Guía Definitiva para Abrir una Microempresa en España: Requisitos y Pasos Clave

Embarcarse en el proyecto de crear una empresa puede ser, de primeras, abrumador. A las dudas que acompañan a una decisión vital de esta envergadura (¿seré capaz de sacar mi negocio adelante? ¿Lograré que sea rentable? Es normal que el emprendedor se sienta así, puesto que crear una empresa entraña más dificultades de las que pudiera parecer, en especial burocráticas. No obstante, con la información correcta, una hoja de ruta clara, determinación y no pocas dosis de paciencia, cualquier proyecto puede constituirse sin demasiados problemas y empezar a dar sus primeros pasos.

Estudio de Viabilidad y Plan de Negocio

Antes de que el emprendedor se embarque en todos los trámites burocráticos que implican crear una empresa en España, lo primero que debe hacer es pararse a estudiar detenidamente la idea de negocio que tiene y la viabilidad del mismo. El punto de partida, por supuesto, debe ser esa idea con la que el emprendedor cree que podrá ofrecer algo nuevo, diferente o mejor de lo que ya existe. Pero ese es el primer paso de un largo camino. Sin todos los que vienen después, difícilmente se llegará bien a la meta.

Una vez se tiene esa idea, hay que empezar a estudiar su viabilidad. El plan de negocio será, por tanto, una hoja de ruta para seguir dando pasos hacia la creación de la empresa, pero siguiendo una senda adoquinada por datos objetivos que dará mayor firmeza a la pisada del emprendedor en su camino hacia la meta. Además, este documento no sólo tiene utilidad para el desarrollo interno del propio proyecto, también sirve para que personas y organizaciones externas lo conozcan, lo consideren serio y/o se interesen por él.

Una vez se ha estudiado el sector en el que el emprendedor quiere desarrollar su actividad y ha trazado su plan de negocio, llega el momento de la verdad: debe decidir si sigue adelante o si, tras plantear todos los pormenores, el proyecto no le convence y es mejor abandonarlo para pensar en otras ideas.

Elegir la Forma Jurídica Adecuada

Lo primero que se debe hacer para crear una empresa en España es elegir su forma jurídica. Ésta no es otra cosa que la estructura legal que la compañía tendrá ante el Estado, de la que se derivarán sus obligaciones tributarias y el tipo de responsabilidad que asume el emprendedor o emprendedores, según explica Plataforma PYME, del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

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Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

Tipos de Sociedades en España

Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.

Sociedad Anónima (S.A.): Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.): A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales.
Emprendedor de Responsabilidad Limitada: Como alternativa a la sociedad limitada, cabe la posibilidad de registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. Esta alternativa supone ser una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
Empresario Individual (Autónomo): Hacerse autónomo no es montar una empresa como tal, por lo que el emprendedor se podrá ahorrar la mayoría de los trámites burocráticos y administrativos necesarios para crear una sociedad. En este caso no es necesario aportar ningún capital social para constituirse como tal y el alta es casi inmediata. Sin embargo, la seguridad económica es menor pues, en el caso de que contraiga deudas, se le podrá obligar a resolverlas con sus bienes personales.
Sociedad Limitada Laboral (SLL): Otra forma jurídica de empresa que puede resultar interesante para el emprendedor es la de la Sociedad Limitada Laboral (SLL), en la que la que la mayor parte de la propiedad es de los empleados que trabajan en ella. En estas compañías ningún socio puede acumular más de una tercera parte de las participaciones del negocio, tienen que estar constituidas al menos por tres personas, de las cuales dos, como mínimo, deben tener un contrato indefinido en el que se establezca un sueldo fijo.
Sociedad Cooperativa (SC): Si son varios los socios que desean crear una empresa en común, también se puede optar por constituir una sociedad cooperativa (SC), una entidad mercantil en la que varias personas se unen voluntariamente con el objetivo de realizar cualquier tipo de actividad empresarial. Las cooperativas también son sociedades de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que, en caso de tener deudas, los socios no responderán con su patrimonio personal.

