Un asistente personal presta apoyo administrativo y logístico a un ejecutivo o directivo. Sin embargo, a diferencia de otros asistentes administrativos, también realiza tareas personales en nombre del directivo. Como asistente personal, te centrarás en una persona y le ayudarás en todas sus rutinas.
El Rol del Asistente Personal en el Entorno Empresarial
Los asistentes personales son el primer punto de contacto de los directivos con otros empleados. Como asistente personal, tu papel será ocuparte de las tareas repetitivas y del día a día de los directivos, para que estos puedan centrarse en las tareas estratégicas. Atenderás las llamadas telefónicas y responderás a los correos electrónicos en su propio nombre. También le transmitirás la información importante y tendrás que priorizar su correspondencia.
Además de trabajar para una empresa u entidad, un asistente personal puede trabajar para un particular y ayudarle a organizar su agenda y compromisos. Cuando trabajes para un particular, planificarás sus rutinas profesionales y personales. Tanto si trabajas para un particular como para una empresa, la función requiere un horario de trabajo irregular, dependiendo del nivel de apoyo que necesite el empresario o contratante. ¿Trabajar como asistente personal se ajusta a tus habilidades de gestión del tiempo y de la agenda?
Tareas Clave de un Asistente Personal
- Recibir llamadas telefónicas y correspondencia: Como asistente personal, actuarás como primer punto de contacto con el jefe. Te encargarás de recibir las llamadas telefónicas de clientes internos o externos y cribar. También tendrás que leer los correos electrónicos y priorizar la comunicación con el director.
- Gestionar los horarios de trabajo: Como asistente personal, te encargarás de organizar las agendas y gestionar el horario de trabajo del directivo. Por ejemplo, tendrás que anotar las reuniones, eventos y citas a las que tiene que asistir el directivo y se lo recordarás antes de la reunión.
- Levantar acta de las reuniones y transcribirla: Como asistente personal, levantarás acta de las citas o reuniones para que el directivo disponga de registros precisos.
- Organizar los viajes: El asistente personal se encarga de organizar la logística y los viajes del directivo.
- Planificar actos y conferencias: Si el ejecutivo para el que trabajes está organizando una conferencia o un acto concreto, tendrás que realizar la mayor parte de las tareas y recados para preparar el evento en cuestión. Organizar un acto puede implicar buscar proveedores, presupuestar diversos gastos y enviar las invitaciones. También organizar el transporte hasta el lugar de celebración.
- Preparar y archivar informes: Un asistente personal redacta informes, envía correos electrónicos y prepara las presentaciones en nombre del director o ejecutivo en cuestión.
Tipos de Asistentes
- Asistente administrativo: Como asistente administrativo, prestarás apoyo burocrático y administrativo a los directivos o celebridades que te contraten. Pero tu función básica se centrará en gestionar el equipo del administrador.
- Asistentes ejecutivos: Un asistente ejecutivo es un asistente personal con unas funciones más complejas. A diferencia de un asistente personal, que organiza horarios y reuniones, un asistente ejecutivo tiene responsabilidades adicionales, como contratar y despedir empleados.
- Chief executive assistant: Es como un oficial de operaciones personales de un ejecutivo. Conoce a todos los actores de la empresa y asesora a los directivos sobre las mejores estrategias a seguir. También participa en reuniones en nombre de altos ejecutivos y tiene más autoridad. Es un empleo bien remunerado.
Habilidades y Cualificaciones Necesarias
No hay una titulación estándar para ser asistente personal. Sin embargo, la mayoría de las empresas valoran positivamente a los candidatos titulados. Si quieres convertirte en asistente personal, es bueno que tengas conocimientos administrativos o de relaciones públicas, además de experiencia. Un asistente personal con éxito debe conocer bien las necesidades de su jefe.
Si quieres ser asistente personal, aunque no sea obligatorio, debes considerar la posibilidad de cursar una licenciatura o un grado superior. Te colocará mejor entre los candidatos al puesto. Los cursos relacionados con las relaciones públicas y empresariales imparten conocimientos sobre operaciones empresariales y tareas administrativas. Para ascender hasta asistente personal se requiere experiencia laboral en funciones administrativas y/o en un entorno de oficina.
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Además de la experiencia administrativa, las aptitudes, talentos y habilidades naturales específicas te ayudarán a convertirte en un asistente personal de éxito:
- Organización: La mayoría de los asistentes personales deben realizar varias tareas a la vez. Múltiples proyectos en diferentes fases de realización exigen una gran capacidad de organización.
- Flexibilidad: Las cosas rara vez salen como se planean. Esto es cierto tanto en los negocios como en la vida.
- Tacto y discreción: No es fácil trabajar con todo tipo de jefes. Y puede ser tentador desahogar tus frustraciones con los compañeros de trabajo o en las redes sociales.
- Comunicación oral y escrita: Todas las instrucciones que impartas al personal subalterno, los clientes y los proveedores deben ser claras y concisas, tanto si son orales como escritas.
