Emprender o gestionar un negocio propio incluye conocer y valorar una serie de cuestiones correlacionadas. Hablamos, por ejemplo, la demanda del producto o servicio en el mercado, la competencia, los aspectos legales o la contabilidad de una organización. En este caso, ésta última es esencial para garantizar el éxito de cualquier negocio. Hoy te contamos cómo puedes gestionar la tesorería de una pyme de forma fácil y correcta.
Índice de contenidos
- Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso
- 1.- Reúne toda la documentación
- 2.- Lleva un registro de los ingresos y gastos
- 3.- Registra los impuestos
- 4.- Verifica los cobros y pagos
- 5.- Ten tus cuentas actualizadas
Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso
Llevar una administración organizada y adecuada de las cuentas repercutirá directamente en la gestión contable de una empresa. En muchos casos, una gestión de cuentas incorrecta puede poner en riesgo un buen negocio.
¿Cómo llevar una contabilidad sencilla? ¡Sigue estos pasos!
1.- Reúne toda la documentación
El primer paso es recopilar todos los documentos contables: ingresos, gastos y otras operaciones propias de la actividad empresarial. También es recomendable demostrar cada operación con un justificante para probar lo anotado en los registros.
En documentación se incluyen las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de movimientos bancarios…
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2.- Lleva un registro de los ingresos y gastos
Todos los movimientos ligados a la empresa deben quedar registrados, tanto los pagos como los cobros. Procura ordenar todas las operaciones de forma cronológica. Puedes hacerlo por mes, trimestre o cuatrimestre. Es importante que todo quede registrado para que ningún descuido haga que las cuentas no concuerden.
Todos los ingresos y gastos de la empresa deben estar reflejados en el libro diario. Para ello se utilizan programas contables informatizados con el fin de ordenar de manera cronológica toda la información referida a estar partidas económicas. Las anotaciones de un hecho económico se llama asiento contable o partida y se pueden registrar de manera automática o manual.
3.- Registra los impuestos
Recuerda tener en cuenta los impuestos. Cada año y trimestre debes presentar a Hacienda la declaración fiscal como empresa.
Por tanto, es muy importante que lleves al día los registros de los diferentes impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades…). igualmente, de forma anual tendrás que presentar todos los libros de cuentas en el Registro Mercantil.
Todas las empresas cuentan con obligaciones de cara al sistema tributario. En línea con ello, el empresario deberá presentar en Hacienda diferentes modelos de declaración fiscal, algunos deberán de pasarse cada trimestre y otros de manera anual.
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4.- Verifica los cobros y pagos
Al comprobar todos los cobros y pagos, evitaremos que los las cuentas y saldos no sean incorrectos ni estén duplicados. Para llevar todo más organizado y hacer más fácil la tarea puedes utilizar un software de gestión contable que incluya un programa de facturación para agilizar dichos procesos.
La tecnología cada día avanza más rápido y cada vez hay más programas que fomentan la productividad y optimizan el tiempo. De esta forma, se pueden aprovechar esas horas para solventar otras funciones.
5.- Ten tus cuentas actualizadas
Es la base de todo manual de contabilidad para pymes y cualquier organización. Ten tus cuentas y registros al día para evitar posibles contratiempos.
Así, también conocerás la situación financiera de tu empresa en todo momento. Lo cual te ayudará a realizar un mejor balance global del ejercicio.
La contabilidad de una empresa representa el pilar más importante de la misma. Sin ella, no podríamos conocer el devenir y la solvencia de cualquier negocio. La importancia de la contabilidad en una empresa pasa por su funcionamiento óptimo, tanto si nos referimos a su viabilidad de cara al futuro como si se mira desde la perspectiva legal. Las cuentas representan el curso de nuestro negocio y, por tanto, deben de ir acorde a él.
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Conceptos básicos para entender la contabilidad de una empresa
- Activos: En el mundo contable, un activo es como el conjunto de herramientas que impulsa el rendimiento financiero de una empresa. Estos son los bienes y derechos que posee la compañía y que se espera que generen beneficios económicos en el futuro.
- Pasivos: representan las deudas y obligaciones financieras que una empresa tiene con terceros. Son compromisos que la entidad está obligada a cumplir en el futuro y constituyen una parte crucial de la estructura financiera de la compañía.
- Capital: es el valor residual de los activos de una empresa después de deducir sus pasivos. Representa la inversión de los propietarios en el negocio y es esencial para comprender la salud financiera y la propiedad de la entidad.
Recomendaciones adicionales
- Mantén una contabilidad ordenada desde el comienzo: Uno de los principales consejos que como expertos contables podemos dar es establecer un sistema claro y eficiente para la gestión de facturas, recibos y documentos fiscales. Utilizar un software contable moderno puede facilitar enormemente este proceso, permitiendo mantener todo en un mismo lugar y siendo accesible desde cualquier lugar en cualquier momento.
- Registra los ingresos y los gastos de manera consistente: También es fundamental llevar un registro preciso de los ingresos y de los gastos. Por ejemplo, puedes crear categorías para clasificar cada transacción asegurándote siempre de que las registrar de manera regular. Esto no solo te proporcionará una visión de la salud financiera de la empresa, son que también te facilitará la presentación de impuestos y cumplir con las obligaciones contables y fiscales.
- Presentación y legalización de los libros de contabilidad: Una vez que se haya acabado el ejercicio, y en el plazo máximo de cuatro meses, hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización. Los libros que hay que presentar son: El Libro Diario, el cual debe reflejar y contener todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas El Libro de Inventarios y las Cuentas Anuales, el cual debe contener el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad de una empresa?
La contabilidad es una actividad que viene regida por una serie de principios y buenas prácticas. Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones.
Beneficios de un software de contabilidad en la nube
Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores. Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes.
Consejos adicionales para una gestión contable eficiente
- Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa.
- Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.
- Lleva un seguimiento detallado de los gastos empresariales.
- Realiza análisis y reportes financieros: genera y revisa periódicamente los estados financieros clave, como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo, para entender la salud financiera de tu empresa.
- Busca asesoramiento profesional: considera trabajar con profesionales contables o asesores financieros para obtener orientación especializada en áreas complejas o para tomar decisiones financieras cruciales.