Cuando abordamos un plan de comunicación de una empresa, tenemos entre manos una gran parte de la estrategia de generación de visibilidad de la empresa. ¿Qué fin concreto perseguimos con el plan de comunicación? En el caso de las pymes en crecimiento, necesitamos lidiar con varios frentes a la vez. Pero esto no puede ser una excusa para no fijar objetivos concretos. De hecho, es más importante que nunca en este caso.
Una estrategia de comunicación empresarial te da una visión de conjunto, te permite evaluar la eficacia de tus acciones y optimizar tu presupuesto. Si has llegado a este artículo es porque probablemente te estés preguntando cómo diseñar una estrategia de comunicación eficaz. ¿Qué elementos hay que tener en cuenta? ¿Qué canales son los más adecuados para su público y su mensaje? ¿Cuáles son las mejores prácticas para el éxito de la comunicación? Este artículo te guía a través de las etapas clave para responder correctamente a la pregunta sobre cómo hacer un plan de comunicación personalizado y eficaz que se adapte perfectamente a tus necesidades.
Definición de Estrategia de Comunicación
Una estrategia de comunicación es un plan de acción diseñado para seleccionar y poner en práctica los pasos necesarios para alcanzar los objetivos de comunicación establecidos. Se desarrolla como parte de una estrategia global de marketing y tiene en cuenta la identidad de la empresa, su posicionamiento y su público objetivo.
La estrategia incluye una serie de componentes esenciales, como la estrategia de comunicación, que determina el mensaje principal que debe transmitirse y el tono que debe utilizarse; el plan de comunicación, que especifica las iniciativas que deben tomarse, los canales que deben utilizarse, los recursos necesarios y el presupuesto asignado; y el cuadro de mando, una herramienta esencial para medir y evaluar la eficacia de los esfuerzos de comunicación.
Una estrategia de comunicación eficaz debe ser coherente y estar adaptada a los distintos públicos destinatarios, además de ser específica para los objetivos que se persiguen. También debe ser flexible y capaz de adaptarse a las fluctuaciones del mercado y a las reacciones de los consumidores.
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¿Cómo Desarrollar una Estrategia de Comunicación?
Desarrollar una estrategia de comunicación requiere un método bien definido, adaptado a su contexto, mercado y público objetivo. Aquí tienes una guía de 7 pasos para ayudarte en el camino:
- Analizar el mercado y su posicionamiento frente a la competencia.
- Identificar y comprender a tu público objetivo, incluidas sus necesidades, expectativas y comportamientos.
- Definir una identidad de marca, un mensaje y un estilo de comunicación.
- Determinar los objetivos de comunicación, basados en criterios cuantitativos o cualitativos.
- Seleccionar los canales de comunicación en función del presupuesto, el público objetivo y el mensaje.
- Ejecución de acciones de comunicación precisas, respetando el calendario y los recursos asignados.
- Evaluación de los resultados de la estrategia de comunicación mediante indicadores de rendimiento pertinentes.
Ofrecemos ejemplos concretos para cada paso, especialmente para empresas B2B con retos de comunicación únicos.
1. Analiza tu mercado y tu posicionamiento competitivo
Empieza con un análisis en profundidad de tu mercado y tu posicionamiento en relación con tus competidores. Esto incluye identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, así como las características y tendencias de tu sector empresarial.
La matriz DAFO o PESTEL es una herramienta excelente para este análisis. Esto te permitirá destacar tu ventaja competitiva, es decir, lo que te diferencia y te hace único a los ojos de tus clientes, como tu valor añadido o tu innovación.
Por ejemplo, una empresa B2B fabricante de maquinaria industrial puede posicionarse como líder diferenciándose a través de soluciones personalizadas y un servicio postventa o servicio de atención al cliente de alta calidad.
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2. Identifica y entiende tu mercado objetivo
El objetivo de esta etapa es determinar y comprender en profundidad a tu público objetivo a través de sus motivaciones, necesidades, expectativas, reticencias y hábitos de consumo.
El uso de personas o customer journey maps puede ayudarte a crear perfiles típicos de tus clientes ideales.
Esto te servirá de guía a la hora de adaptar tus comunicaciones para satisfacer mejor las expectativas de tu público objetivo, eligiendo el tono, el mensaje y el canal adecuados. También es una buena idea segmentar a tu público objetivo según varios criterios relevantes.
