Todas las empresas del planeta afrontan una serie de desafíos a lo largo de su existencia que en ocasiones acaba definiendo la estructura y naturaleza de la compañía. Uno de esos puntos de inflexión es el cambio a un modelo de franquicias que ayude a continuar una expansión nacional o internacional que de otro modo sería imposible.
1. Define tu modelo de negocio
Lo primero y más elemental decisión a la hora de comenzar una expansión bajo el modelo de franquicia es determinar de forma clara en qué sector vas a realizar la actividad, definiendo qué productos y/o servicios vas a ofrecer a los emprendedores que deseen convertirse en franquiciados al calor de tu enseña. Es capital establecer qué objetivos pretendes lograr como franquiciador, tanto de índole financiera como en lo referente a los métodos de trabajo que van a definir tu actividad comercial.
El concepto en el que se base tu empresa debe ser fácilmente transmisible a través de un proceso de formación de franquiciados asequible y bien elaborado. En este sentido, has de tener en cuenta que cuando un empresario de éxito piensa en su negocio no solo lo hace en torno a las bondades de su producto o servicio, sino que es necesario aplicar los principios del llamado ‘marketing emocional’, apuntando directamente a las sensaciones que evoca tu negocio en tus clientes. Tu objetivo debería ser vender tu producto o servicio proporcionando además a tu cliente una sensación de placer y satisfacción al tiempo que relacione directamente ese sentimiento con tu marca.
Ejemplificando este concepto, las peluquerías y centros de estética no se limitan a ofrecer sus tratamientos, sino a ofertar a sus clientes el acceso directo a la belleza y el bienestar asociado intrínsecamente a estos servicios. Además debes pensar que este concepto de negocio debe poderse reproducir y ser fácilmente transmisible a través de la formación y en los manuales operativos para que todos los franquiciados puedan ponerlo en práctica.
2. Crea una imagen de marca fuerte y atractiva
Uno de los motivos por los que los emprendedores que desean franquiciarse eligen una marca u otra es la notoriedad y reputación que una determinada compañía tenga en su sector. En este sentido, ser solventes y contar con un modelo de negocio asentado no es suficiente para continuar con la expansión de tu empresa. Si tu negocio no es conocido en el ámbito territorial en el que pretendes crecer quizá sea buena idea invertir en una buena campaña de marketing que incremente la visibilidad de tu negocio.
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Y no olvides registrar la marca, el logotipo y el eslogan de tu empresa salvaguardando tus derechos en materia de uso y propiedad. Este reconocimiento dentro del mercado de la franquicia es una pieza fundamental de la estrategia en materia de imagen de cualquier compañía que se precie. Asimismo, será necesaria la creación de un manual de imagen que sirva de referente único en materia estilística de cara a que tus franquiciados tengan una guía que seguir a la hora de aplicar tus directrices a su negocio.
Entre los aspectos que debería cubrir este manual se encuentran la utilización de letreros luminosos, la indumentaria, el material publicitario oficial, el uso de vehículos y la decoración del local, por mencionar algunos.
3. Inscribe tu empresa en el Registro de Franquiciadores
Es absolutamente imprescindible inscribir de manera oficial tu compañía en el registro de franquiciadores a través de la Dirección General de Comercio Interior, un servicio accesible a través de la página web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. El sistema de franquicias está regulado por el Real Decreto 429/2006 del 7 de abril, existiendo una revisión reciente contenida en el Real Decreto 201/2010 del 26 de febrero.
La obtención de los permisos necesarios para operar de manera legal es un requisito ineludible para cualquier empresa franquiciadora. Otro punto importante antes de empezar a franquiciar tu negocio es la inscripción de éste en el Registro de Franquiciadores para tener todos los permisos necesarios en regla cuanto antes.
4. Establece tu sede central de franquicias
Coordinar toda una red de franquiciados no es tarea fácil si no se define de manera clara una estrategia de expansión territorial. En este sentido, establecer una central que actúe de nodo común para todos tus socios franquiciados es no solo una buena idea sino un paso elemental si quieres alcanzar el éxito. A través de esta sede central se deberá canalizar toda la información, apoyo y asistencia para todos tus franquiciados, haciendo más fácil la gestión y comunicación entre los distintos negocios de la empresa.
