Calcular con antelación los gastos de una operación o proyecto es, sin duda, la mejor forma de evitar riesgos innecesarios a la hora de ejecutarlos. Elaborar un presupuesto no es solo cuestión de números: es la base de una gestión financiera eficaz. En este artículo, exploraremos la importancia de un presupuesto de marketing y cómo elaborar uno de manera efectiva utilizando plantillas de Excel.
¿Qué es un Presupuesto de Marketing?
Un presupuesto es una propuesta que se le hace a un cliente proponiéndole una cantidad por la realización de un servicio o la venta de un producto. Un presupuesto es el cálculo anticipado del coste de un proyecto o servicio, teniendo en cuenta factores como la mano de obra, los materiales, el tiempo empleado, el porcentaje de beneficio, entre otros factores.
En resumen: si tienes un plan de marketing también necesitas un presupuesto para cumplirlo.
- Un rumbo financiero eficaz: Cuando cuentas con un plan de acción antes de iniciar cualquier campaña o estrategia, te será más fácil saber hacia dónde dirigirte y con qué herramientas hacerlo, respetando al mismo tiempo la inversión que tienes disponible.
- Noción de dónde colocar fondos de inversión: Cuando sabes cuánto puedes gastar, te será más fácil determinar en dónde debes repartir cada financiamiento de manera eficiente e inteligente.
- Objetivos: Cuando tienes un presupuesto bien definido, puedes saber cuáles son las metas más alcanzables para tu empresa.
- Una visión a largo plazo: Planificar tu presupuesto de marketing te ayuda a evitar, en lo posible, gastos adicionales y mantenerte estable durante más tiempo.
Hacer un presupuesto de marketing te permitirá demostrar que lo que gastas en marketing es una inversión inteligente.
Tipos de Presupuestos de Marketing
Según las necesidades de tu empresa, deberás elegir entre diferentes enfoques, cada uno con un propósito clave para planificar, controlar y optimizar tus recursos.
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- Presupuesto Maestro: Un presupuesto maestro es una plantilla base que centraliza toda la estructura de costes, servicios y condiciones comerciales de tu negocio. Esta herramienta no solo agiliza la creación de presupuestos, sino que también garantiza coherencia y profesionalidad en todas tus propuestas. Al tener un formato unificado, reduce errores, ahorra horas de trabajo y proyecta una imagen más sólida frente a tus clientes.
- Presupuesto de Operación: El presupuesto de operación es un documento que detalla los ingresos y gastos previstos en el día a día del negocio. Esta herramienta es clave para tomar decisiones informadas, optimizar recursos y mantener la rentabilidad. Al proyectar tus gastos operativos, puedes ajustar precios, identificar ahorros y asegurar que tu negocio funcione de manera sostenible mes a mes. Sirve para que las empresas puedan calcular la cantidad de producto o mercancía que van a vender, en cuánto tiempo, dónde y cómo se producirán los ingresos por venta, etc. Sirve para especificar los costes que habrá que asumir para llevar a cabo la producción del negocio.
- Presupuesto de Tesorería (o Flujo de Caja): También denominado de flujo de efectivo, y muy relacionado con el departamento de tesorería, es una herramienta que proyecta las entradas y salidas de dinero de tu negocio en un periodo determinado. Este presupuesto es fundamental para gestionar la tesorería con eficacia, asegurando que siempre dispones del efectivo necesario para operar. Con él puedes planificar inversiones, negociar plazos con proveedores o detectar épocas de escasez, manteniendo tu negocio estable y preparado para crecer. El de gastos también podría incluirse en el de tesorería y sirve para calcular las salidas o posibles salidas de dinero en un intervalo de tiempo.
Plantillas de Presupuesto: Excel, Word y PDF
Una plantilla de presupuesto es un formato preestablecido que te permite la creación más ágil y correcta de presupuestos. Este tipo de plantillas pueden estar en formato Excel, en Word y, también, en Google Sheets y otras plataformas similares.
- Excel: Para hacer un presupuesto en Excel podrás encontrar diferentes plantillas de presupuestos para crear una hoja de cálculo con la que manejar datos numéricos y texto para organizar la información en tablas, filas y columnas. Utilizar hojas de cálculo permite automatizar cálculos (como IVA, descuentos o totales), organizar partidas detalladas y adaptarse a cualquier tipo de proyecto o sector.