3. Establece tu identidad de marca, tu mensaje y tu estilo de comunicación
Define claramente la personalidad de tu empresa, los valores que defiendes, el mensaje que quieres transmitir y el tono de tus comunicaciones. La creación de una carta editorial o gráfica formaliza estos elementos.
Este enfoque refuerza tu imagen de marca, garantizando la coherencia y el reconocimiento por parte de tu público objetivo. También puedes desarrollar un eslogan, un logotipo o cualquier otro elemento distintivo de identidad.
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4. Define tus objetivos de comunicación
Establece objetivos de comunicación claros y mensurables, en consonancia con tu estrategia general de marketing.
5. Elegir los canales de comunicación
Elige los canales de comunicación que mejor se adapten a tu presupuesto, a tu público objetivo y al mensaje que quieres transmitir. Un estudio de los diferentes medios disponibles y de su eficacia en cada etapa del recorrido del cliente te ayudará en esta selección.
Este enfoque maximiza el impacto de tu comunicación al tiempo que mantiene los costes bajo control.
6. Llevar a cabo acciones concretas de comunicación
Es el momento de pasar a la acción poniendo en marcha los contenidos, medios y herramientas de comunicación previstos, en los momentos y lugares adecuados.
Se recomienda el uso de herramientas de planificación como el calendario editorial para organizar eficazmente estas acciones.
7. Evalúa los resultados de tu comunicación
Por último, mide la eficacia de tus comunicaciones analizando los indicadores clave de resultados.
Canales de Comunicación
Es esencial seleccionar los canales más pertinentes para alcanzar los objetivos. Empieza por preguntarte quién es tu público objetivo, cuál es tu mensaje, cuáles son tus objetivos y cuál es tu presupuesto. A continuación, determina cuáles son los canales preferidos y más eficaces para tu público.
Respondiendo a estas preguntas, podrás identificar los canales que mejor se adaptan a tu estrategia de comunicación.
He aquí un resumen de los distintos canales de comunicación, su coste y cómo utilizarlos eficazmente:
- El sitio web: Esencial para presentar tu empresa y sus ofertas, generar tráfico y clientes potenciales.
- Coste: Depende de la complejidad del sitio (de unos cientos a varios miles de euros para el diseño y desarrollo iniciales, con costes recurrentes de alojamiento y mantenimiento).
- Uso: Asegúrate de que sea responsivo, fácil de usar, seguro y fácil de actualizar.
- Redes sociales: Ideales para crear una comunidad, compartir contenidos relevantes e interactuar con tu público.
- Coste: Crear cuentas suele ser gratis, pero la publicidad de pago puede costar desde unos pocos euros al día hasta varios miles de euros al mes, dependiendo del alcance que desees.
- Uso: La clave está en publicar con regularidad e involucrar activamente a tus seguidores.
- Blogs e influencers: Perfectos para establecer tu credibilidad, crear contenidos valiosos y llegar a nuevas audiencias a través de colaboraciones.
- Coste: Gestionar un blog puede ser barato, pero trabajar con personas influyentes puede variar enormemente (de unos cientos a varios miles de euros por publicación, dependiendo de la reputación de la persona influyente).
- Uso: La relevancia y originalidad del contenido son primordiales.
- Campañas de SMS para empresas:
- Coste: Suelen facturarse por unidad, con un coste medio de 0,05 a 0,15 euros por SMS.
- Uso: Dirige tus mensajes con precisión para maximizar la participación y las tasas de conversión.
- Eventos: Te permiten estrechar el vínculo con tu público, ya sea a través de eventos físicos o virtuales.
- Coste: Varía mucho en función del tamaño y el tipo de evento. Un evento pequeño puede costar unos cientos de euros, mientras que una gran feria o conferencia puede costar varias decenas de miles de euros.
- Uso: La organización y la promoción son cruciales para el éxito.
- Teléfono: Un canal que no debe subestimarse para las empresas B2B es el teléfono. Favorece la comunicación directa, la creación de una relación de confianza y la gestión eficaz de la actividad comercial.
- Para sacarle el máximo partido, es importante contar con una solución telefónica adecuada como Ringover, que ofrece flexibilidad, integración con tus herramientas existentes y funciones avanzadas para una gestión optimizada de tus comunicaciones, especialmente en lo que se refiere a cuestiones de comunicación omnicanal.
