¿Estás buscando un buen ERP para pymes? Si pensabas que los software de gestión eran complicados sistemas diseñados para ayudar a las grandes compañías, nada más lejos de la realidad. Las pequeñas y medianas empresas son grandes beneficiarias de estos programas. Los ERP para pymes son herramientas imprescindibles para alcanzar una mayor competitividad y ofrecer un producto y un servicio a la altura del mercado. Te explicamos todas las claves del software para pymes, sus funcionalidades, ventajas y los mejores que existen en el mercado.
Mejorar la competitividad, aumentar la productividad y mejorar la eficacia son los grandes objetivos de cualquier empresa, desde la más pequeña hasta las grandes firmas. Para poder alcanzar estos objetivos, tenemos a nuestra disposición una enorme variedad de soluciones informáticas que nos ayudan en la gestión de nuestros procesos administrativos, comerciales o de fabricación. Para impulsar un negocio o mantenerse como líder frente a la competencia es necesario no descuidarse ni un momento de su gestión.
En general, es la herramienta de gestión fundamental dentro del ámbito profesional, ya que su diseño como sistema integral y modular permite realizar un control global de la actividad empresarial en una misma base de datos, optimizando recursos y obteniendo informes en tiempo real de todos los departamentos para mejorar la toma de decisiones.
¿Qué es un ERP y qué significa?
Un software ERP es un sistema informático diseñado para ayudar a las empresas a gestionar eficientemente todos sus procesos y áreas. Un ERP on-premise es un software que requiere ser instalado localmente, es decir, alojarse en los servidores físicos e infraestructura TI de la organización, mientras que un ERP en la nube se ofrece como servicio en la nube, lo que significa que los datos y la infraestructura están alojados en servidores externos y se accede a ellos a través de Internet.
Características Clave de un ERP para Pymes
- Información en tiempo real: Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido.
- Automatización de procesos: También debería ofrecer automatización de procesos.
- Integración con otras herramientas: Es importante la integración con otras herramientas.
- Base de datos centralizada: Una base de datos común o centralizada es fundamental.
- Fácil mantenimiento: Debe tener un fácil mantenimiento.
- Interfaz intuitiva: Es importante que disponga de una interfaz intuitiva.
- Aplicaciones modulares: Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.
Tipos de ERP para Pymes
Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.
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- De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
- Comercial: El desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
- Horizontal: Es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
- Vertical: Se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
- Local: Es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
- En la nube: En un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.
¿Cómo elegir el mejor ERP para pymes?
Elegir el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es crucial para el crecimiento y la eficiencia de cualquier Pequeña y Mediana Empresa (PYME). Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:
- Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
- Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.
- Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
Otros factores a considerar incluyen:
- El sector de la empresa.
- El tamaño de la empresa.
- Los plazos previstos.
- El servicio postventa.
Criterios para la Selección de un ERP
- Versatilidad y flexibilidad: Una empresa flexible busca soluciones que le permitan actuar con la misma elasticidad con la que fue concebida. Por lo tanto, el ERP para pymes ideal debe ser flexible, versátil y capaz de adaptarse con facilidad y rapidez a los cambios.
- Escalabilidad: El software debe facilitar la escalabilidad para crecer o decrecer en la medida en la que sea necesario. Un ERP para pymes escalable pasa por ser un sistema modular que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada momento. Añadiendo simplemente más módulos al programa ya integrado, se pueden adaptar las nuevas necesidades que vayan surgiendo al ir creciendo.
- Integración y exportación de datos: Es importante que el ERP para pymes que instales pueda integrarse con otros programas y aplicaciones, como eCommerce, productividad, calendarios... o bien facilitar la exportación/importación de datos que tengas almacenados en hojas de excel u otros sistemas ofimáticos.
- Sencillez de uso y diseño personalizado: El software de gestión para pymes que elijas debe permitirte manejarlo sin tener que tener grandes conocimientos. Hay herramientas con interfaces muy intuitivas y fáciles de controlar, que permiten personalizar documentos mediante simples bloques visuales y que automatizan todos los cálculos y datos fiscales.
- Prestaciones: Ya hemos visto que hay diferentes prestaciones según la necesidad de cada negocio. Dedica tiempo a analizar tus necesidades empresariales y los procesos habituales de la empresa para decidir qué funciones y módulos serán necesarias para llevar a cabo su gestión.
- Presupuesto: Aunque no es el aspecto más importante a tener en cuenta, es necesario definir un presupuesto a invertir. No es necesario que inviertas una cantidad desorbitada en un software excesivamente completo cuando solo necesitas automatizar tus facturas.
