establecer conexiones significativas y, lo más importante, cerrar más ventas. Lo mejor de estas herramientas es que están diseñadas para escalar contigo.
Analítica Digital
Si no estás analizando tus datos, estás volando a ciegas. Con las herramientas gratuitas de analítica, puedes entender qué canales funcionan mejor y cómo optimizar tu inversión de tiempo y esfuerzo.
- Google Analytics 4: Monitorea el comportamiento de los usuarios en tu web.
- Google Data Studio: Transforma datos crudos en informes visuales impactantes.
- Matomo: Una alternativa más privada a Google Analytics.
Optimización en Motores de Búsqueda (SEO)
El SEO no es solo una técnica; es una inversión a largo plazo que puede posicionarte frente a tu audiencia ideal justo cuando te necesitan.
- Google Search Console: Detecta problemas técnicos y mejora tu SEO.
- AnswerThePublic: Encuentra preguntas populares para inspirarte en contenido.
- Ubersuggest: Analiza palabras clave y rendimiento de competidores.
Redes Sociales
Las redes sociales no son solo para publicar fotos bonitas; son para construir relaciones. Piensa en tus publicaciones como invitaciones a una conversación.
- Buffer: Programa publicaciones en múltiples plataformas.
- Metricool: Analiza el rendimiento y ajusta tu estrategia en tiempo real.
La clave del éxito en redes sociales está en la persistencia. No olvides interactuar con tu audiencia respondiendo comentarios y mensajes para fortalecer la conexión.
Marketing de Contenidos
El contenido sigue siendo el rey. Pero no se trata de cantidad; se trata de calidad y relevancia. Si puedes conectar con tu audiencia a través de contenido útil y atractivo, ya has ganado la mitad de la batalla.
- Canva: Diseña gráficos que capturen la atención en segundos.
- ChatGPT: Genera ideas y redacta borradores.
- DALL-E: Crea imágenes únicas que destaquen.
Automatización del Marketing
La automatización no solo te ahorra tiempo; te ayuda a estar en el momento y lugar adecuados.
- HubSpot: Plataforma integral para automatización.
- Omnisend: Ideal para comercio electrónico.
Escucha Social
Saber qué dice la gente de tu marca (y tu industria) te da una ventaja estratégica. Aquí es donde las herramientas de escucha social entran en acción.
- Brand24: Monitorea menciones de tu marca en tiempo real.
- Mention: Detecta tendencias antes que tu competencia.
- BuzzSumo: Analiza los temas más populares en tu industria.
Software de Marketing Digital: Funcionalidades Esenciales
Un software de marketing digital es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y gestionar sus estrategias de marketing en línea de manera eficiente. Elegir el software de marketing digital adecuado para tu PYME implica identificar las funcionalidades que realmente aportarán valor a tu negocio.
- SEO (Optimización para Motores de Búsqueda): El SEO es clave para mejorar la visibilidad de tu negocio en buscadores como Google.
- Gestión de Redes Sociales: La presencia en redes sociales es esencial para conectar con tus clientes y promocionar tu negocio.
- Publicidad Online: Un software completo debe simplificar la creación y gestión de campañas publicitarias en plataformas como Google Ads, incluso si no tienes experiencia previa.
- Presencia Digital: Alta automática en directorios: una funcionalidad imprescindible para empresas locales.
- Análisis de Competencia: Conocer lo que están haciendo tus competidores te permite identificar oportunidades y mejorar tu estrategia.
- Gestión de Reseñas y Reputación Online: La reputación de tu negocio puede influir directamente en las decisiones de compra de tus clientes.
- Automatización e Inteligencia Artificial: Implementar un software de marketing digital puede marcar un antes y un después en el crecimiento de una PYME.
Beneficios de Usar un Software de Marketing Digital para PYMEs
- Crecimiento Local y Mayor Visibilidad: Un software de marketing digital ayuda a las PYMEs a destacar en búsquedas locales y directorios relevantes.
- Ahorro de Tiempo y Recursos: Centralizar tareas de marketing en una sola herramienta reduce la necesidad de utilizar múltiples plataformas y herramientas especializadas.
- Resultados Visibles y Medibles: Estas herramientas te ofrecen métricas claras para evaluar el rendimiento de tus campañas.
- Facilidad de Uso para no Expertos: La mayoría de los softwares de marketing digital están diseñados para ser intuitivos y fáciles de usar.
- Reputación Mejorada: Gracias a la gestión de reseñas y la interacción directa con clientes en plataformas clave, puedes mejorar la percepción de tu negocio.
- Automatización y Eficiencia: La automatización permite que tareas repetitivas, como la programación de publicaciones o las respuestas a reseñas, se realicen de forma automática.
- Competitividad en el Mercado: Encontrar el software ideal para tu negocio puede ser complicado, especialmente con tantas opciones en el mercado.
Los 3 Mejores Softwares de Marketing Digital para PYMEs
- Bloo Digital: Diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas que desean gestionar su marketing digital de forma sencilla, efectiva y asequible.
- HubSpot: Una de las plataformas de marketing más conocidas, ideal para empresas que desean combinar estrategias de inbound marketing con ventas y atención al cliente.
- Salesforce Marketing Cloud: Una plataforma diseñada para empresas medianas y grandes que buscan automatización avanzada y personalización en múltiples canales.
Cómo Elegir el Mejor Software de Marketing Digital para tu PYME
- Evalúa las necesidades de tu negocio.
- Busca funcionalidades relevantes.
- Considera la facilidad de uso.
- Ajusta a tu presupuesto.
- Aprovecha demos gratuitas o períodos de prueba para evaluar si la herramienta se adapta a tu negocio.