El balance de situación es un documento muy importante para una empresa, ya que te permite entender el estado financiero del negocio en un determinado momento. Es decir, el balance de situación es uno de los documentos financieros más importantes de una empresa. En él se refleja su situación patrimonial en un momento determinado, es decir, qué tiene y cómo se ha financiado.
El balance de situación es como una fotografía del estado financiero de una empresa en una fecha determinada. Un balance de situación es una «fotografía» real y fiel de la empresa en un momento dado.
Por ello, es una herramienta esencial para los contables, que deben ser capaces de realizarlo y analizarlo de forma efectiva. Si se cuenta con un buen modelo de balance de situación, se puede ver si la estructura financiera de la empresa es la adecuada. El balance de situación es un documento que representa la imagen fiel y real de una empresa en un momento dado.
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a presentar sus cuentas anuales en las que se incluye el balance de situación.
¿Cuándo deben hacerlo?
El proceso es el siguiente: se prepara el balance de situación y en los seis meses siguientes al cierre, la Junta General de la empresa debe reunirse para su aprobación.
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Estructura del Balance de Situación
Para ello examina, por un lado, los bienes y posesiones de la empresa (activos) y, por el otro, sus deudas y sus obligaciones (pasivos), es decir, de dónde obtiene su financiación. Ampliado el esquema anterior con las partidas explicadas del activo, el pasivo y el patrimonio, resulta este esquema básico (puedes consultarlo en el PGC para pymes.
Un balance de situación debe mostrar el equilibrio entre ambas partes, como bien deja entender su propio nombre.
Activo
Por lo general, el activo son todos los bienes y derechos que posee una empresa. La parte del activo informa de las posesiones y las inversiones de la empresa. El activo comprende las posesiones de una empresa, que incluyen tanto los bienes como las deudas por cobrar y se detallan de menor a mayor liquidez, es decir, en función de su facilidad para convertirse en efectivo.
A su vez, se dividen en activos no corrientes, que son los bienes en posesión de la empresa difícilmente convertibles en efectivo a corto plazo (doce meses), y en activos corrientes, que son los bienes más líquidos o en proceso de estarlo.
Activos no corrientes:
Son recursos de una duración permanente y no están pensados para la venta. Los no corrientes comprenden el inmovilizado material (bienes inmuebles, maquinaria, etc.), el inmovilizado intangible (patentes y derechos) y el inmovilizado financiero (inversiones a largo plazo).
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La primera de ellas es el activo no corriente, el cual representa todos los bienes, propiedades y derechos que tenga la empresa desde hace más de un año. El activo no corriente, a su vez, puede clasificarse en el inmovilizado material, donde se representan los edificios, territorios, maquinarias, etc., que pueda poseer la empresa en cuestión.
Encontramos también en este grupo el inmovilizado tangible, donde se incluyen las patentes, diseños industriales y demás derechos que posea la empresa y, por último, el inmovilizado financiero, donde se registran las inversiones que esta tiene a largo plazo.
Activos corrientes:
Tienen una duración corta, inferior a un año, y están destinados a la venta. El activo corriente es el conjunto de bienes y derechos que la empresa espera convertir en efectivo o consumir en el plazo de un año. Es por lo tanto el que determina la capacidad para hacer frente a los compromisos de pago a corto plazo.
Hablamos de: materias primas, mercaderías, las deudas de los clientes o el dinero en efectivo o cuentas bancarias. Y la otra parte del activo es el activo corriente.
Pasivo y Patrimonio Neto
El pasivo de una empresa representa las fuentes de financiación de las que esta dispone. La parte del pasivo detalla las fuentes que la mantienen y que incluye, además del capital o los créditos, las deudas pendientes por cobrar. El patrimonio, constituido por los fondos propios que la empresa invirtió en su fundación o por otros recursos no exigibles como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados, también se cuenta en el pasivo como fuente de financiación.
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El Patrimonio Neto es el conjunto de capital propio (no externo) que financia y soporta la empresa.
Pasivo Corriente:
El pasivo corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en el plazo de un año. Un exceso de pasivos corrientes de la empresa puede suponer que la empresa pueda tener problemas de solvencia a corto plazo. Sobre todo, si sus activos corrientes no son suficientes para hacer frente a estas deudas.
Pasivo No Corriente:
El pasivo no corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en un plazo superior a un año.
¿Cómo se calcula el Balance de Situación?
Para poder calcular el balance de situación deben sumarse todos los elementos del activo y todos los del pasivo.