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Un elemento importante que definirá la relación con tus socios será tu capacidad para gestionar y dirigir a un grupo de personas de una manera eficaz y profesional. Ya sea para tratar con empleados o franquiciados, siempre es recomendable contratar un servicio de consultoría para que te ayuden en este sentido. Explora el mercado de consultorías, investigando y certificando de antemano la profesionalidad de la empresa por la que te decantes.
5. Diseña un modelo financiero sólido
Cuando un futuro emprendedor comienza a interesarse por invertir en una compañía bajo el modelo de franquicia, uno de los primeros datos que desea conocer es cuánto le va a costar formar parte de una determinada enseña. Por lo tanto, como franquiciador, deberás establecer un modelo financiero bien definido realizando un estudio económico que te permita calcular de antemano cuáles serán los ingresos estimados tanto de tu empresa como de los negocios que franquicies.
Este trabajo será de vital importancia de cara a decidir qué cifra han de realizar tus franquiciados en materia de derecho de entrada, royalties o canon publicitario. Probablemente la gran duda encima de la mesa en toda negociación es el tiempo estimado que se tardará en recuperar la inversión inicial, un dato que debería ser lo más exacto posible con el objetivo de evitar futuras frustraciones al franquiciado y problemas de índole económico que no hagan sino enturbiar las relaciones entre socios y franquiciador.
6. Redacta el contrato de franquicia
Si decides franquiciar tu negocio habrás de firmar un contrato de franquicia con cada uno de los franquiciados que se unan a tu proyecto. Por consiguiente, elaborar de manera profesional, detallada y concisa un contrato que contenga los diferentes aspectos de la relación contractual entre franquiciador y socio es un requisito obligatorio.
Este documento delimitará tanto los derechos como las obligaciones de cada una de las partes, siendo necesario abordar temas como las diferentes cuotas a pagar en materia de royalties y/o publicidad, la vigencia del contrato, la existencia o no de cláusulas de renovación, la exclusividad territorial, diferentes aspectos en materia de propiedad intelectual, las posibles sanciones aplicables y las cláusulas por término, cesión o transferencia del negocio, entre otras cuestiones.
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Si no tienes experiencia en elaboración de contratos te recomendamos contratar los servicios de alguna asesoría legal que te ayude y guie en el proceso que definirá el documento legal vinculante más importante de tu proyecto.
7. Elabora los manuales de operación
Los manuales de operación son los documentos con los que trabajarán los franquiciados a tu empresa a la hora de saber cómo deben operar su negocio de acuerdo a tus estándares. Dicho texto se encuentra normalmente inserto dentro del contrato de franquicia, y por su naturaleza didáctica deberán estar correctamente escritos siendo fácilmente entendibles además de estar actualizados, incluyendo cualquier modificación de última hora en los procesos y el modelo de negocio.
Es por ello importante estandarizar en la medida de lo posible todos y cada uno de los procesos que se realicen en tu compañía con el objetivo de transmitirlos a todos tus socios de manera sencilla y clara. Algunos de los temas que tradicionalmente incluyen este tipo de documentos son los requisitos a cumplir antes de la apertura del local, la descripción de las distintas operaciones del negocio, información en materia de recursos humanos, seguridad, marketing e imagen corporativa, así como claves en torno al proceso de ventas.
Dado que este documento destapa por completo el funcionamiento interno de la compañía su naturaleza es puramente confidencial, siendo habitual su entrega al franquiciado en concepto de depósito, siendo devueltos cuando la relación contractual finaliza.
8. Establece una buena relación con tus franquiciados
Además de los necesarios requisitos legales en materia de documentación, contratos, gestión y ejecución de procesos, tu negocio no conseguirá expandirse de manera exitosa si no construyes una relación cercana y provechosa con los franquiciados a tu marca. La inversión en una buena formación tiene un valor incalculable que a priori puede parecer intangible pero que definirá de manera absoluta el devenir de los negocios que se adhieran a tu empresa. Piensa en qué tipo de formación es la más conveniente, dónde se impartirá y quién correrá con los gastos. La realización de un organigrama que defina cada puesto de trabajo es asimismo recomendable.