- Word: Las plantillas de Word son perfectas para quienes buscan un formato fácil de personalizar sin necesidad de conocimientos técnicos, permitiendo ajustar textos, estilos y logos en minutos. Recomendada para sectores como asesorías, formación o comercios, donde la presentación clara y rápida es esencial.
- PDF: Si necesitas enviar presupuestos con un formato fijo y profesional, las plantillas en PDF son la solución perfecta. Perfecto para sectores como construcción, diseño gráfico o servicios legales, donde la presentación impecable y los términos claros son clave.
Cómo Crear un Presupuesto de Marketing en Excel
Para hacer un presupuesto en Excel podrás encontrar diferentes plantillas de presupuestos para crear una hoja de cálculo con la que manejar datos numéricos y texto. Antes de hacerlo, es importante que tengas en cuenta algunos criterios que te permitirán fijar con mayor precisión las cantidades.
- Cubrir los costes.
- Cuál es el margen de beneficio.
- Cómo son los precios del mercado. No puedes decir una cifra al azar.
- Descuentos y promociones.
- ¿Podrías negociar tu presupuesto?
Una vez que has considerado estos aspectos, lo más fácil es rellenar las plantillas de presupuestos con los conceptos y datos que deben incluir obligatoriamente.
Elementos Clave de un Presupuesto de Marketing
En primer lugar, debes tener en claro cuáles gastos serán fijos y cuáles serán variables.
- Gastos Fijos: Los fijos son aquellos que no cambian a lo largo del periodo planificado (puede ser trimestral, semestral o anual, según la empresa) para aspectos como el mantenimiento del sitio web, producción de videos estacionales o los sueldos de tu equipo. Aquí también me refiero al mantenimiento de tu sitio, incluso si no haces cambios en su arquitectura o en su apariencia. Esta actividad nunca puede detenerse.
- Gastos Variables: Los eventos deben incluirse, ya sea que funjas como anfitrión, organizador o participante. Tu presencia en las redes sociales es algo serio. Es la manera en que muchas personas tendrán la primera interacción valiosa con tu marca o empresa, así que puedes considerarla como una poderosa carta de presentación. Vale la pena destinar un presupuesto para todo lo que te ayude a automatizar tareas, con el fin de que puedas concentrarte en hacer contenido de calidad que resuene en tu audiencia o crear nuevas maneras de deleitar a tus clientes.
Por supuesto, esta lista de elementos de un presupuesto es modificable. Si encuentras que necesitas eliminar o agregar un elemento, hazlo.
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Factores a Considerar al Calcular el Presupuesto de Marketing
Si todavía no has hecho un presupuesto de marketing desde cero, es posible que te preguntes cómo realizarlo. Calcular el presupuesto de marketing implica considerar una serie de factores clave que afectan la cantidad de recursos financieros que una empresa debe asignar a sus actividades de marketing.
- Los objetivos específicos que la empresa espera lograr a través de sus esfuerzos de marketing son fundamentales para determinar el presupuesto.
- El tamaño y la demografía del mercado objetivo tienen un impacto directo en el presupuesto de marketing.
- El nivel de competencia en el mercado también influye en la cantidad de recursos que se deben asignar al marketing.
- La etapa en el ciclo de vida del producto (introducción, crecimiento, madurez, declive) también afecta el presupuesto de marketing.
- La estrategia de marketing elegida por la empresa también influirá en el presupuesto.
- El rendimiento pasado de las estrategias de marketing y la inversión asociada pueden proporcionar una guía útil para calcular el presupuesto futuro.
- Por último, pero no menos importante, la disponibilidad de recursos financieros de la empresa es un factor crítico en la determinación del presupuesto de marketing.
Métricas Clave para un Presupuesto de Marketing
- Para saber cómo obtener tu presupuesto de marketing, el primer elemento que debes conocer son los objetivos a los que quieres llegar. Como ya he mencionado, los objetivos tienen que ser realistas y relevantes a los proyectos o campañas que buscas desarrollar. Para tu objetivo cuantitativo requieres métricas de conversión y costes de adquisición de lead y clientes.
- Esta métrica corresponde al número de clics que obtiene un anuncio o sitio web respecto al número de impresiones en los resultados de los buscadores como Google. Esta métrica también te sirve para medir la eficacia de tu estrategia SEO, pues te permite determinar tu tráfico orgánico mediante este canal.
- Esta métrica te muestra el valor neto de los ingresos que generan tus clientes durante el tiempo en el que permanecen adquiriendo tus productos o servicios. El CAC te permite saber cuáles son los canales más efectivos para generar clientes a un menor coste.
