Crear una propuesta comercial efectiva es esencial para destacar en el mercado y atraer a los clientes potenciales. Una propuesta comercial completa requiere hacer referencia a cierta información, independientemente del tipo de cliente o el área en la que te desempeñes. Aquí te compartiré contigo los pasos para crear una propuesta comercial sólida.
Pasos Clave para una Propuesta Comercial Sólida
1. Conoce a Tu Cliente Potencial
Antes de preparar una entrevista con un cliente potencial debes hacer tu labor para calificarlo como prospecto. Debes conversar con alguien que tenga autoridad para tomar decisiones y, a partir de ello, averiguar todo lo posible sobre la empresa para analizar cómo puedes ayudarla. Cuando sepas con seguridad que la persona es compatible con tus servicios, pregúntale si le gustaría concertar una cita para hablar, ya sea en persona o a través de una plataforma como Skype o Zoom. Te recomiendo conocer a tu cliente y a la empresa de forma personal, porque así podrás observar las expresiones faciales y percibir (mediante el tono de voz) la urgencia, preocupación o frustración que causa el problema.
Pero ¿qué preguntas debes hacer a tu prospecto para determinar si es compatible?
- ¿Por qué necesita lo que ofreces? Debes profundizar y descubrir la verdadera razón por la que el cliente necesita un cambio sustancial en su empresa o marca.
- ¿Cómo afectaría a su empresa si no trabaja contigo? Esta es una pregunta atrevida, pero podrías formularla con un ejemplo: si tu cliente decidiera continuar sin tu solución, ¿qué pasaría con su empresa?
- ¿Qué funciona correctamente? Si algo funciona bien, no trates de modificarlo.
- Si su empresa hiciera una sola cosa, ¿cuál sería? Todo se resume en las prioridades.
- ¿Cómo sabrá si trabajar contigo será un éxito? De una forma u otra, todo lo que hagas para el cliente debe medirse porque es importante para ambos saber si representas un coste o una inversión.
No temas programar una segunda reunión si necesitas más información.
2. Presentación Personal o de la Empresa
Al inicio de tu propuesta comercial debes presentarte a ti mismo o a tu empresa.
Lea también: Éxito Emprendedor
3. Identificación del Problema y Solución
¿Qué puedes aportar para resolver el problema? ¿Qué ofreces para cubrir esa necesidad? No se trata de explicar punto por punto lo que tienes pensado, sino de demostrar que sabes qué hacer.
4. Cualificaciones y Experiencia
Tu formación, tu experiencia y tus casos de éxito te respaldan y son una constancia del conocimiento que posees y que quieres ofrecer a tu cliente. Cuando menciones tus cualidades, no seas tímido, pero tampoco demasiado presumido.
No tiene caso que hagas una lista de tus logros si no tienen nada que ver con lo que le interesa a tu cliente. No te preocupes si todavía no cuentas con muchos ejemplos reconocidos.
5. Precio y Condiciones de Pago
Luego de haber identificado el problema de tu cliente y ofrecer tu ayuda para resolverlo, es importante incluir tu tarifa con un desglose que explique los puntos principales (las etapas o los objetivos) que abarca la inversión financiera. Asimismo, debes hacer de su conocimiento los anticipos, plazos para el pago, descuentos, créditos, formas de pago, facturación o cualquier alternativa que tengas respecto al precio.
6. Periodo de Ejecución
Otro punto esencial tiene que ver con el periodo de trabajo; es decir las fechas de inicio y finalización del proyecto (también puedes desglosarlo en etapas).
Lea también: Entendiendo el Seguro a Todo Riesgo con Franquicia
7. Demuestra la Viabilidad de la Propuesta
Demuéstrale la viabilidad de la propuesta con datos verificables en tablas, gráficos, mapas, estadísticas, cifras oficiales, resultados de encuestas, censos, etc. Siempre es confiable contar con datos de buena calidad que aporten información a tu plan.
8. Cierre y Seguimiento
Al finalizar la presentación de tu propuesta comercial, deja claro que estás interesado en conocer sus opiniones. Tal vez realizar un pequeño ajuste te lleve a firmar un contrato; sin embargo, debes tener en mente cuánta flexibilidad puedes permitirte en tu propuesta comercial dependiendo de tus recursos y las personas involucradas. La idea es que no regales tu trabajo, sino que pongas sobre la mesa los beneficios que darás y lo que obtendrán a cambio. No tengas miedo a negarte de vez en cuando.
Como es probable que tu cliente deba considerar otras propuestas comerciales, dale la oportunidad de revisar la tuya después de que la junta haya terminado. Esto es algo más que una cortesía: es una herramienta para considerarte.
Consejos Adicionales para una Propuesta Exitosa
- Sé conciso: Enviaste una propuesta con la extensión de una novela: nadie leerá una propuesta de 50 hojas.