Ofrecer apoyo y asistencia técnica a tus franquiciados no solo posibilitará el buen funcionamiento de sus negocios, sino a la postre el de la marca de manera global, algo que beneficiará a todas y cada una de las partes implicadas en el proyecto. Además, la comunicación es un elemento esencial para crear la confianza necesaria entre franquiciador y socio, evitando conflictos innecesarios que puedan afectar a la compañía. Trabaja con tus franquiciados y hazles sentir que la empresa central está ahí para ayudarlos en todo lo necesario.
9. Construye una amplia red de proveedores
Si deseas operar tu negocio de manera solvente deberás determinar de antemano qué materias primas, productos, servicios o equipos necesitarás para hacer funcionar tu empresa. Es por ello necesario hacerse con una buena red de proveedores a nivel local o nacional con el objetivo de contar con acuerdos que a la postre te otorguen ventajas competitivas con respecto a tu competencia. Una buena relación comercial con tus proveedores te posibilitará conseguir sus productos o servicios a precios asequibles, algo que puede llegar a definir tu margen de beneficios ayudándote a crecer junto a tus franquiciados.
Requisitos adicionales para crear una franquicia
- Estar dado de alta como autónomo o empresa: el primer requisito para crear una franquicia es estar dado de alta como autónomo o empresa. Esto implica, en ambos casos, registrarse en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social (para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales que corresponden).
- Pagar un “canon” de entrada: hay ocasiones en las que, para unirse a una franquicia, el franquiciado tiene que pagar una “tarifa de entrada” al franquiciador (cuyo importe es variable, dependiendo de la marca y el tipo de negocio del que se trate).
- Pagar royalties: otro requisito a cumplir, al crear la franquicia, es el abono de una parte de los beneficios o de las ventas que se obtienen, de forma periódica, al franquiciador.
- Entender el contrato: el contrato de franquicia es un documento legalmente vinculante que otorga el permiso para el uso de la marca y establece los derechos y obligaciones de ambas partes.
- Registrar la franquicia: tras abrir la franquicia, y en los 3 meses posteriores, se procede a su registro (en la oficina de la Comunidad Autónoma que le corresponda). Se tendrán que aportar, cuando se soliciten, datos generales de la franquicia (nombre o razón social, domicilio, etc.), de los derechos de propiedad industrial o intelectual y, también, la acreditación de la titularidad y de la licencia de uso.
Pasos para crear una franquicia
- El primer paso, al crear una franquicia, es revisar las diferentes opciones y escoger la que mejor se adapte a los intereses, las habilidades y el presupuesto del que se dispone.
- Al crear una franquicia, y como tercer paso, hay que ver si se cumplen los requisitos financieros que esta exige. En ellos se incluyen, por ejemplo, el pago inicial (el canon de entrada que se menciona en el apartado anterior) y los royalties que, mes a mes, se tendrán que abonar al franquiciador.
- Lo siguiente es pedir una copia del contrato de la franquicia al franquiciador.
- Si se requiere de una ubicación física, el siguiente paso en la creación de la franquicia es buscar el emplazamiento apropiado para ella.
- Antes de “rubricar” el contrato de la franquicia, se tiene que haber optado por una forma jurídica para la empresa y realizado los trámites para constituirla.
- Para terminar de crear la franquicia, hay que dar un paso adelante en materia de formación.
- El proceso de creación de una franquicia se cierra, curiosamente, con su apertura. Para dar este paso, eso sí, hay que cerciorarse de que se dispone de todos los suministros, equipos y personal necesarios. También se ha de obtener cualquier licencia o permiso requerido por las autoridades locales.
Errores comunes al crear una franquicia
- Confiar únicamente en la imagen de marca es un riesgo.
- El canon de entrada es solo una parte. Equipamiento, reformas, licencias, fondo de maniobra y meses iniciales con baja facturación pueden elevar el presupuesto.
- Muchos franquiciados firman sin asesoría legal. Esto puede derivar en conflictos por cláusulas de permanencia, exclusividad o limitaciones no comprendidas.
- La experiencia de otros franquiciados ofrece información real, más allá de lo que dice la central.
- Firmar sin comprender completamente el contrato es uno de los errores más comunes.