Consejos Adicionales
- No es lo mismo contratar una agencia, un profesional en modalidad freelance o contar con un departamento de marketing dentro de tu empresa. Los contratos son distintos y el manejo de los recursos también.
- Calcula esto al tener como referencia lo que ha ocurrido históricamente con los esfuerzos de marketing.
- Si cuentas con datos históricos entonces ya tendrás herramientas y datos para plantear metas un poco más ambiciosas sobre los aspectos que importan. Quizá no sea posible aumentar mucho las ventas porque no se tiene mucha presencia de marca, así que ahí está la primera meta a cumplir.
- Es importante establecer metas específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un periodo definido (SMART, por su acrónimo en inglés), que te permitan comprobar los resultados al encontrar los indicadores de marketing más relevantes.
- Dice la Ley de Murphy que si algo puede salir mal, saldrá mal. Por eso es importante apartar una cantidad de tu presupuesto para todo lo que no has planificado o lo que puede cambiar de imprevisto.
Cómo Utilizar una Plantilla de Presupuesto de Marketing en Excel
Una plantilla de presupuesto de marketing es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca planificar, organizar y controlar sus gastos relacionados con actividades de marketing. Con una plantilla para calcular presupuestos de marketing, puedes realizar una serie de acciones clave para planificar, ejecutar y evaluar tus actividades de marketing de manera efectiva.
- Utiliza la plantilla para planificar estratégicamente tus gastos de marketing para el próximo período, ya sea trimestral, semestral o anual.
- La plantilla te permite estimar los costos asociados con cada actividad de marketing planificada.
- Además de los costos, la plantilla te permite proyectar los ingresos esperados que se generarán como resultado de tus actividades de marketing.
- Utiliza la plantilla para asignar recursos financieros de manera efectiva a cada iniciativa de marketing.
- Una vez que hayas establecido tu presupuesto de marketing, puedes utilizar la plantilla para realizar un seguimiento y control continuo de tus gastos reales en comparación con tu presupuesto planificado.
- La plantilla te ayuda a evaluar el rendimiento de tus actividades de marketing al comparar los costos con los resultados obtenidos.
Pasos para Descargar y Personalizar una Plantilla de Presupuesto en Excel
- En primer lugar, dirígete a la página de descarga de las plantillas. Automáticamente aparecerá una ficha de llenado de datos; completa los campos con tu información y selecciona «Descargar».
- Modifica la información en las distintas celdas de acuerdo con tus propios datos. De este modo podrás personalizar estas plantillas según las necesidades de tu organización.
- Ya que hayas llenado tus plantillas, estará listo el documento para que lo compartas. Al hacer clic en la esquina superior derecha en «Compartir», accederás a este menú.
Ejemplos de Presupuestos en Excel
- En este presupuesto tienes que detallar mes con mes todos los ingresos operativos y no operativos, así como todos los gastos de tu empresa.
- Tu presupuesto de ventas sirve para hacer un pronóstico de tu negocio en función de las unidades que piensas vender y lo que te costará hacerlo.
- Con la exposición del presupuesto de marketing puedes planear el presupuesto de tu programa de marketing, así como realizar una comparación con el fin de confirmar si lo que planeas destinar es el monto correcto. Añade otros apartados de ser necesario. No te preocupes por el cambio de formato.
- El flujo de caja proyectado te permite diagnosticar el estado financiero de tu negocio y saber cuál es su mayor utilidad.
- La comparación de proveedores te ayuda a mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
- La conciliación bancaria te permite encontrar las diferencias que existen al comparar el estado de cuenta bancario con tus registros contables. La finalidad es asegurar que tanto la entidad bancaria como tu negocio realizan actividades acordes con la cuenta de tu empresa.
Consejos Finales
Aplica estos consejos y usa las plantillas para tener controlado tu presupuesto de marketing a la perfección. Una vez que has dominado la creación de presupuestos de marketing con nuestras plantillas, el siguiente paso es invertir esos recursos de forma inteligente.
- Para evaluar el impacto de la inversión en marketing en la fidelización de clientes, es fundamental utilizar métricas como el índice de retención, el valor de vida del cliente y la satisfacción del cliente.
- Al asignar recursos a la investigación de mercado en el presupuesto de marketing, es importante considerar la naturaleza de la industria, la competencia, las tendencias del mercado y las necesidades específicas de la empresa.
- Para maximizar el impacto de un presupuesto limitado de marketing, es crucial enfocarse en estrategias que ofrezcan el mejor retorno de la inversión.