Principales Soluciones ERP para Pymes en España
En España, el mercado ofrece una variedad de soluciones ERP, cada una con sus propias fortalezas y debilidades. A continuación, se presentan algunas de las opciones más destacadas:
- Business Central (Microsoft): Como alternativa de Microsoft, Business Central ofrece una integración robusta con otras herramientas de Microsoft como Office 365 y Power Platform. Es una solución ERP completa en la nube, diseñada para la gestión financiera, ventas, servicios, operaciones y cadena de suministro de las PYMEs.
- Sage 200: El software Sage 200 es un ERP popular en España. Ofrece una amplia gama de módulos que cubren áreas como finanzas, gestión comercial y CRM.
- SAP Business One: SAP Business One es la opción ERP de SAP diseñada específicamente para las PYMEs. Ofrece una plataforma integrada para gestionar las principales áreas de negocio, desde la contabilidad y las finanzas hasta la gestión de almacenes y la producción.
- Odoo: Odoo se presenta como una solución ERP modular y de código abierto, lo que permite una gran flexibilidad y personalización. Odoo ofrece una amplia gama de aplicaciones que cubren desde CRM y ventas hasta inventario y contabilidad.
- a3ERP (Wolters Kluwer): a3ERP de Wolters Kluwer es una solución intuitiva y de fácil manejo, diseñada para simplificar la gestión de las PYMEs. a3ERP se centra en la gestión contable, fiscal y laboral, ofreciendo una respuesta integral para estas áreas clave del negocio.
- Holded: Holded se presenta como un software de gestión empresarial «todo en uno» en la nube, diseñado para autónomos y pequeñas PYMEs que buscan simplicidad y facilidad de uso. Ofrece funcionalidades para contabilidad, facturación, CRM, gestión de proyectos, inventario y RRHH, todo en una interfaz intuitiva.
- Cegid XRP Enterprise: Cegid XRP Enterprise es una solución ERP completa y escalable para PYMEs y medianas empresas. Cubre áreas como finanzas, fabricación, cadena de suministro, CRM y recursos humanos.
Otras Soluciones ERP para Pymes
- Aqua eBS
- Evolució gsBase
- Efficens ERP pymes
- Yunbit Business Cloud
- Aliquo ERP
- AXGA CoreERP
- Sage 50
Comparativa de Precios y Características
El precio de un ERP para pymes puede variar significativamente. Los costes oscilan entre un mínimo de 6000 euros, para pymes y autónomos, y un máximo de 200. 000 para grandes compañías con infinidad de procesos y requerimientos. En general, se pueden clasificar en:
- Económico: Suelen referirse a soluciones con precios de entrada más bajos, a menudo con planes básicos asequibles para pequeñas empresas o autónomos. Pueden tener funcionalidades limitadas en los planes más económicos.
- Moderado: Representa un rango de precios intermedio. Suelen ser soluciones con una buena relación calidad-precio, ofreciendo un equilibrio entre funcionalidades y coste.
- Caro: Indica las soluciones con un coste más elevado, generalmente asociado a ERPs más robustos, con funcionalidades avanzadas, mayor escalabilidad y opciones de personalización.
Es importante tener en cuenta que estos precios son estimados y orientativos, y la mejor manera de conocer el precio exacto de un ERP es contactar directamente con los proveedores y solicitar un presupuesto adaptado a las condiciones específicas de tu PYME.
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A continuación, se presenta una tabla comparativa con algunas de las soluciones mencionadas:
| Programa ERP | Precio desde | Prueba / Demo | Valoraciones | Puntos destacados |
|---|---|---|---|---|
| STEL Order | Desde 0€/mes | Prueba gratuita | 4,9/5 (+3.000 reseñas) | Compatible con Verifactu, Clientes CRM, Facturación electrónica personal, Control de stock real, Presupuestos, y mucho más. |
| Ekon | No disponible | Demo gratuita | No disponible | ERP en la nube, CRM, punto de venta, soporte y formación incluidos. |
| Odoo | 22,40 €/mes | Prueba gratuita | 3,5/5 (1500+ reseñas) | ERP open source, personalizable, módulos escalables, e-commerce integrado. |
| Clickgest | 36 €/mes | Demo gratuita | No disponible | ERP modular, versión lite económica, trazabilidad y enfoque en sector alimentación. |
| Oracle | No disponible | Demo disponible | Muy utilizado globalmente | ERP potente, ideal para empresas grandes. |
Módulos básicos de los ERPs para pymes
Son los imprescindibles para que el software resulte útil:
- CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
- Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
- Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
- Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
- Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
- Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
- Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.
- Producción: Para las pymes que cuenten con un proceso de fabricación, aporta herramientas como la planificación de la producción, seguimiento de la producción y control de calidad (automatizar e integrar la producción con el resto de áreas).
- Ventas: Incluye funcionalidades como gestión de pedidos, seguimiento de clientes y análisis de ventas.
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