- Transmite tus ideas con claridad: La capacidad que tienes para transmitir una idea también es un elemento clave de tu propuesta comercial; así demuestras que tus grandes ideas pueden aterrizarse y entusiasmar a quien las escucha.
- No satures la presentación: Recuerda que tu presentación no debe convertirse en una conferencia de tres horas. Si puedes decir algo en una frase, hazlo.
- Personaliza la propuesta: Para lograrlo debes invertir tiempo en entender a tus clientes y comprometerte en descubrir qué problemas quieren resolver realmente.
Ejemplos de Estructuras de Propuestas Comerciales
Pero cada empresa tiene formas distintas de presentar sus propuestas comerciales.
Ejemplo 1: Propuesta Detallada para Desarrollo Web
Una buena idea es iniciar la propuesta con una carta de presentación. En ella, la persona al frente del área de ventas explica las ventajas de contratar a su empresa como proveedora de soluciones para el desarrollo de su sitio web. Es importante presentar de forma clara el costo de cada servicio y desglosarlo tanto como sea posible. En este ejemplo también puedes ver cómo luce un cronograma completo que muestra paso a paso el desarrollo del proyecto. Finalmente, este ejemplo menciona otros clientes con los que han trabajado de manera exitosa.
Lea también: ¿Sueñas con emprender? Descubre cómo lograrlo
Ejemplo 2: Propuesta de Paquete Completo para Sitio Web
En este ejemplo el precio no está desglosado de forma minuciosa como en el primer caso. Una de las razones por las que algunas empresas deciden no presentar el presupuesto desglosado es porque desean vender un paquete completo. Aunque contar con esa oportunidad de elección puede ayudar a cerrar un trato, en algunas ocasiones daña el proyecto, porque tal vez alguien más se encargue de esos aspectos que el prospecto eliminó del presupuesto original y tal vez no tengan la misma calidad (o características) que el proceso completo necesita para dar el mejor resultado posible.
Ejemplo 3: Propuesta Estandarizada para Contacto Inicial
También es válido, ya que existen algunos proyectos que a grandes rasgos funcionan igual para la mayoría de los prospectos y pueden estandarizarse. La empresa creadora de este ejemplo tiene información que es posible enviar rápidamente a un prospecto que muestra interés. Si se concreta una cita para dar una presentación, habrá oportunidad de ahondar en detalles específicos que el cliente mismo mencionará.
Ejemplo 4: Propuesta con Cláusulas y Datos de Contacto
Además de incluir un apartado con datos de contacto para resolver preguntas o hacer contrataciones, la empresa comparte algunas cláusulas. Este formato es ideal cuando se ofrecen servicios de igual valor a un grupo de clientes específicos. También ayuda a despertar el interés de los prospectos (antes de una llamada o una cita presencial en donde se atiendan peticiones más particulares).
Ejemplo 5: Propuesta Detallada de Procesos y Etapas
Este documento ahonda más en los procesos y etapas.
Ejemplo 6: Propuesta para Posicionamiento Web
A partir de la indagación que halló, determina la serie de pasos que necesita el sitio web de la empresa para posicionarse en los motores de búsqueda. Finalmente se muestra abierto a aclarar dudas al cliente, al mismo tiempo que muestra algunas de las marcas con las que ya ha trabajado para dar soporte a la calidad de sus servicios.
Ejemplo 7: Propuesta de Suministro de Productos a Largo Plazo
Esta es una empresa mediana que se dedica a la elaboración de ensaladas cuyo objetivo es que sus productos sean adquiridos por una escuela primaria durante un año. Al final expone otra de sus grandes ventajas: sus productos fueron desarrollados de la mano de profesionales. Especifica que los precios pueden cambiar, pero no drásticamente; con ello los futuros clientes ya están prevenidos.
Ejemplo 8: Propuesta Posterior a Cotización Solicitada
Este es el caso de una propuesta comercial posterior a una cotización solicitada por el cliente, con base en los inconvenientes que se presentan en su negocio. De forma breve y concisa muestra el precio y las formas de pago. Para cerrar con la propuesta aclara todos los detalles previos a la grabación del video para que el proyecto sea exitoso.
Cómo Enviar la Propuesta Comercial por Correo Electrónico
De nada funcionaría todo esto si no envías la propuesta comercial al cliente. Pero no se trata de adjuntar el documento y esperar a que sea leído. Hay algunas optimizaciones que debes realizar para que tu propuesta sea exitosa desde el inicio.
- Asunto claro y conciso: Esta es la primera vista que tendrá tu cliente de tu propuesta comercial.
- Dirígete a las personas correctas: Es muy importante agregar el nombre de las personas a las que va dirigida la propuesta comercial.
- Indica la intención del correo: Es importante que indiques la intención de tu correo, poniendo énfasis en que buscas atender las necesidades de la persona o empresa a la que envías la propuesta comercial.
- Cuida la imagen del correo: Es sabido que muchas veces lo más urgente es mandar el correo con la propuesta, pero la imagen que transmites por ese canal también es importante.
