Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente. Elaborar el presupuesto inicial nos permitirá conocer este dato y decantarnos por una opción u otra de financiación.
¿Por qué es importante calcular el presupuesto inicial?
Un presupuesto es vital a la hora de programar los recursos económicos que planeas ejecutar para las operaciones de tu compañía. El presupuesto de una empresa es una planeación que analiza el proceso productivo y financiero de un negocio enfocado en calcular las entradas y salidas de los recursos económicos durante el desarrollo y la venta de producto o servicio. Se utiliza para programar recursos económicos que planeas ejecutar para operaciones de compañía, establecer aquellos que deberías o pretendes ganar, y proporcionar una herramienta eficaz para reconocer objetivamente si esfuerzos realizados verdaderamente están generando resultados.
Pasos para calcular el presupuesto inicial de tu empresa
1. Establece tus objetivos y necesidades
Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. ¿Cuáles son tus productos o servicios? ¿Qué necesidades satisfacen? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo planeas llegar a ellos? ¿Dónde planeas establecer tu startup? ¿Cuáles son tus metas financieras a corto y largo plazo? Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son. Por ejemplo, si tu objetivo es ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional, es posible que debas invertir más en contratar y capacitar a tu equipo de atención al cliente.
2. Haz una lista de gastos y costos
Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar, desde los costos de los productos y servicios hasta los gastos generales de la empresa, como el alquiler, los servicios públicos, los salarios, los impuestos y los costos legales. Es posible que debas investigar un poco para determinar los costos reales de cada gasto.
Habiendo definido las necesidades de tu negocio es momento de crear tu presupuesto.
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- Gastos de inicio: Debes fijar los gastos para realizar estudios e investigaciones de mercado así como de tendencias en el sector para analizar a tu competencia más próxima. Aquí añadiremos otros gastos como viajes para contratar proveedores o para explicar nuestro negocio a futuros clientes, promoción y publicidad…
- Gastos de gestión y organización: En este apartado se incluyen todos aquellos gastos para inscribir a la empresa como sociedad limitada o cooperativa, todas aquellas licencias y permisos legales que requiera la apertura de un negocio de ese tipo, así como otras tareas administrativas en las que necesites ayuda externa: abogados, contables…
- Recursos Humanos y equipamiento: Una vez definido tu plan de negocio, es hora de saber cuántas personas son necesarias en tu equipo y sus respectivos sueldos. Además de los profesionales, tendrás que realizar un inventario de equipamiento para tu empresa: desde ordenadores hasta programas de software así como el alquiler o compra del local y los servicios básicos: teléfono, luz, Internet…
- Gastos operativos: Nos referimos a todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa. Dentro de los gastos fijos se englobaría el punto anterior: desde las remuneraciones a los empleados hasta todos los equipos técnicos necesarios para el funcionamiento de una empresa.
3. Calcula tus ingresos
Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero. Por ejemplo, si planeas vender productos, debes tener en cuenta el precio de venta y el número de productos que planeas vender.
4. Haz un análisis FODA
Un análisis FODA te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia.
5. Ajusta tu presupuesto según tus necesidades
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup.
Estrategias clave para ajustar el presupuesto
La gestión efectiva del presupuesto de una empresa requiere la capacidad de adaptarse a diferentes condiciones económicas. A partir de ello entendemos tres estrategias clave que permiten ajustar el presupuesto de manera eficiente: el establecimiento de escenarios, la diversificación de fuentes de ingreso y la flexibilización de la estructura de costos.
- Establecimiento de escenarios: Una de las estrategias más efectivas para ajustar el presupuesto es desarrollar escenarios que contemplen diversos contextos económicos.
- Escenario conservador: este debe incluir las peores condiciones posibles, como una recesión económica o una disminución significativa de los ingresos.
- Escenario moderado: considera un entorno económico estable en el que los ingresos y los costos permanecen constantes.
- Escenario optimista: incluye un crecimiento rápido o condiciones económicas favorables.
- Diversificación de fuentes de ingreso: La diversificación de fuentes de ingreso es una estrategia clave para reducir riesgos y aumentar la estabilidad financiera de una empresa.
- Flexibilización de la estructura de costos: La capacidad de ajustar rápidamente la estructura de costos es esencial para mantener la viabilidad financiera durante periódos de cambio.
- Renegociar contratos: trabajar con proveedores y socios para renegociar acuerdos puede generar ahorros significativos.
- Externalizar funciones: delegar actividades no esenciales a terceros reduce costos fijos y aumenta la flexibilidad.
- Establecer controles presupuestarios: implementar herramientas de monitoreo permite identificar áreas de mejora y evitar gastos innecesarios.
Estructura del presupuesto empresarial
La estructura del presupuesto empresarial se define como composición integral de varios elementos que representan diferentes áreas empresariales y factores elementales para la creación y asignación de recursos.