Buenas Prácticas de Comunicación Eficaz
Una comunicación eficaz es aquella que cumple sus objetivos, se adapta a su contexto y a su público, es comprendida y apreciada por todos y no da lugar a malentendidos ni conflictos. He aquí algunos elementos clave, aplicables tanto a la comunicación escrita como a la oral, para conseguirlo:
- Respeta las 7C de la comunicación: Claridad, Concisión, Concreción, Corrección, Coherencia, Integridad y Cortesía. Estos principios son esenciales para estructurar eficazmente tu mensaje, seleccionar el vocabulario adecuado, comunicar información importante y establecer una relación positiva con tu audiencia.
- Adapta tu mensaje a tu audiencia: Es crucial conocer bien a tu audiencia (sus necesidades, expectativas, preferencias, nivel de conocimiento, etc.) para personalizar tu comunicación, elegir el canal adecuado, despertar interés y fomentar el compromiso.
- Enriquece tu mensaje: Utilizar ejemplos, cifras, imágenes o metáforas, por ejemplo, enriquece tu discurso, refuerza tu credibilidad, capta la atención, facilita la comprensión y hace que tu comunicación sea memorable.
- Entabla un intercambio: La comunicación es un auténtico intercambio, no un monólogo. Por eso es vital escuchar activamente, hacer preguntas, reformular, solicitar opiniones y tener en cuenta los comentarios para garantizar la comprensión, aclarar ambigüedades, demostrar interés y estimular el diálogo.
- Demuestra asertividad y empatía: La asertividad, que es el arte de expresar tus ideas y necesidades de una forma que no es ni agresiva ni pasiva, y la empatía, que es la capacidad de ponerte en el lugar del otro, son fundamentales para una comunicación respetuosa, sincera, constructiva y atenta.
Poniendo en práctica estas estrategias, mejorarás notablemente la calidad de tu comunicación, aumentando así su eficacia profesional, tu imagen de marca y tus relaciones con colegas, clientes y socios.
Comunicación Interna y Externa en Pymes
En un entorno empresarial altamente competitivo, las pymes deben aprovechar todas las herramientas disponibles para consolidarse y crecer. Entre estas herramientas, la comunicación juega un papel clave. Tanto la comunicación interna como la externa pueden marcar la diferencia entre una pyme que prospera y otra que se estanca.
Comunicación Interna
La comunicación interna en una pyme se refiere al flujo de información dentro de la compañía, incluyendo directivos, empleados y equipos de trabajo. Asimismo, genera mayor compromiso de los empleados. Cuando los colaboradores comprenden la misión y visión de la empresa, se sienten parte de un propósito mayor. También reduce errores y malentendidos, ya que una información clara y precisa evita confusiones que pueden generar retrasos y problemas operativos. Además, mejora el clima laboral al fomentar un entorno donde la comunicación abierta y el feedback constructivo son la norma.
Para optimizar la comunicación interna, es recomendable implementar reuniones periódicas que mantengan alineados a los equipos y permitan resolver dudas en tiempo real. El uso de plataformas digitales como Slack, Microsoft Teams o Trello facilita la comunicación ágil, mientras que los boletines internos pueden informar a los empleados sobre novedades, logros y objetivos de la empresa.
Comunicación Externa
La comunicación externa abarca todas las estrategias que una pyme emplea para interactuar con clientes, proveedores, medios y la comunidad en general. Una estrategia de comunicación externa bien diseñada puede generar reconocimiento de marca, atraer clientes y diferenciar a la empresa de la competencia. Además permite una mayor visibilidad y reconocimiento de marca, lo que facilita que la pyme sea más conocida. También ayuda a generar confianza y credibilidad, ya que una empresa que comunica bien sus valores y logros transmite profesionalismo. Además, contribuye a la atracción y fidelización de clientes mediante mensajes claros y efectivos que facilitan la captación de nuevos clientes y el mantenimiento de relaciones con los actuales.
El marketing de contenidos, a través de blogs, vídeos y material educativo, genera valor para la audiencia y posiciona a la pyme como un referente en su sector. También es importante establecer buenas relaciones públicas y presencia en prensa para ganar visibilidad en medios especializados.
Para una pyme, la comunicación no solo es una necesidad operativa, sino una herramienta estratégica para crecer. Una comunicación bien gestionada ayuda a fortalecer la identidad de la marca, atraer talento, mejorar las relaciones comerciales y fidelizar clientes. Las pymes suelen enfrentarse a grandes competidores con más recursos, por lo que comunicar de manera creativa y efectiva se convierte en una ventaja competitiva.