- Gestión del tiempo: Para ser un asistente personal de éxito, tu jefe debe confiar en que todas las tareas se lleven a cabo a tiempo y con eficacia. Tendrás que gestionar muy bien tu tiempo.
Entorno Laboral y Horarios
La mayoría de los asistentes personales trabajan en oficinas, pero hay excepciones. Los asistentes personales que trabajan con familias adineradas, políticos o famosos lo hacen en sus propias casas y no en oficinas. Los contratistas de obras contratan a veces asistentes personales para que les ayuden con el papeleo y se relacionen con los clientes. Tanto si trabajas para un particular como para una organización o empresa, entre tus colegas puede haber administrativos, auxiliares, coordinadores de oficina, mecanógrafos y jefes de oficina.
La mayoría de los asistentes personales trabajan en horario laboral. Sin embargo, es fundamental ser flexible cuando se acercan fechas importantes o durante las temporadas altas para su jefe. Muchas empresas ofrecen horarios flexibles y la posibilidad de trabajar desde casa. También hay oportunidades a tiempo parcial en este campo. Un asistente personal puede trabajar a distancia desde casa, ya que muchas tareas se realizan por ordenador. Es cuestión de negociarlo.
Salario Promedio
Según el informe de tendencias laborales de Randstad Research, un asistente de dirección, por ejemplo, puede ganar de media 26.000 euros al año. Los puestos de nivel inicial pagan un salario más bajo, de 20.000 euros anuales, mientras que los asistentes personales con experiencia se llevan a casa entre 32.000 y 35.000 euros anuales.
Los salarios de los asistentes personales dependen de varios factores, desde el sector al que te dediques hasta las credenciales y la experiencia laboral. Probablemente ganarás más si tienes experiencia trabajando en un sector específico. Por ejemplo, si trabajas en empresas de servicios financieros, bufetes de abogados o consultorías, tu retribución final será mayor debido a la complejidad de tus funciones. Tus credenciales, aptitudes y experiencia también tendrán influencia en tus ingresos. La confianza en tu puesto aumentará conforme ganes experiencia.
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Tu ubicación también influirá en tus ingresos finales. Por ejemplo, los asistentes personales de Londres tienen sueldos más altos debido a una mayor demanda y al coste de la vida.
Oportunidades de Crecimiento Profesional
La mayoría de los asistentes personales ascienden a puestos superiores o se especializan en sectores concretos. Por ejemplo, algunos asistentes personales desarrollan sus habilidades para convertirse en asistentes ejecutivos antes de pasar a desempeñar funciones de director de oficina o administrador. Algunos se especializan en sectores empresariales, como el de asistente jurídico, y pasan a desempeñar funciones legales y de consultoría.
¿Quieres un contrato indefinido? Un trabajo temporal como asistente personal suele ser un trampolín hacia un empleo fijo. Cada año, miles de personas consiguen un contrato indefinido con grandes empresas gracias a un trabajo temporal encontrado a través de Randstad.
El Valor de un Asistente Personal para un Empresario
Un asistente personal presta apoyo individual a otra persona, como a un ejecutivo, una celebridad o un político. En este puesto, tu función es mantener a tu jefe al día y ocuparte de las tareas administrativas que le llevan mucho tiempo; despejarle la agenda. Si te gusta trabajar con gente, te gusta hacer varias cosas a la vez y no te importa el estrés de los plazos, te encantará este puesto. Algunas aptitudes específicas te ayudarán a tener ventaja sobre la competencia. Entre ellas están el conocimiento de una lengua extranjera, del mundo digital o hacer bien las transcripciones.
Es importante tener a tu mano derecha, desde el inicio de tu proyecto. Que conozca al detalle tu empresa y los que la componen. Que sepa responder a y desde todas las áreas. Las manos derechas, son un factor de éxito, que no suelen buscar todos los empresarios, porque se sienten emprendedores-orquesta capaces de todo.
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Imagina ese día en el que las actividades y procedimientos administrativos y operativos están controlados y coordinados, por una persona de confianza. Mientras tú exploras nuevos mercados, buscas nuevos clientes y oportunidades. Y te ocupas de afrontar nuevos retos, tu mano derecha, lleva un timón importante de tu negocio.
Estos son algunos ejemplos, de las funciones y tareas en las que puedo ser tu mano derecha, además de servir de apoyo a otros profesionales que colaboren contigo, en otras áreas de tu negocio:
- Apoyo en la gestión administrativa de tesorería, personal y procesos comerciales.
- Tramitar y realizar la gestión administrativa en la presentación de documentos a los diferentes organismos y administraciones públicas.
- Clasificar, registrar y archivar tus documentos y comunicaciones con las técnicas más apropiadas y óptimas, para tu empresa.
La figura de una asistente ejecutiva y de negocio virtual, es muy polivalente y con una fuerte transversalidad de tareas. Mis competencias irán en sintonía con las dimensiones de tu negocio y acordes al sector al que perteneces.
Ganar tiempo a tu día no es un gasto cuando delegas en otro profesional, es una inversión a corto plazo.
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