Alternativas a Excel para la Gestión de Presupuestos
Más allá de las plantillas de presupuestos, hay una forma más ágil y automatizada de realizar esta tarea. Un sistema ERP en la nube como Holded te permite llevar a cabo toda la planificación financiera del negocio, además de otras funcionalidades empresariales, todo en uno. Con Holded, podrás unificar todos los procesos en un solo lugar y gestionarlos online.
En resumen, calcular un presupuesto de marketing de manera efectiva es esencial para el éxito de cualquier estrategia de marketing. Con las plantillas gratuitas proporcionadas en este artículo, podrás planificar y asignar tus recursos de manera estratégica, maximizando el retorno de inversión de tus esfuerzos de marketing.
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Ejemplo de Presupuesto Detallado
Por lo general, se toma como modelo el contenido de una factura. Asigna un número al presupuesto, para que lo puedas identificar. Te aconsejamos establecer una serie numérica con el año fiscal en curso como prefijo.
- Describe detalladamente el servicio.
- Menciona los costes del servicio (si los hay), como los gastos de kilometraje, dietas o cualquier otro que deba asumir tu cliente.
- Si el presupuesto es para un autónomo o empresa, tienes la opción de enviarlo sin IVA ni retención. Si es así, indícalo con la frase: “No incluye IVA ni retención”.
- La fecha de vencimiento (o validez) nunca debe faltar. Tus tarifas, por ejemplo, pueden cambiar (debido a diferentes factores como la inflación o la variación del coste de los materiales).
¿Veamos cómo quedaría con un ejemplo? Pongamos que te dedicas al marketing digital.
- Número de presupuesto: Por defecto, el prefijo señala al año actual (2025) seguido del número 1.
- Precios y base imponible: Se calculan automáticamente.
- IVA y retención de IRPF: Donde ahora aparece la expresión “Tipo %”, indica el tipo que aplicas (21 %, 10 % o 4 % de IVA, y 15 % o 7 % de IRPF).
- Importe final: Bloque inferior azul. El bloque de color azul está pensado para que indiques tu información de autónomo.
- Comentarios: Indica las condiciones de pago (plazo, método) y cualquier otra información que consideres valiosa para tu cliente. Por ejemplo, puedes añadir que el servicio incluye una revisión gratuita a los 3 meses.
Guía Paso a Paso para Crear un Presupuesto Manual en Excel
- Si has decidido elaborar tu presupuesto de manera manual, y no usando una herramienta tipo ERP, entonces lo ideal es recurrir a Excel o Google Sheets.
- En la celda A1, debes poner el título del presupuesto; en la celda A3, puedes poner productos/servicios; en la celda B3, ingresos; y en la C3, gastos.
- Empieza a hacer tu lista de gastos e ingresos, añadiendo cada uno en su respectiva columna.
- Si hay varios servicios y, por lo tanto, varios precios distintos, la última fase sería sumar las cantidades. Esto puedes realizarlo con una simple fórmula que escribirás en la barra blanca horizontal que verás dispuesta encima de las casillas de la hoja de Excel. Es importante tener en cuenta que, antes de escribir sobre la barra, el cursor debe posicionarse en la casilla donde deseas que se escriba la suma total Ej.: =SUM(“B1; B2; B3). En este caso, deberías haber colocado el ratón en la casilla B4, por ejemplo.
Consideraciones Finales sobre el Uso de Excel
Aunque es una de las herramientas más utilizadas en empresas, lo cierto es que no todo el mundo sabe utilizar Excel. Uno de los consejos que el experto ofrece es la concreción de objetivos. Si defines lo que quieres conseguir con la herramienta, es más fácil que aprendas a usarla.
Si estás aprendiendo a utilizar la herramienta, desde Holded te aconsejamos que dupliques el documento del presupuesto para tener siempre una versión segura, ya que en ocasiones se cometen errores difíciles de deshacer para un inexperto. Sin embargo, es preciso que aprendas a comprobar el historial de versiones de un documento de Excel por si llegase el caso de tener que volver sobre tus propios pasos.
Como habrás podido ver, elaborar un presupuesto en Excel puede ser sencillo. Con todo, si quieres agilizar tus finanzas y llevar un control más cómodo y preciso, lo idóneo es contar con herramientas digitales como un ERP (Enterprise Resource Management).
Excel puede automatizar algunas partes del proceso como los valores totales y las sumas, pero hay otras partes que deberás hacer de forma manual, sin importar que tanto conozcas el software.