Humanizando la Marca
Relacionado con el punto anterior, si muestras tu empresa por dentro, ayudarás a humanizarla. Por ejemplo, en nuestro caso solemos utilizar moderadament Instagram para mostrarnos. Un ejemplo de ello es cuando creamos nuevos contenidos o bien cuando estamos en la oficina.
El Éxito de la Comunicación No es Casualidad
El éxito nunca llega por casualidad. El responsable de una pyme puede poner toda su voluntad e intentar realizar acciones de marketing y comunicación por sí mismo. Y es que, a menudo, la cruda realidad dice que no hay dinero en caja ni para pagar una acción de marketing o de comunicación de manera externa. Sin embargo, de nada sirve que tu pyme se esfuerce por estar al día, por formarse, por mejorar en definitiva, si su mensaje no llega a oídos de su cliente.
La comunicación en la pyme sirve para demostrar y mostrar que existe un reto, el trabajar cada día por los clientes y eso también es publicidad, marca empresarial. Esto es lo que nosotros haremos por ti. También puede que decida acudir a una agencia de comunicación y marketing en la que le aseguran el éxito. Sin embargo, su presupuesto es pequeño y como tal será tratado.
La comunicación no consiste en enviar una nota de prensa y aparecer cada seis meses en un medio de comunicación para luego volver al silencio. Con un presupuesto ajustado a tus posibilidades y necesidades, gestionaremos tus acciones de comunicación y marketing como si fuéramos tu propio departamento de comunicación y marketing. Vamos a trabajar para que tu mensaje llegue a tu cliente, a la persona que va a comprar tus productos y contratar tus servicios. Eligiendo los lugares y momentos adecuados, nos adaptamos al perfil de tu empresa y a sus necesidades, siempre con el menor coste posible para ti.
Conseguir la fidelidad de tus clientes presentes y atraer a clientes futuros. Ese debe ser el objetivo de una pyme que apueste de veras por la comunicación. La comunicación para las pymes es un aspecto fundamental. Estas empresas, por su tamaño, no cuentan con los mismos recursos que una multinacional. Pero, a la vez, necesitan incluso más que estas últimas darse a conocer a su público objetivo.
La política de comunicación para empresas cumple con diversos objetivos. Por un lado, se potencia la marca dándola a conocer en diferentes ambientes, a la vez que se fijan sus valores en el público. Por otro lado, se consigue llegar a inversores con los que lograr una fuente de financiación.
Errores Comunes en la Comunicación de Pymes
- La comunicación empresarial necesita una planificación y perseguir unos objetivos. No se trata de lanzar comunicados por lanzarlos, ni de informar sobre detalles sin importancia. Además, sin una estrategia no sabrías a dónde dirigir tus esfuerzos.
- En la actualidad existen múltiples canales que aprovechar para la comunicación de empresa. Por ejemplo, las redes sociales componen por sí mismas un mundo que merece la pena explorar. Sin embargo, ir a tientas solo te llevará a gastar recursos que quizás no den frutos.
- Los medios de comunicación tradicionales siguen siendo relevantes. Al ser una pyme, quizás no sea necesario acceder a los grandes periódicos y cadenas de televisión nacionales, pero sí a sus contrapartidas locales. Lo mismo ocurre con las cadenas de radio.
- No disponer de una página web es un error que no te puedes permitir. En la actualidad es muy sencillo crear una página funcional y profesional. Los CMS, como es el caso de WordPress, simplifican todo el proceso.
- Las crisis son momentos complicados que requieren de una comunicación precisa. Toma la pandemia del coronavirus como un buen ejemplo. Debes mantener una línea informativa clara y transparente. Ignorar la realidad no evita las consecuencias de las acciones que lleves a cabo.
- Si vas a intervenir en un medio de comunicación, necesitas preparación. De lo contrario no sabrás qué decir, te pondrás nervioso y no inspirarás confianza.
- Quedarse rezagado frente a tu competencia no es la mejor táctica. Si bien no conviene actuar sin ton ni son, hay que mantener la iniciativa en determinadas situaciones, como las crisis.
- No funcionan de la misma forma, aunque no tienes por qué tener presencia en todos ellos. Selecciona los que mejores resultados puedan darte y procurar adaptarte a su estilo.
- Elijas el canal que elijas, debes medir los resultados de las interacciones que lleves a cabo.
En suma, la comunicación para pymes es crucial para crecer y mantener informado al público que te sigue. No dejes de tener en cuenta a los profesionales del sector, ya que te resultarán de gran utilidad y te permitirán llegar tan lejos como necesites.
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