Pasos para la Creación de una Empresa en España

Obtener la Certificación Negativa del Nombre: El siguiente paso será acudir al Registro Mercantil para comprobar que el nombre que se le quiere dar a la compañía no está ya siendo utilizado por otra organización. En el caso de que así sea, se tendrá que buscar otra denominación hasta dar con una que no esté en uso. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.
Abrir una Cuenta Bancaria a Nombre de la Empresa: El paso de abrir una cuenta para la empresa es fundamental, porque en ella se depositará el capital social necesario para constituir el negocio. Abrir una cuenta para empresas, por lo tanto, es obligatorio para constituir legalmente el negocio, pero no se debe tomar como un mero trámite, ni considerar que será un simple instrumento para enviar y recibir dinero, ya que en la actualidad algunas entidades financieras ofrecen productos de este tipo con multitud de herramientas de contabilidad que, en el futuro, serán de gran ayuda al emprendedor para gestionar el día a día de la compañía. Estas cuentas para empresas ofrecen servicios corporativos básicos como la emisión de distintas tarjetas bancarias para el emprendedor, sus socios o los empleados, transferencias o domiciliación de recibos de la compañía. Además, varios de los bancos que comercializan estas cuentas para empresas multifuncionales ofrecen sus planes más básicos, suficientes para la mayoría de sociedades recién creadas, de forma gratuita. De esta forma, el emprendedor podrá disfrutar de la mayoría de las ventajas mencionadas sin costes. Por otra parte, en el caso de que el emprendedor haya abierto ya una cuenta para empresas en otra entidad que no ofrezca estos servicios adicionales, pero le interese todo lo mencionado con anterioridad, también puede cambiarse en el momento que lo elija mediante un proceso que suele ser rápido y cómodo.
Redactar los Estatutos Sociales: Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios. Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.
Formalización de las Escrituras Públicas: El siguiente paso será la formalización de las escrituras públicas de la sociedad ante notario, acto en el que se le dará personalidad jurídica a la empresa para que, a partir de su firma, pueda empezar a desarrollar su actividad. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación: Certificación negativa del Registro Mercantil, Certificado bancario de depósito de capital social, Estatutos sociales, DNI o NIE de los socios.
Solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF): A continuación la empresa tendrá que ser dada de alta en Hacienda, para lo que es necesario que el emprendedor presente el modelo 036 con los datos de la compañía y marque la casilla 110. Con este trámite se conseguirá el NIF, número de identificación fiscal, necesario para emitir y recibir facturas, pagar los impuestos correspondientes o solicitar ayudas y subvenciones, entre otros. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.
Inscripción en el Registro Mercantil: Como se recordará, el emprendedor acudió con anterioridad al Registro Mercantil para encontrar una denominación que pudiese utilizar su negocio y reservar dicho nombre, pero no lo inscribió como tal porque para ello es necesario haber completado varios trámites posteriores como la formalización de las escrituras públicas o la obtención del NIF provisional. Por último, con el certificado de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil bajo el brazo, el emprendedor podrá solicitar el NIF definitivo. El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.
Darse de Alta en IAE: El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.
Registrar Patentes y Marcas: Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.
Obtener el Certificado Electrónico: La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Microempresa vs. Pequeña Empresa

Las diferencias entre una microempresa y una pequeña empresa son sutiles pero significativas. Una microempresa generalmente tiene menos de 10 empleados, con ingresos y activos limitados, operando en un ámbito local o regional. En contraste, una pequeña empresa puede tener hasta 50 empleados, con mayores recursos financieros y alcance.

Requisitos para ser PYME

Para acceder a ayudas y subvenciones, es fundamental entender qué se considera una PYME desde el punto de vista legal y administrativo. La Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa en la Recomendación 2003/361/CE:

Número de empleados (UTA): Menos de 250 empleados.
Volumen de negocio o balance general anual: Un volumen de negocio anual que no exceda los 50 millones de euros. O un balance general anual que no exceda los 43 millones de euros.
Independencia de la empresa: No debe estar controlada por otra empresa o grupo de empresas que no sean PYMEs.

Cumplir con estos requisitos permite acceder a ayudas y subvenciones específicas, líneas de financiación y programas de apoyo empresarial.

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Habilidades Esenciales para un Emprendedor Exitoso

Para tener éxito en la creación de una microempresa, es importante tener una combinación de habilidades tanto técnicas como blandas. Algunas de las habilidades más importantes son:

Habilidades empresariales: Conocimiento de cómo funciona un negocio.
Habilidades de marketing: Capacidad de atraer a los clientes potenciales.
Habilidades financieras: Conocimiento básico de contabilidad.
Habilidades de gestión: Capacidad de dirigir a un equipo de trabajo.
Habilidades de comunicación: Capacidad de comunicarse eficazmente.
Habilidades para adaptarse al cambio: Capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios.

Además de estas habilidades, es importante tener una pasión por lo que se está haciendo y un fuerte sentido de resiliencia para superar los obstáculos. La perseverancia y una mentalidad de aprendizaje continuo también son fundamentales para el éxito en la creación y gestión de una microempresa.

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