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Objetivos del presupuesto empresarial
El presupuesto inicial empresarial tiene como objetivos principales la planificación financiera, el control de recursos, la optimización de recursos, la toma de decisiones informadas y la evaluación del rendimiento.
- Planificación financiera: Este proceso implica la estimación y proyección de los ingresos y gastos futuros de la empresa, teniendo en cuenta diferentes escenarios y variables.
- Control de recursos: Este proceso de control permite identificar áreas donde se están utilizando recursos de manera ineficiente o donde se requieren ajustes para mejorar el rendimiento.
- Optimización de recursos: Esto implica encontrar el equilibrio adecuado entre diferentes necesidades y oportunidades, así como identificar áreas donde se pueden realizar ajustes para mejorar la eficiencia operativa.
- Toma de decisiones informadas: Al tener una comprensión clara de las implicaciones financieras de cada decisión, la empresa puede minimizar el riesgo y maximizar el retorno de sus inversiones.
- Evaluación del rendimiento: Esta retroalimentación permite a la empresa aprender de sus experiencias pasadas y ajustar su enfoque en el futuro.
Proceso de elaboración del presupuesto empresarial
El proceso de elaboración de presupuesto empresarial consiste en diez etapas secuenciales que permiten crear una herramienta de control financiero integral. Se define como metodología que incluye la creación de una tabla en hoja de cálculo, el llenado de datos planeados, la suma de costes planeados, la suma de ingresos planeados, la resta de costes a ingresos planeados, el llenado de datos reales, la suma de costes reales, la suma de ingresos reales, la resta de costes a ingresos reales, y la obtención de la diferencia entre ingresos planeados y reales.
Pasos para crear un presupuesto
- Utiliza un programa de cálculo para elaborar el presupuesto de un mes de tu empresa. Crea un archivo que contenga un apartado para los costes, ingresos y resumen.
- De preferencia, antes de que inicie el mes, haz las proyecciones de los ingresos y costes que tendrá tu empresa durante ese periodo.
- Luego, extrae los totales de cada una de las secciones de costes con la función SUMA o AUTOSUMA de la hoja de cálculo.
- Repite el mismo procedimiento en la tabla de ingresos.
- Ahora, es necesario que obtengas la diferencia entre los ingresos y los costes planeados. Para ello, debes restar la suma total de ambos.
- Procede a hacer las sumas de los costes de la columna de real. Haz la suma total de costes operativos, sueldos y otros costes. Luego, haz la suma total de todos los apartados de costes.
- Es momento de sumar los ingresos reales.
- Haz una simple operación: resta el valor planeado del valor real de todos los apartados de costes e ingresos, en la columna de diferencia.
Elementos clave para elaborar un buen presupuesto
Conoce los elementos clave que necesitas para elaborar un buen presupuesto para cualquier tipo de negocio. Te lo contamos aquí.
- Recogida de información
- Planificación de actividades
- Intervención de todas las áreas de la compañía
- Determinación de los fines para cada una de las áreas
- Herramienta de motivación y seguimiento de los planes
- Control
Partes de un presupuesto
Como herramienta clave para planificar el futuro de la empresa, un presupuesto se puede subdividir en las distintas partes que cubren la actividad:
- Presupuesto de gastos administrativos
- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de producción
- Presupuesto financiero
Consideraciones adicionales
- Análisis del sector y la competencia: Realizar un análisis del sector y la competencia es esencial para entender tu posición competitiva y anticipar las tendencias del mercado.
- Análisis macroeconómico: El análisis macroeconómico es crucial para comprender cómo factores como la inflación, las tasas de interés y el tipo de cambio impactan las finanzas de tu empresa.
- Proyecciones de crecimiento y planificación de inversiones: Incluir proyecciones de crecimiento y planificación de inversiones en el presupuesto es fundamental para definir metas claras y alcanzables.
Calcular el presupuesto inicial de una startup puede ser un proceso desafiante, pero con los pasos adecuados y una comprensión clara de tus objetivos y necesidades, puedes hacerlo más manejable. También es importante tener en cuenta que tu presupuesto inicial no es una cifra fija y que puede cambiar a medida que avanza tu startup.
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Tabla de ejemplo: Presupuesto Mensual Simplificado
| Concepto | Coste Planeado | Coste Real | Ingreso Planeado | Ingreso Real |
|---|---|---|---|---|
| Alquiler | $1,000 | $1,000 | - | - |
| Marketing | $500 | $600 | - | - |
| Ventas | - | - | $3,000 | $3,500 |
| Salarios | $1,500 | $1,500 | - | - |
| Total Costes | $3,000 | $3,100 | - | - |
| Total Ingresos | - | - | $3,000 | $3,500 |
| Ingresos - Costes | $0 | $400 | - | - |
En definitiva, el nivel de complejidad necesario para un presupuesto puede variar mucho según la empresa o actividad de que se trate pero permitirá en cualquier caso un control más completo de la eficiencia de la empresa y permitirá analizar su evolución para adelantarse a posibles problemas o contingencias de forma organizada.