Interpretación de los Resultados
Podemos obtener tres resultados diferentes que revelan estados financieros diferentes:
- Que el fondo de maniobra sea igual a cero: esto quiere decir que el activo no corriente o inmovilizado está financiado a largo plazo y no existe sobrante para financiar el activo corriente, que se financia con deudas a corto plazo.
- Que el fondo de maniobra sea positivo: significa que hay un exceso de fondos a largo plazo que se pueden utilizar para financiar los activos corrientes que necesita la empresa para desarrollar su actividad. Si con estos puedes financiar todos los activos, te encuentras en un estado de máxima autonomía.
- Que el resultado sea negativo: aquí las circunstancias empeoran ya que esto pone de manifiesto que para financiar todo un inmovilizado necesitas endeudarte a corto plazo.
Análisis del Balance de Situación
El análisis del balance de situación se puede realizar de diversas formas. Una de las más comunes es a través de ratios financieros, indicadores que comparan dos o más partidas del balance de situación.
- Ratios de liquidez.
- Ratio de endeudamiento.
- Ratios de gestión o eficiencia operativa. Analizan la rotación de activos y pasivos para medir la eficiencia con la que la empresa utiliza sus recursos para generar ingresos.
- Ratios de rentabilidad.
Tipos de Balance de Situación
Por su propia razón de ser como imagen fiel de la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado, el balance de situación no tiene por qué hacerse solo al final del ejercicio, pues esta fotografía puede cambiar con la primera operación que tenga lugar inmediatamente tras su elaboración. Además del balance de situación, que agrupa todos los bienes, deudas y obligaciones de una empresa en un solo cuadro, suelen distinguirse tres tipos de balance en función del momento de su elaboración, el inicial, el intermedio y el de cierre, además de diferenciarse entre el modelo normal o el abreviado en base a criterios de patrimonio y de complejidad como indicábamos en el apartado anterior.
Los tres balances se incluyen en el Libro de Inventarios que se presenta a final del ejercicio en el Registro Mercantil.
Balance de situación inicial
El balance general puede hacerse al comienzo del ejercicio con la finalidad de comparar la situación inicial con eventos futuros. Todos los saldos se presentan agrupados para facilitar la comparación de los datos. Ha de figurar tanto en el libro de inventarios como en las cuentas anuales.
Balances de sumas y saldos (o de comprobación)
Estos balances intermedios son balances contables de comprobación y se hacen entre el comienzo y el final del ejercicio para examinar si las operaciones se están registrando correctamente a fin de mostrar al consejo administrativo y a los accionistas la situación de las cuentas. En los balances de comprobación se muestra el saldo de las cuentas del libro mayor de tal modo que puede comprobarse si las cuentas están bien cuadradas.
Pueden hacerse tantos como se quieran con un mínimo de tres meses entre cada uno. Estos balances contables permiten hacer un seguimiento continuo de la situación de la empresa de tal modo que evita sorpresas al final del ejercicio. Si resulta en un saldo debe mayor que el haber, la empresa tiene un saldo deudor, si el haber es mayor que el debe, tiene un saldo acreedor.
Balance de cierre del ejercicio
Este es el balance de situación que se realiza el último día del ejercicio económico, generalmente el 31 de diciembre, aunque puede hacerse otro día si el ejercicio no coincide con el año natural.
¿Qué empresas deben presentar un balance de situación?
El balance general es de presentación obligatoria para todas las sociedades mercantiles que han de llevar una contabilidad ordenada como exige el Código de Comercio y declaran sus impuestos en el régimen de estimación directa.
El balance de cierre forma parte de los cuatro estados financieros que se presentan en el Libro de Inventarios y cuentas anuales en el Registro Mercantil y que comprenden, junto al balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, la Memoria, el Estado de cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivo.
Tal como señala el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio), las pymes y los autónomos están autorizados a presentar un balance abreviado en el caso de que cumplan al menos dos de estas condiciones durante dos ejercicios seguidos:
- Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.
Presentar un balance abreviado exime a estas sociedades de la obligación de presentar un Estado de cambios en el patrimonio neto y un Estado de flujos de efectivo.
Los autónomos, que no están obligados a llevar la contabilidad exigida en el Código de Comercio, suelen realizar no obstante el balance general, ya que informa de la situación financiera momentánea de la empresa a nivel global.
Lo mejor es confiar en un software de contabilidad que genere automáticamente el balance de situación.