- Verifica las direcciones de correo: Antes de dar clic en «Enviar» asegúrate de haber agregado las direcciones de correo correctas.
- Adjunta el archivo: Parece algo obvio, pero seguro en más de una ocasión has enviado un correo electrónico y has olvidado adjuntar el archivo, ¿cierto?
Cuando estés listo para enviar tu propuesta comercial, asegúrate de tener en cuenta todos estos consejos para crear un correo efectivo.
Licitaciones Públicas: Un Caso Especial
La licitación pública es un proceso fundamental para que las entidades públicas seleccionen proveedores o contratistas. Una licitación pública es un procedimiento mediante el cual una Administración Pública busca adjudicar un contrato a un proveedor o contratista.
Pasos para Preparar una Licitación Pública
Paso 1: Análisis Detallado del Pliego
El éxito en una licitación comienza con un análisis detallado del pliego. Es crucial leer este documento en detalle para asegurarte de que cumples con todos los requisitos.
Paso 2: Revisa el Pliego de Cláusulas Administrativas y el Pliego de Prescripciones Técnicas
Los pliegos son los documentos principales de una licitación. Contienen toda la información necesaria, como:
- Objeto del contrato.
- Presupuesto Base y Valor Estimado.
- Plazos de ejecución.
- Criterios de adjudicación.
- Condiciones de capacidad de obrar y solvencia económica y técnica.
- Documentación requerida.
Preguntas clave a responder:
- ¿Qué tienes y qué te falta?
- ¿Cómo puedes cubrir lo que te falta?
- ¿Cumples todos los criterios de selección?
- ¿Qué posición tienes ante los criterios de valoración?
Paso 3: Detecta la Documentación Necesaria
Es habitual que el pliego de condiciones solicite la presentación de tres sobres o paquetes de información, cada uno con un propósito específico. Para garantizar una presentación impecable, es fundamental analizar a fondo los pliegos y organizar la documentación de manera clara y eficiente.
Paso 4: Completa la Documentación Requerida
Reúne todos los documentos solicitados, que pueden incluir:
- Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
- Documentos de solvencia económica (cuentas anuales).
- Documentos de solvencia técnica (certificados de buena ejecución).
Y prepara todos los anexos con los datos actualizados de la empresa y del representante.
Consejos Adicionales para Licitaciones
- Diferénciate con tu oferta técnica: Destaca aspectos únicos, como sostenibilidad, innovación o experiencia en proyectos similares.
- Analiza los contratos previos: Esto te ayudará a ajustar tu oferta económica y a identificar las preferencias del órgano contratante.
- Evita errores comunes: Revisa la documentación y los plazos con atención para evitar descalificaciones.
Estructura Básica de la Documentación para Licitaciones
Sobre Administrativo
Este paquete incluye la documentación necesaria para acreditar que cumples con los requisitos legales y administrativos. Suele contener:
- Certificados fiscales y de Seguridad Social.
- Escrituras de constitución de la empresa o poderes notariales.
- Declaración responsable según el artículo 140 de la Ley de Contratos del Sector Público.
Sobre Técnico
Aquí se describe cómo tu empresa cumplirá con los requisitos técnicos del contrato. Deberías incluir:
- Plan de ejecución detallado.
- Recursos humanos y materiales asignados.
- Innovaciones o mejoras propuestas.
Sobre Económico
En este paquete se presenta la oferta económica, ajustada al presupuesto base de licitación. Es importante incluir:
- Presupuesto total desglosado.
- Explicación de costes y justificación de precios.
El Presupuesto en Licitaciones
El presupuesto es un componente decisivo en la evaluación de las licitaciones.
Innovación y Sostenibilidad
Cada vez más, las administraciones públicas valoran propuestas que incluyan medidas innovadoras y sostenibles.
Errores Comunes en Licitaciones
Errores pequeños pueden costarte puntos cruciales o incluso la descalificación.
Externalización de Tareas Especializadas
Externalizar la totalidad o ciertas partes del proceso de preparación de una oferta técnica no solo puede mejorar la calidad del documento final, sino que también permite a tu equipo centrarse en otras áreas clave del proyecto.
Servicios que puedes externalizar:
- Elaboración de Memorias Técnicas: Redactar una memoria técnica requiere experiencia en el sector y un conocimiento profundo de los requisitos del cliente.
- Modelado BIM y Visualización 3D: Los modelados 3D y las simulaciones BIM no solo son útiles para licitaciones, sino que también pueden emplearse en la planificación y ejecución del proyecto.
- Análisis de Sostenibilidad: Con el creciente énfasis en la sostenibilidad, incluir planes detallados de eficiencia energética, reciclaje de materiales o reducción de emisiones puede ser decisivo.
- Revisión y Presentación de Documentos: La presentación es crucial.
Finalmente, asegúrate de presentar tu oferta dentro del plazo establecido y en el formato requerido.